Av. du Petit-Chasseur 31A 1950 Sion

Rapport final

Mandat

Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Destinataire

Conférence des achats de la Confédération, représentée par l’Office fédéral des constructions et de la logistique

Date

Sion, le 20 décembre 2013

Responsable de l’étude

Dr Vincent Pellissier

Résumé de direction Des interventions parlementaires (Motion De Buman 12.3914; Postulat Darbellay 12.3910; Motion Hodgers 12.3739) ont fait état de la sous-représentation de la Suisse latine dans les adjudications de la Confédération. La Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale a également posé la question de l’inégalité de traitement des soumissionnaires en fonction des régions linguistiques dont ils proviennent. Suite à ces interventions politiques, la Conférence des achats de la Confédération, par l’intermédiaire de l’Office fédéral des constructions et de la logistique (ci-après l’OFCL) a confié un mandat d’étude à la société KeyTeam, sous le titre « Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ? ». Dans un premier chapitre, le contexte législatif et sociolinguistique a été abordé. Dans un deuxième chapitre, la méthodologie utilisée pour réaliser cette étude est présentée. Celle-ci croise trois approches pour identifier des constats. La première approche est basée sur des entretiens réalisés auprès de différents acteurs de l’économie, des chambres de commerce et d’industrie romandes, de collaborateurs des Offices fédéraux et de représentants du monde politique. La deuxième approche est basée sur une enquête réalisée sur un échantillon représentatif d’entreprises de Suisse romande. Enfin, une troisième approche s’est concentrée sur l’analyse des données statistiques à disposition. Les principaux constats démontrent que s’il existe bien une barrière linguistique, celle-ci n’est qu’un des facteurs expliquant la sous-représentation des régions latines dans les adjudications de la Confédération. D’autres facteurs, comme par exemple une perception culturelle différente de la complexité liée aux procédures d’appels d’offres publics ou encore la concentration des Offices fédéraux dans la région bernoise expliquent également l’état de fait constaté. Sur la base de ces approches croisées, des constats ont été posés et classés par thématique. Un chapitre met en relation avec les principaux constats identifiés des propositions de mesures d’amélioration. Dans un chapitre consécutif, ces mesures d’amélioration sont évaluées quant à leur efficacité, leur coût et leur simplicité de mise en œuvre afin de définir des recommandations et des priorités. A la fin de cette étude, les recommandations principales suivantes peuvent être formulées : En première priorité, dans les meilleurs délais : •

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• •

Mettre en place des commissions d’adjudication élargies dans les Offices tenant compte des spécificités helvétiques (par exemple culture, région, langue) et intégrant des compétences métiers. Cette mesure vise à renforcer la prise en compte des particularités culturelles et à revaloriser les critères qualitatifs « métiers » des appels d’offres. Assurer une saisie des informations statistiques pertinente et mettre en place des indicateurs de pilotage dans le système d’information. Cette mesure doit permettre de sensibiliser le personnel des Offices à la problématique et d’instituer un suivi régulier de l’évolution par le politique. Ouvrir la possibilité aux entreprises désireuses de soumissionner de s’inscrire pour les appels d’offres hors cadre OMC. Cette mesure doit permettre d’augmenter la part des entreprises latines entrant dans les procédures d’adjudication de gré à gré et sur invitation. Renforcer la connaissance du tissu économique des régions sous-représentées par une meilleure relation avec les antennes des chambres de commerce et d’industrie de ces régions. Cette mesure doit permettre de rapprocher les entreprises romandes des Offices fédéraux, sachant que l’effort à entreprendre nécessite des actions aussi bien de la part des soumissionnaires (les entreprises) que des adjudicataires (les Offices).

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En deuxième priorité, à savoir à mettre en œuvre dans un horizon de un à trois ans : •

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Promouvoir la mise au concours des postes de la Confédération dans les régions linguistiques sous-représentées. Cette mesure vise à augmenter la présence de personnel d’affinité culturelle et ayant des compétences linguistiques latines. Il s’agit là d’une démarche de longue haleine, entrant dans l’effort global de cohésion nationale. Fournir pour les appels d’offres d’un montant élevé (seuil à définir en fonction des types de marché), les documents dans au moins deux langues nationales. Cette mesure vise à augmenter le nombre d’offres déposées en provenance des régions latines pour les appels d’offres présentant une volumétrie financière importante. Mettre à disposition une ligne téléphonique multilingue afin de venir en aide aux entreprises soumissionnaires pour des questions d’ordre générale (de procédure ou de compréhension). Cette mesure vise à casser l’appréhension, perçue ou réelle, liée à une barrière linguistique auprès des entreprises des régions latines. Fixer une politique régionale pour les appels d’offres non soumis aux accords de l’OMC. Cette mesure de politique générale doit aussi être envisagée dans un cadre plus large et ne peut se justifier uniquement sous l’angle de la problématique de la sous-représentation des cantons latins dans les adjudications de la Confédération. Ces mesures doivent veiller à assurer une approche économique et l’égalité des chances Revoir et simplifier les procédures administratives afin de rendre accessible plus facilement les marchés. Mettre en œuvre des mesures législatives. Par exemple lors d’un appel d’offres sur invitation, le mandant « doit si possible demander trois offres. Une au moins doit provenir d’un soumissionnaire d’une autre région » (l’article 35, alinéa 2, de l’OMP). Cette notion très large pourrait être précisée.

Enfin d’autres mesures ont été identifiées qui pourraient être mise en œuvre plus tard. Cependant notre étude n’a pas permis d’analyser les conséquences financières et la complexité de mise en œuvre. Tout au long de cette étude, une série d’actions plus légères et moins onéreuses, pouvant être réalisées dans le cadre de l’activité ordinaire des Offices, ont été identifiées. Ces actions, bien qu’ayant un impact limité, devraient faire l’objet de l’établissement d’un catalogue et d’un suivi, afin également de sensibiliser les Office à la problématique abordée ici. L’ensemble de ces mesures doivent à notre sens être pilotées par la Conférence fédérale des achats. Celle-ci peut déléguer les actions de mise en œuvre aux institutions idoines dans un cadre à définir. Enfin, un chapitre conclusif passe en revue les suites et les élargissements qu’une telle étude ne manque pas d’ouvrir. Notre recommandation porte dans un premier temps sur la mise en œuvre des mesures de première priorité, de manière pragmatique, avant d’envisager un approfondissement. Ces premières mesures doivent permettre une correction de la sous-représentation des régions latines dans les adjudications de la Confédération. Un suivi régulier de cette problématique permettra d’adapter au besoin les mesures. Une extension des réflexions réalisées dans le cadre de cette étude aux autres offices et/ou aux entreprises parapubliques pourrait être abordée en parallèle afin de coordonner les mesures et actions, en particulier les actions législatives.

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Table des matières 1.

Problématique .......................................................................................................................... 6 1.1. Origine du mandat .............................................................................................................. 6 1.2. Enjeux et complexité de l’étude ........................................................................................... 6 1.3. Objectifs de l’étude ............................................................................................................. 6 1.4. Présentation des mandataires ............................................................................................. 7 1.5. Démarche ........................................................................................................................... 8 1.6. Contexte législatif ............................................................................................................... 9 1.7. Contexte linguistique........................................................................................................... 9 2. Méthodologie ......................................................................................................................... 12 2.1. Démarche pour les entretiens ............................................................................................ 12 2.1.1. Préparation ........................................................................................................................... 12 2.1.2. Déroulement des entretiens ................................................................................................. 12 2.1.3. Analyse des entretiens.......................................................................................................... 13 2.2. Démarche pour l’enquête .................................................................................................. 13 2.2.1. Préparation de l’enquête ...................................................................................................... 13 2.2.2. Déroulement de l’enquête ................................................................................................... 14 2.2.3. Analyse de l’enquête ............................................................................................................ 15 2.3. Démarche pour la récolte et l’analyse des données statistiques .......................................... 15 2.3.1. Préparation de l’analyse des données statistiques .............................................................. 15 2.3.2. Déroulement de l’analyse des données statistiques ............................................................ 15 2.3.3. Analyse des données statistiques ......................................................................................... 16 2.3.4. Statistiques reçues ................................................................................................................ 16 2.3.5. Limites des données statistiques (quelques exemples) ....................................................... 16 3. Obtention et analyse des constats ........................................................................................... 18 3.1. Postulat de base : Une question plus large que la langue .................................................... 18 3.2. Résultats issus des entretiens ............................................................................................ 18 3.2.1. Entretiens auprès des chambres de commerce ................................................................... 18 3.2.2. Entretiens auprès de représentants de l’économie ............................................................. 19 3.2.3. Entretiens auprès de représentants du monde politique .................................................... 20 3.2.4. Entretiens avec les représentations d’Offices fédéraux ....................................................... 21 3.2.5. Entretien complémentaire auprès de M. Jacques Bourgeois ............................................... 22 3.3. Résultats issus de l’enquête ............................................................................................... 23 3.4. Résultats issus de l'analyse des données statistiques.......................................................... 28 3.4.1. La sous-représentation de la Suisse romande ...................................................................... 28 3.4.2. La langue de la documentation des appels d’offres ............................................................. 29 3.4.3. Origine géographique du mandataire .................................................................................. 32 3.4.4. La place des langues latines chez les collaborateurs ............................................................ 32 3.4.5. La typologie des appels d’offres ........................................................................................... 33 4. Consolidation des résultats ..................................................................................................... 34 4.1. Classification par thématiques ........................................................................................... 34 4.2. Les thématiques ................................................................................................................ 34 4.2.1. Organisation des mandants .................................................................................................. 34 4.2.2. Organisation des mandataires .............................................................................................. 35 4.2.3. Législatif et politique ............................................................................................................ 36 4.2.4. Communication..................................................................................................................... 36 4.2.5. Technologie........................................................................................................................... 37

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4.3. Matrice de consolidation des constats ............................................................................... 37 Elaboration de mesures d’amélioration ................................................................................... 39 5.1. Organisation du chapitre ................................................................................................... 39 5.2. Présentation des mesures par thématiques........................................................................ 39 5.2.1. Organisation des mandants .................................................................................................. 39 5.2.2. Organisation des mandataires .............................................................................................. 40 5.2.3. Législatif et politique ............................................................................................................ 40 5.2.4. Communication..................................................................................................................... 41 5.2.5. Technologie........................................................................................................................... 41 5.3. Consolidation des mesures le tableau des constats ............................................................ 42 6. Recommandations de mise en œuvre des mesures d’amélioration ........................................... 43 6.1. Démarche de travail .......................................................................................................... 43 6.1.1. Classification des propositions de mesures d’amélioration ................................................. 43 6.1.2. Evaluation des mesures ........................................................................................................ 43 6.1.3. Priorisation des mesures ...................................................................................................... 43 6.2. Recommandations de priorisation des mesures ................................................................. 44 6.2.1. Mesures de première priorité............................................................................................... 44 6.2.2. Mesures de deuxième priorité ............................................................................................. 46 6.2.3. Mesures non classées ........................................................................................................... 49 6.2.4. Autres mesures ..................................................................................................................... 50 7. Conclusions ............................................................................................................................ 51 7.1. Synthèse : existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?...... 51 7.2. Suite et élargissements ...................................................................................................... 52 7.3. Eléments clefs de réussite de la mise en œuvre des propositions des mesures .................... 53 8. Bibliographie .......................................................................................................................... 54 9. Annexes ................................................................................................................................. 55 A1. Cahier des charges ................................................................................................................ 55 A2. Guide d’entretien ................................................................................................................. 55 A3. Procès-verbaux des entretiens .............................................................................................. 55 A4. Questionnaire de l’enquête .................................................................................................. 55 A5. Rapport MIS-Trend ............................................................................................................... 55 A6. Consolidation des constats.................................................................................................... 55 A7. Propositions d’amélioration .................................................................................................. 55

5.

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1. Problématique 1.1. Origine du mandat À l’origine de cette étude et de ce rapport se trouve le constat de la sous-représentation de la Suisse latine dans les adjudications de la Confédération. Différentes interventions parlementaires (Motion De Buman 12.3914; Postulat Darbellay 12.3910; Motion Hodgers 12.3739) ainsi que la Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale ont posé la question de l’inégalité de traitement des soumissionnaires en fonction des régions linguistiques dont ils proviennent. Suite à ces interventions politiques, notamment l’acceptation de la motion Hodgers 12.3739 par le parlement, la Conférence des achats de la Confédération, par l’intermédiaire de l’Office fédéral des constructions et de la logistique (ci-après l’OFCL) a confié un mandat d’étude à la société KeyTeam, suite à un appel d’offres sur invitation, sous le titre « Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ? ».

1.2. Enjeux et complexité de l’étude La réponse à la question posée et l’étude qu’elle implique, sont complexes à plusieurs titres. Elles le sont notamment par la diversité des interlocuteurs, issus du monde politique, économique ou de l’administration fédérale. Ces interlocuteurs portent un regard différent et n’ont pas les mêmes attentes sur la question de barrière linguistique ou sur celle des marchés publics. La complexité réside également dans les délais de réalisation, très courts, de septembre à décembre 2013, rendant nécessaire de conduire diverses étapes de l’étude en parallèle. La problématique couverte aborde des aspects liés aux achats, au cadre législatif, mais également aux organisations des mandants et des mandataires. Une bonne compréhension de tous ces aspects ajoute à la complexité de matière. Enfin, il s’agit d’un mandat politiquement sensible, la question des différences de traitement entre les régions linguistiques relevant des rapports des Suisses entre eux.

1.3. Objectifs de l’étude Le sujet de l’étude a été divisé en trois objectifs successifs. Il s’agit premièrement de déterminer s’il existe objectivement des barrières linguistiques dans le domaine des appels d’offres de la Confédération. Si le constat est avéré, alors il convient de déterminer comment ces barrières apparaissent de façon concrète. Enfin, la réflexion porte sur les outils et les moyens d’action pour supprimer ces barrières ou en atténuer les effets.

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Fig. 1. Objectifs de l’étude

1.4. Présentation des mandataires Pour réaliser cette étude, une équipe d’experts a été constituée, accompagnée d’un partenaire externe. Cette équipe dans son fonctionnement est présentée ci-dessous.

Fig. 2. Equipe de projet

Les membres de l’équipe ont des profils différents et complémentaires. Le responsable du projet est un ingénieur EPF titulaire d’un doctorat en sciences et d’un certificat HEC d’études supérieures dans le domaine des achats. Ses compétences touchent également à l’organisation des institutions publiques. La personne en charge de l’enquête et des entretiens est titulaire d’un doctorat en sciences du management et spécialiste en communication interpersonnelle et en communication d’entreprise. Le responsable de projet remplaçant est économiste d’entreprise, titulaire d’un diplôme fédéral d’expert en finances et controlling ainsi que d’un MAS dans le même domaine. Ses compétences portent sur la conduite et l’évolution des organisations dans le cadre du secteur privé, public ou semi-public.

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L’équipe est complétée par un ingénieur EPF, spécialiste des achats ainsi que des marchés publics, dont l’expérience comprend la direction autant de sociétés privées que de départements dans le secteur public, et par une spécialiste en sociolinguistique, titulaire d’une licence en sciences du langage. L’expérience de chacun permet d’appuyer certains éléments de l’étude, la conduite des entretiens ou l’analyse des données, par exemple, tandis que les compétences transversales des uns et des autres amènent un éclairage pertinent aux éléments touchant à l’ensemble de l’étude, comme les questions de langue ou de marché publics. La composition de cette équipe (ci-après KeyTeam) s’est révélée essentielle tout au long du projet. Quant au partenaire externe, il s’agit de l’institut de recherches économiques et sociales MIS Trend SA. Sa tâche s’est concentrée sur la conduite et l’analyse de l’enquête téléphonique auprès d’entreprises, en collaboration étroite avec les membres de l’équipe.

1.5. Démarche La démarche s’est divisée en étapes afin de répondre aux objectifs de l’étude. Il s’est agi premièrement d’analyser le contexte de la thématique, notamment les questions législatives et linguistiques. La deuxième étape a été la recherche de résultats attestant ou non de barrières linguistiques, que nous avons regroupés autour de constats. Pour ce faire, trois axes d’étude ont été utilisés: des entretiens auprès de représentants d’Office fédéraux, du monde politique et du monde économique, une enquête auprès d’entreprises romandes ainsi que l’analyse de données statistiques issues d’Offices fédéraux. Afin de déterminer l’existence de barrières linguistiques et d’objectiver celles-ci, les résultats obtenus ont été regroupés autour de constats identifiés. Les trois axes d’analyse permettent de déterminer à la fois des constats objectifs et statistiques, tout comme des données quantitatives sur les représentations et opinions des différents acteurs et également des données qualitatives. La complémentarité entre ces types de données, quantitatives versus qualitatives et pratiques versus représentations, permet d’envisager à la fois l’existence d’une barrière linguistique et les facteurs qui peuvent l’influencer. Une fois identifiés, les constats ont été comparés et analysés afin de consolider les résultats.

Fig. 3. Démarche

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Après l’analyse des constats, la dernière étape du projet a été d’esquisser des propositions d’amélioration.

1.6. Contexte législatif Les rapports entre les régions linguistiques du pays sont abordés dans plusieurs textes législatifs, à commencer par la Constitution fédérale (RS 101), qui cite en préambule « Le peuple et les cantons suisses, (…) déterminés à vivre ensemble leurs diversités dans le respect de l'autre et l'équité, (…) arrêtent la Constitution que voici. » L’article 4 liste les quatre langues nationales et l’article 8 consacre l’égalité devant la loi et l’opposition à toute discrimination, notamment du fait « de sa langue ». Les articles constitutionnels touchant à la langue sont complétés par la Loi sur les langues nationales et la compréhension entre les communautés linguistiques (LLC), dite loi sur les langues (RS 441.1). L’article 3, lettre 1, précise que « dans l'accomplissement de ses tâches, la Confédération respecte en particulier les principes suivants », le premier étant de veiller « à accorder un traitement identique aux quatre langues nationales». Concernant les marchés publics, c’est la Loi sur les marchés publics (LMP ; RS 172.056.1) et son Ordonnance (OMP ; RS 172.056.11) qui font ici référence. Entre aussi en jeu la Loi sur les cartels (LCart ; RS 251), y compris le message en consultation des chambres (objet du Conseil fédéral 12.028 du 22.02.2012) concernant la révision de son article 5 relatif aux accords illicites. L’article 21 de la LMP indique que « le marché est adjugé au soumissionnaire ayant présenté l’offre la plus avantageuse économiquement. » L’interprétation de cet article a souvent été citée dans les entretiens réalisés, parlant parfois d’une confusion entre « plus avantageux économiquement » et « meilleur marché ». Ces lois et articles constitutionnels constituent le contexte législatif de notre étude et il est nécessaire à les connaître pour savoir ce qui se fait et peut se faire, notamment lorsqu’il s’agit de proposer des améliorations dans les processus d’appels d’offres. Ces éléments législatifs sont bien connus de la plupart des parties prenantes à notre étude. Des références y ont été faites plusieurs fois aux cours des entretiens.

1.7. Contexte linguistique Avec ses quatre régions linguistiques, la Suisse est un pays qui relève du plurilinguisme territorial. Ces régions ne suivent pas les frontières internes du pays et ont leurs particularités, tandis que le découpage territorial en cantons amène ceux-ci à être soit monolingues (cas le plus fréquent), soit plurilingues. La Constitution suisse (article 4) reconnaît quatre langues nationales, dont la proportion de locuteurs natifs est exprimée dans les graphiques ci-après. Durant les dernières décennies, la démographie et les flux migratoires ont amené la part des langues non nationales à augmenter, au dépend des langues nationales, particulièrement de l’allemand. Il est également à considérer que nombre d’immigrés ont comme langue maternelle une langue nationale, puisque ce sont aussi les langues des pays entourant la Confédération. Afin d’illustrer l’évolution générale linguistique du pays depuis 1920, la figure ci-après montre l’évolution des proportions des langues maternelles. On constate que le français et l’italien sont stables (les années 60 et 70 ont vu un pic d’italophones, dont le nombre a baissé depuis). Les autres langues KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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prennent de l’importance, principalement au détriment de l’allemand, alors qu’une chute dramatique des locuteurs romanches est également constatée. Légende

Fig. 4. Evolution des langues maternelles en Suisse (Source OFS) Plus grande région linguistique, la Suisse alémanique connaît une situation dite de diglossie fonctionnelle1, dans laquelle la variété de langue utilisée dépend du contexte linguistique, particulièrement du canal de communication. Pour simplifier, on dira que la langue standard, le Hochdeutsch ou Schriftdeutsch, est utilisée dans les usages écrits formels tandis que les dialectes alémaniques, Mundarten, sont pratiqués dans les autres contextes. En pays romanche, les dialectes sont regroupés en cinq idiomes, cinq langues supralocales, tandis que le Rumantsch Grischun est la langue écrite commune, créée à la fin du 20e siècle. En Suisse italienne, il existe également des dialectes, parlés dans un cadre plus familial et en recul dans les franges les plus jeunes de la population tandis que la langue officielle et d’usage courant est l’italien standard2. En Suisse romande, la pratique du dialecte est encore moins répandue, réservée à certains locuteurs âgés ou à quelques villages particuliers. La disparition des dialectes en Suisse romande est un phénomène plus ou moins récent selon les cantons, s’étant étendue majoritairement du 19e au 20e siècle. L’abandon des parlers locaux au profit du français standard s’est fait notamment par le dénigrement de ce que les Romands nomment de façon dépréciative « patois »3. Beaucoup de Romands envisagent la situation des autres régions linguistiques en fonction de la leur, avec notamment un jugement de valeur sur les parlers régionaux. Même lorsqu’ils sont conscients de l’importance du suisse-allemand outre Sarine, la plupart ne peuvent appréhender complètement les relations entre le Mundart et le Hochdeutsch, qu’ils appellent «dialecte » et « bon allemand ». De cette incompréhension peut naitre une crainte, de la part du francophone, du contact avec son compatriote alémanique. Découragé d’avance de savoir pratiquer tant bien que mal une langue que son interlocuteur n’apprécie pas de parler dans cette situation linguistique, effrayé de ne pas comprendre le dialecte, le francophone, plutôt enclin à écrire correctement qu’à communiquer oralement avec les moyens du bord, cherchera tant que possible un échange en français.

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Walter HAAS, « Dialecte et langue standard » in La Suisse aux quatre langues, p. 91 Ottavio LURATI, « Les dialectes de la Suisse italienne » in La Suisse aux quatre langues, p. 195 3 Pierre KNECHT, « les patois » in La Suisse aux quatre langues 2

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Cette image, certes caricaturale, reflète une réalité courante en Suisse romande, et notre étude y a été confrontée. Un autre élément à prendre en compte est la constante montée en puissance du suisse-allemand, débordant dans certains contextes communicationnels jusque-là réservés au Hochdeutsch4. Plusieurs observateurs font part, depuis quelques années, de ce phénomène et nous avons été confrontés à l’une de ses conséquences, qui est le ressenti de certains Romands d’une difficulté plus grande à échanger avec les Alémaniques et leur crainte d’un renforcement de la barrière des langues ou d’un isolement des régions linguistiques de la Suisse.5

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Robert SCHLAEPFER, « Dialecte et langue standard » in La Suisse aux quatre langues José RIBEAUD, La Suisse plurilingue se déglingue et Frédéric CHIFFELLE, L’Arc jurassien à la frontière des langues, faut-il craindre la germanisation ?

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2. Méthodologie Les trois axes d’investigation de l’étude, soit les entretiens, l’enquête téléphonique et l’analyse de données statistiques, ont été réalisés avec une méthodologie propre à chacun. Ce chapitre les passe en revue.

2.1. Démarche pour les entretiens 2.1.1. Préparation Dans la préparation des entretiens, l’élément fondamental est le choix de l’interlocuteur. Pour les entretiens dans le monde économique, le choix s’est porté sur les chambres de commerce et d’industrie6 cantonales, les représentantes du monde économique, qui ont un fort lien avec le terrain régional où elles se trouvent. Nous avons pris contact avec ces organisations, tant en Suisse romande qu’au Tessin. Ces entretiens ont été complétés par des discussions avec des entrepreneurs. Pour ce qui est des personnalités politiques, les auteurs d’interventions sur le thème de l’étude ont naturellement été contactés. Nous avons ajouté à cette liste des parlementaires romands, afin d’étoffer la représentativité politique et de mieux appréhender les sensibilités. Une fois les interlocuteurs choisis, des éléments d’organisation ont dû être réglés, comme la fixation des rendez-vous et la prise de connaissance par les membres de l’équipe du profil des interlocuteurs. Au vu des délais de réalisation de l’étude et des agendas surchargés des interlocuteurs, cette étape a parfois été délicate. L’entretien est une démarche qualitative de méthode inductive. Ce qui est recherché, c’est la diversité des points de vue et des idées, non la fréquence de leur apparition. Il est important que, bien que cherchant à éclairer des hypothèses identiques, chaque entretien puisse amener des éléments nouveaux, pas nécessairement prévus par les auteurs de l’enquête. C’est pourquoi le choix du type d’entretien s’est arrêté sur des entretiens semi-directifs en face à face avec l’interlocuteur. Un guide d’entretien a été établi, un document formalisé comprenant une trame souple de questions liées à la problématique. Il a permis une cohérence entre les différentes discussions et assuré à chaque membre de l’équipe conduisant l’entretien d’avoir abordé l’ensemble des points à soulever, sans limiter sa spontanéité ou celle de son interlocuteur et en laissant à ce dernier la possibilité de s’exprimer aussi largement que possible sur la thématique.

2.1.2. Déroulement des entretiens Les entretiens ont duré de 1h30 à 2 heures et se sont déroulés dans un lieu choisi par l’interlocuteur. Le recueil des données s’est fait par prise de notes et non par enregistrement, cette méthode pouvant mettre mal à l’aise les participants. Il était important de conserver une totale liberté de parole et l’entretien semi-directif s’est trouvé la bonne façon de procéder. C’est aussi dans le but d’amener une confiance et une liberté de parole maximale que la confidentialité des entretiens a été garantie aux personnes rencontrées.

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Également des chambres patronales ou bureaux des métiers; on y fait référence ensuite sous le terme « chambre de commerce »

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Dans la mesure du possible, les entretiens ont été réalisés des cas par deux consultants KeyTeam, afin d’améliorer l’objectivité de l’analyse et de profiter de la complémentarité des compétences.

2.1.3. Analyse des entretiens A partir des notes de séance, un procès-verbal a été rédigé pour chaque entretien. Un document synthétisant les entretiens réalisés et présentant les participants est joint au rapport7. Les constats ont été identifiés et formalisés de façon à pouvoir les comparer avec les résultats des autres entretiens ainsi que ceux des autres axes d’analyse. Afin de garantir l’anonymat promis aux intervenants, tout en restant le plus près de l’origine des constats pour en évaluer le contexte, la présentation des résultats regroupe les constats des entretiens en fonction du type d’interlocuteur (i.d. chambres de commerce, entreprises, politiciens, Offices fédéraux).

2.2. Démarche pour l’enquête 2.2.1. Préparation de l’enquête Afin de réaliser, dans les meilleurs délais, une enquête portant sur une centaine d’entreprises romandes, il a fallu choisir un partenaire externe. Le choix s’est porté sur l’Institut MIS Trend. Un questionnaire a été créé de façon à répondre aux objectifs fixés. Il a ensuite été soumis à la validation du mandant. Sa finalisation a été réalisée en collaboration avec l’institut de recherche, afin de l’adapter aux contingences relatives à la réalisation d’une enquête téléphonique. Le questionnaire8 aborde des points liés tant aux pratiques (e.g. combien d’offres avez-vous réalisées ?) qu’aux représentations (e.g. quels sont les points positifs qui vous viennent à l’esprit quand...) des entreprises consultées. Le questionnaire contient 39 questions, la plupart de type fermé ou à choix multiples, afin de pouvoir procéder à un traitement statistique des réponses. Pour beaucoup de questions, la possibilité est donnée d’ajouter des commentaires et certaines questions subsidiaires sont ouvertes. Cela permet de compléter l’analyse statistique par des éléments qualitatifs. Les questions sont structurées en six catégories, abordant la question des pratiques puis des représentations en matière d’appels d’offres, des problématiques de langue, de la diffusion des informations et finalement laissant la porte ouverte aux remarques des sondés puis récoltant les données sociodémographiques. Les données sociodémographiques ont été récoltées afin de déterminer l’origine et la taille des entreprises, leur domaine d’activité, et le profil des personnes interrogées. Les questions sur les appels d’offres distinguent les données objectives de l’entreprise du jugement porté sur les procédures d’appel d’offres. En abordant les processus de réponse à un appel d’offres, les questions sur la langue ont fait l’objet d’une catégorie particulière, puisqu’elles sont au centre de l’étude. Les questions sur la transmission de l’information sont posées aux entreprises afin de déterminer leur connaissance des processus d’appel d’offres. Y ont été incluses les séances 7 8

Annexe 3: Procès-verbaux des entretiens Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

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d’information données par le Centre de compétence des marchés publics de la Confédération (CCMP), rattaché à l'OFCL. Ces séances sont en effet organisées depuis plusieurs années dans les différentes régions linguistiques du pays, afin de présenter le domaine des marchés publics de la Confédération aux entreprises établies dans ces régions. Il convenait de déterminer si ces séances sont connues des entreprises, leur sont utiles et si elles les incitent à présenter davantage d'offres.

2.2.2. Déroulement de l’enquête L’enquête a été réalisée, sous pilotage de KeyTeam, entre le 23 et le 30 septembre 2013 par une dizaine d’enquêteurs de l’institut MIS Trend. La méthode CATI (Computer-assisted Telephone Interview) a été utilisée pour la réalisation des interactions téléphoniques. Les interviews ont duré en moyenne une quinzaine de minutes. Les entreprises contactées l’ont été d’après un fichier fourni par l’OFCL, constitué d’entreprises ayant répondu à des appels d’offres, et d’après une liste d’adresses fournie par l’institut de recherche. Au final, 101 entreprises situées en Suisse romande, dont 51 provenant du fichier de l’OFCL (fichier des inscrits) et 50 provenant du fichier MIS (non-inscrits), ont répondu au questionnaire. Tous les cantons romands sauf Berne sont représentés et la taille des entreprises est variée : près de la moitié sont des entreprises de moins de 20 collaborateurs, un cinquième en compte entre 20 et 50 et un tiers sont de plus grandes entreprises. La plupart de ces entreprises sont des maisons mères ou le siège social de l’entreprise, quelques-unes sont des filières. Le profil des personnes interrogées est lui aussi varié, avec des gens de différents âges, de différents degrés d’ancienneté et de statuts différents au sein de l’entreprise. Un peu plus d’un quart des répondants sont des femmes. Du côté des activités, le domaine le plus représenté est celui du bâtiment, avec un cinquième des entreprises, suivi de l’informatique et des bureaux de conseil. La structure de cet échantillon est montrée dans la figure ci-après. Hommes Femmes Age 45 ans & moins Plus de 45 ans Ancienneté 10 ans & moins Plus de 10 ans Statut Patron / propriétaire Directeur Responsables Nombre d'employés Moins de 20 empl. Entre 20 et 49 empl. 50 empl. et plus Localisation Vaud Genève NE, FR, VS, JU Provenant du fichier ... ... des inscrits ... des non-inscrits

73% 27% 52% 48% 53% 47% 28% 34% 38% 47% 21% 32% 44% 27% 29% 50% 50%

Fig. 5. Structure de l'échantillon des entreprises répondantes

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2.2.3. Analyse de l’enquête Après la conduite des interviews et le recueil des données, l’institut MIS Trend a été chargé de leur dépouillement et d’une première analyse. Les données ont été transmises à la fois mises en forme dans une analyse comportant graphiques et commentaires ainsi que sous forme brute. Les résultats ont ensuite été traités pour pouvoir être recoupés avec ceux des autres axes de l’étude. C’est pourquoi il a été procédé à une identification des constats ressortant de l’enquête téléphonique.

2.3. Démarche pour la récolte et l’analyse des données statistiques Le cahier des charges fourni par le mandant comprend une statistique issue des appels d’offres de l’OFCL entre 2010 et octobre 2012, de laquelle ressort la sous-représentation de la Suisse latine dans l’adjudication des marchés publics. Ces premières données doivent être analysées plus finement et mises en relation avec d’autres données, à collecter.

2.3.1. Préparation de l’analyse des données statistiques En vue de la collecte des données statistiques, une réflexion a été menée sur la typologie de données nécessaire pour mener à bien l’étude, réflexion faite en collaboration avec l’OFCL. Il s’agissait de déterminer quelles données étaient pertinentes afin de d’interpréter non seulement le taux d’adjudications par région linguistique mais aussi la façon dont les paramètres géographiques ou linguistiques peuvent influencer le nombre d’appels d’offres reçus. Ensuite, il a fallu identifier les personnes de contact au sein des Offices adjudicateurs et les rencontrer pour leur faire part de nos demandes.

2.3.2. Déroulement de l’analyse des données statistiques Le recueil de données a donc commencé par la recherche des données disponibles pour l’étude auprès de différents Offices. L’analyse des premières données brutes, issues de l’OFCL, a servi également à valider notre méthode de travail, en levant les incertitudes par rapport à la signification de certains éléments auprès de leur émissaire. Suite à cela, un canevas a été dressé pour l’envoi des données par les autres Offices. L’obtention des données s’est avérée difficile. On montre dans le tableau ci-après le niveau de réponses obtenu pour chaque Office sollicité. Il n’a pas été possible d’obtenir toutes les données demandées, de par la difficulté à les établir pour les Offices ou pour des raisons de limitation de la durée du mandat. Nous avons cependant pu obtenir des données intéressantes et en quantité suffisante pour pouvoir établir un certain nombre d’observations. Il faut considérer celles-ci comme des tendances et les interpréter avec prudence. La plupart de ces données ont été récoltées dans des tableaux Excel et le contenu s’est parfois élargi avec le temps. Il faut souligner ici l’effort qui est fait par les collaborateurs de l’OFCL pour établir des données permettant d’analyser l’aspect linguistique des marchés publics.

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Fig. 6. Obtention des données selon les Offices

En plus des données concernant uniquement les achats, l’étude s’est intéressée à des éléments concernant plus largement la langue, comme la langue des collaborateurs des Offices fédéraux.

2.3.3. Analyse des données statistiques L’analyse des données statistiques a été réalisée en dépouillant les données reçues, ainsi qu’en les croisant selon différentes hypothèses d’analyse, comme par exemple l’influence du facteur de distance ou de la langue. Les résultats de l’analyse ont ensuite été mis en forme. Cela a permis par la suite d’identifier les constats qui en ressortaient et de les comparer avec les résultats des autres axes de l’étude.

2.3.4. Statistiques reçues Suite à nos demandes, les données suivantes ont été transmises par les Offices : - Listes de statistiques de l’OFCL sur les appels d’offres ouverts (Logistique/Construction, 2010 à 2013) - Listes des données SIMAP achats confédération (2011 et 2012) - Un extrait SAP sur la répartition des types de procédures d’achats pour l’OFCL

2.3.5. Limites des données statistiques (quelques exemples) La réflexion sur les données pertinentes à obtenir a conclu à l’utilité de comparer certaines données, qui n’ont malheureusement pas toujours été disponibles, parce que non renseignées dans les processus d’appel d’offres. Il aurait par exemple été d’utile de connaître : - le lieu d'exécution du mandat - la langue du projet - les langues dans lesquelles les offres peuvent être établies Il n’y a en effet pas de tenue systématique permettant le suivi des attributions des marchés par régions linguistiques. Si l’origine d’une entreprise ayant reçu un mandat peut être déterminé, il n’en est pas toujours de même des entreprises non retenues.

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Ce manque de données brutes est assorti d’un manque d’outils d’analyse au sein des Offices sur la question de l’origine des offres et des langues (des entreprises offrant ou des projets). La question de barrières linguistiques au sein des marchés publics ne concerne pas que les appels d’offres publics, mais également les appels d'offres sur invitation, voire les adjudications de gré à gré. Pour cela, notre recherche d’information a été limitée par manque de disponibilité des données dans les Offices. L’accès aux données a été problématique dans certains Offices. Les questions de confidentialité (respect de la loi sur les marchés publics) n’ont parfois pas permis une analyse de détail. D’autres parts suite à des changements de personne de contact pour l’obtention de certaines informations, ne nous ont pas permis d’obtenir à temps certaines données pour les analyser dans le cadre de l’étude. Enfin, il faut citer comme limite, non pas au recueil de données, mais à l’analyse elle-même, le nombre très faible d’offres venant du Tessin, ce qui fait que les résultats relevant de ce petit nombre ne peuvent être extrapolés qu’avec un maximum de prudence. Dans l’analyse, la précision des régions linguistiques est également faussée. Lorsque le lieu d’origine d’une entreprise y est mentionné, c’est souvent le canton seul qui est indiqué. Dans ces cas, nous avons procédé, et c’est le cas aussi des statistiques reçues qui comportent des chiffres relatifs aux offres par région linguistique, en considérant le canton d’origine pour les cantons monolingues, ainsi que la langue de remise de l’offre pour les cantons bilingues. Il en ressort un biais possible, difficilement quantifiable.

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3. Obtention et analyse des constats Les statistiques présentées dans l’appel d’offres à ce mandat montrent que les adjudications de l’OFCL entre 2010 et 2012 sont au bénéfice d’entreprises romandes dans 8 à 11% des cas, pour une région représentant près d’un quart du PIB du pays. Les adjudications à des entreprises étrangères étant rares (2%), il apparait que la Suisse romande est sous-représentée dans l’attribution des mandats de l’OFCL. Ce qui ressort encore plus nettement de ces premiers chiffres, c’est que les entreprises romandes et tessinoises sont proportionnellement nettement moins nombreuses à envoyer des offres, 8.4% des offres étant issues de la Suisse romande et 4.4% du Tessin. Il ne s’agit donc pas d’un problème de discrimination des latins au moment des adjudications, mais d’un phénomène qui trouve son origine dans les choix de répondre des entreprises des différentes régions linguistiques. En effet, on doit relever que, si les offres des régions latines sont moins nombreuses, leur taux de réussite est supérieur. Le travail de master « Verwaltungsnahe Dienstleistungsbetriebe in der Schweiz » complète ces données et relève que les cantons romands non bilingues ainsi que le Tessin ont un rapport entre le taux d’adjudication de marchés publics et les places de travail qu’ils offrent dans le domaine tertiaire nettement en dessous de la moyenne nationale, y compris les centres urbains. Ces éléments ne peuvent être expliqués par les hypothèses de travail de l’étude, qui se concentre sur la distance géographique entre mandant et mandaté, et soulèvent ainsi la question de « Sprachbarriere ».

3.1. Postulat de base : Une question plus large que la langue Afin d’étudier ce phénomène de sous-représentation des régions latines dans les adjudications et plus particulièrement le problème des offres déposées, un postulat de départ a été posé, celui que la problématique linguistique est au centre de la question mais que l’enjeu est plus large. Les aspects culturels, les spécificités régionales (e.g. les différences du tissu économique), les sensibilités politiques, la distance du lieu de réalisation des mandats, le souci d’efficacité des Offices ou encore la communication ne peuvent être ignorés dans l’analyse de la sous-représentation latine dans les adjudications de la Confédération. Dès lors, l’étude tente d’appréhender de manière transversale les constats ainsi que les propositions de mesures d’amélioration.

3.2. Résultats issus des entretiens Les constats tirés des entretiens ont été regroupés selon la typologie des interviewés. Les éléments présentés sont les constats émis par un ou plusieurs interlocuteurs au sein d’un type d’entretien. La question des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics doit être reposée dans un cadre plus large, celui des barrières en général dans ce domaine.

3.2.1. Entretiens auprès des chambres de commerce Un premier constat lors des entretiens réalisés auprès des chambres de commerce est que la démarche même de l’étude est très appréciée. Un grand intérêt a été manifesté par les Chambre de commerce et d’industrie pour l’étude et la démarche et ces dernières sont pleines d’attente quant aux résultats et suites de l’étude.

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Les chambres de commerce et d’industrie sont des organisations cantonales faîtières représentantes de différentes branches de l’économie et très proches du monde politique local. Des organisations équivalentes ont été contactées dans certains cantons, comme la Fédération Neuchâteloise des Entrepreneurs et la Chambre d’économie publique du Jura bernois. Les chambres de commerce constituent un bon vecteur de communication auprès des entreprises locales qui semble sous-exploité par la Confédération. Elles ont peu de relation avec ses services administratifs alors qu’elles se déclarent prêtes à devenir des relais de la Confédération pour faciliter la connaissance des appels d’offres publics auprès des entreprises membres. De leur connaissance des entreprises, les chambres de commerce évoquent le peu de connaissance que ces dernières ont des voies de publication des appels d’offres publics, des procédures, des règles, etc. Les PME n’ont pas de ressources et d’organisation disponibles pour répondre aux appels d’offres de la Confédération. Il y a là un problème de complexité des processus. De leur point de vue, la Confédération attribue les mandats aux entreprises qui sont lui proches, géographiquement et au niveau relationnel, la personne présentant une offre étant à ce moment déterminante. De ce fait, le Canton de Berne est favorisé pour l’obtention des mandats publics. Une des causes de la sous-représentation est que beaucoup de prestations doivent être fournies assez loin du siège de l’entreprise. Cela pose des problèmes logistiques, essentiellement de déplacement, pour un marché qui se passe dans le canton de Berne. La distance est un frein net dans certains types de mandant car des éléments comme le suivi de chantier (e.g. architecte, ingénieur etc.) exigent d’être sur place. En dessous d’un certain montant adjugé, qui dépend du secteur d’activité, l’obligation de ressources humaines sur le lieu d’exécution du mandat est un frein définitif car l’engagement est trop important. Du côté linguistique, on relève le problème de la langue de travail, et pas uniquement de langue de négociation avec l’Office en charge de la procédure d’appel d’offres. C’est un problème de compréhension avec le maître de l’ouvrage. Les Suisses romands n’osent pas assez parler l’allemand. Le manque de traduction des appels d’offres publics est tout de même relevé. Du côté de la procédure, la plate-forme SIMAP est connue des Chambre de commerce, qui pensent souvent qu’elle pourrait être plus conviviale mais la considèrent comme un bon outil et un bon vecteur d’information.

3.2.2. Entretiens auprès de représentants de l’économie Les PME interrogées regrettent une centralisation des procédures d’achat qui obéit à une logique d’économie et non à une logique de répartition régionale. Il semble nécessaire de définir une meilleure politique régionale dans l’organisation des dépenses de la Confédération tout en respectant la LMP et l’OMP. La procédure d’attribution amène les entrepreneurs à rencontrer beaucoup de juristes et il leur semble que bien souvent les attributions de marché ne respectent plus le bon sens. Sont cités notamment des critères de certains Offices ou entreprises publiques qui ne permettent pas aux entreprises n’ayant jamais obtenu un marché d’en obtenir un. Il y a un sentiment soit de critères discriminatoires, comme des délais irréalistes ne permettant qu’à des entreprises déjà impliquées de soumettre une offre, soit de pratiques discriminatoires, comme l’attribution fréquente de mandats aux entreprises avec qui les Offices ont déjà travaillé, ce qui exclut de fait les nouveaux entrants. L’approche de la Confédération

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dans la procédure d’appel d’offres apparaît comme rigoureuse mais l’écueil réside dans les personnes à même de décider de l’adjudication, nombre trop restreint et n’appartenant pas au métier. Le droit au recours n’est pas pratiqué par peur de représailles, notamment l’écartement de l’entreprise de prochains marchés. Concernant la langue des appels d’offres, c’est un problème différent pour les petites ou les grandes entreprises, ces dernières s’organisant pour avoir une structure apte à répondre aux appels d’offres. Pour les petites, c’est un problème plus important. La langue de travail est également un problème, qui peut être résolu par des consortiums avec une entreprise locale. Une modification de l’art. 4 de la loi sur les cartels est une source d’inquiétude. En plus du facteur linguistique, le facteur géographique est relevé. Certains marchés ne peuvent pas être concurrentiels en raison de la distance géographique. Pour d’autres, il n’y a pas d’entreprises locales et les offres lointaines sont concurrentielles. Pour gagner des adjudications, il semble parfois obligatoire d’engager des collaborateurs sur place (en Suisse alémanique), ce qui représente un investissement important. La question du lieu de référence du marché pose également problème dans SIMAP, car il ne correspond pas toujours au lieu d’exécution du mandat (e.g. indiqué sous Thoune alors que le travail est en Suisse romande). Les facteurs géographiques et linguistiques font également ressortir un facteur culturel. Les cadres fixés (normes, règles, méthode de gestion de projet) et exigés sont des méthodes de cultures germanophones pas ou peu connues en Suisse romande (e.g. Méthode Hermès). Il ressort au final que le travail pour répondre à un appel d’offres est considérable en proportion des chances d’obtention du mandat. Un sentiment est évoqué, celui que les Romands partent du principe que c’est perdu d’avance.

3.2.3. Entretiens auprès de représentants du monde politique On constate tout d’abord un grand intérêt de la part des parlementaires rencontrés pour l’étude et la démarche en cours. Ils se disent prêts à être les ambassadeurs des résultats de l’étude. Un regret a été évoqué sur le périmètre de l’étude, qui devrait être étendu aux entreprises publiques comme les CFF, la Poste ou le Domaine des EPF. Sans être dramatique, la situation actuelle de la représentation des entreprises romandes n’est pas non plus satisfaisante. La question des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics doit être posée dans un cadre plus large, celui du fondement culturel en Suisse. Les régions linguistiques ont des cultures particulières, et la façon de penser d’un Suisse romand est différente de celle d’un Suisse alémanique. La Confédération apparaît comme très respectueuse des minorités, sauf dans les cas des adjudications et des engagements. Il n’y a pas assez de Romands parmi le personnel de la Confédération, notamment dans les cadres. Dans la problématique purement linguistique, on entend qu’il y a pour les Romands une double barrière, l’allemand et le suisse allemand. Le suisse allemand n’est pas une langue nationale, mais n’en est pas moins la langue la plus parlée en Suisse (phénomène nommé par l’un des interlocuteurs « paradoxe linguistique helvétique »). Cette barrière s’est aggravée ces dernières années, le suisse allemand prenant de l’ampleur dans la société (e.g. médias publics diffusant auparavant en KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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Hochdeutsch). De plus, le français semble subir un « déclassement » dans certains cantons alémaniques, où la première langue étrangère enseignée est devenu l’anglais. Il est néanmoins relevé que les cantons bilingues et en relations plus étroites avec la Suisse alémanique ont une perception parfois différente de la problématique. Ceci va dans le sens du travail de Fabien Bauer, qui fait un distinguo entre cantons francophones bilingues et non bilingues dans l’attribution des marchés publics.9 Le problème de la langue est moins dans la réponse à l’appel d’offres proprement dit que dans la capacité à assumer le travail une fois le marché gagné et à réaliser en Suisse alémanique. L’allemand est quasi systématiquement demandé comme langue de travail dans les différents appels d’offres. Sur SIMAP, il est extrêmement rare de trouver un cas mentionnant uniquement le français comme langue de travail. Il est relevé au sujet de la langue que dans la branche de l’informatique, qui fait état de ses difficultés dans le domaine des marchés publics, l’utilisation de la langue d’usage de la branche, à savoir l’anglais, a été évoqué comme étant souvent un bon compromis. Les caractéristiques des entreprises entrent là en jeu. L’entreprise qui a une organisation en place n’est pas bloquée par une barrière linguistique, mais c’est plus délicat pour les petites entreprises. Mais ces dernières ont-elles la volonté et/ou la nécessité d’obtenir ces marchés ? La proximité relationnelle et la proximité géographique apparaissent comme des facteurs liés. Dans l’attribution des mandats, un certain confort, des habitudes, du copinage ou même un sentiment de corruption sont relevés. Il semble que ce soit toujours les mêmes mandataires qui sont choisis, et qu’ils appartiennent souvent au Canton de Berne. L’implantation géographique des Offices influence un choix de proximité, dans les distances comme les relations avec les entrepreneurs. Les offices situés en Suisse romande ont probablement une plus grande proportion d’entreprises romandes recevant des mandats et répondant à des offres.

3.2.4. Entretiens avec les représentations d’Offices fédéraux La question des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics a mené, dans les entretiens avec les représentations d’Offices fédéraux, d’une part à considérer les différences culturelles entre les Romands et les Alémaniques et d’autre part à détailler les procédures régissant l’adjudication des marchés. Des différences culturelles entre Romands et Alémaniques sont évoquées lorsqu’est abordée la vision de l’Etat, les Suisses alémaniques attendant moins de ce dernier. Du côté des procédures, les interpellations « politiques » régissent les Offices avec des attentes parfois contradictoires. Il faut par exemple dépenser l’argent dans les différentes régions tout en en dépensant moins au total. La centralisation de certains services, comme Armasuisse, pour des raisons d’économie, a eu pour effet de réduire les dépenses en régions périphériques. Cette volonté de centralisation provoque une augmentation de la taille des marchés adjugés et exclut de facto les petites entreprises. Du côté de l’OFROU, la reprise des budgets des infrastructures routières a été fortement ressentie par les Cantons qui ont perdu dans ce processus une marge de manœuvre considérable (trésorerie,

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BAUER, Fabien, Verwaltungsnahe Dienstleistungsbetriebe in der Schweiz, travail de bachelor, 2013,

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priorités). La Confédération y a gagné en harmonisation des processus et en coordination des priorités. L’OFROU a gardé une organisation décentralisée en régions, avec des collaborateurs proches de leur région linguistique. Leurs principales dépenses (investissements en routes) sont très bien décentralisées, sauf pour les très grands projets, par manque de soumissionnaires de taille critique. Les Offices situés en Suisse latine donnent plus de mandats aux entreprises des cantons latins. Les exemples cités sont ceux du tribunal pénal administratif de Bellinzone et l’Office fédéral de la statistique à Neuchâtel. Les procédures peuvent être parfois perçues comme lourdes. Il faut faire attention à ne pas ajouter de la charge administrative. Les collaborateurs ont naturellement une tendance à préférer leur langue locale, ceci peut avoir une certaine influence sur les procédures sur invitation ou de gré à gré. Les Offices contactés ne disposent pas d’outil d’analyse business, donc ont peu de connaissances des statistiques et n’ont pas la possibilité d’un suivi. On ne trouve en particulier pas d’information sur les langues des projets et des soumissionnaires ou sur le lieu d’exécution du mandat. Les secteurs d’activité n’ont pas tous le même niveau de maturité. Par exemple, l’industrie des machines (Swissmem), qui a l’habitude d’une forte compétition internationale, est habituée aux accords OMC, donc au cadre légal LMP/OMP. C’est pourquoi l’accès aux marchés publics de la Confédération dépend des typologies d’entreprise (taille, domaine d’activité) et de l’organisation en place pour ces typologies. La question de la langue de la personne en charge du projet est considérée comme déterminante. Le manque de responsables de langue latine est évoqué. Il semble toutefois difficile de trouver des personnes avec les compétences requises et avec des connaissances linguistiques autres que l’allemand ou l’anglais. Pour certains, la source du problème est plutôt que les Romands ont de la peine à s’engager dans les Offices fédéraux. Enfin, il apparaît que les entreprises romandes se font peu connaître des Offices.

3.2.5. Entretien complémentaire auprès de M. Jacques Bourgeois A la demande de l’OFCL, une rencontre avec Monsieur Jacques Bourgeois, Conseiller national, s’est déroulée à Berne, le 18 décembre 2013. Les aspects de son interpellation (13.3681) du 11 octobre et de sa motion (13.4042) du 2 décembre 2013 ont été discutés. Les deux interventions font suite à un appel d'offres de Swissgrid en 2013 qui exigeait l'allemand comme langue de dépôt des offres. Un service de traduction est offert aux entreprises ne pouvant répondre dans cette langue, mais l’allemand reste l’unique langue de référence dans l’évaluation et les négociations. L’interpellation 13.3681 est intitulée « Traitement équitable des entreprises romandes dans les appels d'offres publics » et pose la question au Conseil fédéral de l’exigence de l’allemand dans les sociétés publiques ou paraétatiques et du respect du plurilinguisme. Dans sa réponse, le Conseil fédéral fait référence au mandat confié à Keyteam et dont le présent document constitue le rapport d’étude. La motion 13.4042 demande au Conseil fédéral de modifier l'ordonnance sur les marchés publics en précisant que les appels d'offres publics peuvent se faire dans la langue officielle de l’entreprise qui y répond. La question soulevée sort clairement du cadre du mandat initial, pour mémoire limité à quatre Offices de la Confédération, mais procède du même constat de base. Selon nous, l’esprit de la Constitution, et KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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de son article 4 en particulier, s’applique de la même manière. Dès lors, les moyens d’actions pour faire respecter cet esprit doivent être analysés dans leur faisabilité. Le cadre législatif est ici étendu au-delà de la loi sur les marchés publics. Dès lors, il nous semble également pertinent d’étendre la mise en place des mesures proposées dans le rapport du mandat initial aux périmètres évoqués ici. Les questions abordées par les interventions du Conseiller national Jacques Bourgeois, bien que concomitantes à la question de barrière linguistique, ouvrent un champ plus vaste. Elles posent la question des institutions ou entreprises parapubliques comme Swissgrid, les ex régies fédérales ou encore le domaine des EPF par exemple. Il s’agit là d’une extension de la réflexion posée dans le cadre du rapport initial. Cette extension devrait selon nous être abordée en parallèle afin de coordonner les mesures et actions, en particulier les actions législatives.

3.3. Résultats issus de l’enquête Les entreprises romandes interrogées ont, pour la moitié d’entre elles, déjà répondu à un appel d’offres de la Confédération et ont un bon taux de réussite. Le graphique ci-après souligne la diversité des profils d’entreprises répondant à des offres. La notation « inscrits » versus « non-inscrits » indique si l’entreprise figure ou non dans le fichier fourni par l’OFCL, basé sur des entreprises inscrites à SIMAP.

Fig. 7. Votre entreprise a-t-elle déjà répondu à un appel d’offres de la Confédération ?

Parmi les entreprises qui offrent, plus des deux tiers ont obtenu, au moins une fois, des marchés de la Confédération. La plupart des entreprises n’ayant pas reçu de marchés n’avaient pas fait d’offre.

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Fig. 8. Votre entreprise a-t-elle obtenu des marchés de la Confédération après avoir répondu à un appel d’offres ? (base : 56 entreprises qui offrent)

Le taux de réussite dépend des entreprises, celles qui travaillent dans les domaines des bureaux de conseils ayant plus de succès. Les entreprises travaillant dans le domaine de l’informatique, où la langue peut peut-être jouer un rôle plus déterminant, ont peu obtenu de marchés. L’enquête interrogeait également les entreprises sur leur connaissance des outils à disposition et des mandants potentiels. Il en ressort que la plate-forme SIMAP est bien connue par l’ensemble des entreprises, 68% des entreprises la connaissant et 62% y étant inscrit. Les Offices fédéraux ont, eux, des notoriétés différentes. Si seulement 40% des entreprises ne connaissent pas l’OFROU ou Armasuisse, leur proportion se monte à deux tiers pour l’OFCL et à 94% pour la Centrale des voyages. En plus des connaissances des Offices et des outils, l’enquête a cherché à savoir si les entreprises interrogées étaient formées et connaissaient les procédures d’appel d’offres de la Confédération. Il apparaît que 57% des entreprises interrogées ne savent pas que la Confédération organise une formation en Suisse romande concernant ses appels d’offres publics. Ces données objectives sur les pratiques des entreprises sont complétées par des jugements sur les processus d’appel d’offres. Les évocations spontanées des points positifs et négatifs au sujet des appels d’offres de la Confédération sont négatives dans les trois quarts des cas. Le travail administratif et la complexité sont les deux assertions citées le plus souvent, assorties du problème de la langue : la langue de travail est l’allemand.

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Fig.9. Quels sont tous les points positifs et négatifs qui vous viennent à l’esprit lorsqu’il faut parler des appels d’offres faits par la Confédération ? (Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles)

Les freins à la décision de répondre ou non à un appel d’offres de la Confédération recoupent les résultats précédents, puisque le temps à consacrer et la « paperasse » à remplir sont cités par un cinquième des entreprises. Vient ensuite le problème de la langue, qui est souvent l’allemand, avec également la conviction d’avoir trop peu de chance d’obtenir le mandat. Interrogées sur une liste de critères pouvant être des freins à la réponse aux appels d’offres, un quart des entreprises qui font des offres place la complexité de l’appel d’offres en tête des freins, tandis que presque autant l’indiquent comme deuxième ou troisième cause de non réponse. La langue de travail est évoquée par 45% des entreprises, soit comme premier, deuxième ou troisième frein. Il en est de même pour la zone géographique de l’exécution du mandat et de la densité de travail demandé pour répondre à l’appel d’offres.

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Fig. 10. Les freins lorsqu'il faut se décider à répondre à une offre de la Confédération

Les questions portant sur la langue comme frein à la réponse montrent des différences importantes selon la typologie des entreprises. La figure ci-après répond à la question de savoir à quelle hauteur la langue est un frein à la décision de répondre à un appel d’offre de la confédération. La région d’origine des entreprises est un facteur important, plus des trois quarts des entreprises vaudoises et surtout genevoises indiquant un frein important (même « très important » pour les deux tiers des entreprises genevoises), contre la moitié des entreprises des autres cantons romands. Si, dans le domaine de l’informatique, les entreprises considèrent pour un tiers que la langue n’est pas, ou peu, un frein à la réponse à un appel d’offres, c’est le cas de moins de 10% des bureaux de conseils.

Fig. 11. Le frein que représente la langue dans la décision finale de répondre ou non

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En plus des questions portant sur la langue au moment de répondre à l’appel d’offres, des questions ont été posées concernant l’existence potentielle d’une barrière linguistique. La moitié des entreprises considèrent qu’il y a une barrière linguistique (assez grande ou très grande) lors de l’attribution des marchés par la Confédération. La typologie des entreprises a, à nouveau, une grande influence dans les réponses. Deux tiers des petites entreprises considèrent qu’il y a une barrière linguistique, contre un peu plus d’un tiers pour les entreprises de 50 collaborateurs et plus. Les entreprises genevoises sont 40% à évoquer la barrière linguistique contre 57% des entreprises vaudoises. Lorsqu’on se réfère aux secteurs d’activité, on trouve 45% des bureaux de conseils pour évoquer la barrière linguistique contre deux tiers des entreprises du domaine de l’informatique. Ces dernières sont celles à connaître le moins bon taux de succès dans leurs offres auprès de la Confédération.

Fig. 12. Existence de barrières linguistiques lors de l'attribution des marchés de la Confédération

La problématique des langues nous apprend que les entreprises romandes rédigent leurs offres, pour la Confédération ou d’autres mandants, en français, pour 95% d’entre elles, en allemand pour 19%, en anglais pour 16% et en italien pour 4%. Si elles pouvaient choisir dans quelle langue répondre à un appel d’offres de la Confédération, la quasi-totalité des entreprises choisiraient le français en premier tandis que l’allemand vient en second pour la moitié des entreprises.

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Fig.13. Langue de rédaction des offres (marché public ou privé) et l’ordre de préférence linguistique pour répondre et travailler à un appel d’offres de la Confédération ? (2 réponses possibles)

3.4. Résultats issus de l'analyse des données statistiques Les difficultés d’obtention des données statistiques propres à cette étude ont été évoquées dans la partie méthodologie, de même que les fichiers reçus. La statistique de l’OFCL est la seule à prendre en compte l’origine des offres reçues, classées selon la région linguistique. Les statistiques de SIMAP nous permettent uniquement de connaître l’origine du gagnant. Du côté de la typologie des appels d’offres, la statistique de l’OFCL comprend uniquement les appels d’offres publics ouverts et sélectifs, tandis que SIMAP référence les appels d’offres ouverts ou sélectifs, ainsi que les adjudications de gré à gré supérieures aux seuils LMP/OMP. Une autre statistique fournie ultérieurement par l’OFCL comprend également des données relatives aux appels d’offres sur invitation et aux adjudications de gré à gré inférieures aux seuils LMP/OMP. Aucune statistique présentée dans ce chapitre n’est donc exhaustive. Elle ne peut concerner à la fois les offres comme les adjudications, les Offices dans leur diversité ou tous les types d’appels d’offre. Ces statistiques ont été collectées de la façon la plus complète possible, mais on y rencontre des incohérences ou des lacunes qui peuvent constituer des biais, sans que leur portée ne puisse être analysée avec précision. C’est pourquoi l’analyse des données statistiques doit être considérée avec beaucoup de prudence. Elle a cependant permis de mettre en évidence des tendances, et c’est ces tendances que nous analysons ici, en les rapprochant au mieux des constats relevés dans les autres axes d’analyse de l’étude (entretiens et enquête).

3.4.1. La sous-représentation de la Suisse romande La statistique de l’attribution de marchés sur appel d’offres public à l’OFCL, donnée dans le cahier des charges de la présente étude, montre une sous-représentation, par rapport notamment au PIB des régions concernées, des entreprises romandes dans les adjudications, avec des taux d’adjudications allant de 8% (2012, période du 1er janvier au 26 octobre) à 11% (2010) pour la Suisse romande.

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Adjudications Suisse alémanique Suisse romande Tessin Divers non classés Total

Nombre 464 57 49 10 580

Offres présentées

Proportion Nombre 80.0% 3532 9.8% 361 8.4% 213 1.7% 179 100.0% 4285

Proportion 82.4% 8.4% 5.0% 4.2% 100.0%

Offres retenues Proportion 13.1% 15.8% 23.0% 5.6%

Fig.14. Appels d'offres de l'OFCL, domaines logistique et construction, de 2009 au 26 octobre 2012

Mais plus que dans les adjudications, c’est dans les offres que la sous-représentation de la Suisse latine est frappante. Sur les trois dernières années, la proportion d’offres provenant de Suisse romande se situe entre 8% (2010) et 9% (2011) tandis que celle provenant du Tessin oscille entre 3% (2010) et 8% (2012, période du 1er janvier au 26 octobre). Il en ressort deux constats importants. Le premier est qu’il n’y a pas de discrimination lors de l’attribution des marchés, puisque les entreprises romandes et surtout tessinoises ont un « taux de réussite » en moyenne plus élevé que les entreprises alémaniques. Le deuxième constat est que les entreprises de Suisse latine sont proportionnellement moins nombreuses à répondre aux appels d’offres publics. Cette question a été traitée également lors de l’enquête et des entretiens. Les statistiques ne peuvent pas donner d’informations sur les entreprises n’ayant pas offert mais analyser dans le détail les statistiques d’adjudications ou des offres envoyées permet de cerner certains paramètres, comme le lieu ou encore la langue.

3.4.2. La langue de la documentation des appels d’offres Une tendance est relevée à propos de la langue de la documentation des appels d’offres. La langue indiquée dans SIMAP tend à être corrélée avec le nombre d’adjudications attribuées aux entreprises des mêmes régions linguistiques. Les chiffres de l’OFROU, de l’OFCL et d’Armasuisse montrent que les entreprises issues des cantons romands sont plus souvent choisies lorsque la langue de publication est en français (exception faite du Valais, canton bilingue, et de Neuchâtel).

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Canton du gagnant AG BE BL BS FR GE GR JU LU NE NW SO SZ TI UR VD VS ZG ZH Total général

Langue annoncée dans SIMAP DE EN FR IT Total général 40 22 3 65 118 11 129 11 11 9 9 6 18 24 6 6 7 3 10 2 2 32 32 31 15 46 2 2 19 19 1 1 71 15 86 6 6 7 1 41 49 13 3 16 7 7 21 1 22 401 1 137 3 542

Source : Simap 2012 Fig. 15. Appels d'offres de l'OFROU, de l'OFCL et d'Armasuisse 2012

L’analyse est plus parlante lorsqu’on considère uniquement les appels d’offres avec le français comme langue de publication dans SIMAP. Sur 137 appels d’offres, 85, soit 60% des adjudications, proviennent d’un canton romand (ou à majorité romande) et 15, soit 10%, du Tessin. A noter également que les adjudications indiquées dans SIMAP pour le canton d’Argovie sont, lorsqu’on regarde le détail des entreprises mandatées, des entreprises tessinoises. Ce fait met encore une fois en évidence la délicatesse de ces statistiques. Il en reste tout de même que lorsque l’appel d’offres est publié dans SIMAP en français, la Suisse latine est surreprésentée dans les adjudications. A l’inverse, lorsque c’est l’allemand qui est la langue de publication, seuls 10% des adjudications vont à des entreprises de cantons romands. La langue de publication des offres dans SIMAP dépend des Offices. En moyenne, on compte 79% d’appels d’offre publiés en allemand, correspondant à 76.8% des montants adjugés en 2012. En prenant uniquement les Offices OFROU, OFCL et Armasuisse (graphique précédent), c’est 73% des appels d’offres qui ont pour langue de publication dans SIMAP, l’allemand, donc il n’y a pas de surreprésentation de l’allemand à ce niveau. Des trois services cités précédemment, c’est l’OFROU qui publie le plus grand nombre d’appels d’offres en français, avec 28.9%, représentant 34.7% des montants adjugés en 2012. La décentralisation de l’OFROU en plusieurs entités réparties sur le territoire joue certainement un rôle dans cette statistique. KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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OFROU

CHF Proportion 369'908'645 64.3% 199'562'627 34.7% 5'876'301 1.0% 575'347'573

Nombre d'appels d'offres Nombre Proportion 251 70.3% 103 28.9% 3 0.8% 357

Total des montants adjugés (CHF) CHF Proportion 1'196'323'836 76.8% 86'830'682 5.6% 269'091'497 17.3% 5'876'301 0.4% 1'558'122'316

Nombre d'appels d'offres Nombre Proportion 774 79.0% 39 4.0% 164 16.7% 3 0.3% 980

Total des montants adjugés

Langue de publication SIMAP DE FR IT Total général Tous les offices Langue de publication SIMAP DE EN FR IT Total général Source: SIMAP, 2012

Fig. 16. Langue de publication des Offices

La langue de la documentation mise à disposition influence le nombre d’offres. La statistique de l’OFCL précise la langue de documentation ainsi que le nombre d’offres reçues par région linguistique. La documentation étant souvent disponible en plusieurs langues, une classification par langue n’est pas pertinente. Offres OFCL

Documentation disponible dans la langue locale

Total

Nombre Offres issues de Suisse alémanique Offres issues de Suisse romande Offres issues de Suisse italienne

Proportion

Documentation non disponible dans la langue locale Nombre

Proportion

1975

1873

94.8%

102

5.2%

255

133

52.2%

122

47.8%

91

68

74.7%

23

25.3%

Source : OFCL Fig.17. Offres selon les langues de publication disponibles

Ce qui est intéressant, par contre, c’est de comparer le nombre d’offres venant d’une région linguistique lorsque la langue de la région figure ou ne figure pas dans la documentation fournie. Cette analyse montre que quand les Romands envoient des offres, dans 47.8% des cas ils le font sur la base

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d’un appel d’offres qui ne comporte pas de documents dans leur langue. Les italophones le font dans 74.7% des cas. Au contraire, les Alémaniques ne répondent à un appel d’offres qui ne comporte pas de documentation dans leur langue que dans 5.2% des cas. Il faut relever dans ce cas que les appels d’offres qui n’ont pas de documentation en allemand sont très peu nombreux.

3.4.3. Origine géographique du mandataire Le lieu d’attribution des marchés montre des sur- ou sous-représentations qui peuvent être indépendantes de la région linguistique. Par exemple, les statistiques de l’OFCL montrent qu’en 2012, une part très importante des marchés de son service « Construction » a été attribuée dans les cantons de Berne et Zurich, les entreprises de ces deux cantons totalisant près de 61% du total. Canton de l’entreprise adjudicatrice AG AR BE BS FR LU SO SZ TI VD VS ZH Total général

Nombre d’adjudications 2 1 41 3 1 1 5 1 17 2 1 17 92

Montant [CHF] 5'825'043 1'675'336 48'277'249 26'602'453 261'365 38'404 676'750 17'147 3'963'168 1'705'500 641'597 16'044'166 105'728'178 Proportion

Source : OFCL, service Construction, 2012 Fig. 18. Adjudication des marchés 2012 de l'OFCL pour le service « Construction »

3.4.4. La place des langues latines chez les collaborateurs Les entretiens et l’enquête ont mis en évidence comme facteur explicatif la langue des collaborateurs des Offices fédéraux. Il ressort de certaines analyses qui sont basées sur les déclarations propres des collaborateurs que peu de collaborateurs ont pour langue maternelle le français. L’italien semble ne pas être dans le même cas de figure étant plus représenté Cela amène la question de l’importance de la diversité linguistique au sein des Offices fédéraux mais également l’importance de la langue des collaborateurs ayant un pouvoir décisionnel, particulièrement sur l’adjudication de marchés ou sur l’embauche de personnel.

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3.4.5. La typologie des appels d’offres Si les règles qui régissent les procédures des appels d’offres publics sont très strictes, celles touchant aux appels d’offres gré à gré ou sur invitation sont moins contraignantes, ce qui provoque un risque d’une attribution dans un cercle plus local ou plus fermé, les entreprises ayant déjà travaillé pour le mandant se trouvant potentiellement dans une situation privilégiée (i.e. ayant plus de chance d’être invitées). C’est pourquoi nous avons cherché à étudier ce phénomène. Dans le cadre de la saisie des commandes de l’OFCL dans SAP, il a été introduit depuis 2012 la nécessité de donner quelques informations sur le type de procédure d’appel d’offres. Cela laisse la possibilité d’obtenir pour cet Office la répartition par type de procédure. Le recul sur les données à disposition n’est malheureusement pas suffisant pour l’instant.

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4. Consolidation des résultats 4.1. Classification par thématiques Les constats relevés dans les entretiens, dans l’enquête auprès des entreprises et dans l’analyse des données statistiques se recoupent souvent. Afin de pouvoir les comparer et en compléter les informations, ils ont été classés en fonction de thématiques plus larges, apposant par exemple le sentiment d’un interlocuteur sur la langue de travail des projets avec les statistiques à disposition. Les constats les plus nombreux et variés proviennent des entretiens. C’est l’intérêt d’une analyse qualitative. Les constats évoqués dans les entretiens servent donc de base à cette consolidation des résultats, les données issues de l’enquête et des statistiques venant les compléter et pondérer leur importance par des éléments quantitatifs. Les thématiques sont au nombre de cinq. La première récapitule les constats relevant de l’organisation des mandants, donc des processus d’appel d’offres de la Confédération et des personnes en charge de ceux-ci. Viennent ensuite les constats propres à l’organisation des mandataires potentiels, soit les entreprises soumettant, ou ne soumettant pas, des offres. La catégorie suivante contient les éléments relevant du domaine législatif et politique, tant les contraintes légales que les relations politiques qui touchent au domaine des appels d’offres. Viennent enfin les constats liés à la communication entre les différents acteurs de ces processus et les aspects technologiques, soit les outils informatiques utilisés. Les thématiques s’intéressant à la fois aux acteurs directs des appels d’offres, mandants et mandataires, au cadre légal et politique et aux relations entre ceux-ci, que ce soit les méthodes de communication ou les outils informatiques qui la permettent, les constats chevauchent parfois les catégories. Il a fallu trancher et les classer dans la thématique la plus pertinente, éclairant au mieux la problématique.

4.2. Les thématiques 4.2.1. Organisation des mandants De nombreux constats sont liés à l’organisation des mandants. On peut les regrouper en plusieurs catégories. Il y a d’abord les éléments relatifs aux procédures d’appel d’offres, ensuite à la proximité entre mandants et mandataires potentiels et enfin à la langue. Dans les procédures d’appel d’offres, le constat le plus récurrent est la complexité et l’investissement en temps qu’elles représentent pour les entreprises. Outre la procédure, on reproche aux membres de l’administration une lecture biaisée des règles, une organisation tendant à se protéger par un recours à des juristes plutôt qu’en incluant des gens de métier. Il en ressort une importance du prix dans l’attribution des offres qui est supérieure aux exigences des règles législatives en vigueur. Dans ces premiers éléments, il n’y a rien qui différencie les régions de Suisse. Les constats suivants se rapprochent de ce thème, en évoquant l’importance de la proximité entre mandants et mandataires potentiels. La proximité géographique est tout d’abord évidente. Si l’éloignement avec le mandant peut faire renoncer une entreprise à soumissionner, le facteur essentiel est surtout la distance avec le lieu d’exécution du mandat. Mais, à l’éloignement physique, il faut ajouter une composante relationnelle.

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Selon les mandats, la distance avec l’entreprise choisie n’est pas cruciale pour la réalisation. Cependant, surtout dans le cas d’appels d’offres sur invitation ou de mandats de gré à gré, les liens de connaissance entre le mandataire potentiel et le mandant sont déterminants. Or la distance fait qu’ils appartiennent à des réseaux différents. Et cette distance n’est pas à compter seulement en kilomètre. La plupart des Offices fédéraux sont situés à Berne, plus proche des cantons de Fribourg ou Neuchâtel que bon nombre de régions alémaniques. Mais la proximité culturelle entre ici en jeu. Les réseaux professionnels ont tendance à s’arrêter aux frontières linguistiques. Compte tenu de ces éléments, la centralisation des Offices, c’est-à-dire leur localisation dans un périmètre déterminé, dans un réseau professionnel relativement figé et dans une région linguistique donnée, accentue les freins que des entreprises latines ressentent dans leur processus d’offre. Viennent ensuite les constats liés aux différences linguistiques proprement dites. La documentation est quasi toujours disponible en allemand, mais pas nécessairement en français ou en italien. En Suisse romande, cela constitue un frein pour la majorité des entreprises, mais pas toujours un frein déterminant. De façon générale, on voit que nombre d’entreprises romandes sont capables de rédiger leur offre en allemand et le font. (point 3.4.2) Mais la langue de la documentation n’est pas le seul paramètre linguistique à prendre en compte. La langue de travail du projet est déterminante. De façon générale, les Romands ne se sentent pas à l’aise dans l’interaction orale en allemand et ils peinent de plus en plus à trouver des interlocuteurs dans les Offices fédéraux parlant le français.

4.2.2. Organisation des mandataires Plusieurs constats sont liés à l’organisation des mandataires potentiels. Le plus récurrent est que les entreprises de Suisse latine ne sont pas uniformes et qu’il est essentiel de prendre en compte leur typologie pour examiner quels sont les freins rencontrés pour répondre aux appels d’offres de la Confédération. La taille des entreprises est notamment un facteur clé. Généralement, plus une entreprise est de taille importante, plus elle est structurée au niveau administratif pour pouvoir traiter dans plusieurs langues. Indépendamment de leurs compétences, les petites entreprises rencontrent de grosses difficultés à répondre aux appels d’offres publics de la Confédération. Elles n’ont pas les ressources en temps ou en personne pour répondre et sont rarement familières avec les exigences structurelles imposées. La taille des entreprises représente en quelque sorte le pendant de la complexité des offres, du point de vue des mandataires potentiels. Si on constate une différence entre petites et grandes ou moyennes entreprises, il faut également relever l’influence du secteur d’activité. Certains secteurs sont plus normés et plus habitués aux exigences d’un appel d’offres OMC que d’autres. De plus, certains secteurs d’activité sont plus à même de recevoir des marchés de la Confédération, selon les besoins de celle-ci. Du côté des entreprises ellesmêmes, il peut y avoir une absence d’intérêt pour ce genre d’appel d’offres, le marché local fournissant suffisamment de travail. À nouveau, rien n’indique que ces considérations soient différentes d’un côté ou de l’autre des frontières des régions linguistiques. Quand on approche cette question, c’est la différence culturelle entre Latins et Alémaniques qui est mise en avant. La culture de travail est différente selon les régions linguistiques. Dans certaines branches, les standards exigés, courants pour les Alémaniques, sont inconnus des entreprises romandes. De façon générale, les Romands seraient plus conceptuels que les Alémaniques, plus pragmatiques. Des éléments factuels tout comme les clichés courants entre les uns et les autres font que les Romands se sentent perçus par les Alémaniques comme peu aptes à réaliser un mandat. KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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Comme pour le point précédent, viennent ensuite les constats liés aux différences linguistiques proprement dites. L’absence de documentation ou d’une partie de la documentation en français peut faire renoncer une entreprise à offrir ou augmenter sa charge de travail pour rédiger son offre. Cela est le cas spécialement pour les petites entreprises. Les grandes entreprises qui offrent régulièrement peuvent en effet mettre sur pied une organisation ad hoc. On l’a vu, la langue de la documentation n’est pas le seul paramètre linguistique à prendre en compte. La langue de travail et d’interaction avec le mandant et avec d’autres partenaires dans la réalisation du projet est déterminante. D’un côté, les Romands ne se sentent pas à l’aise dans l’interaction orale en allemand et il peine de plus en plus à trouver des interlocuteurs dans les Offices fédéraux parlant le français. De l’autre, la nécessité de communication dans la réalisation du mandat amène une confrontation au dialecte, qu’ils ne parlent ni ne comprennent. Cela les met mal à l’aise dans les situations de communication, où, leur semble-t-il, le dialecte est de plus en plus présent et l’allemand standard de moins en moins le bienvenu. Pour la plupart, il existe une barrière linguistique entre les régions de Suisse, mais les entreprises sont face à une sorte de tabou.

4.2.3. Législatif et politique Les constats liés aux lois et au cadre politique s’intéressent tant au contexte qu’aux acteurs. Le cadre légal relatif tant aux marchés publics qu’aux régions linguistiques a été relaté en introduction. D’autres aspects du corpus législatifs ont, fédéral, cantonal ou communal ont été évoqués ponctuellement, comme par exemple la loi sur les cartels. Les éléments rappelés par les interlocuteurs sont relatifs à l’équilibre confédéral et au respect des minorités linguistiques tant dans l’attribution des marchés publics que dans l’embauche de personnel de la Confédération. La complexité de la loi sur les marchés publics est également relevée, ce qui constitue une difficulté particulière pour les petites entreprises et celles qui cherchent à s’organiser avec d’autres pour répondre aux appels d’offres. Une fois le marché attribué, les possibilités de recours sont connues des entreprises concernées. Cependant, la difficulté d’intenter un recours contre un potentiel client pour d’autres mandats est relevée. Du point de vue des acteurs, les constats sont relatifs au manque d’action et d’intérêt du monde politique. Il semble que l’administration n’est que peu dirigée par la politique fédérale. Au niveau cantonal et local, il y a peu de discussion sur ces thématiques confédérales. Si les politiques ne semblent pas être actifs au niveau local, on peut se poser la question des chambres de commerce, qui agissent souvent comme des partenaires du monde politique vers le monde économique. On constate qu’elles sont en lien étroit avec les milieux politiques locaux, mais très peu avec la Confédération.

4.2.4. Communication On a vu plus haut les éléments relatifs à la langue, qui concernent évidemment la communication, mais sont classés selon les points de vue des différents acteurs. Les constats énumérés ici peuvent être regroupés en trois catégories : les problèmes liés à la communication top-down, ceux liés à la communication bottom-up et enfin ceux relatifs aux formations existantes. On l’a dit, les informations susceptibles d’intéresser les entreprises transitent beaucoup par leurs réseaux propres, et ceux-ci sont plutôt locaux, et surtout dépendants d’aires culturelles. Il semble que les Offices fédéraux soient peu connus des entreprises romandes et qu’il n’y ait pas de relais local pour KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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améliorer la situation. Ni les cantons, ni les chambres de commerce ne jouent le rôle de relais de la Confédération dans les régions. Les chambres de commerce relèvent même une difficulté à obtenir des contacts auprès des Offices fédéraux. Dans l’autre sens, la communication n’est pas plus efficace. Les entreprises romandes sont très rarement connues des Offices fédéraux, ce qui est préjudiciable particulièrement dans les appels d’offres sur invitation ou les mandats confiés de gré à gré. En ce qui concerne les formations pour répondre aux appels d’offres, leur besoin est montré par les constats relatifs aux difficultés à répondre à la complexité des procédures. Cependant, les formations organisées par la Confédération ne sont pas connues de la plupart des entreprises susceptibles d’y participer, ni souvent des chambres de commerce qui pourraient en relayer l’existence.

4.2.5. Technologie Les constats relatifs à la technologie concernent l’outil principal des appels d’offres publics, la plateforme SIMAP, ainsi que la question des statistiques. La plate-forme SIMAP est bien connue entreprises romandes tout comme des chambres de commerce et même des politiciens intéressés à la question. Si on lui reproche son manque de convivialité et sa complexité, on remarque également les améliorations réalisées dans ce domaine. Du côté des outils et données statistiques à disposition, les constats sont beaucoup plus négatifs. Il est regretté une absence de données objectives susceptibles de confirmer ou de nier les opinions circulant au sujet des appels d’offres, particulièrement en ce qui concerne la représentation des régions linguistiques. Ce manque de statistiques fiables communiquées est vu par beaucoup comme un manque de transparence. Les démarches entreprises dans le cadre de cette étude montrent plutôt un manque d’outils adaptés. Les statistiques relatives aux offres et prenant en compte l’origine des entreprises soumissionnaires n’ont été trouvées que dans un seul Office et, même dans ce cas, elles ne font pas l’objet d’un outil intégré. Pour ce qui est des adjudications, les données disponibles dans SIMAP ne sont pas traitées par les différents Offices afin d’analyser les profils des entreprises mandatées ou de communiquer sur ceux-ci.

4.3. Matrice de consolidation des constats La matrice de consolidation synthétise les constats issus des entretiens, de l’enquête et des données statistiques ainsi que les mesures évoquées par les interlocuteurs. Ce document a été l’outil de travail indispensable à la consolidation des résultats, permettant une vision transversale des constats récoltés durant toute l’étude. Il constitue l’Annexe 610 du présent rapport. Regroupés selon les thématiques décrites au point précédent, les constats sont reformulés (1ère colonne) de façon à leur rapporter tous les éléments (affirmation, statistiques, etc.) issus de l’étude, selon l’axe d’analyse utilisé (3 colonnes suivantes). Les affirmations identiques ou quasi identiques n’ont pas été indiquées plusieurs fois, car le but de cette matrice n’est pas un suivi quantitatif des résultats, mais une vision transversale des différentes données issues des trois axes d’analyse. La dernière colonne liste des propositions de mesures pour améliorer la situation décrite par le constat. Les propositions de mesures peuvent être issues des entretiens ou de l’enquête, ou encore des 10

Annexe 6 : Consolidation des constats

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réflexions de l’équipe de KeyTeam suite à l’analyse de constats. La plupart proviennent des différents interlocuteurs de l’étude et sont citées de façon à montrer leur diversité, sans qu’aucune position ne soit prise sur leur faisabilité ou leur pertinence. Il s’agit d’une consolidation des résultats de l’étude selon les axes déterminés plus haut, et les propositions de mesures par les différents acteurs, directs ou indirects, des procédures d’appel d’offres font partie de ces résultats. L’analyse qui en a été faite est relatée au point 5, proposition de mesures.

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5. Elaboration de mesures d’amélioration 5.1. Organisation du chapitre Les résultats de cette étape ont été consolidés dans une matrice de synthèse et regroupés sous cinq thématiques, analysés selon les trois axes de l’étude. L’étape suivante a été de récolter et synthétiser les mesures d’amélioration proposées pour remédier aux problèmes énoncés. Les différents acteurs ont en effet été entendus non seulement sur les constats qu’ils faisaient à propos des appels d’offres de la Confédération, mais également sur leurs propositions de mesures d’amélioration. Ces mesures ont été complétées par différentes propositions élaborées sur la base de l’expérience et des connaissances de KeyTeam. Les mesures proposées dans ce chapitre sont délivrées à ce stade indépendamment de leur applicabilité. Le chapitre suivant déterminera les recommandations de KeyTeam quant aux mesures à prendre et la façon de les mettre sur pied.

5.2. Présentation des mesures par thématiques 5.2.1. Organisation des mandants Les constats dépendant de l’organisation des mandants ont montré que plusieurs freins à l’obtention des mandats et au choix de répondre à un appel d’offres étaient dépendants de plusieurs éléments, comme les procédures en vigueur, l’organisation de l’administration, les langues utilisées dans la documentation ou parlées au sein des Offices, le lieu de mandat ou la proximité géographique, relationnelle et culturelle entre mandants et mandataires potentiels. Aux constats liés aux procédures complexes et chronophages, plusieurs propositions de mesures sont évoquées, notamment la mise sur pied d’aide pour les entreprises rencontrant des difficultés dans l’établissement de leur offre. Il est également proposé d’indemniser systématiquement les soumissionnaires qui arrivent dans le trio final, afin d’augmenter la motivation et l’intérêt à répondre aux appels d’offres. D’autres solutions se portent plus sur les critères des appels d’offres et les procédures. Des tailles de lots plus petits pourraient par exemple laisser plus de chances à de petites entreprises et permettre de réduire la complexité de l’offre. Contre l’importance grandissante du critère de prix, il faut rappeler de toujours favoriser la solution la plus avantageuse économiquement, pas simplement le prix le plus bas. Des critères qualitatifs éliminatoires pourraient également être mis en place dans les appels d’offres. Au niveau de l’organisation des mandants, plusieurs propositions proposent d’intégrer les gens de métier dans les procédures d’adjudications, en créant des commissions d’adjudication, dans lesquels seraient impliqués à titre décisionnel soit des acteurs de la branche, soit des utilisateurs finaux, et ce afin de garantir la qualité de l’offre face aux besoins du secteur. La problématique de la proximité est encore plus complexe à traiter. L’avantage qu’a un soumissionnaire proche géographiquement ou relationnellement d’un mandant n’est pas une donnée tangible et objective. Si certains appellent à plus de transparence dans les réponses aux appels d’offres ou suggèrent la création d’un label d’intégrité attribué par un organisme indépendant, la plupart proposent des mesures touchant directement à la réduction de la distance géographique entre

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mandants et mandataires potentiels. A ce titre, la structure décentralisée de l’OFROU est citée comme un exemple permettant d’être plus proche à la fois du lieu d’exécution des mandats et des régions périphériques. Décentraliser d’autres Offices et déplacer une partie de leurs services en Suisse romande et au Tessin sont des propositions qui se basent sur ce modèle. L’implantation géographique en suisse latine pourrait en effet amener à un rapprochement culturel et relationnel avec les entreprises de ces régions. Sur la question des langues, les entreprises romandes considèrent à 61% que ce serait une aide si un résumé de l’appel d’offres était publié sur SIMAP en français. Le fait de traduire l’ensemble de la documentation, en français ou dans toutes les langues nationales, est également évoqué. Certains prennent au contraire le parti d’imposer l’anglais comme langue de communication. Indépendamment de la langue de la documentation, la faiblesse des connaissances linguistiques des mandants est un constat récurrent. Pour y remédier, des propositions de programmes d’incitation des Romands à postuler dans l’administration fédérales sont évoquées, comme des recommandations dans les Offices afin de prioriser l’engagement de personnel ayant de bonnes connaissances en français et/ou en italien. Des cours de langue doivent être à disposition des collaborateurs en ayant besoin. La différence de traitement entre germanophones, pour lesquels on demande en général une bonne connaissance d’une autre langue nationale et francophones ou italophones, pour lesquels est exigé une excellente maîtrise de l’allemand, doit être abolie dans les offres d’emploi et les décisions d’engagement. Ces propositions seraient renforcées par les mesures de décentralisation des Offices. La possibilité de pouvoir offrir dans n’importe quelle langue nationale peut également être une piste à explorer.

5.2.2. Organisation des mandataires Les problèmes rencontrés par les entreprises sont souvent le miroir de constats dressés du point de vue du mandant. Les propositions de mesures dans l’organisation des mandataires potentiels ne sont pas nombreuses, et ce n’est pas surprenant. Le milieu économique est bien plus diversifié que les Offices fédéraux et il est du coup plus facile d’envisager des mesures applicables à la Confédération qu’à l’ensemble des milieux économiques. On relève que certaines organisations faitières font connaître à leur membre les structures des marchés publics et les informent des offres en cours alors que ce n’est pas le cas pour dans d’autres branches. Il y a là un potentiel d’amélioration à considérer. Pour compenser les difficultés liées à la langue, on propose aux entreprises de s’organiser en consortium possédant les compétences linguistiques idoines. Il faut également que les entreprises romandes favorisent le recrutement de Suisses alémaniques au sein de leurs entreprises.

5.2.3. Législatif et politique Au niveau purement législatif, tous les acteurs sont conscients de l’importance et de l’inflexibilité des lois en vigueur. Une modification de l’article 35, al 2, de l’OMP est néanmoins proposée pour les appels d’offres de petits montants. Cet article fait référence aux régions d’origine des entreprises dans le cadre d’appels d’offres sur invitation, mais il faudrait définir ce terme. On met aussi en garde quant aux décisions à prendre dans la révision de la loi sur les cartels. An niveau politique, c’est la fixation d’objectifs qui est attendue. La Confédération pourrait fixer comme objectif d’avoir une corrélation entre les montants attribués aux entreprises des différentes régions

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linguistiques et le PIB de ces régions. Le monde politique pourrait également fixer les priorités entre objectif de dépenses moindres et objectif de politique économique régionale. Pour ce qui est de la politique cantonale, un effort est demandé de la part des cantons romands pour plus s’intéresser à la politique fédérale dans ce domaine. Il est relevé que la Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale peut jouer un rôle actif pour rendre plus équitable l’accès des régions latines aux appels d’offres de la Confédération en rendant attentifs les parlementaires fédéraux des régions concernées. La Conférence pourrait avoir comme objectif la mise en place d’une politique permettant de suivre les deux aspects de la problématique affichant une sous-représentation de la Suisse romande, à savoir l’engagement de personnel francophone et/ou francophile et l’égalité des chances pour répondre aux appels d’offres de la Confédération. Le rôle des chambres de commerce est beaucoup évoqué, par celles-ci ou par les autres acteurs. Les chambres de commerce peuvent être un partenaire de la Confédération à plusieurs niveaux. Elles peuvent être un relais pour diffuser à la fois les appels d’offres mais aussi d’autres informations relatives aux marchés publics, que ce soit via des communications ou des manifestations. Plus de la moitié des entreprises romandes se disent intéressées à un tel relais. On propose également qu’une équipe de la Confédération passe entre les différentes chambres de commerce, ou que les chambres de commerce romandes se regroupent pour fonder une antenne commune à Berne ou à Zurich.

5.2.4. Communication Les constats relatifs à la communication montrent un manque de relations entre la Confédération et les milieux économiques romands. Les entreprises romandes citent spontanément comme possibilités d’amélioration une meilleure communication avec la Confédération, que ce soit par l’organisation de séances d’information, de visites, de newsletter. 57% des entreprises romandes se disent intéressées à la création d’un numéro unique d’information sur les appels d’offres. Pour ce qui est de la communication issue des mandataires potentiels vers la Confédération, on mentionne que les Romands doivent plus se faire connaître à Berne, sans proposition de mesures concrètes. Quant aux formations existantes et mises en place par la Confédération en Suisse romande, on a constaté qu’elles n’étaient pas très connues des entreprises. Une fois informées, 86% d’entre elles considèrent que c’est une bonne initiative et plus de la moitié des entreprises faisant des offres sont intéressées par cette formation.

5.2.5. Technologie Si SIMAP est bien connu des entreprises et considéré comme efficace, beaucoup de propositions d’amélioration sont évoquées concernant cette plate-forme. Une amélioration de sa convivialité est d’abord mentionnée. L’avertissement relatif à la publication d’appels d’offres peut être amélioré, et les notifications push pourraient être plus ciblées. Le critère de localisation du mandat peut aussi être amélioré pour correspondre systématiquement au lieu de réalisation du mandat et non à l’Office dont il est dépendant. Les mesures proposées pour combler le manque de données statistiques sont également nombreuses. Concernant leur communication, il est proposé de rajouter un champ dans SIMAP qui renseigne sur les statistiques de l’appel d’offres. La saisie d’information statistique pourrait se faire au moment de la KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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saisie de la commande dans SAP en complétant l’outil déjà présent de statistiques par des informations sur les langues et régions. Au niveau des Offices fédéraux, on propose l’introduction de tableaux de bord post achat. Un outil de gestion des statistiques permettrait également de mieux appréhender la problématique et d’apporter des réponses mieux ciblées ainsi qu’une meilleure communication des données. Une réflexion sur le type de données à intégrer doit être faite en amont de l’implémentation d’outils, permettant d’intégrer les éléments linguistiques et de régions dans cette statistique.

5.3. Consolidation des mesures le tableau des constats Les mesures ci-dessus présentées ont été consolidées dans un tableau, versé en pièce annexe 6 à ce rapport. Ce tableau présente pour chaque constat identifié au chapitre 4, différentes mesures pouvant être déployées pour en corriger ses effets négatifs.

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6. Recommandations de mise en œuvre des mesures d’amélioration 6.1. Démarche de travail 6.1.1. Classification des propositions de mesures d’amélioration Après la synthèse par thématiques de l’ensemble des mesures proposées aux cours de cette étude et en fonction des constats auxquels elles font écho, il convient de considérer ces propositions dans leur concrétisation possible. Ce chapitre détaille une série de recommandations faite par KeyTeam quant aux mesures à mettre sur pied pour améliorer la représentation des régions linguistiques dans les marchés publics de la Confédération. Les constats et les mesures évoquées par les différents interlocuteurs de l’étude ont été regroupés selon cinq thématiques dans l’Annexe 6, Consolidation des constats. Ces mesures sont ensuite détaillées et leurs plus-values ainsi que les facteurs clé du succès sont mis en lumière dans l’Annexe 7, Propositions d’amélioration. On y trouve également l’évaluation de chaque mesure.

6.1.2. Evaluation des mesures Chaque proposition de mesure d’amélioration a été évaluée selon les critères suivants : • • •

Efficacité de la mesure (note 1, grande efficacité ; note 2, efficacité moyenne ; note 3, efficacité limitée), Coût de la mesure, en ressources humaines et financières, (note 1, coût faible ; note 2, coût moyen ; note 3, coût important), Simplicité de mise en œuvre, à savoir l’effort à consentir en termes de gestion du changement et d’acceptabilité (note 1, simple à mettre en œuvre ; note 2, simplicité moyenne dans la mise en œuvre ; note 3, mise en œuvre difficile).

6.1.3. Priorisation des mesures Ces trois critères d’évaluation permettent de déterminer ensuite, par addition des notes, des recommandations des priorités de mise en œuvre de chaque mesure. A ce stade, il est important de préciser qu’il s’agit d’une évaluation succincte basée sur une méthode dite « expert ». L’analyse de détail pour chaque mesure devra ensuite être conduite pour affiner cette première évaluation. Cette étape est cependant utile au mandant pour établir les étapes de concrétisation d’éventuelles mesures. Afin de définir l’ordre des priorités, les mesures ont été classées en trois catégories. Les mesures de priorité 1, dont la somme des évaluations est inférieure ou égale à 4, sont à mettre en œuvre dans les meilleurs délais. Les mesures de priorité 2, dont la somme des évaluations est comprise entre 5 et 6, sont à mettre sur pied dans un délai de 1 à 3 ans, leur rapport coût / efficacité restant intéressant. Les autres mesures, dont la note est supérieure à 6 ne sont pas classées et nécessitent une analyse plus approfondies.

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6.2. Recommandations de priorisation des mesures 6.2.1. Mesures de première priorité Ces mesures devraient être mise en œuvre dans les meilleurs délais possibles. Ce sont les mesures ayant le rapport entre efficacité, ressources nécessaires et facilité de mise en œuvre le plus favorable. Mettre en place des commissions d’adjudication élargies dans les Offices

En bref Intégrer des collaborateurs tenant compte des spécificités helvétiques (par exemple culture, région, langue) et/ou des professionnels de branche. Concrètement, cela peut se faire par la mise à disposition des offices de spécialistes, que ce soit pour des appels d’offres publics ouverts, de gré à gré ou sur invitation. Efficacité L’intérêt d’une telle mesure permet d’assurer une meilleure prise en compte des spécificités culturelles et d’ajouter des compétences métier. Le deuxième élément, à savoir l’ajout de compétence métier, permet de mieux prendre en compte les critères qualitatifs de l’appel d’offres. Simplicité de mise en œuvre La mesure peut être réalisée de manière assez simple et rapide pour apporter les effets désirés, pour autant que soit assurée une mixité au sein des commissions ainsi qu’une mixité des compétences (métier, juridique, achats). Acteurs concernés Cette mesure implique les Offices de la Confédération. Aspects pratiques Un pilote pourrait être simplement et rapidement mis en place pour tester le modèle auprès d’un Office tel que l’OFCL .

Suivre les informations statistiques et mettre en place des indicateurs de suivi (amélioration du système d’information)

En bref Les données statistiques sont peu pertinentes ou font défaut. a. Saisie systématique des informations statistiques Saisir les informations statistiques lors de l'enregistrement de la commande pour les trois types d'appel d’offres (ouvert, gré à gré, sur invitation). Concrètement, cela passerait par l’extension des systèmes d’information actuels en ajoutant la saisie d’informations régionales, telles que les langues de l’appel d’offres et du projet, le domicile et la région linguistique de tous les soumissionnaires, la région linguistique du lieu d’exécution, ainsi que le volume du marché. Cette saisie d’information doit être intégré aux systèmes d’information soutenant les processus d’achats, et ce dans tous les Offices. Efficacité L’intérêt de cette mesure permettrait d'établir régulièrement un tableau de pilotage permettant de connaître la situation quant à la répartition des marchés et d’évaluer les effets des mesures adoptées. Cela favorise également l'autocontrôle par une obligation de renseigner ces données. Simplicité de mise en œuvre S’agissant d'une fonction déjà développée dans SAP, le développement de l’extension proposé ici ne devrait poser de problème particulier au niveau technique. Acteurs concernés Cette mesure implique les Offices de la Confédération faisant des achats ainsi que l’informatique de la Confédération. En particulier, les équipes ayant en charge le développement du progiciel SAP doivent être intégrées à la démarche.

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Aspects pratiques Un tel outil ne porterait ses effets qu’en cas d’utilisation systématique. Nous recommandons de soigner l’accompagnement du changement de processus. Pour vérifier la pertinence des fonctions ajoutées et leur utilisation par les collaborateurs concernés, un projet pilote pourrait être mis en place rapidement, idéalement avec l’OFCL. b. Mise en place d’indicateurs de pilotage Le développement d’indicateurs de pilotage permettrait d'avoir une vision sur l'attribution des dépenses de la confédération. Cette mesure vise à favoriser le contrôle et le suivi politique de la problématique des marchés publics. Il s'agit de définir une politique de récolte des informations clé auprès des Offices afin de permettre un tel pilotage. Efficacité Pour assurer un suivi de la problématique, un tel outil est indispensable. Il permettra en outre une prise de conscience de la répartition des marchés et de son évolution. De plus, il répond à une réelle demande des milieux économiques et politiques, désireux d’être plus informés de la situation de l’adjudication des marchés de manière régulière. Simplicité de mise en œuvre Pour que l’outil fonctionne, il faut choisir avec soin les données à consolider et les ratios à utiliser. Il faudra également veiller à suivre l’évolution des outils statistiques en amont. Aspects pratiques Cette mesure implique la Conférence fédérale des achats ainsi que l’informatique. Ouvrir la possibilité de s’inscrire (par exemple via SIMAP) pour les appels d’offre hors cadre OMC

En bref La proposition est ici de créer la possibilité de s'inscrire sur des listes pour appel d’offres sur invitation ou de gré à gré, en utilisant SIMAP ou une autre plate-forme ad hoc. Il s'agit d'élargir le nombre d'entreprises invitées dans les appels d’offres en dessous des seuils OMC. La plate-forme doit permettre à différentes entreprises de s'annoncer en déposant des informations sur leurs sociétés. Lors de l'élaboration d'appel d’offres sur invitation, il serait dès lors possible, en plus des entreprises connues des Offices, d’autres entreprises provenant de cette base de données. Efficacité Cette mesure favoriserait le renouvellement des fournisseurs invités à faire des offres, tout en favorisant l’accès à des fournisseurs d'autres régions linguistiques. Simplicité de mise en œuvre La plate-forme peut être basée sur l’existant. La difficulté est dans la tenue à jour de la base de données, celle-ci nécessitant un suivi attentif. Par exemple, l'obligation de renouveler son inscription après deux ans assurerait la mise à jour des données des entreprises inscrites. L’utilisation de la base de données doit être systématique, sans quoi ni les objectifs de diversification des entreprises contactées ni l’intérêt des entreprises pour cette plate-forme ne pourrait être assurés. D’autres développements techniques de la plate-forme SIMAP sont à encourager, comme par exemple une fonction d’alerte selon des critères élargis pour les entreprises, ainsi qu’un travail sur la notoriété et la connaissance de l’outil (campagnes de promotion et de formation). Acteurs impliqués Fondation développant SIMAP et les Offices faisant des achats. Aspects pratiques Soigner la gestion du changement par un accompagnement adapté. Un tel outil est utile pour le suivi de l’efficacité de l’ensemble de mesures ici proposées.

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Renforcer la connaissance du tissu économique des différentes régions auprès des services de la Confédération

En bref On l’a dit plus haut dans ce rapport, mettre sur pied des mesures touchant à l’organisation des entreprises est très difficile, voire irréaliste. Les propositions exposées par nos interlocuteurs, que ce soit les efforts des entreprises pour mieux se faire connaître auprès des offices fédéraux ou l’embauche de personnel germanophone dans les entreprises désirant offrir, sont pertinentes. a. Pour les Offices, mieux connaître le tissu économique des régions sousreprésentées Cela pourrait se faire par une délégation des Offices allant à la rencontre (via une plate-forme à définir) et incitant les Offices à recourir à des entreprises « présélectionnées » pour des appels d’offres hors OMC ; Avoir des employés des Offices visitant les régions sous-représentées et rencontrant les entreprises (au travers des chambres de commerces par exemple). b. Mieux faire connaître les entreprises des différentes régions auprès des Offices Le rôle potentiel des chambres de commerce comme relais de la Confédération auprès des régions (et vice-versa) a été souvent relevé dans les propositions de mesures. En raison de faibles coûts de mise sur pied ainsi que la simplicité organisationnelle, il est recommandé de renforcer la collaboration avec les chambres de commerce, particulièrement dans le domaine de la formation aux appels d’offre publics. Ces formations pourraient être organisées sur mandat de la Confédération par les chambres de commerce. Ces dernières pourraient aussi organiser des événements permettant aux entreprises de rencontrer des responsables de projets ou d'achat de la Confédération et ainsi augmenter le bassin des entreprises intéressées à répondre aux appels d'offres. La mise sur pied d’une telle mesure implique de définir clairement la mission des chambre et commerce et de maintenir un contact régulier avec elles, pour une bonne collaboration. Comme la confédération organise déjà ces formations, les coûts engendrés ne devraient pas être supérieurs. Acteurs impliqués Les chambres de commerce sont un lien intéressant pour informer les entreprises d'une région sur les possibilités qu'offrent les appels d’offres publics. Elles connaissent de surcroît bien les tissus économiques locaux. L’intérêt de cette mesure réside dans la promotion des appels d'offres publics dans des régions linguistiques différentes et plus éloignées des centres d'achat. De par leur proximité, la communication en sera d’autant plus pertinente. Cela devrait amener un élargissement dans le nombre d'entreprises faisant des offres à la confédération et leur typologie. Une telle collaboration implique une bonne définition des objectifs et de l’organisation mise en place. Il faut également clarifier les prétentions financières. Les chambres de commerce sont en effet motivées à réaliser ce service, mais contre rétribution. Il faut également une sensibilisation des différents Offices à l'objectif de cette démarche pour assurer leur adhésion. Tableau 1 : Mesures de première priorité

6.2.2. Mesures de deuxième priorité Ces mesures devraient être mise en œuvre dans un délai de 1 à 3 ans. Elles ont souvent deux critères parmi les trois sélectionnés favorables, mais un critère défavorable. Pour chacune de ces mesures, les critères de coût et d’efficacité devront être soupesés plus en détail avant leur mise en œuvre éventuelle. Nous recommandons de le faire dans la foulée de cette étude.

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Promouvoir des postes de la Confédération dans les régions linguistiques sousreprésentées.

Fournir, pour les appels d’offre d’un montant élevé (seuil à définir), les documents dans au moins deux langues nationales

Mettre à disposition une hotline pour les soumissionnaires

En bref Sur la base des statistiques des langues maternelles des collaborateurs des Offices, il conviendrait de fixer des objectifs de recrutement pour atteindre une meilleure représentativité des langues au sein des Offices. Pour ce faire, on pourrait notamment participer à des colloques d'emplois d'universités ou de HES dans les régions linguistiques sous-représentées. Il s’agit avant tout d’assurer de meilleures compétences linguistiques. Efficacité L’intérêt d’une telle mesure réside dans la possibilité de réaliser des projets dans différentes langues par une meilleure représentativité des cultures latines au sein du personnel de la Confédération. Simplicité de mise en œuvre Mettre sur pied cette mesure implique de tenir à jour une statistique des langues maternelles, ainsi que des compétences linguistiques des collaborateurs. Elle impacte la politique de recrutement. Ces éléments ainsi que la mise en place de la politique de recrutement peuvent être difficiles pratiquement à réaliser et prendre un temps important. Acteurs impliqués Politiques et Offices de la Confédération. En bref Pour les appels d’offres OMC d'un montant élevé, cette mesure demande la mise à disposition de la documentation en deux langues nationales. Le montant des seuils doit être fixé en fonction du secteur d’approvisionnement en tenant compte d’une vision économique. Efficacité La langue de la documentation devrait inciter les entreprises de régions de même langue à soumissionner, mais cet élément ne sera pas suffisant en soi Simplicité de mise en œuvre La mise en œuvre de cette mesure implique la traduction de documents techniques dans des délais stricts, ce qui peut être difficile et/ou coûteux à mettre sur pied. Acteurs impliqués Les Offices faisant des achats. En bref Il s’agit de créer un numéro de téléphone permettant d'obtenir un appui multilingue pour des aspects liés aux marchés publics. Concrètement, lorsqu'un fournisseur potentiel travaillant dans une langue nationale souhaite répondre à une offre établie dans une autre langue nationale pour en vérifier certains points, il peut appeler ce numéro. Cette hotline ne doit cependant pas répondre à des points spécifiques à un appel d’offre en particulier mais uniquement à des aspects généraux ou de compréhension linguistique. Efficacité Ce serait une mesure pour lutter contre la barrière linguistique et les problèmes de langue rencontrés par une entreprise maitrisant mal la langue de publication de l’appel d’offres ou encore de la documentation. Outre la création d’un support pour lutter contre les effets de la barrière linguistique, cette mesure permettrait un suivi des procédures d’appels d’offres et portant à la connaissance des Offices les problèmes rencontrés avec un objectif d’amélioration. Simplicité de mise en œuvre Pour limiter les coûts et la complexité de mise en place, le temps mis à disposition du mandataire potentiel serait limité, par exemple en fonction du montant de l’appel d’offres. Pour mettre en place une telle mesure, il faut être attentif à la clarté dans la description des prestations offertes et à la définition en temps de la

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Fixer une politique régionale pour les appels d’offre non soumis aux accords de l’OMC afin d’assurer un équilibre des chances pour toutes les régions

Simplifier les processus administratifs des appels d’offres

Mettre en œuvre des mesures législatives

prestation. Acteurs impliqués A définir En bref La politique d’achat régionale pourrait être élaborée par la CFA en tenant compte du PIB des régions. Il est du ressort de la politique de définir des mesures permettant de favoriser l’accès aux appels d’offre pour les régions linguistiques ou éloignées par la prise en compte de coûts supplémentaires dû à l'éloignement ou à la langue. Ces mesures doivent veiller à assurer une approche économique et l’égalité des chances. Efficacité L’intérêt de cette mesure réside dans le fait d’assurer des achats dans des régions où il est plus difficile d'offrir. Simplicité de mise en œuvre La mise en place d’une telle mesure dépend directement du soutien politique qu’elle peut recevoir. Le risque est qu’elle soit coûteuse à mettre sur pied ou qu’elle entraîne des coûts supplémentaires dans l’attribution des marchés publics. Acteurs impliqués La CFA et le monde politique. En bref Il s’agit de mettre en place un groupe de travail apte à revoir les processus en place pour les simplifier et les rendre plus accessibles, et ce à moindre coût et avec peu d’effort pour les entreprises. Efficacité La complexité des procédures est l’un des éléments qui décourage fortement les entreprises à offrir. Ce facteur, lorsqu’il s’ajoute à la langue, est un élément à prendre en compte dans la sous-représentation des régions linguistiques. Simplicité de mise en œuvre La simplification des processus doit impérativement respecter le cadre légal et ne pas alourdir le travail administratif des Offices. À notre sens, la mesure serait néanmoins peu coûteuse et pourrait être mise en place assez rapidement, pour autant que les changements soient aux bénéfices tant des mandataires que des mandants et qu’un accompagnement efficace soit réalisé au sein des Offices. Acteurs impliqués Les Offices faisant des achats. Aspects pratiques Soigner la gestion du changement par un accompagnement adapté. a. Modification de l’article 35, alinéa 2, de l’OMP Cet article stipule que, dans le cas d’un appel d’offres sur invitation, le mandant « doit si possible demander trois offres. Une au moins doit provenir d’un soumissionnaire d’une autre région ». Le manque de précision de ce texte laisse une totale liberté dans le choix de la provenance des offres. Une correction telle que « doit si possible demander trois offres. Une au moins doit provenir d’une autre région linguistique » aurait pour conséquence de s’assurer d’une plus grande représentativité des régions linguistiques. Il faut bien sûr définir clairement ce qu’est une région linguistique, et ce que signifie la « provenance » de l’offre (siège légal de l’entreprise, filiale, etc.). b. Révision en cours de la loi sur les cartels Il faut veiller à ce que la révision de l’article 5 n’empêche pas les PME de s’organiser en consortium pour répondre à des appels d’offres. En effet, le consortium est une réponse courante et efficace pour faire face à la complexité des appels d’offres et surtout aux différences linguistiques, spécialement lorsque le mandat est réalisé dans une autre région linguistique. Cette organisation est de facto de mesure mise en place par les entreprises pour dépasser la barrière

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linguistique. Simplicité de mise en œuvre La modification d’un article de loi n’est pas simple à mettre sur pied et fera l’objet de longs débats politiques. Sensibiliser le monde politique aux possibles conséquences de leurs décisions dans la révision de la loi sur les cartels pourrait être moins complexe, mais son efficacité ne serait ici que dans une non péjoration de la situation et n’est pas une vraie mesure d’amélioration. Acteurs impliqués Le monde politique

6.2.3. Mesures non classées Ce dernier train de mesures est celui qui comporte pour chacune d’entre elles plusieurs critères d’évaluation défavorables. Ces mesures méritent néanmoins d’être gardées à l’esprit et d’être envisagées si l’efficacité des mesures en priorité 1 et 2 ne suffit pas à corriger la sous-représentativité constatée aujourd’hui. Notre étude ne nous a pas permis d’approfondir suffisamment ces mesures. Décentraliser certains offices ou fonctions de ces Offices

Former sur les normes utilisées par les services de la Confédération

En bref Comme il a été constaté que la présence d’un Office, ou d’une partie de son organisation, dans une région augmente le nombre de mandats attribués dans cette région, on en tient compte dans l’implémentation de nouveaux Offices ou le déplacement d’Office existant. Efficacité L’intérêt de cette mesure est la réduction de la distance géographique entre mandants et mandataires potentiels. L’implémentation dans plusieurs régions linguistiques peut faciliter l’embauche de collaborateurs de différentes langues maternelles et donc réduire la distance culturelle avec les mandataires potentiels. Enfin, cela permet un élargissement des milieux économiques connus et des relations avec un plus grand nombre d’entreprises, ce qui devrait amener une répartition des marchés plus proportionnelle à l’activité économique de chaque région linguistique. Simplicité de mise en œuvre A notre sens, une telle mesure ne peut être justifiée seulement sous l’angle de l’augmentation des adjudications dans les régions sous-représentées. Les possibilités en la matière pourraient être analysées en cas de création d’un nouveau service ou de déménagement d’un service existant. Acteurs impliqués Le monde politique En bref Il s’agit de mettre sur pied une offre de formations sur les principales normes utilisées par la Confédération. Efficacité Les appels d'offres de la Confédération font en effet souvent référence à des normes qui sont moins connues dans les parties latines de la Suisse, ce qui handicape les entreprises de régions latines dans leurs réponses à ces appels d’offres. Grâce à une meilleure connaissance de ces normes, les fournisseurs des régions latines seraient mieux aptes à répondre de façon correcte aux appels d'offres. L’intérêt pour les entreprises à une formation aussi spécifique reste à démontrer. Simplicité de mise en œuvre La mesure nécessite au préalable d’identifier les normes qui font l’objet de connaissances ou d’utilisation différentes selon les régions, ce qui nécessiterait un

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Mettre à disposition une équipe spécialisée dans le soutien à la traduction des appels d’offres dans différentes langues nationales

6.2.4.

gros effort dans les Offices. Il faudrait ensuite faire connaître cette formation, ce qui est une difficulté relevée dans cette étude. Acteurs impliqués Les Offices utilisateur de normes et les associations professionnelles. En bref Les spécialistes achats des Offices fédéraux peuvent recourir pour la rédaction des appels d’offres ou le traitement des offres à une équipe spécialisée dans le soutien à la traduction des appels d’offres dans différentes langues nationales. Efficacité L’intérêt de cette mesure est la possibilité de traduire certaines parties d’un appel d’offres de façon plus rapide. Cette traduction allège le travail des Offices et des entreprises, nécessaire à la présentation de l’offre dans une autre langue. La mise à disposition de certains documents dans une autre langue nationale augmente les chances d'obtenir des offres d'autres régions linguistiques. Simplicité de mise en œuvre Les compétences nécessaires à la traduction d’éléments techniques spécifiques dans plusieurs langues génèrent un coût élevé. Sa mise sur pied serait complexe car il faudrait évaluer avec soin le besoin des Offices. Elle serait réalisable à condition d’adopter une approche pragmatique de la traduction. Acteurs impliqués Offices faisant des achats et service à définir

Autres mesures

D’autres mesures ont été proposées. Elles sont répertoriées dans la colonne « Mesures » de l’annexe 6, Consolidation des constats. Mesures non applicables Il s’agit soit de mesures difficilement défendables en soupesant la proportionnalité (par exemple la traduction systématique de tous les documents des appels d’offres), soit inapplicables pour des raisons pratiques (comme par exemple l’exigence d’engagement de francophones pour certains postes pour lequel le marché du travail ne peut répondre à la demande). Actions ordinaires Enfin, une autre série d’actions, plus légères (comme par exemple mieux faire connaître les cours de formation dispensés par l’OFCL sur les appels d’offres publics) est également listée dans ce même document annexe11. Ce document annexe peut dès lors servir à l’établissement d’un catalogue d’actions simples et peu onéreuses à mettre en place. Ces actions, dans leur mise en œuvre et leur suivi, peuvent être directement entreprises par les Offices, dans le cadre de leur activité ordinaire. Ces actions, bien qu’ayant un impact limité, permettent également une sensibilisation dans les Office à la problématique ici abordée. Un tel catalogue d’actions pourrait être réalisé et suivi par la CFA. L’établissement d’un tel catalogue dépasse le cadre de ce mandat.

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Annexe 6, Consolidation des constats

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7. Conclusions Au terme de cette étude, il convient de revenir sur sa question de départ pour formuler les conclusions suivantes.

7.1. Synthèse : existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ? À la question « existe-t-il une barrière linguistique dans le domaine des marchés publics ? », la réponse est oui, mais il existe d’autres barrières qui expliquent la sous-représentation des régions latines dans les adjudications de la Confédération. Lorsqu’il s’agit de déterminer ces autres barrières, la réponse est plus difficile. Il n’y a pas de différences intrinsèques entre les entreprises de Suisse latine et celles de Suisse alémanique qui expliquent leur représentation différente dans l’attribution des marchés publics de la Confédération. Si les vallées romanches constituent un milieu économique relativement homogène, ce n’est déjà plus le cas pour la Suisse italophone, et la Suisse romande est autant diversifiée que la Suisse alémanique, que ce soit au niveau des branches économiques, de la typologie des localités (villes, campagnes, montagnes), etc. A aucun moment notre étude n’a pu mettre en avant que des critères comme les prix pratiqués, l’intérêt des entreprises pour les marchés publics ou la qualité des prestations pouvaient expliquer la sous-représentation des entreprises des régions de Suisse latines dans l’attribution des marchés de la Confédération. Il apparaît que la seule différence à retenir est que le client, c’est-à-dire les Offices fédéraux, et les mandats, sont situés le plus souvent dans une autre région linguistique. La langue est une explication de la sous-représentation latine dans les adjudications de la Confédération. Mais la langue seule, on l’a montré, n’explique pas l’ensemble de la problématique. L’enjeu est plus large que son aspect linguistique. Pour comprendre de façon plus complète la problématique, la notion de proximité a souvent été utilisée. La proximité entre mandants et mandataires est connue des analyses des marchés, publics ou non. Cette étude a une fois encore montré son importance. Que ce soit le fait des mandants, via leur organisation et leurs procédures, et malgré les directives ayant l’objectif de dépasser cette composante de proximité, ou que ce soit le fait des mandataires, qui se rapprochent de pourvoyeurs potentiels de travail, le constat reste : les entreprises proches des mandants tendent à recevoir plus de marchés. Mais cette proximité n’est pas que géographique, elle est également relationnelle. Indépendamment du lieu de son siège, une entreprise doit se faire connaître et fréquenter ses mandants potentiels. En Suisse, cette proximité n’est pas à compter en kilomètres. Même sise à quelques dizaines de minutes de la Suisse romande, dans un canton bilingue, Berne est de l’autre côté d’une frontière culturelle qui séparent les entrepreneurs romands de leurs mandants alémaniques. C’est dans ce contexte qu’il faut comprendre la barrière linguistique. Ce n’est pas la langue qui en soi érige une barrière, ou un fossé comme il est appelé du côté germanophone, mais la langue construit et relève d’une culture. Si certaines particularités culturelles distinguant Alémaniques, Romands et Italophones sont bien connues et font souvent l’objet de clichés, on se rend moins compte que ces différences existent également dans le monde du travail. Habitudes procédurales, popularité de KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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certains outils informatiques, par exemple, diffèrent parfois d’une région linguistique à l’autre sans que la Confédération, de culture de travail germanophone, s’en rende même compte. Ainsi, la barrière linguistique, au sens de la barrière culturelle entre régions linguistiques, constitue un frein, pour les Latins, dans le domaine des marchés publics de la Confédération. Si ce sont les francophones et les italophones qui sont le plus touchés, c’est d’abord parce que la culture de travail de la Confédération est germanophone, que les mandants sont majoritairement germanophones. Les entreprises alémaniques ne semblent pas plus ouvertes à démarcher de l’autre côté de la frontière linguistique que leurs compatriotes. La sous-représentation des entreprises des régions latines ressort donc bien d’une barrière entre régions linguistiques, et non d’une quelconque discrimination. Il se trouve que la population majoritaire du pays impose, sans le vouloir ni peut-être s’en rendre compte, sa culture de travail et sa langue dans les processus administratifs, de telle sorte que les minoritaires se trouvent découragés à travailler avec eux. Il en résulte une représentation des entreprises romandes et tessinoises dans les appels d’offres nettement inférieure à leur poids dans l’économie du pays. Oui, il existe une barrière entre les régions linguistiques dans le domaine des marchés publics mais parler de barrière linguistique est réducteur. Les freins que rencontrent les entreprises des régions latines dans leurs réponses aux appels d’offres ont été relevés et analysés, sans qu’il soit toujours possible de dire quand commence le frein culturel ou linguistique et quand ce facteur n’entre pas en jeu. Une fois ces constats posés, que faire ? La Constitution suisse rappelle que le peuple et les cantons suisses sont déterminés à vivre ensemble leurs diversités dans le respect de l'autre et l'équité. Or, les barrières entre les régions linguistiques provoquent des inégalités de répartition des marchés de la Confédération. Il convient donc de mettre en place des mesures pour améliorer la situation. Le cœur de la différence entre les régions linguistiques étant situé dans la localisation même des Offices mandatant, c’est là que se trouvent les solutions les plus réalistes et les plus pertinentes. Les premières mesures concernent la connaissance même de la problématique pour les personnes concernées au sein des Offices, suivies de mesures organisationnelles, détaillées plus haut dans le rapport.

7.2. Suite et élargissements Le périmètre de cette étude a été à la fois aussi large que possible et aussi restreint que nécessaire. Pour des contraintes de temps et d’efficacité, la majorité des données statistiques étaient issues de SIMAP et d’un Office, l’OFCL. Les entreprises interrogées dans l’enquête et les interlocuteurs rencontrés étaient essentiellement issus de Suisse romande, des acteurs tessinois ayant aussi été rencontrés. Une analyse au-delà de ces limites serait propre à compléter la vision de la problématique. Analyser les pratiques d’achat de l’ensemble des Offices, une fois les outils nécessaires mis en place, permettrait une vue plus globale de la situation et une comparaison des données selon l’implantation géographique des Offices. Comme le montrent les interpellations politiques récentes, il y a un intérêt à ce que l’étude soit étendue aux autres offices ainsi qu’à des entreprises parapubliques, dans lesquels les questions de langue des collaborateurs de centralisation des processus d’achats amènent les mêmes phénomènes. Cette extension devrait être abordée en parallèle afin de coordonner les mesures et actions, en particulier les actions législatives.

KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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Au niveau des acteurs interrogés, il serait intéressant d’avoir la même démarche auprès des entreprises et chambres de commerce de Suisse alémanique. Il serait intéressant de savoir si les constats sont les mêmes et comment se positionnent les acteurs alémaniques face aux Offices situés en Suisse latine ou face aux appels d’offres en français ou en italien. L’intérêt suscité par cette étude est certainement très différent selon les régions linguistiques. En Suisse latine, tous les interlocuteurs ont montré un vif intérêt pour la démarche adoptée et les résultats obtenus. La Suisse alémanique n’étant en général, dans l’attribution des marchés publics, pas défavorisée par les barrières entre régions linguistiques, la problématique est moins connue et suivie que dans les autres régions. Cependant, parmi les clichés entre régions linguistiques, il en est qui concerne le marché du travail et les entreprises latines, dont certains ont été relayés par certains politiciens lors de votes relatifs à cette question. C’est pourquoi la publication des conclusions de cette étude sera utile dans toutes les régions linguistiques, qu’elle démonte les représentations de certains ou qu’elle apporte des réponses et des explications attendues dans d’autres parties du pays.

7.3. Eléments clefs de réussite de la mise en œuvre des propositions des mesures La mise en place des mesures proposées dans ce rapport doivent à notre sens être pilotées par la Conférence fédérale des achats. Celle-ci peut déléguer les actions de mise en œuvre aux institutions idoines dans un cadre à définir. Cette organisation peut se faire dans un cadre stricte fixant : • • • • •

Les objectifs des mesures, Les ressources humaines et financières à consacrer, Le planning de mise en œuvre, Leur mesurablité quant à leur efficacité et la mise en place des indicateurs de suivi, Le suivi de ces indicateurs et le processus de correction.

Ces éléments sont des clefs de réussite à bien analyser pour chaque proposition de mesure. Cette analyse dépasse néanmoins le cadre de ce mandat.

KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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8. Bibliographie •

ALAMI Sophie, DESJEUX Dominique, Garabuau-Moussaoui Isabelle, Les méthodes qualitatives, Paris : PUF, 2013,

•

BAUER, Fabien, Verwaltungsnahe Dienstleistungsbetriebe in der Schweiz, travail de bachelor, 2013,

•

CHIFFELLE, Frédéric, L'Arc jurassien romand à la frontière des langues : faut-il craindre la germanisation?, Lausanne : Ed. Payot, 2000,

•

RIBEAUD José, La Suisse plurilingue se déglingue, Neuchâtel : Ed. Delibreo, 2010,

•

SCHLAEPFER Robert (éd.), La Suisse aux quatre langues, Genève : Éditions Zoé, 1985.

KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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9. Annexes A1. Cahier des charges A2. Guide d’entretien A3. Procès-verbaux des entretiens A4. Questionnaire de l’enquête A5. Rapport MIS-Trend A6. Consolidation des constats A7. Propositions d’amélioration

KeyTeam – Rapport final – Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics ?

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Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Annexe 1 Cahier des charges

Annexe 1: Cahier des charges

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Département fédéral des finances DFF Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL Conférence des achats de la Confédération CA

Cahier des charges Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l'administration fédérale?

Conférence des achats de la Confédération, représentée par l'Office fédéral des constructions et de la logistique

Annexe 1: Cahier des charges

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Table des matières 1 Remarque préliminaire et abréviations ................................................................................... 4 2 Introduction, but du présent document .................................................................................. 4 3 Contexte, description de l'objet du marché, procédure de désignation du mandataire ............ 4 3.1 Contexte ............................................................................................................................................ 4 3.2 Origine du mandat à attribuer .......................................................................................................... 5 3.3 Objet du marché................................................................................................................................ 6 3.4 Calendrier.......................................................................................................................................... 8 3.5 Procédure de désignation du mandataire ........................................................................................ 8 4 Critères d'adjudication ............................................................................................................ 9 4.1 Vue d'ensemble ................................................................................................................................ 9 4.2 Description et évaluation des critères d'adjudication ...................................................................... 9 5 Divers ................................................................................................................................... 14 5.1 Confidentialité ................................................................................................................................ 14 5.2 Clause d'intégrité ............................................................................................................................ 15 5.3 Droits de protection........................................................................................................................ 15

Annexe 1: Cahier des charges

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1

Remarque préliminaire et abréviations

Pour faciliter la lecture du document, le masculin générique est utilisé pour désigner tant les hommes que les femmes. Abréviation

Signification

CA

Conférence des achats de la Confédération

CCMP

Centre de compétence des marchés publics de la Confédération

CVC

Centrale des voyages de la Confédération

LMP

Loi fédérale du 16 décembre 1994 sur les marchés publics

OFCL

Office fédéral des constructions et de la logistique

OFROU

Office fédéral des routes

OMP

Ordonnance du 11 décembre 1995 sur les marchés publics

2

Introduction, but du présent document

Le présent cahier des charges décrit les objectifs que le marché faisant l'objet de la présente procédure d'adjudication doit permettre d'atteindre. Il règle la procédure et la forme sous laquelle l'offre doit être remise. Il fait partie, avec les conditions générales de la Confédération (CG) du 1er mars 2001 relatives à l'achat de services, la loi fédérale du 16 décembre 1994 sur les marchés publics (LMP) et le chapitre 3 («Autres marchés») de l'ordonnance du 11 décembre 1995 sur les marchés publics (OMP), des bases de la présente procédure invitant à soumissionner. Celle-ci n'est pas soumise aux dispositions applicables aux procédures entrant dans le champ d'application de l'accord de l'OMC sur les marchés publics. Aussi les documents constitutifs de la présente invitation à soumissionner n'indiquent-ils pas de voies de droit. Le présent marché entre dans le champ d'application du chapitre 3 de l'OMP, du fait que sa valeur est inférieure au seuil de 230 000 francs. Il fait l'objet d'une procédure invitant à soumissionner fondée sur l'art. 35, al. 3, let. b, OMP. Au moins trois soumissionnaires sont invités à présenter une offre. Le marché est adjugé au soumissionnaire qui présente l'offre la plus avantageuse économiquement.

3

Contexte, description de l'objet du marché, procédure de désignation du mandataire

3.1 Contexte L'administration fédérale acquiert des services, des biens et des travaux de construction. Ce faisant, elle doit respecter le droit des marchés publics. Les marchés font l'objet d'un appel d'offres public ou, sous certaines conditions, d'une procédure invitant à soumissionner ou d'une procédure de gré à gré. L'administration fédérale met tout en œuvre pour recevoir des offres de soumissionnaires provenant tant de la Suisse alémanique que de la Suisse romande, du Tessin et de l'étranger. Malgré cela, les marchés adjugés par le domaine Constructions et le domaine Logistique de l'Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) au cours de trois dernières années se répartissent comme suit en fonction de la provenance des soumissionnaires:

Annexe 1: Cahier des charges

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Appels d'offres de l'OFCL (domaine Logistique et domaine Constructions) Adjudications

Offres présentées

Nombre

Proportion

Suisse alémanique Suisse romande Tessin Etranger Total

179 25 13 4 221

81% 11% 6% 2% 100%

Suisse alémanique Suisse romande Tessin Etranger Total

164 19 19 3 205

80% 9% 9% 1% 100%

Suisse alémanique Suisse romande Tessin Etranger Total

121 13 17 3 154

Offres retenues

Nombre

Proportion

Proportion

1568 146 49 35 1798

87% 8% 3% 2% 100%

11% 17% 27% 11%

1141 119 78 54 1392

82% 9% 6% 4% 100%

14% 16% 24% 6%

75% 9% 8% 8% 100%

15% 14% 20% 3%

2010

2011

2012 (jusqu'au 26 octobre 2012) 79% 823 8% 96 11% 86 2% 90 100% 1095

Il ressort de cette statistique: a) que la majorité des offres (environ 80%) sont présentées par des soumissionnaires provenant de Suisse alémanique, et b) que la proportion d'offres retenues est beaucoup plus élevée dans le cas des offres présentées par des soumissionnaires provenant de Suisse romande ou du Tessin que dans le cas des offres présentées par des soumissionnaires provenant de Suisse alémanique. Ces observations soulèvent la question de savoir comment on peut motiver les entreprises établies en Suisse romande à présenter davantage d'offres.

3.2 Origine du mandat à attribuer L'impulsion politique à l'examen des adjudications de la Confédération sous l'angle de la problématique des langues officielles a été donnée principalement par les conseillers nationaux D. de Buman, C. Darbellay et A. Hodgers, au travers d'interventions parlementaires (motion de Buman 12.3914; postulat Darbellay 12.3910; motion Hodgers 12.3739), ainsi que par le conseiller d'Etat fribourgeois B. Vonlanthen, président de la Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale, par le biais d'une lettre adressée en 2012 à la conseillère fédérale E. Widmer-Schlumpf (voir les annexes ou consulter la base de données Curia Vista [http://www.parlament.ch/f/dokumentation/curiavista/pages/default.aspx]). Constatant que le nombre de marchés adjugés à des soumissionnaires Annexe 1: Cahier des charges

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établis en Suisse romande ou au Tessin est inférieur au nombre de marchés adjugés à des soumissionnaires établis en Suisse alémanique, ces politiciens ont dénoncé l'existence, au niveau des adjudications de la Confédération, d'une inégalité de traitement des soumissionnaires en fonction des régions linguistiques dont ils proviennent. Lors de l'élaboration de ses réponses à ces interventions parlementaires et à la lettre du conseiller d'Etat B. Vonlanthen, le Conseil fédéral a chargé la Conférence des achats de la Confédération (CA), qui est rattachée à l'OFCL, de procéder à une étude globale visant à déterminer les causes de la répartition inégale des marchés entre les différentes régions linguistiques et de lui livrer un rapport avant la fin de l'année 2013. Dans un deuxième temps, il examinera et, le cas échéant, adoptera des mesures destinées à améliorer la situation. Par lettre du 7 décembre 2012, l'OFCL a demandé à MM. de Buman, Darbellay, Hodgers et Vonlanthen s'ils connaissaient des entreprises ayant les compétences nécessaires pour effectuer, sur mandat de la CA, représentée par l'OFCL, l'étude commandée par le Conseil fédéral. Huit entreprises lui ont alors été recommandées. Dans le cadre de la présente procédure, ces entreprises sont invitées à participer à l'étape de présélection en fournissant les indications concernant les critères d'adjudication CA-P1 et CA-P2 qui sont spécifiées au chiffre 4.2. Les trois entreprises qui obtiendront le plus de points lors de cette première étape seront invitées par la CA à présenter une offre détaillée (voir le chiffre 3.5) et recevront un montant de 5000 francs destiné à couvrir leurs frais.

3.3 Objet du marché Il est interdit de discriminer des soumissionnaires. Cela signifie que les critères de qualification et d'adjudication ne peuvent pas être définis de telle sorte qu'ils avantagent ou désavantagent certains soumissionnaires. Ce principe vaut naturellement également pour les exigences linguistiques. En vue de déterminer si et, le cas échéant, comment la participation des soumissionnaires romands aux procédures d'adjudication de l'administration fédérale peut être renforcée, nous recherchons une entreprise qui, sur mandat de la CA, représentée par l'OFCL, fournira les prestations suivantes.

1. Analyse de la situation actuelle a) Récolte de données: il s'agit de récolter auprès des services d'achat centraux de la Confédération, à savoir l'OFCL, l'Office fédéral des routes (OFROU), armasuisse et la Centrale des voyages de la Confédération (CVC), des données relatives aux paramètres linguistiques des appels d'offres publics ainsi qu'aux pratiques et méthodes en lien avec la question linguistique qui ont cours dans les procédures invitant à soumissionner, puis d'analyser ces données. Il convient de déterminer en particulier: -

les langues dans lesquelles les documents d'appel d'offres (cahier des charges / demande d'offre) sont établis; les langues dans lesquelles les offres peuvent être établies; le nombre d'offres reçues par langue; la langue du projet; la langue dans laquelle la documentation de projet doit être établie; les langues que les personnes-clés des soumissionnaires doivent connaître; le nombre d'adjudicataires par région linguistique.

En ce qui concerne les procédures invitant à soumissionner, il faut en outre déterminer les régions linguistiques dans lesquelles les entreprises invitées à soumissionner ont leur siège.

Annexe 1: Cahier des charges

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b) Enquête: dans un deuxième temps, il s'agit d'interroger des soumissionnaires potentiels dans les différentes régions de Suisse. Cela doit permettre de déterminer par exemple si c'est le fait que la langue du projet soit l'allemand qui retient les soumissionnaires romands de présenter une offre. Il faut aussi déterminer s'il existe un intérêt pour les marchés de la Confédération et si la mise à disposition des documents d'appel d'offres en plusieurs langues conduirait à une augmentation du nombre d'offres présentées. Le Centre de compétence des marchés publics de la Confédération (CCMP), qui fait partie de l'OFCL, organise depuis plusieurs années des séances d'information en Suisse romande et au Tessin afin de présenter le domaine des marchés publics de la Confédération aux entreprises établies dans ces régions. Il convient de déterminer si ces séances sont utiles aux entreprises et si elles les incitent à présenter davantage d'offres. La CA se réserve le droit de fournir à l'adjudicataire une liste des soumissionnaires à interroger. Pour clarifier ces différentes questions, il faut également consulter les chambres de commerce et d'industrie des cantons de Berne, de Fribourg, du Jura, de Genève, de Neuchâtel, de Vaud et du Valais. c) Entretiens: dans un troisième temps, il s'agit de mener des entretiens approfondis avec un nombre restreint de soumissionnaires afin d'étudier les questions abordées dans l'enquête sous tous les angles et donc de manière plus détaillée que dans le cadre de cette dernière. Il faut également interroger des personnalités du monde politique et économique, en particulier les politiciens à l'origine du mandat faisant l'objet de la présente procédure d'adjudication, à savoir les conseillers nationaux D. de Buman, C. Darbellay et A. Hodgers et le conseiller d'Etat fribourgeois B. Vonlanthen. L'analyse de la situation actuelle doit permettre d'identifier les facteurs responsables de la situation décrite au chiffre 3.1. Il va de soi que l'OFCL communiquera à l'adjudicataire toutes les adresses et informations nécessaires pour mener à bien cette analyse. L'adjudicataire doit exécuter son mandat en tenant compte du travail de master intitulé «Verwaltungsdienstleistungsbetriebe in der Schweiz: Die Bedeutung von Nähe bei der Standortwahl und den Akquisitionsstrategien», présenté par Fabian Bauer en 2013 à l'Institut de géographie (groupe de recherche Géographie économique) de la Faculté des sciences naturelles de l'Université de Berne (voir les annexes).

2. Elaboration de propositions de concrètes Lors d'une deuxième étape, il s'agit, en partant des résultats de l'analyse de la situation actuelle, d'élaborer des propositions de mesures permettant d'améliorer cette dernière. Les solutions sont à élaborer de manière qu'elles ne conduisent pas à une discrimination des soumissionnaires présentant leur offre dans une langue nationale autre que le français, qu'elles soient économiques et que l'administration fédérale ait les ressources nécessaires pour les mettre en œuvre. Il faut par exemple déterminer si la traduction de l'ensemble des documents d'appel d'offres en français conduirait à une augmentation du nombre d'offres présentées par des soumissionnaires romands, si cela serait actuellement faisable pour l'administration fédérale et de quelles ressources supplémentaires celle-ci aurait éventuellement besoin pour que cela soit faisable. Il convient également de déterminer si et, le cas échéant, pourquoi les soumissionnaires romands sont discriminés dans les procédures invitant à soumissionner. Le mandataire doit donc élaborer des propositions concrètes de solutions à l'intention de l'administration fédérale, en respectant le calendrier défini ci-dessous.

Annexe 1: Cahier des charges

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3.4 Calendrier Quoi Qui Remise des documents servant de base à la Soumissionnaires présélection

Quand (au plus tard) 24.06.2013

Présélection des soumissionnaires

Comité d'évaluation

05.07.2013

Invitation des soumissionnaires présélec- Comité d'évaluation tionnés à présenter une offre détaillée

08.07.2013

Remise des offres

26.07.2013

Soumissionnaires

Présentations des offres par les soumis- Soumissionnaires, sionnaires comité d'évaluation

Mi-août 2013

Evaluation des offres et des présentations, Comité d'évaluation adjudication

31.08.2013

Conclusion du contrat

Début septembre 2013

Adjudicataire, comité d'évaluation Mandataire

Début septembre 2013

Présentation des résultats de l'analyse de la Mandataire, situation actuelle et remise de la documen- comité d'évaluation tation correspondante

Fin octobre 2013 (date en concertation avec le mandataire)

Début de l'élaboration de propositions de Mandataire solutions

01.11.2013

Présentation des propositions de solutions Mandataire, et remise de la documentation correspon- comité d'évaluation dante

Début décembre 2013

Début de l'analyse de la situation actuelle

3.5 Procédure de désignation du mandataire La procédure comporte deux phases. Lors d'une première étape, tous les soumissionnaires sont invités à fournir des renseignements sur les collaborateurs auxquels ils prévoient de faire appel (profils, disponibilité; critère CA-P1) ainsi que des références attestant la considération et la confiance dont ils jouissent en Suisse romande (critère CA-P2). Ces données sont utilisées pour effectuer une première sélection parmi les soumissionnaires. Lors d'une seconde étape, les trois soumissionnaires ayant obtenu le plus de points lors de cette présélection sont invités à remettre une offre détaillée (contenant des indications sur la procédure prévue pour l'analyse de la situation actuelle, sur la procédure prévue pour l'élaboration des propositions de solutions ainsi que sur le prix) puis à effectuer une présentation de cette dernière. Après la présentation, le comité d'évaluation peut, s'il le souhaite, engager des négociations en vue de clarifier certains points. Une fois qu'ils ont effectué leur présentation, les soumissionnaires reçoivent un montant de 5000 francs destiné à couvrir leurs frais. Le marché est ad-

Annexe 1: Cahier des charges

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jugé au soumissionnaire dont l'offre, après évaluation sur la base de l'ensemble des critères d'adjudication (CA-P1, CA-P2, CA3 à CA7), obtient le plus grand nombre de points.

4

Critères d'adjudication

4.1 Vue d'ensemble Le tableau ci-dessous contient la liste des critères d'adjudication (CA, CA-P1) et indique le nombre de points associé à chacun d'entre eux.

No

Désignation

CA-P1

Collaborateurs (profils et disponibilité)

500

CA-P2

Considération et confiance dont jouit le soumissionnaire en Suisse romande et références attestant celles-ci

500

Points

Présélection CA3

Procédure prévue pour l'analyse de la situation actuelle

500

CA4

Procédure prévue pour l'élaboration des propositions de solutions

500

CA5

Présentation

500

CA6

Prix

500

CA7

Qualité de l'offre

100

Nombre total de points

3100

4.2 Description et évaluation des critères d'adjudication Les critères d'adjudication correspondent à des exigences. On évalue la mesure dans laquelle celles-ci sont remplies en exprimant le résultat de cette appréciation en nombre de points. Dans le cas présent, on évalue les compétences, les procédures prévues, ainsi que le prix, la présentation et la qualité de l'offre. •

CA-P1: collaborateurs (profils et disponibilité) Description: Le soumissionnaire indique les noms et les profils des collaborateurs qu'il prévoit d'affecter à l'exécution du mandat. Il spécifie également leur disponibilité, en indiquant à quel taux (exprimé en pourcentage) chacun d'entre eux peut travailler pour le mandat pendant la durée d'exécution de celui-ci, et s'engage à veiller à ce que leur disponibilité effective corresponde à la disponibilité annoncée. Il montre, en se référant à leurs profils, que ces collaborateurs ont les compétences nécessaires pour appliquer la méthode qu'il préconise pour l'exécution du mandat et atteste que leur disponibilité est telle que celui-ci peut être mené à bien dans les délais. Concernant ce critère, le soumissionnaire doit remplir le formulaire 2.

1

CA-P: critère d'adjudication utilisé pour la présélection.

Annexe 1: Cahier des charges

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Evaluation: - Les collaborateurs indiqués par le soumissionnaire ont le profil requis pour l'exécution du mandat; leur désignation est compréhensible et pertinente au vu de la méthode à appliquer; leur disponibilité est telle que le mandat peut être exécuté dans les délais: critère rempli à 100%2. - Les collaborateurs indiqués par le soumissionnaire n'ont que partiellement le profil requis et/ou leur désignation n'est que partiellement compréhensible ou pertinente au vu de la méthode à appliquer et/ou leur disponibilité est insuffisante: critère rempli à 50%. - Les collaborateurs indiqués par le soumissionnaire n'ont pas le profil requis et/ou leur désignation est incompréhensible ou non pertinente au vu de la méthode à appliquer et/ou ils ne sont pas disponibles pour l'exécution du mandat: critère rempli à 0%. •

CA-P2: connaissance de la Suisse romande, considération et confiance dont le soumissionnaire et les collaborateurs indiqués jouissent en Suisse romande et références attestant celles-ci Aspects évalués: - Le soumissionnaire montre qu'il connaît la situation de la Suisse romande en ce qui concerne les marchés publics de l'administration fédérale. - Il fait état de ses connaissances spécifiques du contexte. - Il montre de manière convaincante qu'il jouit de la considération et d'une large confiance des Suisses romands. - Il prouve la considération et la confiance dont il jouit à l'aide de références. Pour ce faire, il remplit le formulaire 3. Evaluation: - Le soumissionnaire montre de manière convaincante qu'il connaît la Suisse romande et qu'il jouit de la considération et de la confiance des Suisses romands, et il le prouve de manière satisfaisante à l'aide de références: critère rempli à 100%. - Le soumissionnaire ne montre pas de manière totalement convaincante qu'il connaît la Suisse romande et qu'il jouit de la considération et de la confiance des Suisses romands, et il ne fournit qu'une partie des références demandées: critère rempli à 50%. - Le soumissionnaire ne montre pas de manière convaincante qu'il connaît la Suisse romande et qu'il jouit de la considération et de la confiance des Suisses romands, et il ne fournit aucune référence: critère rempli à 0%.

•

CA3: procédure prévue pour l'analyse de la situation actuelle Aspects évalués: - Le soumissionnaire décrit, dans un document d'une longueur maximale de trois pages A4, la manière dont il prévoit d'analyser la situation actuelle et de répondre aux questions posées. - Il présente sa conception de la situation et les éventuelles implications politiques de cette dernière. - Il définit les groupes de soumissionnaires qu'il prévoit d'interroger. - Il mentionne les personnes avec lesquelles il entend mener un entretien approfondi ou indique les critères sur la base desquels il choisira ces personnes. - Il mentionne les personnes du monde politique et économique avec lesquelles il entend mener un entretien approfondi, en indiquant les critères appliqués pour les choisir.

2

Lorsque le critère est rempli à 100%, l'offre obtient le nombre de points maximal prévu pour ce critère (voir le tableau au chiffre 4.1), lorsqu'il est rempli à 50%, elle obtient 50% du nombre de points maximal et lorsqu'il est rempli à 0%, elle n'obtient aucun point.

Annexe 1: Cahier des charges

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-

-

Il montre comment la procédure qu'il prévoit d'appliquer permet de brosser un tableau de la situation actuelle et comment elle peut servir de base à l'élaboration de propositions de solutions. Il indique comment il organisera la grosse quantité de données et de résultats et comment il procédera pour la présenter d'une manière logique et pertinente. On évaluera en particulier l'approche stratégique adoptée par le soumissionnaire.

Evaluation: - La solution proposée est compréhensible et logique: critère rempli à 100%. - La solution proposée n'est que partiellement compréhensible et logique: critère rempli à 50%. - La solution proposée est incompréhensible: critère rempli à 0%.

•

CA4: procédure prévue pour l'élaboration des propositions de solutions Aspects évalués: - Le soumissionnaire décrit clairement, dans un document d'une longueur maximale de deux pages A4, la manière dont il prévoit d'élaborer des propositions de solutions. - Il explique clairement le processus sous-jacent. - Il présente son approche de la tâche. - Il montre la dimension politique et la complexité du mandat. Evaluation: - La procédure proposée est compréhensible et logique: critère rempli à 100%. - La procédure proposée est partiellement compréhensible et logique: critère rempli à 50%. - La procédure proposée n'est ni compréhensible ni logique: critère rempli à 0%.

•

CA5: présentation Description: Les trois soumissionnaires invités à remettre une offre détaillée ont 45 minutes au maximum pour présenter leur offre au comité d'évaluation. Deux dates sont prévues. Lors de la remise de leur offre, les soumissionnaires indiquent la date qui leur convient mieux. La présentation permet au comité d'évaluation d'obtenir des réponses à ses questions sur l'offre. Le tableau ci-après indique les thèmes que le soumissionnaire est invité à approfondir et les tâches qu'il doit remplir pendant cette présentation. Le comité d'évaluation se réserve le droit de modifier, en se fondant sur les réponses que la présentation a apportées aux questions qu'il se posait sur l'offre, les nombres de points attribués à l'offre pour les différents critères d'adjudication. Il se réserve également le droit d'engager des négociations. On attend du soumissionnaire qu'il utilise un vidéoprojecteur pour effectuer sa présentation. Celui-ci est mis à disposition. La présentation peut être faite en allemand ou en français. La présentation fait l'objet d'un procès-verbal dans lequel sont consignés les points essentiels de la présentation ainsi que les questions et réponses. Le procès-verbal est signé par le soumissionnaire et le comité d'évaluation.

Annexe 1: Cahier des charges

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Evaluation:

Partie

Thème

Tâche

0

Présentation du Le soumissionnaire se présente brièvement. soumissionnaire

1

Nombre Durée maximum de points 0

5 minutes

Propositions de Le soumissionnaire présente ses propositions de solutions (CA3 et CA4). solutions

200

10 minutes

2

Méthodes techniques

et Le soumissionnaire présente les procédures qu'il prévoit d'appliquer (CA3 et CA4).

100

5 minutes

3

Références et Le soumissionnaire explique en particucollaborateurs lier en quoi la réalisation des projets qu'il a indiqués comme références et la collaboration des personnes qu'il prévoit d'affecter à la réalisation du mandat lui permettent de mener le mandat à bien (CA-P1 et CA-P2).

100

5 minutes

4

Facteurs tiques

100

5 minutes

5

Questions du Le soumissionnaire répond aux quescomité d'évalua- tions tion portant sur son offre et sa présentation.

0

Env. 15 minutes

Nombre total de points et durée totale de la présentation

500

Env. 45 minutes

cri- Le soumissionnaire indique les facteurs qui, selon lui, sont déterminants pour la bonne exécution du mandat (CA3 et CA4).

Le comité d'évaluation se réserve expressément le droit d'engager des négociations après la présentation. Les différentes parties de la présentation sont notées sur la base de la grille d'évaluation suivante:

Annexe 1: Cahier des charges

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Qualité de l'exécu- Points tion de la tâche

Evaluation

Tâche entièrement Nombre maxi- La tâche est parfaitement remplie, les propos sont remplie mum de points convaincants, cohérents et correspondent au contenu de l'offre. Les attentes de l'adjudicateur sont prises en compte et les points problématiques sont abordés. Tâche partiellement 50% du nombre La tâche est remplie. Les propos sont en majeure remplie maximum de partie convaincants, mais comportent des incohépoints rences ou diffèrent en partie du contenu de l'offre. Les attentes de l'adjudicateur ne sont que partiellement prises en compte. Tâche non remplie

•

Aucun point

La tâche n'est guère ou pas du tout remplie. Les propos sont peu compréhensibles ou comportent des incohérences évidentes ou sont clairement contradictoires avec le contenu de l'offre. Les attentes de l'adjudicateur ne sont que faiblement prises en compte.

CA6: prix Description: Le soumissionnaire offre un prix ferme pour la réalisation de l'intégralité du projet. Il est rémunéré après l'exécution du mandat et la livraison des résultats. Le prix peut faire l'objet de négociations après la présentation et être modifié à la suite des changements apportés à la méthode proposée par le soumissionnaire. Concernant ce critère, le soumissionnaire doit remplir le formulaire 4. Il doit indiquer non seulement un prix ferme, mais également les taux horaires de rémunération et la disponibilité des collaborateurs auxquels il prévoit de faire appel. Seul le prix ferme est évalué. Les taux horaires de rémunération et la disponibilité des collaborateurs ne sont pas évalués, mais servent uniquement à déterminer la rémunération, calculée sur une base horaire, des prestations complémentaires susceptibles d'être commandées. Evaluation: L'évaluation porte sur le prix ferme. L'offre dont le prix total est le plus bas obtient le nombre maximum de points, soit 500 points. Les autres offres obtiennent un nombre inférieur de points, qui dépend du rapport entre le prix de l'offre la moins chère et le prix de l'offre considérée. Ce nombre de points est calculé à l'aide de la formule suivante et arrondi à l'unité:

Nombre de points attribué à l′ offre = nombre maximum de points ∗  Annexe 1: Cahier des charges

  ′   ! "#$ %&è 2   ′  

(

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Exemple: Soumissionnaire

Prix

Nombre de points

Soumissionnaire 1

120

222

Soumissionnaire 2

100

230

Soumissionnaire 3

80

500

Soumissionnaire 4

90

395

•

Remarques

Prix le plus bas  nombre maximum de points

CA7: qualité de l'offre Description: L'évaluation des offres est facilitée si celles-ci (c'est-à-dire les documents remis) sont de bonne qualité. La qualité des offres est évaluée en considérant leur facilité de consultation, la clarté des annexes, l'exactitude des renvois aux annexes ainsi que le fait que celles-ci ont été remises ou non. Sont également pris en considération le style et le ton. Evaluation: - Qualité élevée: critère rempli à 100%. - Qualité moyenne: critère rempli à 50%. - Faible qualité: critère rempli à 0%.

5

Divers

5.1 Confidentialité Toutes les informations et connaissances que le soumissionnaire acquiert dans le cadre de son activité auprès de l'adjudicateur ou de tiers doivent être traitées de manière confidentielle. Les documents d’appel d’offres ne peuvent être utilisés, même en partie, à d’autres fins que l’établissement de l’offre. Ils ne peuvent être rendus accessibles à des tiers que pour l’établissement de l’offre. Le soumissionnaire est tenu de traiter de manière confidentielle les faits qui ne sont ni notoires ni accessibles à tout un chacun. En cas de doute, il doit traiter les faits concernés de manière confidentielle. Il reste soumis à cette obligation de garder le secret même après l'éventuelle élimination de son offre. Le destinataire de l’offre s’engage à garder le secret sur celle-ci à l'égard de tiers.

Annexe 1: Cahier des charges

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5.2 Clause d'intégrité Le soumissionnaire et l'adjudicateur s'engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la corruption. Ils s'abstiennent en particulier d'offrir ou d'accepter de l'argent ou tout autre avantage. Si le soumissionnaire viole cet engagement, il doit verser une peine conventionnelle à l'adjudicateur. Le montant de cette peine s'élève à 10 % de la valeur du contrat, mais à 3000 francs au moins par infraction. Le soumissionnaire prend note du fait que tout manquement au devoir d'intégrité entraîne en principe l'annulation de l'adjudication ainsi que la résiliation anticipée du contrat par l'adjudicateur pour juste motif.

5.3 Droits de protection Tous les droits de protection qui naissent de l'exécution du mandat faisant l'objet de la présente procédure d'adjudication appartiennent à l'adjudicateur.

Annexe 1: Cahier des charges

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Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Annexe 2 Guide d’entretien

Annexe 2 : Guide d’entretien

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Guide d’entretien Ce guide propose une trame de questions selon la thématique abordée. Il peut être complété au fur et à mesure. Pour approfondir les réponses données, voici deux Techniques de relance : 1. reformulation 2. demande d’approfondissement ou explicitation I/Pourquoi notre visite et le cadre de notre mandat 1. Présenter brièvement Keyteam et se présenter (Prendre des cartes de visite !!) 2. Expliquer le mandat donné par la Confédération • Donner précisément l’intitulé du mandat: La problématique du mandat est la suivante : Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ? • Enoncer les Offices sur lesquelles on doit se concentrer (OFCL, OFROU, armasuisse, centrale des achats) • Enquête auprès de 100 entreprises romandes sous forme de questionnaire, partenaire MIS Trend • Prise de contact avec les Chambres de commerces et d’industrie (CCI), certaines personnalités économiques et politiques • Calendrier : Début Décembre : Livrable de l’étude Fin Octobre : présentation des constats Fin Novembre : Présentation des mesures 3. Préciser que les réponses données seront anonymes

II/Thématiques Thématique : Approche générale • Y-a-t-il des liens particuliers entre la CCI…. Et la Confédération ? • Pensez-vous que certains secteurs d’activité ne soit pas assez présents sur les marchés publics dans l’économie…. (selon la CCI interviewée : genevoise, valaisanne ….) • Avez-vous des statistiques sur le sujet ? pourriez-vous nous les envoyer par mail ? • Avez-vous des statistiques sur la typologie des entreprises à…(à compléter selon la CCI : Genève, Délémont etc.) Thématique : Présentation de la Chambre de Commerce et d’industrie (CCI) • Combien avez-vous de collaborateurs ? avec quel(s) organe(s) travaillez-vous en collaboration? (Centre patronal etc.) • Dans le règlement de la CCI, avez-vous des règles de fonctionnement concernant le service proposé aux entreprises au sujet des offres du marché public? (ex. une personne en charge des marchés publics ? • Vous percevez-vous comme un relais de la Confédération dans ce domaine ?

Annexe 2 : Guide d’entretien

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Thématique : Marchés publics • Recevez-vous des demandes d’aide ou de soutien des entreprises au sujet des appels d’offre du marché public? (mail, téléphone etc) • Pensez-vous que la CCI… peut jouer un rôle pour augmenter les postulations aux appels d’offres du marché public ? Comment ? • Que pensez-vous de la remarque disant que les romands font des offres plus chères que les alémaniques ? Thématique : Langue parlée et écrite • Que pensez-vous de la thématique « Barrière linguistique » ? Thématique : Monde politique • Quel est votre lien avec le monde politique ? Thématique : Communication • Comment se passe la Communication avec les Offices de la Confédération basés à Berne ? • Recevez-vous des informations de leur part ? Ex. les journées de formation que la Confédération organise en Suisse romande pour les appels d’offres publiques? • Serait-il possible d’introduire des journées de formation, des échanges ou des moments de réflexion entre les membres (adhérents) de la CCI? Sous quelle forme ? • Pensez-vous envisageable de promouvoir les besoins de la Confédération via la CCI… ? Ex. en organisant des présentations, en jouant sur le réseautage etc. Thématique : Solution à apporter • Voyez-vous des solutions pour augmenter l’attribution de marchés publics aux romands ? Terminer l’entretien en demandant si la personne souhaite ajouter quelque chose

IMPORTANT : Les CCI peuvent être financées 100% de façon privée comme à Fribourg (Elles s’autogèrent via adhésion des entreprises etc.) donc bien valoriser le fait que si elles ont un service à offrir en plus- lié aux marchés publics- à leurs membres cela peut attirer encore davantage de membres adhérents à leur Chambre de commerce.

Annexe 2 : Guide d’entretien

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Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Annexe 3 Procès-verbaux des entretiens Description des interviewés

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Synthèse des entretiens Catégorie

Chambres de commerce

Entreprises

Politique

Contact Fribourg Genève Jura Jura bernois Neuchâtel Tessin Valais Vaud Dénériaz SWORD Trimos Jacques Bourgeois Chrisophe Darbellay Dominique de Buman Olivier Français Anthonion Hodgers Jean-François Rime Beat Vonlanthen Armasuisse

Offices fédéraux

Déléguée au plurilinguisme OFROU SIMAP

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

Personne Viviane Collaud

Charles Lassauce Jean-Frédéric Gerber Patrik Linder Jean-Claude Baudoin Angelo Geninazzi Gianluca Pagani Vincent Riesen Claudine Amstein Alain Métrailler Jean-Marce Leclerc Patrice Kemper Conseille national PLR Conseiller national PDC Conseiller national PDC Conseille national PLR Conseiller national Vert Conseiller national UDC Conseiller d’Etat PDC Alexander Hubler Christian Marten Nicoletta Mariolini Jean-Bernard Duchoux Fabio Bossier

Lieu Fribourg Genève Delémont Saint-Imier Colombier

Date 23.09.13 26.09.13 12.11.13 04.10.13 11.11.13

Lugano

03.12.13

Sion Lausanne Sion Renens Renens Berne Berne Fribourg Berne Genève Bulle Fribourg

28.10.13 28.10.13 01.10.13 07.10.13 02.12.13 18.12.13 27.11.13 16.10.13 27.11.13 16.10.13 21.10.13 18.12.13

Berne

16.09.13

Berne Ittigen Berne

18.11.13 02.09.13 16.09.13

NP X X

CM X X

VP

MR

X X

X

X X

X X

X X X X

X X X

X X X X X

X

X X

X X X X X X X X

X

X X

X X

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1. Entretiens avec les chambres de commerce Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

CCIF Chambre de commerce et d’industrie du Canton de Fribourg 23.09.2013 Fribourg Nils Panchaud Catherine Monnin Viviane Collaud CCIG Chambre de commerce, d’industrie et des services de Genève 26.09.2013 Genève Nils Panchaud Catherine Monnin Charles Lassauce

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

A3 - 3/13

Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

CCIJ Chambre de commerce et d’industrie du Jura Se finance par les cotisations des membres, les prestations qu’elle fournit et la délégation des autorités au travers de prestations de légalisation. La chambre de commerce compte 430 membres et ses collaborateurs forment environ quatre équivalents plein temps. Elle a vocation de défendre les intérêts généraux des entreprises. Les domaines représentés sont l’industrie, les prestations de service, la construction, les arts graphiques, la sous-traitance et l’armement 12.11.2013 Delémont Vincent Pellissier Jean-Frédéric Gerber CEP Chambre d'économie publique du Jura bernois La CEP est le plus grand organisme économique du Jura bernois. Son rôle principal est la promotion et la défense de l'économie et des entreprises de la région. Cette association regroupe plus de 800 membres, entreprises, privés, associations et communes. 2500 vecteurs économiques dans la région. 04.10.2013 Saint-Imier Vincent Pellissier Michel Reymond Patrick Linder

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

FNE Fédération neuchâteloise des entrepreneurs 11.11.2013 Colombier Catherine Monnin M. Baudoin, secrétaire général de la FNE, président de l’UNAM, direction du bureau neuchâtelois des métiers du bâtiment

Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par

AITI Association industrielle tessinoise 03.12.2013 Lugano Nils Panchaud Catherine Monnin Angelo Geninazzi, membre de la direction

Personne rencontrée Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

CCI Tessin : chambre du commerce et de l’industrie du Tessin 03.12.2013 Lugano Nils Panchaud Catherine Monnin M. Pagani, membre de la direction

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

A3 - 5/13

Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

CCIV Chambre valaisanne de commerce et d’industrie La Chambre valaisanne de commerce et d’industrie (CVCI) est l’organisation faîtière de l’économie valaisanne. Elle a comme principaux objectifs la défense de conditions cadres favorables à l’économie cantonale et le soutien à l’initiative privée. 25.09.2013 Sion Vincent Pellissier Vincent Riesen CVCI Chambre de commerce et d’industrie du Canton de Vaud 28.10.2013 Lausanne Nils Panchaud Catherine Monnin Claudine Amstein

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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2. Entreprises Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

Dénériaz SA Dénériaz SA Sion est basée à Sion. L’entreprise est active dans les métiers du bâtiment, le bois, les travaux spéciaux et le génie civil. Elle compte près de 200 collaborateurs. • Les aspects de concurrence sont (pour le GC et le bâtiment) fortement dépendants de la géographie (centrale d’enrobé, distance de déplacement) • D’autres secteurs (bois) où le facteur production est plus important (en atelier) sont moins impactés par les facteurs de distance • Environ 50% du chiffre d’affaire en consortium • Les institutions publiques ou parapubliques représentent une forte proportion du chiffre d’affaire de l’entreprise 01.10.2013 Sion Vincent Pellissier Nils Panchaud Alain Métrailler

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

SWORD Group Société de Service IT Spécialisée, Editeur de logiciels, Agence de communication Les principaux marchés sont Santé, Institutions et gouvernement, Banques et Assurances, Fédération sportive, Propriété intellectuelle. 1300 employés dans le monde dont 130 basées entre Lausanne et Genève. 44 % du chiffre d’affaires est généré dans le cadre du secteur privé Entreprise fondée par Jacques Mottard. En suisse 4 sociétés dont Linvest Travail pour les organisations internationales, SECO et l’ONU 07.10.2013 Renens Nils Panchaud Catherine Monnin Jean-Marie Leclerc, directeur secteur public (ancien directeur informatique du canton de Genève) Anys Boukli, Chief Operations Officer and Country Manager for Switzerland Trimos SA Trimos SA est basée à Renens dans le canton de Vaud. Trimos offre une vaste gamme de solutions répondant aux besoins en métrologie dimensionnelle pour assurer le contrôle de qualité. Elle compte environ 50 collaborateurs. Les produits de cette société s’adressent à des domaines spécialisés nécessitant une technologie de pointe pour vérifier la qualité de leur production. Elle compte des clients dans l’aéronautique et le domaine de l’horlogerie. Elle établit certaines offres pour des marchés publics mais uniquement sur invitation. 02.12.2013 Renens Nils Panchaud Patrice Kemper, CEO

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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3. Politiciens Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Personne rencontrée Remarque

Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

Jacques Bourgeois Conseiller national PLR, auteur de la motion 13.4042 (Appel d'offres. Possibilité de la faire dans la langue officielle de son choix) et de l’interpellation 13.3681 (Traitement équitable des entreprises romandes dans les appels d'offres publics) 18.12.2013 Berne Jacques Bourgeois Jacques Bourgeois a été rencontré en marge du mandat, suite à ses interventions au parlement en fin d’année 2013. Les questions qu’ils soulèvent se recoupent avec notre étude, mais le périmètre est différent, puisqu’il s’agit des entreprises publiques et parapubliques Christophe Darbellay Conseiller national et Président du parti démocrate-chrétien, auteur de la 27.11.2013 Berne Vincent Pellissier Catherine Monnin Christophe Darbellay Dominique de Buman Conseiller national et vice-président du PDC suisse, auteur de la motion 12.3914 (Appels d'offres dans les trois langues officielles de la Confédération). 16.10.2013 Fribourg Vincent Pellissier Catherine Monnin Dominique de Buman

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée Politique Présentation succincte

Olivier Français Conseiller national PLR 27.11.2013 Berne Vincent Pellissier Catherine Monnin Olivier Français

Personne rencontrée

Antonio Hodgers Conseiller national Vert du canton de Genève, auteur de la motion 12.3739 (Appels d'offres de la Confédération. Equité entre les régions linguistiques). 16.10.2013 Vernier Vincent Pellissier Catherine Monnin Antonio Hodgers

Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

Jean-François Rime Conseiller national UDC, président de l’USAM, membre de la direction de la scierie Despond SA 21.10.2013 Bulle Vincent Pellissier Jean-François Rime

Date de l’entretien Lieu Mené par

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Politique Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Personne rencontrée

Beat Vonlanthen Conseiller d’Etat et Vice-président du canton de Fribourg, PDF, chef de la direction de l’économie et de l’emploi Président de la Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale (CGSO) 18.12.2013 Fribourg Beat Vonlanthen Sylvie Fasel Berger, secrétaire générale de la Conférence des Gouvernements de Suisse occidentale (CGSO)

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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4. Offices fédéraux Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par Personnes rencontrées

armasuisse Office fédéral en charge des achats liés aux activités militaires 16.09.2013 Berne Vincent Pellissier Michel Reymond Alexandre Hubler Christian Marten OFCL/SIMAP OFCL Office fédéral des constructions et de la logistique SIMAP L’association simap.ch a pour but de mettre en place, d’exploiter et de développer en accord avec les besoins des membres un système d’information sur les marchés publics en suisse (association de droit privé, les cantons et la Confédération). L’esprit de la création de l’association, initiative romande (Vaud et Genève, en miroir avec leur site déjà en place) – Pourquoi : pour des raisons de mutualisation du développement technique et pour assurer une procédure homogène et uniforme des publications des appels d’offre public. Outil informatique, SIMAP n’a pas de contrôle de ce que fournissent les pouvoirs adjudicateurs (pas de responsabilité non plus) => pas de statistiques possibles, Pas propriétaire des données, Comme les données sont publiées, les données sont publiques, par contre, la qualité des données ne peut être garantie par SIMAP. 16.09.2013 Berne Vincent Pellissier Michel Reymond Caroline de Buman Fabio Bossi (SIMAP)

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Institution/entreprise Présentation succincte

Date de l’entretien Lieu Mené par

Personnes rencontrées Institution/entreprise Présentation succincte Date de l’entretien Lieu Mené par Personne rencontrée

OFROU Office fédéral des routes - Exploitation : 11 unités territoriales, dont 2 pour la Suisse romande - Budget : 1.3 mia, partagés entre 260 millions de prestations et solde pour les travaux 02.09.2013 Ittigen Vincent Pellissier Michel Reymond Catherine Monnin Jean-Bernard Duchoux Département fédéral des Finances Déléguée au plurilinguisme 18.11.2013 Berne Nils Panchaud Catherine Monnin Nicoletta Mariolini

Annexe 3 : Procès-verbaux des entretiens

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Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Annexe 4 Questionnaire de l’enquête

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

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Questionnaire d’enquête Au niveau du secrétariat Bonjour Madame, Monsieur, je suis ... (nom et prénom), enquêteur de l'institut M.I.S. Trend à Lausanne. Nous avons été mandatés par la Confédération pour réaliser une étude auprès des entreprises romandes. Serait-ce possible de parler au Directeur Général de votre entreprise ou au responsable commercial ? Si non  prendre rendez-vous Si oui  continuer Au niveau de la personne à interroger Bonjour Madame, Monsieur, je suis ... (nom et prénom), enquêteur de l'institut M.I.S. Trend à Lausanne. Nous avons été mandatés par la Confédération pour réaliser une étude auprès des entreprises romandes. En effet, suite à différentes interventions politiques relatives à la représentation de la Suisse romande dans les adjudications de marchés de la Confédération, l’Office Fédéral des Constructions et de la Logistique a décidé de débuter une étude permettant de savoir s’il existe ou non une barrière linguistique dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale. Aux termes de cette étude, fin de l’année 2013, il sera élaboré des propositions et des solutions concrètes qui permettront aux entreprises d’améliorer leurs possibilités de participer aux appels d’offres de la Confédération. Nous vous rappelons qu’M.I.S. Trend, en tant qu'institut d'études, est soumis à des règles strictes sur la confidentialité des réponses et la protection des personnes. Auriez-vous la gentillesse de me consacrer une quinzaine de minutes pour répondre à mes questions ? Si non  continuer Si non  remercier la personne

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

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I.

RECHERCHE DES APPELS D’OFFRES

1.

Pouvez-vous me dire tout d’abord si votre entreprise a déjà répondu à des appels d’offres de la Confédération ? Enquêteur : lire – une réponse par ligne - soit à des procédures ouvertes d’appels d’offres ? - soit à des procédures sur invitation ?

2.

oui / non / ne connaît pas oui / non / ne connaît pas

Si deux « non » ou « ne connaît pas » en Q.1 Votre entreprise n’a jamais répondu à des appels d’offres de la Confédération, mais pouvezvous me dire quelles en sont les raisons ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - les demandes sont faites en allemand  problème linguistique avec la demande - les interlocuteurs sont Suisses allemand  problème linguistique avec l’/les interlocuteur(s) - ne concerne jamais / très peu l’entreprise, pas dans les domaines demandés - demande souvent trop lourde pour l’entreprise / entreprise pas assez grande - travail trop important pour répondre à un appel d’offre - compétences techniques demandées trop pointues pour l’entreprise - ne sait pas où chercher pour trouver ces appels d’offres de la Confédération - système de recherche / SIMAP trop compliqué, pas clair - il y a bien assez de travail / pas un besoin particulier des marchés de la Confédération - c’est notre succursale / maison mère en Suisse alémanique qui répond aux appels - la zone géographique de l’exécution du travail est souvent trop éloignée - la recherche sur SIMAP est longue, n’a pas le temps / les ressources de chercher les appels - autres, noter

3.

A tous Par quels moyens recherchez-vous ou pourriez-vous obtenir de l’information concernant les appels d’offres publiques ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - en consultant le site SIMAP.ch - par des alertes SIMAP - contacts relationnels - feuille d’avis officielle (FAO) - ne recherche pas les appels d’offres de la Confédération - autres, noter _______________

4.

Connaissez-vous la plateforme internet de publication des marchés publics de la Confédération SIMAP ? Si oui, l’entreprise y est-elle enregistrée avec nom d’utilisateur / mot de passe ? Enquêteur : bien relancer - oui, connaît SIMAP et l’entreprise a un nom d’utilisateur - oui, connaît SIMAP mais l’entreprise n’y est pas enregistrée - non

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

 Q.6  Q.5  Q.6 A4 - 3/ 11

5.

Votre entreprise n’est pas enregistrée sur SIMAP, pouvez-vous me dire pourquoi ? Quelles en sont les raisons ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - les demandes sont faites en allemand  problème linguistique avec la demande - les interlocuteurs sont Suisses allemand  problème linguistique avec l’/les interlocuteur(s) - ne concerne jamais / très peu l’entreprise, pas dans les domaines demandés - demande souvent trop lourde pour l’entreprise / entreprise pas assez grande - travail trop important pour répondre à un appel d’offre - compétences techniques demandées trop pointues pour l’entreprise - ne sait pas où chercher pour trouver ces appels d’offres de la Confédération - système de recherche / SIMAP trop compliqué, pas clair - il y a bien assez de travail / pas un besoin particulier des marchés de la Confédération - c’est notre succursale / maison mère en Suisse alémanique qui répond aux appels - la zone géographique de l’exécution du travail est souvent trop éloignée - la recherche sur SIMAP est longue, n’a pas le temps / les ressources de chercher les appels - l’outil n’est pas adapté - autres, noter

6.

Si au moins un « oui » en Q.1 Pour quels Offices de la Confédération avez-vous déjà répondu à des appels d’offres ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - OFROU - OFCL - armasuisse - CVC – la Centrale des voyages de la Confédération - EPFL - CFF - Ruag - OFPer - OFS - Seco - autres, noter : _______________________________

7.

Si au moins un « oui » en Q.1 Combien de fois par année répondez-vous aux appels d’offre de la Confédération ? Diriez-vous … Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - 1 fois - de 2 à 5 fois - plus de 5 fois - jamais ou presque -(très variable selon les années)

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

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8.

A tous Connaissez-vous les Offices suivants de la Confédération ? Enquêteur : bien relancer Réponse possible : oui, connaît et a fait des offres / oui, connaît seulement / non, ne connaît pas - OFROU / ASTRA (Office fédéral des routes) ? - OFCL / BBL (Office fédéral des constructions et de la logistique) ? - armasuisse ? - CVC / BRZ – la Centrale des voyages de la Confédération ?

II.

9.

JUGEMENT SUR LES APPELS D’OFFRES A tous Quels sont tous les points positifs et négatifs qui vous viennent à l’esprit lorsqu’il faut parler des appels d’offres faites par la Confédération ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles

-

Remarques positives le système est bien organisé, pratique tout le monde peut répondre donne beaucoup de travail aux entreprises suisses bonnes opportunités pour les entreprises en Suisse

- autres « positif », noter : __________________________

-

Remarques négatives les appels d’offres souvent trop compliqués demande trop de travail pour répondre la langue de travail souvent en allemand la zone de travail souvent trop loin / en Suisse alémanique trop de paperasse à remplir pas pour notre entreprise

- autres, noter : ___________________________________ - ne sait pas / ne peut pas se prononcer

10.

Si au moins un « oui » en Q.1 Et quels sont tous les principaux freins que vous avez lorsqu’il faut se décider à répondre ou non à un appel d’offre de la Confédération ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - les appels d’offres souvent trop compliqués - demande trop de travail pour répondre - la langue de travail souvent en allemand - la zone de travail souvent trop loin / en Suisse alémanique - trop de paperasse à remplir - les compétences techniques demandées - le montant du marché - des connaissances insuffisantes des règles des marchés publics

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 5/ 11

- autres, noter : ___________________________________ 11.

Parmi les différents freins identifiés par les entreprises pour répondre à un appel d’offre de la Confédération, pouvez-vous nous donner les trois freins qui reviennent en général les plus souvent dans votre décision finale d’offrir ou non ? Enquêteur : lire – bien relancer – hiérarchiser – trois réponses possibles (Rotation des items) - la complexité de l’appel d’offre même (beaucoup de pages, formulation etc.) - la densité de travail que représente une réponse à un appel d’offre - les compétences techniques demandées - la langue de travail - le montant du marché - la zone géographique de l’exécution du travail

- autres, noter : __________________________

III.

12.

PROBLEMATIQUE DE LA LANGUE A tous Dans quelle(s) langue(s) votre entreprise fait-elle en général ses offres qu’il s’agisse du marché privé ou public ? Enquêteur : ne rien suggérer - plusieurs réponses possibles -

français allemand italien anglais

- autres, noter : ___________________ 13.

Et pour votre entreprise quel est / serait l’ordre de préférence linguistique pour répondre et travailler à un appel d’offre de la Confédération ? Enquêteur : deux réponses possibles - hiérarchiser - français - allemand - italien - anglais

14.

En toute honnêteté, quel frein représente la langue dans votre décision finale de répondre ou non aux appels d’offres de la Confédération ? Diriez-vous que c’est un frein … Enquêteur : lire - très important  Q.14b - assez important  Q. 14b - peu important  Q. 15 - pas important du tout  Q. 15

14b. Cela serait-il une aide si un résumé de l’appel d’offre sur SIMAP était publié en français ? Diriezvous que cela serait … Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 6/ 11

Enquêteur : lire - une grande aide - une aide sans plus - pas vraiment une aide - pas une aide du tout

III.

15.

LES MANDATS OBTENUS Si au moins un « oui » en Q.1 Avez-vous déjà obtenu des marchés de la Confédération après avoir répondu à leurs appels d’offres ? Enquêteur : bien relancer - oui, plusieurs - oui, un - non

16.

 Q.16  Q.16  Q.17

Quel volume du chiffre d’affaire, les marchés donnés par la Confédération représentent t-ils aujourd’hui pour votre entreprise ? Diriez-vous plutôt ... Enquêteur : lire - moins de 10% de votre CA - de 10% à moins de 20% de votre CA - de 20% à moins de 50% de votre CA - de 50% et plus de votre CA - (refus de répondre)

16b. Pourriez-vous m’indiquer ce que représente environ en francs pour votre entreprise ces marchés donnés par la Confédération ? /_________/ francs 17.

Au cours des deux dernières années, quelle est approximativement la proportion des marchés obtenus par votre entreprise par rapport au nombre des appels d’offres de la Confédération auxquels elle a répondu ? /________/ %

18.

Et parmi les marchés refusés, pensez-vous qu’ils l’ont été en raison de problèmes linguistiques? Enquêteur : lire - tous ou presque - un sur deux environ - un sur trois - aucun ou presque - (ne sait pas)

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 7/ 11

19.

En toute honnêteté, dans quelle mesure pensez-vous qu’il existe ou non des barrières linguistiques lors de l’attribution des marchés par la Confédération ? Diriez-vous que ces barrières dans l’attribution des marchés sont … Enquêteur : bien relancer - très grandes  Q.22 - assez grandes  Q.22 - pas vraiment grandes  Q.20 - elles n’existent pas du tout  Q.20 - (ça dépend des Offices) - (ne sait pas / difficile de se prononcer)

 Q.21  Q.22

20.

Quelles barrières plus importantes que celle de la langue voyez-vous dans l’attribution des marchés par la Confédération ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles  Q.22

21.

Dans quel(s) Office(s) pensez-vous que la barrière de la langue est importante lors de l’attribution des marchés ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles - OFROU - OFCL - armasuisse - CVC – la Centrale des voyages de la Confédération - OFPer - OFS - Seco - autre, noter : ______________________________

IV.

22.

L’INFORMATION A tous Quelles solutions ou améliorations proposeriez-vous pour mieux faire connaître les appels d’offre publics de la Confédération ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles

23.

Savez-vous que la Confédération organise une formation en Suisse romande concernant ses appels d’offres publiques ? - oui - non

24.

Que pensez-vous de l’idée de la Confédération de former les entreprises sur ses appels d’offres ? Diriez-vous que c’est …. - une excellente idée  Q.25 - plutôt une bonne idée  Q.25 - plutôt une mauvaise idée  Q.26 - une très mauvaise idée  Q.26

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 8/ 11

25.

Votre entreprise aurait-elle besoin ou serait-elle intéressée par ce type de formation proposée par les Offices de la Confédération en Suisse romande ? - oui - non  Q.27

26.

Que pourraient faire les Offices de la Confédération pour vous informer et vous aider sur ces appels d’offres publiques ? Enquêteur : ne rien suggérer – plusieurs réponses possibles

27.

A tous Parmi les améliorations possibles suivantes concernant l’information sur les appels d’offres de la Confédération, pouvez-vous me dire pour chacune si votre entreprise y est très, assez, pas vraiment ou pas du tout intéressée ? Enquêteur : lire – une réponse par ligne - une représentation de la Confédération / des Offices en Suisse romande permettant aux entreprises de se renseigner et de s’informer sur les appels d’offres de la Confédération ? - un numéro de téléphone unique d’information ? - disposer d’un relais de la Confédération par les Chambre de Commerce de chaque canton romand permettant aux entreprises de se renseigner et de s’informer sur les appels d’offres de la Confédération ?

V.

REMARQUES GENERALES A tous

28.

Avez-vous quelque chose à ajouter, quelque chose que vous voudriez dire à la Confédération sur les appels d’offre et qui n’a pas été abordé jusqu’ici ? Enquêteur : ne rien suggérer - plusieurs réponses possibles

VI.

DONNEES SOCIO-DEMOGRAPHIQUES A tous Pour finir, je vais vous poser quelques questions sur votre entreprise, questions qui permettront seulement de procéder à l’analyse des résultats de l’enquête. En aucun cas, vos réponses ne seront communiquées comme venant de vous, et nous vous garantissons donc l’absolue confidentialité de ce sondage.

29.

Quelle est la branche dans laquelle votre entreprise est active ? Enquêteur : précodifiée selon sous-groupes

30.

Depuis combien d’année l’entreprise a-t-elle été créée? /______/ année(s)

31.

L’entreprise où vous vous trouvez est-elle le siège social / la maison mère de la société ou estce une société fille / une filiale d’une entreprise ? Siège ou succursale où la personne interrogée se trouve

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 9/ 11

- siège social / maison mère - société fille / filiale 32.

Votre entreprise est-elle une entreprise principalement romande, romande et alémanique, principalement alémanique ou internationale ? - principalement romande (l’ensemble de l’entreprise en Suisse romande) - romande et alémanique / tessinoise (maison mère en Suisse romande, mais des filiales en Suisse alémanique / Tessin) - principalement alémanique ou tessinoise (maison mère en Suisse alémanique / Tessin) - internationale

33.

Dans quel canton de Romandie se trouve votre entreprise ? Siège ou succursale où la personne interrogée se trouve -

34.

Combien d’employés au total compte votre entreprise (maison mère et filiales) ? -

35.

Vaud Genève Neuchâtel Fribourg Valais Jura Jura bernois

moins de 10 employés 10 à 49 employés 50 à 249 employés 250 employés et plus

Puis-je vous demander quel est votre statut dans l’entreprise ? Quelle est votre fonction ? - patron, propriétaire - directeur - responsable commercial - autre, noter : _________________________

36.

Depuis combien de temps travaillez-vous dans l’entreprise ? /______/ année(s)

37.

Puis-je vous demander votre âge ? /______/ ans

38.

Enquêteur : noter le sexe du répondant - homme - femme

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 10/ 11

39.

Cette étude se décline également en des entretiens individuels en profondeur. Seriez-vous d’accord d’être éventuellement recontacté pour une étape supplémentaire ? Cela ne vous engage évidemment pas à une participation et il va de soi que vos coordonnées ne seraient utilisées que pour cette étude mandatée par la Confédération.

- oui  nom, prénom et numéro de téléphone - non

Annexe 4 : Questionnaire de l’enquête

A4 - 11/ 11

!

! Existe't'il)des)barrières)linguistiques)dans)le)domaine)des)marchés)publics)de)l’administration)fédérale)?) ! ! ! !

Annexe!5! ! Rapport!MIS0Trend! ! Enquête!téléphonique!auprès!des!entreprises!romandes! ! !

!

! ! !

Annexe!5:!Rapport!MIS1Trend!

!

A5!1!1/1!

Opinion des entreprises romandes sur les barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale Étude réalisée pour KeyTeam sàrl Octobre 2013

Table des matières 1.

Descriptif de la recherche …………………………….……..…….. pages 3 - 6

2.

Résultats illustrés graphiquement ……………………………….. pages 7 - 56 Les appels d’offres de la Confédération ……………………..……… pages 7 - 15 Notoriété de la plateforme SIMAP ….. …………….......................... pages 16 - 19 Notoriété de quelques Offices ……….............................................. pages 20 - 22 La langue dans les entreprises romandes .……………………….………….. pages 23 - 25 Les freins lors de la décision d’offrir .………….………….…….…..….. pages 26 - 31 La barrière linguistique ……………….…………………..……..……. pages 32 - 33 Une formation sur les appels d’offres .………………………………. pages 34 - 37 Améliorations possibles ………………………………………………. pages 38 - 40

3.

Synthèse ………………………………………………………………... pages 41 - 55

2

3

1. Descriptif de la recherche

Méthodologie et échantillon ● Prise d’information conduite entre le 23 et le 30 septembre 2013 par une dizaine d’enquêteurs spécialement instruits de la nature de l’étude, assistés au démarrage de la prise d’information et surveillés tout au long de celle-ci. ● Méthodologie téléphonique CATI (Computer-assisted Telephone Interview) depuis la centrale de M.I.S. Trend à Lausanne. ● Une partie des numéros de téléphone ont été choisis au hasard parmi la liste des entreprises romandes qui se sont inscrites aux journées d’information organisées par la Confédération à Lausanne. Une autre partie des numéros de téléphone ont été choisis au hasard dans la liste des entreprises romandes réparties ● Echantillon de 101 entreprises représentatives du territoire romand, 51 provenant du fichier transmis par vos services et 50 provenant du notre fichier. ● Marge d’erreur maximale sur l’échantillon total de 100 : ± 10,0% ● Résultats ventilés selon quelques variables économiques potentiellement explicatives.

Structure de l’échantillon (Base : 101 entreprises romandes)

Hommes Femmes Age 45 ans & moins Plus de 45 ans Ancienneté 10 ans & moins Plus de 10 ans Statut Patron / propriétaire Directeur Responsables Nombre d'employés Moins de 20 empl. Entre 20 et 49 empl. 50 empl. et plus Localisation Vaud Genève NE, FR, VS, JU Provenant du fichier ... ... des inscrits ... des non-inscrits

73%

27% 52% 48% 53% 47% 28% 34% 38% 21%

47% 32%

27% 29%

44%

50% 50%

Structure de l’échantillon (Base : 101 entreprises romandes)

Bâtiment / construction / génie civil Informatique Bureaux conseils / ingénierie Economie énergétique Art et métiers, industrie Banque, finance, assurance, etc. Soin / santé Agriculure, sylviculture Architecte, bureaux ingénieurs Agence de communication Transport / location / automobile Textile Commerce / vente Télécommunication Matériel bureaux / mobilier Mécanique / réparation Nettoyage Restauration, hébergement Coaching / dév. personnel Service aux entreprises

8% 7% 6% 6% 5% 5% 5% 4% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 1% 1% 1%

11% 11%

20%

7

2. Résultats illustrés graphiquement Les appels d’offres de la Confédération

Réponse aux appels d’offres

8

(Base : 101 entreprises romandes)

« Pouvez-vous me dire tout d’abord si votre entreprise a déjà répondu à des appels d’offres de la Confédération ? » 14% 3% 45%

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

des offres ouvertes seulement des offres sur invitation seulement des offres ouvertes et sur invitation Ne répond pas aux appels

43

57 68 68

32 32

52 41

Vaud Genève

38%

En %

48 59

NE, FR, VS, JU

78

22

Inscrits Non-inscrits

73

27

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres Fait des offres

38

62 70 73

30 27 91

41

9 59

N'en fait pas

Raisons de ne pas répondre aux appels d’offres

9

(Base : 45 entreprises romandes qui ne font pas d’offres)

« Votre entreprise n’a jamais répondu à des appels d’offres de la Confédération, mais pouvezvous me dire quelles en sont les raisons ? » Ne concerne que peu l'entreprise

14% 3%

42%

Demandes trop lourdes / entreprise trop petite

11% 9%

Pas de raison en particulier

45%

38% des offres ouvertes seulement des offres sur invitation seulement des offres ouvertes et sur invitation Ne répond pas aux appels

N'a pas reçu de demandes

7%

Il y a bien assez de travail / pas de besoin porticulier

7%

Ne sait pas où chercher Les demandes sont faites en allemand - problème Système de recherche SIMAP trop compliqué, pas clair Fait des offres au niveau cantonal Pas d'offres intéressantes

4% 2% 2% 2% 2%

Nombre de réponses aux appels d’offres par année

10

(Base : entreprises romandes)

« Combien de fois par année répondez-vous aux appels d’offre de la Confédération ? »

Sur la base totale des entreprises ? (101)

Sur la base des entreprises qui offrent ? (56) 12%

14%

25%

13% 45% 27%

7%

7%

50%

En moyenne : 1,7 offres par année

En moyenne : 3,0 offres par année

1 fois par année (1) de 2 à 5 fois par année (3,5) Plus de 5 fois par année (8) Jamais ou presque (0,2) Ne fait pas d'offres (0)

Nombre de réponses aux appels d’offres par année (Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres)

« Combien de fois par année répondez-vous aux appels d’offre de la Confédération ? » En moyenne par année

12%

25%

13%

50%

En moyenne : 3,0 offres par année 1 fois par année (1) de 2 à 5 fois par année (3,5) Plus de 5 fois par année (8) Jamais ou presque (0,2)

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

2,4

Vaud Genève NE, FR, VS, JU

3,1 2,6 2,9

Inscrits Non-inscrits

3,1 2,8

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres

3,3 3,4

3,4 3 2,4 3,1

11

Marchés de la Confédération obtenus

12

(Base : 101 entreprises romandes)

« Avez-vous déjà obtenu des marchés de la Confédération après avoir répondu à leurs appels d’offres ? »

Sur la base totale des entreprises ? (101)

31%

Sur la base des entreprises qui offrent ? (56)

29%

45% 57% 8%

14%

16% Oui, plusieurs fois Oui, une fois Non, n'a pas reçu de marché Ne fait pas d'offres

Marchés de la Confédération obtenus

13

(Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres)

« Avez-vous déjà obtenu des marchés de la Confédération après avoir répondu à leurs appels d’offres ? »

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

29%

57% 14%

En %

Vaud Genève NE, FR, VS, JU Inscrits Non-inscrits

Oui, plusieurs fois Oui, une fois Non, n'a pas reçu de marché

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres En a déjà obtenu

70 64 77

30 36 23

70 55 82

30 45 18

70 74

30 26

86 38

14 62

100 64

36

N'en a pas obtenu

Marchés de la Confédération obtenus – dans les 2 dernières années 14 (Base : entreprises romandes)

« Au cours des deux dernières années, quelle est approximativement la proportion des marchés obtenus par votre entreprise par rapport au nombre d’appels d’offres de la Confédération auxquels elle a répondu ? »

Sur la base totale des entreprises ? (101)

Sur la base des entreprises qui offrent ? (56)

15%

28%

29% 45% 24%

16%

43%

A reçu des marchés dans les 2 dernières années A reçu des marchés, mais pas dans les 2 dernières années Non, n'a pas reçu de marché Ne fait pas d'offres

Marchés de la Confédération obtenus – dans les 2 dernières années 15 (Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres)

« Au cours des deux dernières années, quelle est approximativement la proportion des marchés obtenus par votre entreprise par rapport au nombre d’appels d’offres de la Confédération auxquels elle a répondu ? » En proportion par rapport aux offres proposées dans les deux dernières années

28%

29%

14,8 16,3 12,9

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus Vaud Genève

14,9 6,1 18,7

NE, FR, VS, JU

43%

En moyenne : reçu 14,4% des offres proposées A reçu dans les 2 dernières années A reçu mais pas dans les 2 dernières années Non, n'a pas reçu de marché

Inscrits Non-inscrits

10,4

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres

10,6

22,2

7,5 21,1 16,3

16

2. Résultats illustrés graphiquement Notoriété de la plateforme SIMAP

L’information concernant les appels d’offres

17

(Base : 101 entreprises romandes)

« Par quels moyens recherchez-vous ou pourriez-vous obtenir de l’information concernant les appels d’offres publics ? » Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles 56%

En consultant le site SIMAP

22%

Feuille d'avis officielle (FAO)

15%

Ne recherche pas d'appels

11%

Contacts relationnels

10%

Site Internet (sans citation) Presse, journaux, revue

4%

Par des alertes SIMAP

2%

Par OLMERO

2%

Total SIMAP : 58%

Notoriété de la plateforme de publication des marchés SIMAP

18

(Base : 101 entreprises romandes)

« Pouvez-vous me dire tout d’abord si votre entreprise a déjà répondu à des appels d’offres de la Confédération ? Connaissez-vous la plateforme internet de publication des marchés publics de la Confédération SIMAP ?»

Notoriété globale

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

32%

58%

Vaud Genève NE, FR, VS, JU Inscrits Non-inscrits

10% Notoriété spontanée Notoriété aidée Ne connaît pas du tout

En %

6

61% 76% 73%

19 9

50

14 74

56

64% 78% 67%

4 11

86 18

30

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres A fait des offres N'a jamais fait d'offres

55 57 64

2

60

20

80% 91% 82% 59%

91 82 49 31

10 80 13

88% 48%

7

87% 44%

Inscription à la plateforme SIMAP

19

(Base : 101 entreprises romandes)

« Connaissez-vous la plateforme Internet de publication des marchés publics de la Confédération SIMAP ? Si oui, l’entreprise y est-elle enregistrée avec nom d’utilisateur / mot de passe ? »

32%

Demande souvent trop lourde pour l’entreprise / entreprise pas assez grande (2x) Il y a bien assez de travail / pas besoin particulier des marchés de la Confédération

62%

L’outil n’est pas adapté Nous sommes une filiale et l'info n'est pas connue au niveau de notre société

6%

Ne sait pas

Inscrit à SIMAP Pas inscrit à SIMAP Ne connaît pas du tout

20

2. Résultats illustrés graphiquement Notoriété de quelques Offices

Les Offices pour lesquels des offres ont été faites (Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres)

« Pour quels Offices de la Confédération avez-vous déjà répondu à des appels d’offres ? » Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles 32%

OFROU Armasuisse CFF Ne se souvient plus OFCL OFS OFEV / BAFU Centrale de compensation EPFL OFPer Seco OFEN OFAG OFT BAG

27% 14% 9% 4% 4% 4% 4% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

21

Notoriété de quelques Offices de la Confédération (Base : 101 entreprises romandes)

« Connaissez-vous les Offices suivants de la Confédération ? »

En %

OFROU / ASTRA

23

Armasuisse

37

31

OFCL / BBL

11

CVC / BRZ

6

Connaît et a fait des offres

40

28

41

25

64 94

Connaît seulement

Ne connaît pas

22

23

2. Résultats illustrés graphiquement Les langues dans les entreprises romandes

Langues de travail et langues préférées pour des offres

24

(Base : 101 entreprises romandes)

« Dans quelle(s) langue(s) votre entreprise fait-elle en général ses offres qu’il s’agisse du marché privé ou public ? », « Et pour votre entreprise quel est / serait l’ordre de préférence linguistique pour répondre et travailler à un appel d’offre de la Confédération ? » Deux réponses possibles

Langues préférées pour offres ?

Langues de travail ? 95%

En français

19%

En allemand

53%

16%

En anglais En italien

99%

4%

34% 5% Cité en 1er

Cité en 2ème

Langues préférées pour des offres publiques (Base : 101 entreprises romandes)

« Et pour votre entreprise, quel est / serait l’ordre de préférence linguistique pour répondre et travailler à un appel d’offre de la Confédération ? » Deux réponses possibles Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

100 100 97

43 48 70

Vaud Genève NE, FR, VS, JU

100 96 100

59

Inscrits Non-inscrits

98 100

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres

100 91 100 100

A fait des offres N'a jamais fait d'offres

98 100 En français

33

43 28 24 27 56

63

19

47 58

39 28 75

36 46 51 61 42 En allemand

5 73 46 33 27 42

En anglais

25

26

2. Résultats illustrés graphiquement Les freins lors de la décision d’offrir

Évocations spontanées qualifiant les appels d’offres (Base : 101 entreprises romandes)

« Quels sont tous les points positifs et négatifs qui vous viennent à l’esprit lorsqu’il faut parler des appels d’offres faits par la Confédération ? » Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles Ne sait pas vraiment Trop de paperasse à remplir Trop compliqués, trop lourds La langue de travail en allemand Système pratique, bien organisé Trop de temps à consacrer Pas fait pour les "petits" Tout le monde peut répondre Donne beaucoup aux entreprises Bonnes offres, précises, claires Rien en particulier Bonnes opportunités Copinage, "joué" d'avance Trop de poids donné au prix Marché pas corrompu, respect Délai de paiement trop long C'est réservé à une "élite" Pas assez visible, où chercher Procédures rigides Tout passe-t-il bien par SIMAP ?

34% 17% 16% 16% 11% 9% 6% 5% 5% 5% 4% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 1% 1% 1%

34% d’évocations positives 76% d’évocations négatives

Les principaux freins à la décision d’offrir ou non (Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres)

« Et quels sont tous les principaux freins que vous avez lorsqu’il faut se décider à répondre ou non à un appel d’offre de la Confédération ? » Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles 21% 20% 18% 16% 16%

Aucun frein en particulier Trop de temps à consacrer Trop de paperasse à remplir Trop peu de chance d'avoir un mandat La langue est souvent l'allemand La zone géographique trop loin Le montant du marché Trop compliqués, trop lourds Les compétence techniques demandées Jamais de retour après l'adjudication La qualité n'entre que peu en jeu

9% 5% 4% 4% 2% 2%

28

Freins à la prise de décision d’offrir ou non

29

(Base : 56 entreprises romandes qui répondent aux appels d’offres) « Et quels sont tous les principaux freins que vous avez lorsqu’il faut se décider à répondre ou non à un appel d’offre de la Confédération ? » Classement Sur la base d’une liste du top 3 En %

La complexité de l'appel d'offre même

25

14

16

La langue de travail

11

9

Zone géographique de l'execution du travail

21

La densité de travail que représente une réponse à un appel d'offre

14

11

Les compétences techniques demandées

16

42

Le montant du marché

5

Cité en 1er

Cité en 2ème

9

9

48%

18

45%

14

44%

18

5

43% 22% 19%

Cité en 3ème

Frein linguistique dans la décision d’offrir ou non

30

(Base : 101 entreprises romandes)

« En toute honnêteté, quel frein représente la langue dans votre décision finale de répondre ou non aux appels d’offres de la Confédération ? » 16%

3% 35%

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus Vaud Genève NE, FR, VS, JU

12%

34%

Moyenne : 2,9 / 4 Frein très important (4) Frein assez important (3) Frein peu important (2) Frein pas important du tout (1) Ne peut pas se prononcer

Inscrits Non-inscrits

En %

38 33 30

25 22 35 34

Bâtiment / construction 20 46 Informatique 36 Bureaux conseils 36 Autres A fait des offres N'a jamais fait d'offres

29 42

31 43 33

69% 76% 63%

50

75% 78% 52%

63 30

15 41 28

50

76% 62%

31

70% 64% 91% 67%

41 27

70% 69%

18 55

Résumé en français de l’appel d’offre sur SIMAP

31

(Base : 101 entreprises romandes) « Cela serait-il une aide si un résumé de l’appel d’offre sur SIMAP était publié en français ? »

16%

3% 35%

31% 50%

12%

8% 34%

Moyenne : 2,9 / 4 Frein très important (4) Frein assez important (3) Frein peu important (2) Frein pas important du tout (1) Ne peut pas se prononcer

11%

Moyenne : 3,6 / 4 Ce serait une grande aide (4) Ce serait une aide sans plus(3) Ce ne serait pas une aide (1,5) Frein lingustique pas important

32

2. Résultats illustrés graphiquement La barrière linguistique

Barrière linguistique lors de l’attribution par la Confédération

33

(Base : 101 entreprises romandes)

« En toute honnêteté, dans quelle mesure pensez-vous qu’il existe ou non des barrières linguistiques lors de l’attribution des marchés par la Confédération ? » 12%

24%

13%

39% 12%

Moyenne : 2,7 / 4 Barrière très grande (4) Barrière assez grande (3) Barrière pas vraiment grande (2) Barrière n'existe pas (1) ça dépend / difficile de dire

En %

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

15 50 10 38 9 27

65% 48% 36%

Vaud Genève NE, FR, VS, JU

9 7

57% 40% 52%

Inscrits Non-inscrits

12 12

41 38

53% 50%

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres

10 9 9 13

40 55 36 39

50% 64% 45% 52%

A fait des offres N'a jamais fait d'offres

11 13

41 38

52% 51%

48 33 22

30

34

2. Résultats illustrés graphiquement Une formation sur les appels d’offres

Notoriété et jugement sur l’idée d’une formation sur les appels (Base : 101 entreprises romandes) « Savez-vous que la Confédération organise une formation en Suisse romande concernant ses appels d’offres publics ? », Que pensez-vous de l’idée de la Confédération de former les entreprises sur ses appels d’offres ? » 10%

4% 29%

43% 57% 57%

Moyenne : 3,1 / 4 Oui, connaît Non, ne connaît pas

Très bonne idée (4) Plutôt une bonne idée (3) Plutôt une mauvaise idée (2) Une très mauvaise idée (1)

35

Idée de former les entreprises sur les appels d’offres

36

(Base : 101 entreprises romandes)

« Que pensez-vous de l’idée de la Confédération de former les entreprises sur ses appels d’offres ? »

10%

4% 29%

57%

Moyenne : 3,1 / 4 Très bonne idée (4) Plutôt une bonne idée (3) Plutôt une mauvaise idée (2) Une très mauvaise idée (1)

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

En %

40

19 18

71 61

Vaud Genève NE, FR, VS, JU

19

Inscrits Non-inscrits

33 24

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres A fait des offres N'a jamais fait d'offres

49

25

59 44

41 70

20 18 9

57 58 55 73 73

38 23 36

53 63 51

89% 90% 79% 84% 85% 89% 90% 82% 75% 91% 82% 91% 86% 87%

Intérêt pour une formation proposée par la Confédération (Base : 101 entreprises romandes)

« Votre entreprise aurait-elle besoin ou serait-elle intéressée par ce type de formation proposée par les Offices de la Confédération en Suisse romande ? »

10%

4%

Moins de 20 empl. 20 à 49 empl. 50 empl. et plus

48%

38%

Vaud Genève NE, FR, VS, JU Inscrits Non-inscrits

Intérêt pour une formation Pas d'intérêt particulier Plutôt une mauvaise idée Une très mauvaise idée

En %

45 57 45 48 48 48 61

34

Bâtiment / construction Informatique Bureaux conseils Autres

40 55 44 52

A fait des offres N'a jamais fait d'offres

54 40

37

38

2. Résultats illustrés graphiquement Améliorations possibles

Solutions possibles pour mieux faire connaître les appels d’offres 39 (Base : 101 entreprises romandes)

« Quelles solutions ou améliorations proposeriez-vous pour mieux faire connaître les appels d’offre publics de la Confédération ? » Réponses spontanées – plusieurs réponses possibles 6x Visites, entretiens, séances d’information 5x Une newsletter régulière / courrier régulier 5x Le site SIMAP suffit, mieux le faire connaître 5x Traduit en français 4x Avertir par alerte la mise en place d’un appel d’offre (sans retard dans les envois !) 4x Possibilité de répondre aux appels dans notre langue 2x Une filiale des Offices en Suisse romande et au Tessin 2x Améliorer la qualité des fonctionnaires. Plus de Suisses romands et de Tessinois dans les postes à Berne 2x Traduit dans toutes les langues officielles 2x Passer l’information par les cantons 2x Améliorer le site SIMAP 2x Imposer l’anglais comme langue de rédaction / de communication 1x Passer par un journal officiel 1x Trouve que Internet suffit au jour d'aujourd'hui 1x Passer par l’organisation faîtière 1x Davantage donner aux petites entreprises 1x Raccourcir l'investissement de temps nécessaire pour préparer le dossier 1x Mettre à disposition de meilleurs informations 1x Une information plus pro active. Être convié automatiquement aux appels d'offre

Intérêt pour les améliorations proposées

40

(Base : 101 entreprises romandes)

« Parmi les améliorations possibles suivantes concernant l’information sur les appels d’offres de la Confédération, pouvez-vous me dire pour chacune si votre entreprise y est très, assez, pas vraiment ou pas du tout intéressée ? » En %

Une représentation de la Confédération / des Offices en Suisse romande Disposer d'un relais de la Confédération par les Chambres de Commerces de chaque canton romand pour s'informer Un numéro de téléphone unique d'information

Très intéressé

Assez

29 24 20

28

20

23

32

21

23

37

20

23

Pas vraiment / pas du tout intéressé

Non concerné

41

3. Synthèse

Synthèse ● Nous attirons votre attention sur le fait que l’analyse structurelle que nous vous avons proposée parfois sur les graphiques est à considérer comme une tendance compte tenu de la faible base d’échantillon de chacun des sous-groupes observés. ● Sur l’ensemble de l’échantillon des entreprises, on détecte 55% de répondants affirmant avoir déjà répondu à un appel d’offre de la Confédération. Souvent à des procédures d’appels d’offre ouvertes ou sur invitation (38%). Des entreprises ayant répondu uniquement à l’une ou l’autre des procédures sont plus rares, 14% pour les procédures ouvertes seulement et 3% pour les procédures sur invitation seulement. ● La raison principale des entreprises à ne pas répondre aux appels d’offres de la Confédération est qu’elles ne se sentent pas concernées par ces dernières. Souvent trop lourdes et compliquées, ses demandes, nous le verrons plus tard, ne semblent pas faites du tout pour les « petits », mais réservées à une « élite ». ● Extrapolé à l’ensemble des entreprises romandes, le nombre d’appels d’offres de la Confédération auxquels elles répondent s’élève à 1,7 par année. ● Globalement et sans notion de temps, la proportion des entreprises romandes qui ont déjà obtenu un mandat de la Confédération après avoir répondu à un appel d’offre s’élève à 39%. Mais il faut vite déchanter car dans les deux dernières années, elles ne sont plus que 15% à en avoir obtenu un.

42

Synthèse ● On constate que les entreprises genevoises et celles en informatique semblent en proportion avoir obtenu bien moins de mandat que les autres Romands. ● Spontanément, la plateforme SIMAP est citée par 58% des entreprises romandes. Et globalement, on constate même que deux-tiers des entreprises romandes (68%) connaissent ne serait-ce que de nom la plateforme SIMAP. ● Une meilleure information sur cette plateforme permettra à de nombreuses entreprises romandes de connaître ce site ainsi que des appels d’offres proposées par la Confédération. Il ne s’agit en effet de ne pas négliger les 32 % d’entreprises romandes qui n’en ont jamais entendu parler. ● Une fois connue, les entreprises sont en général inscrites à cette plateforme avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. ● En terme de notoriété, on constate que parmi les quatre Offices proposés, ce sont Armasuisse et l’OFROU qui sont les plus connus. Ce sont également les Offices auxquels les entreprises ont fait le plus d’offres. Vient ensuite l’OFCL puis loin dernière avec seulement 6% de notoriété et aucune réponse aux appels d’offres, la CVC. ● 95% des entreprises romandes travaillent en langue française. Elles sont ensuite autant à rendre des offres en allemand (19%) qu’en anglais (16%).

43

Synthèse ● Et en terme de préférence linguistique pour répondre aux appels d’offres de la Confédération, c’est encore le français qui remporte les suffrages, loin devant l’allemand et l’anglais. L’anglais est spécialement revendiqué par les entreprises en informatique. ● Il a été proposé plus loin par quelques entrepreneurs de laisser la possibilité aux entreprises de répondre dans leur langue nationale, à savoir le français pour les Romands, bien que l’appel d’offres soit en allemand. Et cela sans conséquence sur l’adjudication bien sûr ! ● En terme d’image des appels d’offres de la Confédération, on observe que ce sont davantage des évocations négatives (76%) qui viennent à l’esprit des entrepreneurs que des évocations positives (34%). Les appels d’offres sont en effet considérés comme souvent trop compliqués et trop lourds, demandant beaucoup trop d’investissement de temps pour une réussite que peu probable. ● On constate également que le problème linguistique commence à être spontanément évoqué (16%). ● Ce sont précisément ces points négatifs : « compliqué, lourds, trop de temps à consacrer pour si peu de réussite et problème linguistique » qui représentent les freins les plus sérieux à la décision d’une entreprise romande d’offrir ou non. ● Il semble bien que les freins listés aient été bien cernés. En effet, la complexité des appels, la densité de travail demandé ainsi que le problème linguistique et la proximité géographique des travaux sont d’autant de raisons d’hésiter à répondre aux appels d’offres de la Confédération.

44

Synthèse ● Les entreprises romandes ne semblent pas tant découragées par les appels d’offres elles-mêmes mais plus par le temps investi pour pas grand-chose puisqu’elles sont qu’une petite proportion à recevoir des mandats. ● Il est évident que la barrière linguistique existe et fait que les entreprises romandes hésitent beaucoup à répondre aux appels d’offres. D’ailleurs une bonne moitié d’entre elles apprécieraient grandement un résumé de l’appel d’offre en français ! Si un quart des entreprises ne peuvent se prononcer sur l’existence ou non d’une barrière linguistique dans l’attribution des mandats par la Confédération, elles sont une moitié à penser qu’elle existe bel et bien. ● Moins d’une entreprise romande sur deux sait qu’il existe des journées de formation sur les appels d’offres de la Confédération. Pourtant c’est une idée plutôt bonne ! Si seulement 15% d’entre elles ont reçu un mandat de la Confédération, les entreprises romandes sont une moitié à être intéressées par les journées de formation. ● Finalement, il apparaît dans les résultats de cette étude que Berne semble bien loin pour les entreprises romandes, que les jeux sont souvent faits car les fonctionnaires à Berne sont essentiellement alémaniques et que la barrière linguistique existe forcément. Cela ne semble cependant pas être le problème principal. On a souvent l’impression qu’il manque de l’information (en français) sur les outils mis à disposition des entreprises dans la problématique des appels d’offres de la Confédération tant au niveau de SIMAP, des alertes possibles et des journées de formation. On ressent également un manque notoire de contacts, de connaissance, de prise en compte des considérations romandes. Davantage de contact des Offices avec les entreprises romandes ne pourra que faire diminuer une impression de mise à l’écart et favoriser une meilleure relation entre entreprises et Etat.

45

!

! ! Existe't'il)des)barrières)linguistiques)dans)le)domaine)des)marchés)publics)de)l’administration)fédérale)?! ! ! ! ! ! !

Annexe!6! ! Consolidation!des!constats! ! Classification!par!thématiques! ! !

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A601/9!

! !

Organisation!des!mandants! ! Constats! ! Procédure!:!la!complexité!des! • AO!est!un!frein!à!la!réponse! •

Analyse!découlant!des!entretiens! Représentations! Les!start0ups!et!les!entreprises!en!général! préfèrent!prospecter!à!l’étranger!plutôt!qu’en! Suisse!alémanique,!car!c’est!plus!simple! Le!travail!pour!répondre!à!un!appel!d’offre!est! considérable!en!proportion!des!chances! d’obtention!du!mandat.!

Analyse!découlant!des!statistiques! Quantitatif! !

•

• •

•

Procédure!:!Critères! déraisonnables!excluant! d’offices!certaines! entreprises!

• • • •

Procédure!:!La! prépondérance!du!critère! «!prix!»!est!néfaste!pour!les! adjudications!«!équilibrées!»!

•

Procédure!:!le! fonctionnement!de! l’administration!est!un!frein!

•

•

•

Analyse!découlant!de!l’enquête! Représentations!et!Tendances!dans!les!pratiques! A!la!question!des!principaux!freins!à!répondre,! «!trop!de!temps!à!consacrer!»!est!invoqué!par! 20%!des!entreprises,!«!trop!de!paperasse!»!par! 18%! 48%!des!entreprises!placent!la!complexité!de! l’AO!dans!l’un!des!3!freins!principaux! 43%!des!entreprises!placent!la!densité!de!travail! pour!répondre!à!l’AO!dans!l’un!des!3!freins! principaux! à!propos!des!évocations!liées!aux!appels!d’offre! de!la!Confédération,!17%!cite!spontanément! «!trop!de!paperasse!à!remplir!»!et!16%!«!trop! compliqués,!trop!lourds!»! !

Règles!CFF!sur!les!relations!antérieures!ferment! les!offres! Critères!OFROU!sur!la!qualité!et!les!sous0 traitants!trop!stricts! Critères!de!taille!plus!contraignants!que! nécessaire! indiscrétion!financière!(ex.!procurer!le!bilan! financier!des!3!dernières!années).! Les!tarifs!de!certains!cantons!(i.e.!Genève)!sont! plus!élevés! Le!critère!prépondérant!du!prix!pousse!à!un! nivellement!par!la!base!de!la!qualité,!car!il!se!fait! au!détriment!du!critère!qualitatif!

!

!

!

Le!controlling!pousse!à!un!contrôle!qualité! jusqu’à!desservi!l’intérêt!public! L’administration!pratique!une!politique!du! moindre!risque,!avec!notamment!un!grand! recours!aux!juristes! • C’est!l’emprise!des!fonctionnaires!sur! l’économie!de!marché.! • Les!critères!quantitatifs!sont!les!moins!sujets! à!des!recours.!Dès!lors,!les!acheteurs! «éloignés»!du!terrain!(du!métier)!ne! prennent!pas!de!risque.!

!

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

•

• •

Propositions!de!mesures! découlant!des!entretiens!ou!de!l’enquête! Indemniser!les!mandataires!potentiels!quand!ils! arrivent!dans!le!trio!final!pour!les!motiver!à! répondre!aux!appels!d’offre.! Il!faut!former!les!fonctionnaires!qui!font!les! appels!d’offre.! Offrir!une!aide!pour!remplir!un!appel!d’offre!au! sein!de!la!Confédération.!

!

Afin!que!la!Confédération!puisse!mieux!répartir! les!adjudications,!il!faut!réduire!la!taille!des! lots.(Diviser!le!marché!en!plus!petits!lots!pour! que!d’autres!petites!entreprises!puissent!aussi! concourir).!Conséquences!:!moins!de!choses! demandées,!moins!d’argent,!moins! d’investissement!et!moins!de!risques!pour!les! entreprises.! • Critère!«!qualitatifs!»!éliminatoires!à!mettre!en! place!dans!les!AO.! • Toujours!favoriser!la!solution!la!plus!avantageuse! économiquement!(«!Wirtschaftlichkeit!»).! Critères!dans!les!cahiers!des!charges:!les!dispositions! actuelles!marchent!très!bien,!ne!pas!changer!ces! dispositions.! • Faire!des!«!commissions!d’adjudication!»!pour! partager!la!responsabilité!de!la!décision!et!mieux! impliquer!«!le!métier!».! • une!commission!avec!les!utilisateurs!finaux! permettrait!de!«!décharger!la!pression!»!sur! l’acheteur!(qui!reste!garant!de!la!procédure)!et! d’aligner!au!mieux!la!qualité!de!l’offre!aux! besoins!du!métier! •

A602/9!

! Proximité!relationnelle!:!les! relations!avec!le!mandant! jouent!un!rôle!prépondérant!

•

• •

Proximité!géographique!:!la! localisation!du!mandat!joue! un!rôle!prépondérant!

•

Proximité!géographique!et! culturelle!:!la!localisation!du! mandant!joue!un!rôle! prépondérant!

•

Proximité!géographique!:!La! centralisation!des!offices! rend!la!situation!plus!difficile! pour!les!régions! périphériques!

•

La!langue!de!documentation! est!un!frein!

• •

•

•

•

•

Ce!sont!toujours!les!mêmes!mandataires!qui! sont!choisis!(et!ils!proviennent!souvent!au! Canton!de!Berne)! Il!y!a!du!copinage,!du!confort,!des!habitudes.! Dans!l’attribution!des!marchés,!on!constate!une! entente!publique!et!privée!régionale!pour! faciliter!le!déroulement!du!chantier.! La!distance!de!réalisation!rend!le!mandat! inintéressant!en!dessous!d’une!certaine!valeur! Le!lieu!de!réalisation!est!important! La!localisation!du!mandat!comme!à!«!Thoune!»! par!l’OFROU!lorsque!les!travaux!se!passent!en! Valais!poussent!certaines!entreprises!à!ne!pas! répondre! La!proximité!géographique!et!linguistique! favorise!les!adjudications!! L’implantation!géographique!des!offices! influence!un!choix!de!proximité.!Les!Offices! «!francophones!»!on!des!taux!meilleurs!(Ex.!OFS)! La!centralisation!de!certains!services!(exemple! ARMASUISSE)!de!la!Confédération,!pour!des! raisons!d’économie,!a!eu!pour!effet!de!réduire! les!dépenses!en!régions!périphériques! !L’armée!fonctionnait!comme!un!«instrument!de! la!politique!économique!régionale».!En!exigeant! des!économies,!cet!argent!a!disparu!des!régions! Rarement!des!appels!d’offre!uniquement!en! français!alors!qu’ils!sont!souvent!que!en! allemand! Il!y!a!un!mur!linguistique.!La!langue!de! soumission!dans!les!appels!d’offre!publics!de!la! Confédération!doit!être!l’allemand.!

!

•

2%!des!entreprises!sondées!disent! spontanément!qu’il!y!a!du!copinage!

• •

• !

•

•

•

66%!des!marchés!des!appels!d’offre!publics!en! 2012!par!l’OFCL!sont!attribués!à!des!entreprises! bernoises!et!zurichoises! OFS!:!22%!des!offres!viennent!d’entreprises! romandes.!Source!?!dia!80! ! !

44%!des!entreprises!placent!la!zone! géographique!de!l’exécution!du!mandat!dans! l’un!des!3!freins!principaux!

•

!

•

Décentraliser!d’autres!offices!

!

•

filiales!des!Offices!en!Suisse!latine!(2!évocations! spontanées!dans!enquête)! Conserver!le!modèle!de!proximité!de!l’OFROU,! nécessaire!de!par!la!nature!des!travaux!liés!à!la! construction.! Décentraliser!les!offices!en!suisse!romande!pour! faciliter!la!proximité!géographique.! Traduit!en!français!(MIS!0!5!mentions! spontanées)! Possibilité!de!répondre!aux!!appels!dans!notre! langue!!(MIS!!0!4!mentions!spontanées)! Traduit!dans!toutes!les!langues!officielles!(MIS!0! 2!mentions!spontanées)! Imposer!l’anglais!comme!langue!de!rédaction!/! de!communication!!(MIS!0!2!mentions! spontanées)! 61%!pensent!que!la!publication!du!résumé!de! l’AO!en!français!serait!une!aide! Traduire!les!documents!en!français!au!moins! pour!les!«!grosses!»!adjudications!(montant!à! définir),!par!exemple!pour!tous!les!marché! supérieur!au!million!de!francs.!

•

• •

•

Les!statistiques!de!l’OFCL!montrent!que!les! entreprises!alémaniques!répondent!dans!98%! des!cas!à!des!publications!en!D!et!dans!2%!des! cas!non0allemand!;!les!Romands!répondent!dans! 8%!des!cas!à!des!publications!non!français! Quand!la!documentation!est!en!français,!les! marchés!sont!plus!souvent!attribués!aux! Romands! !

•

•

•

A!la!question!des!principaux!freins!à!répondre,! «!la!langue!est!souvent!l’allemand»!est!invoqué! par!16%!des!entreprises! à!propos!des!évocations!liées!aux!appels!d’offre! de!la!Confédération,!16%!cite!spontanément!«!la! langue!de!travail!est!l’allemand!»! 45%!des!entreprises!placent!la!langue!de!travail! dans!l’un!des!3!freins!principaux! !

• • • •

• •

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

Faire!appliquer!les!règles!sur!les!marchés!publics.! Label!d’honnêteté!ou!d’intégrité!(«!fair!marché! public!»)!à!créer!soit!par!les!CCI!soit!par!un! organisme!indépendant!ou!commission! indépendante!composé(e)!de!CCI,!économistes,! politiques!etc.! Rendre!transparentes!et!publiques!les!réponses! aux!appels!d’offre.! Le!principe!d’efficacité!s’applique!ici.!Pas!de! mesure!possible!

A603/9!

! L’interaction!avec!le! mandant!germanophone!est! un!frein!

• • • • • •

Problèmes!de!langue!:!les!mandants!sont! toujours!alémaniques!! Il!n’y!a!pas!assez!de!romands!parmi!le!personnel! de!la!Confédération.! HochDeutsch!diminue!au!profit!du!Mundart! Les!connaissances!en!français!des!Alémaniques! diminuent! Langue!des!fonctionnaires!!La!deuxième!langue! ne!doit!pas!être!l’anglais!(PJR)! Les!collaborateurs!ont!naturellement!une! tendance!à!préférer!leur!langue!locale,!ceci!peut! avoir!une!certaine!influence!sur!les!procédures! sur!invitation!ou!de!gré!à!gré!

•

3.5%!des!collaborateurs!de!l’OFCL!sont!de!langue! maternelle!française!et!6%!de!langue!maternelle! italienne!

!

•

• •

• • •

Inciter!les!romands!à!venir!à!s’engager!dans!les! offices!fédéraux!(programme!de!motivation,! d’incitation,…).! Imposer!comme!deuxième!langue!le!français,! l’italien!ou!l’allemand! Motiver!le!management!des!Offices!à!prioriser! dans!la!mesure!du!possible!les!engagements! avec!des!connaissance!linguistiques!en!Français,! voir!Italien!(cela!peut!devenir!compliqué,!s’il!faut! en!sus!tenir!compte!des!quotas! hommes/femmes!!).!Faciliter!la!participation!à! des!cours!d’autres!langues!nationales! Communication!dans!les!écoles! d’ingénieurs/architectes! Modifier!les!exigences!linguistiques!pour!l’entrée! (ne!pas!demander!la!maîtrise!de!l’allemand)! Pour!les!engagements,!les!exigences! linguistiques!doivent!être!les!mêmes!en!français! et!en!allemand.!

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A604/9!

! !

Organisation!des!mandataires!potentiels! ! Constats! ! Il!y!a!de!fortes!différences! selon!les!secteurs!d’activité! et!la!typologie!des! entreprises!

• •

• •

Volonté!d’offrir!:!Les! • Romands!sont!peu!intéressés! à!répondre!aux!appels! • d’offre!de!la!Confédération! Les!différences!culturelles! avec!la!Suisse!alémanique! sont!un!frein!

• • • • •

La!langue!est!un!frein!

•

Analyse!découlant!des!entretiens! Représentations! L’intérêt!pour!les!mandats!de!la!Confédération! dépend!des!secteurs!! Les!petites!entreprises!n’ont!pas!les!mêmes! besoins!ou!souplesses.!La!langue!peut!être!une! barrière!pour!elle,!car!elles!n’ont!pas!de! structure!ad!hoc!pour!répondre!aux!AO.! Certaines!entreprises!sont!spécialisées!sur!les!AO! public!! Les!secteurs!d’activité!n’ont!pas!tous!le!même! niveau!de!maturité.!Par!exemple,!l’industrie!des! machines!(Swissmem),!qui!a!l’habitude!d’une! forte!compétition!internationale,!est!habituée! aux!accords!WTO,!donc!au!cadre!légal!LMP/OMP! =>!l’accès!aux!marchés!publics!de!la! Confédération!dépend!des!typologies! d’entreprise!(taille,!domaine!d’activité)!et!de! l’organisation!en!place!pour!ces!typologies! Le!marché!du!travail!romand!fournit!assez!de! travail! Celui!qui!a!faim!trouve!les!informations!sur!les! appels!d’offre! Les!Romands!sont!plus!conceptuels!et!les! Alémaniques!plus!pragmatiques! Les!cultures!de!travail!sont!différentes!et!mènent! à!des!incompréhensions! Les!standards!exigés!sont!parfois!inconnus!des! Romands! Perception!des!Romands!de!la!part!des! Alémaniques!peu!favorable!pour!confier!mandat! Collaborations!locales!plus!difficiles!(pour!un! mandat!en!DCH)!si!on!est!Romands!que!si!on!est! Alémaniques! Langue!n’est!pas!une!barrière!pour!organisation! • en!place,!mais!peut!être!délicat!pour!les!petites! entreprises! •

Analyse!découlant!des!statistiques! Quantitatif! !

•

•

•

•

!

•

7%!des!entreprises!ne!répondant!pas!aux!AO!le! font!car!elles!ont!assez!de!travail!

!

•

A!la!question!des!principaux!freins!à!répondre,! «!trop!peu!de!chances!d’avoir!le!mandat»!est! invoqué!par!16%!des!entreprises! 29%!des!entreprises!sondées!ayant!fait!une!offre! n’ont!pas!reçu!de!mandat! 72%!des!entreprises!qui!répondent!à!des!appels! d’offre!n’ont!pas!reçu!de!mandat!sur!les!2! dernières!années! 51%!des!entreprises!!pensent!qu’il!existe!une! barrière!linguistique!assez!grande,!voire!très! grande! Plus!de!75%!des!entreprises!sondées!vaudoises! et!genevoises!déclarent!que!la!langue!est!un! frein!très!important!ou!assez!important,!52%!des! entreprises!des!autres!cantons!romands! Le!français!figure!parmi!les!langues!de!travail! pour!les!offres!(en!général)!pour!95%!des! entreprises!! Le!français!est!la!langue!préférée!pour!répondre! à!un!AO!de!la!Confédération!dans!plus!de!95%!de! cas! interrogés!sur!le!frein!linguistique!dans!la! décision!d’offrir!ou!non,!35%!des!sondés! évaluent!la!langue!comme!un!frein!très! important!et!34%!comme!un!frein!assez! important!

• •

•

Si!la!langue!de!publication!SIMAP!et!le!français!0>! • influence!sur!les!offres!?!(dia!79)! Les!statistiques!de!l’OFCL!montrent!que!les! entreprises!romandes!répondent!dans!48%!des! cas!à!des!offres!sans!documentation!disponible! • en!français.!5%!des!offres!de!Suisse!alémanique! sont!liées!à!des!appels!d’offre!sans! documentation!en!allemand! •

•

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

Analyse!découlant!du!sondage! Représentations!et!Tendances!dans!les!pratiques! 6%!des!entreprises!indiquent!spontanément!au! sujet!des!offres!de!la!Confédération!qu’elles!ne! sont!pas!faites!pour!les!«!petits!»! 11%!des!entreprises!qui!n’ont!jamais!fait!d’offre! pour!la!Confédération!évoquent!comme!raison! des!«!!demande!trop!lourde!»!ou!une! «!entreprise!trop!petite!»!! le!frein!linguistique!est!assez!ou!très!important! pour!64%!des!entreprises!dans!l’informatique! contre!91%!des!bureaux!de!conseils! 100%!des!bureaux!de!conseil!ayant!répondu!à! des!appels!d’offre!de!la!Confédération!ont! obtenu!au!moins!une!fois!un!mandat!contre!36%! des!entreprises!dans!le!milieu!de!l’informatique!

Propositions!de!mesures! •

Certaines!organisations!faitières!telles!que! SWISSMEM!(beaucoup!d’industries! d’exportation)!informent!très!bien!leurs! membres!sur!les!marchés!publics,!d’autres! comme!dans!le!secteur!IT!de!façon!très! lacunaire.!Il!y!a!un!potentiel!d’amélioration!

!

• • •

•

Créer!des!filiales!des!Offices!en!Suisse!romande! et!au!Tessin!! Augmenter!le!nombre!de!Suisses!romands!et!de! Tessinois!dans!les!postes!à!Berne! 57%!des!entreprises!seraient!intéressées!ou!très! intéressées!à!une!représentation!des!offices!de! la!Confédération!en!Suisse!romande!

Organiser!des!consortiums!avec!des! compétences!linguistiques!idoines!

!

A605/9!

! L’interaction!avec!le! mandant!germanophone!est! un!frein!

• !

Les!Romands!n’osent!pas!parler!

!

!

•

• La!barrière!linguistique!existe! • mais!est!une!sorte!de!tabou!

Les!entreprises!n’osent!pas!dire!qu’il!y!a!une! barrière!linguistique! !

!

Proximité!relationnelle!

Ce!sont!les!réseaux!qui!permettent!d’obtenir!des! marchés!publics!

!

•

•

12%!des!sondés!estiment!qu’il!y!a!une!barrière! linguistique!très!grande!lors!de!l’attribution!des! marchés!de!la!Confédération,!39%!une!barrière! assez!grande! !

Favoriser!le!recrutement!via!les!RH!en! entreprises!romandes!de!«!bons!»!Suisses! allemands.! recruter!en!Suisse!alémanique.! !

•

Mieux!faire!connaître!les!entreprises!romandes! auprès!des!services!fédéraux!

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A606/9!

! !

Législatif!et!politique! ! Constats! L’équilibre!confédéral!doit! être!préservé!

• •

Analyse!découlant!des!entretiens! Représentations! La! constitution! suisse! fait! référence! à! l’équilibre! confédéral!et!au!respect!des!minorités! Les! minorités! sont! respectées! sauf! dans! les! adjudications!et!les!embauches!!

Analyse!découlant!des!statistiques! Quantitatif! !

Analyse!découlant!du!sondage! Représentations!et!Tendances!dans!les!pratiques! !

Propositions!de!mesures! • • •

•

Le!politique!se!désintéresse! de!la!question!

• • •

Pas!d’objectif!politique!de!répartition!régionale! La!politique!devrait!diriger!plus!l’administration! Pas!d’intérêt!des!politiques!locaux!

!

!

•

• • La!politique!peut!être!un! frein!

Le!rôle!des!chambres!de! commerce!peut!être! important!

Les!interpellations!«politiques»!occupent!les!offices,! avec!parfois!des!attentes!contradictoires!(dépenser! l’argent!dans!les!régions!(dépenser!moins!d’argent!au! total).! • ! • La! CCIV! est! partenaire! avec! les! politiques! pour! toucher!les!entreprises! • Très!bon!travail!avec!les!Politiques.!La!FNE!et! autres! institutions! (UNAM,! Bureau! neuchâtelois! des! métiers! du! bâtiment)! passent! par! les! politiques! pour! accéder! à! la! Confédération.!

!

!

•

!

!

•

•

• •

• •

Complexité!de!la!loi!

•

La!législation!est!mal!faite!car!peu!accessible!aux! entreprises,! c’est! pour! cela! qu’elle! peut! être! contournée!(car!tout!ce!qui!est!simple!n’est!pas! contourné).!

!

!

•

Recours!:!L’adjudication!est! difficilement!contestable!

• •

Les!organismes!de!contrôle!existent.! Il! y! a! peu! de! recours,! car! se! fâcher! avec! un! tel! client!potentiel!est!trop!risqué!

!

!

•

Passer! par! un! postulat! de! base! disant! que! les! langues!sont!égales!en!suisse.! Faire!appliquer!la!loi!sur!les!langues! Déclaration! officielle! de! Berne! qui! fixe! l’objectif! d’avoir!au!niveau!financier!un!équilibre!entre!les! attributions!et!le!PIB.! Proposition!de!quota!flexibles!sur!le!recrutement! des!cadres.!Il!permettrait!une!fourchette!avec!un! seuil!inférieur!à!respecter.!Il!faut!être!«!gradué!»! dans! une! politique! 0>! quota! flexible! (avec! fourchette)! ! pour! allier! de! l’intelligence! aux! chiffres!pour!l’engagement!des!cadres.! Un! réel! effort! des! cantons! romands! est! nécessaire! pour! s’intéresser! à! ce! qui! se! passe! à! Berne.! label!«!fair!marché!public!»! Passer! l’information! par! les! cantons! (MIS! 0! 2! mentions!spontanées)! C’est! au! monde! politique! de! fixer! les! objectifs! (diminuer! les! coûts! ou! faire! une! politique! économique!régionale).!

Les! chambres! de! commerce! peuvent! être! un! partenaire! de! la! Confédération.! un! relais! pour! diffuser!ses!informations!et!les!AO! Elles! peuvent! organiser! des! manifestations! pour! augmenter! les! postulations! aux! appels! d’offres! de!marchés!publics.! Faciliter! la! communication! entre! la! Confédération!et!les!CCI!romandes! Les! CCI! romandes! fondent! une! antenne! commune! à! Berne! et/ou! à! Zurich! et! mettent! ainsi!leurs!efforts!en!commun.! Une!équipe!de!la!Confédération!qui!tourne!entre! les!CCI.! 56%!des!entreprises!seraient!intéressées!ou!très! intéressées! à! disposer! d’un! relais! de! la! Confédération!dans!les!chambres!de!commerce.! En!ce!qui!concerne!les!procédures!en!dessous!du! seuil,! certaines! améliorations! pourront! être! envisagées,! tout! en! évitant! d’ajouter! trop! de! charge!administrative,!vu!les!petits!montants!en! jeu! par! transaction.! Par! exemple,! une! modification! de! l’Art! 35,! alinéa! 2! de! l’OMP! est! envisageable.! Mieux!faire!connaître!les!organismes!de!contrôle!

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A607/9!

!

Communication! ! Constats! La!communication!top!down! est!insuffisante!

•

•

•

Analyse!découlant!des!entretiens! Représentations! Pas!de!relais!cantonal!dans!les!procédures! d’appels!d’offres,!Manque!organisation!et! ressources!! Peu!d’info!de!la!confédération!aux!chambres!de! commerce!;!Trop!compliqué!pour!avoir!un! contact!avec!les!offices!de!la!Confédération.! Swissfirm,!réseaux!entre!les!CCI!de!toute!la! Suisse!(Formations,!séances!etc.)!

Analyse!découlant!des!statistiques! Quantitatif! !

Analyse!découlant!du!sondage! Représentations!et!Tendances!dans!les!pratiques! • 7%!des!entreprises!ne!répondant!pas!aux!AO!le! font!car!elles!n’ont!pas!reçu!de!demande!

Propositions!de!mesures! • • • • •

• •

Les!formations!existantes!ne! sont!pas!connues!

• • •

La!communication!bottom!! up!est!insuffisante!

•

Les!entreprises!romandes!ne!sont!pas!incitées!à! répondre! Représentation!de!l’OFROU!via!les!associations! (USIC!/!INFRA!/!VSS!/SIA).! !Développement!de!mesures!Junior!Partner!pour! les!filiales!(ingénieurs!juniors!dans!les!bureaux)! financés!en!partie!par!l’OFROU.! Les!entreprises!romandes!sont!peu!connues!des! offices!de!la!Confédération!

!

!

•

57%!des!entreprises!ne!savent!pas!que!la! Confédération!organise!en!Suisse!romande!une! formation!concernant!les!AO.!! !

•

!

•

•

•

Profite!des!communications!dans!sa!branche! (entretien!ES)! Visites,!entretiens,!séances!d’information!(MIS!!0! 6!mentions!spontanées)! Une!newsletter!régulière!/!courrier!régulier!(MIS!! 0!5!mentions!spontanées)! !(MIS!0!4!mentions!spontanées)! 57%!des!entreprises!seraient!intéressées!ou!très! intéressées!à!un!n°!unique!d’information!sur!les! AO! Créer!une!Maison!de!la!Romandie!en!Suisse! alémanique!et!vice!et!versa.! Prendre!par!la!main!les!entreprises!pour!leur!dire! qu’il!y!a!une!possibilité!d’obtenir!des!marchés! publics!et!les!prendre!par!la!main!pour!leur!dire! où!postuler!et!comment!faire! 86%!pensent!que!c’est!une!bonne!idée!que!la! Confédération!organise!en!Suisse!romande!une! formation!concernant!les!AO.! 48%!des!entreprises!se!disent!intéressées!par! cette!formation.!

Intégrer!la!formation!comme!critère!dans!les!AO! dans!la!mesure!du!possible.! Il!faut!que!les!Romands!se!fassent!plus!connaître! à!Berne!

!

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A608/9!

! !

Technologie! ! Constats! Qualité!de!SIMAP!!

• •

Analyse!découlant!des!entretiens! Représentations! SIMAP!s’est!beaucoup!amélioré! SIMAP!est!trop!compliqué!

Analyse!découlant!des!statistiques! Quantitatif! !

Analyse!découlant!du!sondage! Représentations!et!Tendances!dans!les!pratiques! • A! la! question! des! moyens! d’information! sur! les! AO,! 56%! des! entreprises! répondent! spontanément!«!!SIMAP!»! • 62%!des!entreprises!sont!inscrites!à!SIMAP! • 68%!des!entreprises!connaissent!SIMAP!

Propositions!de!mesures! • • • • • •

• Il!manque!des!statistiques! sur!la!question!

• • • •

Il!manque!de!statistiques!fiables!communiquées! • sur!les!adjudications! C’est! une! mission! que! d’informer! sur! les! appels! d’offre!publics!! L’OFROU! n’archive! pas! les! anciens! soumissionnaires!de!Suisse!romande.!! Pas! d’outil! d’analyse! business! disponible,! donc! peu! de! connaissances! des! statistiques! et! pas! de! possibilité!de!suivi.!

Les! statistiques! relatives! aux! offres! reçues! n’existent! pas! dans! les! offices! en! dehors! de! l’OFCL!

!

•

•

•

Améliorer! le! site! SIMAP! (MIS! 0! 2! mentions! spontanées)! Rendre!plus!convivial!SIMAP! Notifications!push!plus!efficaces/ciblées! Avertir! par! alerte! la! mise! en! place! d’un! appel! d’offre!(sans!retard!dans!les!envois!!)! Pouvoir! être! informé! plus! facilement! des! chantiers!sur!des!critères!géographiques! Rajouter! une! colonne! sur! SIMAP! concernant! les! statistiques! au! sujet! des! réponses! aux! appels! d’offre.! Le!site!SIMAP!suffit,!mieux!le!faire!connaître!(MIS!! 0!5!mentions!spontanées)!! Introduction! de! tableaux! de! bord! post! achat! pour!les!Offices!et!centres!d’achat!qui!semblent! être! inexistant! pour! l’instant.! Une! notion! de! région!et!de!langue!pourrait!être!exigée!dans!ces! statistiques.! Un! outil! de! gestion! des! statistiques! permettrait! de! mieux! appréhender! la! problématique! et! d’apporter! des! réponses! (mesures! d’amélioration)!mieux!ciblées.!! Un! tel! outil! permettrait! de! forcer! les! gens! à! renseigner!certaines!informations!(en!particulier! linguistiques)! et! donc! d’améliorer! de! facto! un! meilleur! équilibre! puisqu’un! suivi! (controlling)! facilité! se! mettrait! en! place! =>! augmenter! la! transparence! pousse! aux! comportements! vertueux.!

! !

Annexe!6!Consolidation!des!constats!

!

A609/9!

Existe-t-il des barrières linguistiques dans le domaine des marchés publics de l’administration fédérale ?

Annexe 7

Propositions d’amélioration

Classification par thématiques

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

A7 -1/7

Organisation des mandants Mesures Composition des commissions d'adjudication: - composer des équipes en tenant compte des spécificités helvétiques (par exemple culture, région, langue) - profiter également d’apporter de la compétence métier supplémentaire

Promouvoir les postes de la confédération dans les régions sousreprésentées sur le plan linguistique

Mise à disposition d'une équipe spécialisée dans le soutien à la traduction des appels d’offres dans différentes langues nationales Pour la rédaction Pour le traitement/dépouillement

Décentralisation de certains offices

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Détail de la mesure Pour les appels d’offres publics ouverts, gré à gré ou sur invitation, on veille à créer avoir dans les commissions d’évaluation des représentant des différentes spécificités helvétiques (par exemple culture, région, langue). On veille à assurer une certaines rotations de ces personnes pour créer de la diversité. On assure à chaque commission une mixité aux compétences métier proche des marchés adjugés. Si ces personnes sont issues d’une autre organisation, une indemnité forfaitaire est définie pour compenser les déplacements et la mise à disposition. Sur la base des statistiques des langues maternelles des collaborateurs des offices, fixer des objectifs de recrutements dans les régions sous -représentées Participer à des colloques d'emplois d'universités ou de HES dans les régions linguistiques sousreprésentées Mettre des spécialistes de traduction du monde de l'approvisionnent à la disposition des spécialistes d'achat des offices pour favoriser la mise à disposition des documents dans au moins 2 langues nationales. Les acheteurs peuvent facilement recourir à cette collaboration pour évaluer une traduction raisonnable de certains éléments. Sur la base des statistiques sur la répartition dans les régions linguistiques, on identifie des régions moins appelées. Constatant que la présence d'un office ou de parties d'office dans une région augmente le nombre de mandats attribués dans cette région, on en tient compte dans l'implémentation de nouveaux offices

Mesures Plus-Values Représentation de cultures linguistiques différentes avec connaissance des particularités des appels d’offres publics Dans les appels d’offres gré à gré et sur invitation, on élargit le cercle d'entreprises qui seront contactées par l'apport des membres apportant d’autres visions. Cela permet de traiter les offres faites avec une vision plus large. Cela permet également une meilleure prise en compte des critères qualitatifs (compétences métiers complémentaires)

Permettre la réalisation de projets dans différentes langues favorisant l'ouverture à des entreprises d'autres régions linguistiques

La possibilité de traduire certaines parties de l'appel d’offres de façon plus rapide. Allège le travail des entreprises nécessaire à la présentation de l'offre dans une autre langue. La mise à disposition de certains documents dans une autre langue nationale augmente les chances d'obtenir des offres d'autres régions linguistiques Favorise un équilibre dans les langues de présentation des offres Facilite l’embauche de personnel de langues maternelles sousreprésentées Permet une répartition plus proportionnelle en fonction des cultures linguistiques

Facteurs clé de succès Favoriser une mixité des compétences de membres (techniques, juridiques, achats) S'assurer de ne pas toujours faire appel aux mêmes personnes

Tenir à jour une statistique dans les langues maternelles des collaborateurs Politique de recrutement

Une approche de traduction pragmatique. Conserver la mention que la langue d'origine fait foi en cas d'erreur de traduction.

Une prise en compte systématique de cet élément dans les décisions d'implémentation des offices ou parties d'office

Constats liés Le fonctionnement de l’administration est un frein La prépondérance du critère « prix » est néfaste pour les adjudications « équilibrées » les relations avec le mandant jouent un rôle prépondérant La localisation du mandant joue un rôle prépondérant La langue de documentation est un frein L’interaction avec le mandant germanophone est un frein La prépondérance du critère « prix » est néfaste pour les adjudications « équilibrées »

Efficacité

Evaluation Coût Facilité

Priorité

1

1

2

1

2

1

3

2

2

3

2

3

2

3

3

3

L’interaction avec le mandant germanophone est un frein La langue de documentation est un frein

La langue de documentation est un frein

La centralisation des offices rend la situation plus difficile pour les régions périphériques Les relations avec le mandant jouent un rôle prépondérant la localisation du mandant joue un rôle prépondérant La localisation du mandat joue un rôle prépondérant L’interaction avec le mandant germanophone est un frein

A7 -2/7

Favoriser pour les appels d'offres OMC d'un montant élevé (seuil à définir), la mise à disposition de la documentation en 2 langues nationales (avec si possible une langue officielle de l'OMC) Mieux connaître le tissu économique des régions sous-représentées par une délégation des offices allant à la rencontre (via une plate-forme à définir) et incitant les offices à recourir à des entreprises « présélectionnées » pour des appels d’offres hors OMC Simplifier les processus administratifs des appels d’offres

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Exiger une publication/adjudication des AO OMC au moins en 2 langues nationales suisses sur SIMAP pour les AO d’un montant élevé.

Oblige les administrations à publier dans les langues des minoritaires. Permet un accès plus facile aux AO pour les régions linguistiques minoritaires

Assurer une compétence linguistique auprès des adjudicataires et pour la langue de travail

La langue de la documentation des AO est un frein La langue de travail est un frein

Avoir des employés des offices visitant les régions sous-représentées et rencontrant les entreprises (au travers des chambres de commerces). Remonter les entreprises pouvant soumissionner pour les appels d’offre de gré à gré et sur invitation Mise en place d’un groupe de travail permettant de revoir le processus (reinggeering) pour simplifier les processus et les rendre plus accessibles

Augmenter le nombre d’entreprises des régions sous-représentées appelées pour des AO sur invitation et de gré à gré

Assurer une bonne représentativité des tissus économiques des régions en évitant la partialité

Les entreprises bernoises et zurichoises sont surreprésentées Les entreprises romandes ne se font pas connaître

Permettre un accès plus aisé aux appels d’offre et simplifier les processus administratifs

Respecter le cadre légal. Ne pas alourdir le travail administratif. Accompagner le changement au sein des offices pour que les améliorations soient bénéfiques aux deux parties (mandants et mandataires)

Les processus sont trop lourds. Il y a trop de paperasse. Il y a de fortes différences selon les secteurs d’activité́ et la typologie des entreprises

2

2

2

2

1

2

1

1

1

2

2

2

A7 -3/7

Organisation des mandataires potentiels Mesures Mieux se faire connaître auprès des offices

Créer en collaboration avec les chambres de commerce un service faisant la promotion des appels d’offres de la Confédération auprès des entreprises

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Détail de la mesure Coordonner les efforts des chambres de commerces et d’industrie (chambre romande à Berne) Imaginer un relai à Berne Les chambres de commerce sont un lien intéressant pour informer les entreprises d'une région sur les possibilités qu'offrent les appels d’offres public Cette collaboration permettrait à des collaborateurs des offices de rencontrer des groupes d'entreprises plus large.

Mesures Plus-Values Mieux présenter les entreprises susceptibles de soumissionner

Faire connaître les possibilités des appels d'offres publics dans des régions linguistiques différentes et plus éloignées des centres d'achat Elargir le nombre d'entreprises faisant des offres à la confédération. Rapprocher les collaborateurs des offices des autres régions linguistiques

Facteurs clé de succès Présences locale

Une bonne définition des objectifs de la collaboration et des éléments financiers relatifs aux services fournis par les chambres de commerce. Une sensibilisation des différents offices à l'objectif de cette démarche pour assurer leur adhésion.

Constats liés Les entreprises romandes ne font pas l’effort de se présenter à Berne

Efficacité

Evaluation Coût Facilité

Priorité

1

1

2

1

2

1

2

2

Le rôle des chambres de commerce peut être important Les différences culturelles avec la Suisse alémanique sont un frein

A7 -4/7

Législatif et politique Mesures Appels d’offres sur invitation: modifier l’Art 35 OMP, alinéa 2

Révision de la loi sur les cartels pour veiller à laisser les PME à pouvoir s'organiser facilement en consortium

Fixation d'une politique d'achat régionale pour les appels d'offres non OMC afin de garantir une égalité des chances pour répondre aux appels d’offre pour toutes les régions linguistiques

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Détail de la mesure L'alinéa stipule que : « Il doit si possible demander trois offres. Une au moins doit provenir d’un soumissionnaire d’une autre région ». Cela n'est pas assez précis et laisse une totale liberté dans le choix de la provenance des offres Il faudrait modifier l'article comme tel : « Il doit si possible demander trois offres. Une au moins doit provenir d’une autre région linguistique » Pour les PME, répondre à des appels d'offres public OMC représente déjà une forte charge de travail qu'il hésite à fournir. La nécessité de créer un consortium pour contourner l'obstacle de la langue ne doit pas devenir une étape trop lourde. Il faut veiller à ce que ce type de consortium puisse être formé sans trop de contrainte Elaboration par la CFA (BKB) et communication aux offices d’une politique d’achat régionale et linguistique. La politique peut définir des mesures permettant de rendre plus équitable l’accès aux marchés de la Confédération aux régions linguistiques ou éloignées par la prise en compte de coûts supplémentaires dû à l'éloignement ou la langue. Le fait de ne pas être dans la fourchette des montants OMC offre une marge de liberté plus grande.

Mesures Plus-Values On s'assure d'une plus grande représentativité des régions linguistiques dans les appels d’offres sur invitation

Facteurs clé de succès Une spécification claire des régions linguistiques et de la « provenance »

La création de consortium pour résoudre la barrière linguistique reste une étape simple. Les PME peuvent créer des consortiums pour pouvoir répondre à des appels d'offres ou réaliser un mandat dans une autre langue nationale.

Une sensibilisation du monde politique à cette thématique

Permet d'assurer des offres en provenance des régions où il est plus difficile d'offrir (compte tenu des barrières constatées)

Soutien politique

Constats liés L’équilibre confédéral doit être préservé

Efficacité

Evaluation Coût Facilité

Priorité

2

1

3

2

2

1

2

2

1

1

3

2

L’équilibre confédéral doit être préservé L’interaction avec le mandant germanophone est un frein

La complexité des AO est un frein à la réponse La localisation du mandat joue un rôle prépondérant La politique peut être un frein

A7 -5/7

Communication Mesures Renforcer la collaboration avec les chambres de commerce pour l'organisation de formation

Offrir une formation pour les fournisseurs sur les principales normes utilisées par la Confédération

Hotline : Offrir un numéro de téléphone permettant d'obtenir un appui par rapport à des problèmes linguistiques dans le cas de la réponse à un appel d’offres

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Détail de la mesure Les chambres de commerce pourraient organiser sur mandat et en collaboration avec la confédération les formations sur les appels d'offres publics. Elles pourraient aussi organiser des événements permettant aux entreprises de rencontrer des responsables de projets ou d'achat de la confédération et ainsi augmenter le bassin des entreprises intéressées à répondre aux appels d'offres. Les appels d'offre de la Confédération font souvent référence à des normes qui sont moins connues dans les parties latines de la Suisse, ce qui est source de difficulté pour établir les offres Il s'agirait de communiquer sur ces normes et donner l'occasion aux régions latines de les connaître. Numéro atteignable lorsqu’un mandataire potentiel souhaite répondre à une offre établie dans une autre langue nationale pour vérifier certains points de l'offre. Ce service peut disposer d'outil de traduction automatique pour faciliter son travail. Le temps mis à disposition du fournisseur serait limité en fonction du montant de l'appel d’offres. La base pourrait être de 1h.

Mesures Plus-Values Bénéficier de la pénétration des chambres de commerce dans le tissu régional d'autres régions. Améliorer le nombre d'entreprises soumettant des offres provenant d'autres régions linguistiques. Assurer une présence plus permanente et améliorer la communication

Par la meilleure connaissance des normes, les fournisseurs des régions latines sont mieux aptes à répondre de façon correcte aux appels d'offres

Offre un support pour des problèmes liés aux aspects linguistiques. Permet aux offices de mieux comprendre le type de problèmes rencontrés

Facteurs clé de succès Définir une mission pour les chambres de commerce. Maintenir un contact régulier

Identification les normes nécessaires.

La gestion d'un temps limite La clarté du service offert

Constats liés Le rôle des chambres de commerce peut être important Les formations existantes ne sont pas connues La communication top down est insuffisante

Efficacité

Evaluation Coût Facilité

Priorité

2

1

1

1

3

1

3

3

2

2

1

2

La communication top down est insuffisante

La communication bottom up est insuffisante

A7 -6/7

Technologie Mesures Saisie d'information statistique lors de l'enregistrement de la commande (extension de la fonctionnalité) pour les 3 typologies d'appel d’offres

Créer un outil de pilotage permettant d'avoir une vision sur l'attribution des dépenses de la confédération

Créer une possibilité de s'inscrire sur des listes pour appel d’offres sur invitation sur SIMAP ou une autre plate-forme,

Affiner certaines fonctionnalités de la plate-forme SIMAP, en particulier la fonction push pour rendre les plus dynamiques Faire connaître SIMAP

Annexe 7 – Propositions d’amélioration

Détail de la mesure Extension des systèmes d’information actuels avec la saisie d’informations régionales, telles que les langues de l’AO, des documents, le domicile et la région linguistique des soumissionnaires, la région linguistique du lieu d’exécution, du volume du marché Cette saisie d'information statistique existe déjà dans certains offices dont l’OFCL, mais elle est trop limitée Cette mesure vise à favoriser le contrôle et le suivi politique de la problématique des marchés publics Il s'agit de définir une politique de récolte auprès des offices des informations clé permettant le pilotage. Cette mesure est liée avec une mesure d'évolution technologique pour la tenue d'information statistique. Il s'agit d'élargir le nombre d'entreprises qui sont invitées dans les appels d’offres en dessous du seuil OMC. La plate-forme doit permettre à différentes entreprises de s'annoncer en déposant des informations sur leurs sociétés comme cela se fait pour SIMAP. Lors de l'élaboration d'appel d’offres sur invitation, il faudrait inviter en plus des entreprises prévues au moins deux entreprises provenant de cette base de données Continuer le développement technologique de la plate-forme SIMAP Offrir des formations (ex cathedra et en ligne)

Mesures Plus-Values Permet d'établir régulièrement un tableau de pilotage permettant la répartition des marchés Permet de mesurer les effets des mesures adoptées Cela favorise l'autocontrôle S'agissant d'une fonction déjà développée dans SAP, il s'agit de développer une extension qui ne devrait pas être trop complexe

Facteurs clé de succès Une utilisation systématique Favoriser l'implémentation rapide d'un pilote comme l’OFCL

Prise de conscience de la répartition des marchés Amélioration du pilotage économique C'est outil est indispensable pour assurer un suivi de cette problématique

L'évolution des outils statistiques Le choix des bons ratios

Favorise le renouvellement des fournisseurs invités à faire des offres. Facilite l'accès à des fournisseurs d'autres régions linguistiques

Une base de données de qualité faisant l'objet d'un suivi attentif. (par exemple l'obligation de renouveler son inscription après 2 ans) Une utilisation systématique

Favorise l’utilisation de SIMAP

Collaboration avec SIMAP

Constats liés Il manque des statistiques sur la question

Efficacité

Evaluation Coût Facilité

Priorité

1

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2

1

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1

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1

1

Il manque des statistiques sur la question

Qualité de SIMAP La communication bottom up est insuffisante les relations avec le mandant jouent un rôle prépondérant

Qualité de SIMAP

A7 -7/7