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Guide sur l’emploi au Royaume-Uni

Règlements de l’emploi Santé et securité Salaires et impôts (PAYE) Enregistrement auprès du HM Revenue & Customs (HMRC) (Adminitration discale du Royaume-Uni) Contrats de travail

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Règlements de l'emploi

Introduction Ce document présente des formalités que doit accomplir une entreprise dans le domaine de l'emploi lorsqu'elle débute son activité au Royaume-Uni. Le présent document ne constitue pas une liste exhaustive d'obligations et nous vous invitons à nous consulter ou à consulter les comptables de l'entreprise pour ce qui est de la fiscalité afin d’obtenir des conseils spécifiques.

Les employeurs devront mettre en place des règlements concernant l'emploi. Ceux-ci sont souvent contenus dans un Manuel du Personnel (Staff Handbook). Il est recommandé d’envisager les points suivants:

> Procédures disciplinaires et de règlement des griefs

> Protection des données (Data Protection)

> Informatique et technologies de l'information

> Intimidation et harcèlement > Diversité > Congés maternité, paternité et congés parentaux Santé et sécurité Les employeurs ont l'obligation de veiller à la sécurité de leurs salaries au travail. La liste ci-dessous constitue un guide relatif aux obligations des employeurs en matière de santé et de sécurité et ne constitue pas une liste exhaustive (voir www.hse.gov.uk/business/gettingstarted.htm). Les employeurs doivent: Souscrire une assurance responsabilité civile obligatoire des employeurs (Employers Liability Compulsory Insurance) Tous les employeurs du Royaume-Uni doivent être assurés contre les accidents du travail de leurs salariés et les blessures éventuelles qu'ils auraient à subir au travail. Il convient de souscrire une police d'assurance auprès d'un assureur autorisé, à savoir affilié à l'Association of British Insurers (ABI) (l'Association des assureurs britanniques) (www.abi.org.uk) Prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des salariés au travail Cela signifie par exemple que les employeurs devront fournir aux salariés un lieu de travail et des accès sûrs et s'assurer que le matériel fourni aux salariés est adéquat. L'employeur, en sa qualité d'occupant des locaux commerciaux, est également tenu de s'assurer que les locaux ne comportent aucun risque pour les visiteurs. Établir une déclaration de santé et de sécurité

Les employeurs, dans le cadre de la Health and Safety at Work, etc Act 1974 (Loi de 1974 sur la santé et la sécurité au travail), sont tenus de fournir aux salariés les informations nécessaires afin de préserver, dans la mesure du possible, leur santé et leur sécurité au travail. Les employeurs devront établir une déclaration écrite concernant leur politique générale de santé et de sécurité au travail de leurs salariés. Procéder à une évaluation des risques en matière de santé et de sécurité Les employeurs devront procéder à une évaluation de leurs locaux en matière de santé et de sécurité. Cela signifie qu'ils devront vérifier les mesures à prendre afin de se conformer aux exigences de précaution en matière de santé, de sécurité et d'incendie. Les résultats de cette évaluation doivent être enregistrés par écrit et l’évaluation doit être passée en revue régulièrement (chaque année par exemple). Mise en place des procédures en matière de santé et de sécurité Il existe une obligation de mise en place des procédures à faire suivre par les salariés en cas de danger grave et imminent. S'assurer de la sécurité des salaries:

> Lorsqu’ils utilisent un écran d'ordinateur. Si les salariés travaillent sur écran, l'employeur devra procéder à une évaluation de chaque station de travail. Les utilisateurs devront se voir proposer des examens oculaires périodiques, se voir fournir des informations appropriées concernant l'utilisation du matériel et être autorisés à des interruptions périodiques d'utilisation du matériel.

> Dans le domaine de l'électricité au travail. Les employeurs devront évaluer tous les risques prévisibles associés à des activités impliquant l'électricité et pouvant entraîner un danger. Les employeurs sont tenus d’installer un matériel sans risques et de prendre les dispositions nécessaires pour éviter tout danger

> En matière d'incendie. Les employeurs doivent disposer d'un certificat d'incendie concernant leurs locaux (afin de délivrer ledit certificat, les autorités en matière d'incendie devront inspecter les locaux). L'employeur devra disposer de certains matériels contre l'incendie dans ses locaux

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Salaires et impôts (PAYE) Les employeurs sont tenus de verser au moins le salaire minimum national à tous leurs salariés. Ils sont également tenus à toute une série d'obligations concernant le fonctionnement du système d’impôts (PAYE). PAYE est un système par lequel les employeurs déduisent l'impôt sur le revenu du salaire de leurs employés. L'employeur se comporte comme un percepteur des impôts du HMRC. Les employeurs déduisent aussi les cotisations d'assurance sociale nationale du salaire de leurs employés et sont également tenus de payer la part patronale des cotisations d'assurance sociale nationale au HMRC. Les employeurs sont tenus aux obligations suivantes:

> S'enregistrer en tant qu'employeur auprès du HMRC et établir un bulletin de salaire (ou employer les services d'une agence de paie)

> Payer les taxes au Percepteur des impôts du HMRC

> S'acquitter des taxes auprès du Percepteur des impôts dans un délai de 14 jours à compter de la fin de chaque mois fiscal ou dans un délai de 17 jours lorsque le paiement est effectué par un procédé approuvé de communication informatique

> Obligations spécifiques de fin d'année:

> Au plus tard le 31 mai suivant la fin de l'année fiscale, les employeurs doivent remettre un formulaire P60 à chaque salarié en poste le 5 avril

> Au plus tard le 19 mai suivant la fin de l'année fiscale, les employeurs doivent remettre au HMRC le formulaire P14 de Déclaration de fin d'année

> Au plus tard le 6 juillet suivant la fin de l'année fiscale, les formulaires P11D et P11D(b) (résumant les avantages en nature fournis aux salariés) doivent être remis au HMRC

enregistrer jusqu'à 4 semaines avant la date du premier versement de salaires. Des détails complémentaires sur le processus d'enregistrement et sur les informations que requiert le HMRC figurent sur www.hmrc.gov.uk/paye/ intro/register.htm Il existe un certain nombre d'agences de paie qui peuvent verser les salaires des employés, déduction faite de tous les impôts et des charges socials (National Insurance Contributions – NIC) correspondantes. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous fournir des informations complémentaires à propos de certaines agences. Le contrat de travail Les contrats de travail peuvent être à durée indéterminée ou à durée déterminée pour une période de temps donnée. Bien que la loi elle-même n'oblige pas à ce que le contrat de travail soit écrit, chaque employeur est tenu de fournir à ses salariés les détails écrits d'un certain nombre de conditions concernant son contrat, dans un délai de 2 mois à compter de l'embauche du salarié. Les détails écrits doivent contenir les informations suivantes:

> Noms de l'employeur et du salarié > Date de début de l'emploi > Détails du taux de la rémunération (par exemple, le salaire)

> Fréquence à laquelle la rémunération est versée (par exemple à la semaine ou au mois)

> Toutes conditions générales concernant les horaires de travail

> Les conditions générales concernant les droits aux avantages suivants:

> les congés (y compris les jours fériés) et le paiement des congés

> l'incapacité de travailler due à la maladie ou à une blessure, y compris le paiement des conges maladie

> les retraites et les programmes de retraite

Enregistrement de l'Employeur

> Le délai de préavis

Les nouveaux employeurs doivent se faire enregistrer en tant qu'employeurs auprès du HMRC. Ils peuvent se faire

> La fonction pour laquelle le salarié à été embauché

> Lorsque l'emploi n’est pas prévu pour une durée déterminée, la durée pendant laquelle il doit se poursuivre ou la date à laquelle il prendra fin

> Le lieu de travail > Les détails concernant toute convention collective affectant directement les conditions générales de l'emploi

> Si le salarié est tenu de travailler en dehors du Royaume-Uni pendant plus d'un mois:

> La période pendant laquelle il doit travailler en dehors du Royaume-Uni

> La devise dans laquelle sa rémunération sera versée pendant le temps travaillé en dehors du Royaume-Uni

> Toute information supplémentaire concernant les sommes devant lui être payées et tous avantages devant lui être fournis en dehors du Royaume-Uni

> Toutes conditions generales concernant son retour au Royaume-Uni

> Les détails des procédures disciplinaires et de règlement des conflits. Le ACAS Code of Practice établit des directives et des principes sur la gestion des situations disciplinaires et de règlement des griefs sur le lieu de travail. Un non-respect déraisonable du Code peut entraîner une augmentation des indemnisations pouvant aller jusqu'à 25 %. Généralement, nous recommandons de ne pas faire figurer la totalité des procédures disciplinaires et de règlement des conflits dans le contrat de travail. Nous recommandons plutôt d’inserer dans le contrat de travil un renvoi aux procedures detailees (par example dans le manuel du personnel ou sur l’intranet de l’enterprise) et a l’identite de la personne a laquelle le salarie pouura s’adresser(par exemple dans le manuel du personnel ou sur l'Intranet de l'entreprise) et à l'identité de la personne à laquelle il pourra

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s'adresser s'il est en désaccord avec une mesure disciplinaire ou s'il souhaite déposer une plainte TUPE Lorsque tout type de contrat a pour conséquence le transfert d'une entreprise conformément au Transfer of Undertakings (Protection of Employment) Regulations 2006 (TUPE) [Loi de 2006 sur le transfert des entreprises (Protection de l'emploi)], il conviendra d'être très attentif à la protection des droits des salaries affectés par le transfert et de garantir la conformité au TUPE.

Contactez l’un de nos avocats francophones: James Davies T +44 (0) 20 7074 8035 E [email protected] Nicholas Hadaway T +44 (0) 20 7074 8313 E [email protected] Eleanor King T +44 (0) 20 7074 8091 E [email protected] Lee Nair T +44 (0) 20 7074 8275 E [email protected]

Travailleurs intérimaires Seuls les salariés bénéficient des droits conférés par l'Employment Rights Act 1996 (« ERA 1996 ») (Loi de 1996 sur les droits attachés à l'emploi) (y compris le droit de ne pas être injustement licencié et le droit à un préavis légal minimum). Au cours des dernières années, il y a eu un certain nombre d'affaires portées devant le tribunal dans lesquelles des travailleurs intérimaires cherchaient à se placer sous la protection de l'ERA 1996 et revendiquaient le statut de salarié de l'entreprise utilisatrice finale. Une décision récente de la Cour d'appel a précisé qu'un contrat de travail entre un travailleur intérimaire et l'entreprise utilisatrice finale ne sera évoqué que si cela se révèle nécessaire. Il s'agit là d'une question de fait pour le tribunal mais, dans la plupart des cas, cela ne sera pas nécessaire. Si vous comptez embaucher des travailleurs par le biais d'une agence d’intérim, nous vous invitons à nous en parler afin de nous permettre de vous fournir des informations complémentaires sur les moyens de minimiser les risques qu'un travailleur intérimaire soit considéré comme un salarié de votre entreprise.

Lewis Silkin LLP 5 Chancery Lane Clifford’s Inn London EC4A 1BL DX 182 Chancery Lane T +44 (0) 20 7074 8000 F +44 (0) 20 7864 1200 E [email protected] www.lewissilkinemployment.com

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© Avril 2012