Espace AVF local Affinitiz Cadre d’utilisation Version.1.1
Octobre 2008
Dans ce document 1
Préalable
1
Groupe de travail
2
Problèmes relevés
3
Marque AVF et usage
4
Définitions et objectifs
5
Responsabilité juridique
5
Environnement et intégration
6
Cadre d’utilisation
Préalable Dans le tour de France, je m'applique à expliquer aux nouvelles équipes l'importance de la marque et du réseau, comment se prennent les décisions dans les AVF, quels sont les éléments qui ont permis de choisir une solution de site internet et comment rédiger les pages du site. J'aime aussi écouter les besoins et les attentes des AVF locaux, même si l'exercice est difficile, chacun s'exprimant avec passion. Ce qui prouve d'ailleurs l'implication de chacun dans son AVF. Trop souvent, le raisonnement au niveau de l'AVF local n'est orienté que sur les animations vers le consommateur et non vers le nouvel arrivant. Je cherche à leur faire comprendre qu’ils font partie d’un réseau et que toutes les décisions prises doivent s’appliquer à tous les AVF du réseau. Cela n’enlève rien à leur autonomie. C’est dans cet état d’esprit que je souhaiterais que les membres du groupe de travail réfléchissent afin que les AVF locaux adhèrent avec passion à ce nouveau mode de communication.
Groupe de travail Ce projet est piloté, en accord avec le Conseil d’administration, par l’équipe Communication du Bureau national: Marie Françoise BOUCHET, Vice-présidente Communication, Michèle DIEMERT, Webmestre nationale et responsable du projet Elles seront assistées par: Objectif : Donner aux AVF locaux la possibilité de publier euxmême des articles vers les nouveaux arrivants (public) et vers les adhérents (privé) dans une communication globale axée sur la marque AVF et montrant leur appartenance au réseau AVF.
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Philippe REGNIER en sa qualité de Communication et webmestre de la région Pays de la Loire. Géraldine PIROELLE, Jeune active de l’AVF Poitiers, animatrice d’une communauté Affinitiz pour son expérience Bernard AMICHAUX en qualité de Président d’un AVF local et webmestre regional du Languedoc Roussillon Ce groupe de travail est représentatif des AVF car il rassemble des bénévoles de chaque niveau de l’organisation. Un blog est un espace de liberté pour les AVF qui répondra à de nombreuses demandes et attentes. Pour rester cohérent et ne pas faire de communication patchwork, il est demandé aux AVF de respecter des règles du jeu. Ce sont ces règles que doit définir le groupe de travail.
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UNAVF
URAVF AVF local
Problèmes relevés lors du Tour de France 1. L’action de l’UNAVF est jugée liberticide (sic) alors que dans leur site les AVF locaux reprennent exactement les mêmes textes (souvent par copier coller). Remède : expliquer (appartenance à un réseau et usage de la marque) et le besoin d’avoir un outil de communication globale
2. les AVF locaux ne savent pas qu'ils sont maitres de leurs pages et qu'ils peuvent tout changer, aucun texte, aucune image ne sont imposés. Seule la forme des pages est commune à tous. Etre en synergie avec le réseau AVF, c’est unir nos efforts pour aller tous dans le même sens : l’union fait la force !
Remède : informer
3. le look est austère, politiquement correct, la police ne plait pas,.... Remède : aucun, on ne peut pas demander à chacun à 350 personnes ce qu’elles souhaiteraient, encore moins le faire. Il faut faire des concessions.
4. Dans les AVF personne ne rédige d’article. Il est de la responsabilité de l’AVF de rédiger des articles. Ce n’est pas au webmestre régional de « composer » les articles pour les AVF locaux. Remède : Il faut leur demander de « nommer » un rédacteur ou un comité de
Il s’agit d’un outil de travail pour une communication globale forte autour de la marque et des valeurs AVF afin d’accroitre la notoriété de l’association
rédaction
5. les AVF locaux aimeraient garder la main sur leurs informations et rechignent à donner des éléments au webmestre régional (ou l'oublient ou ne le savent pas car au moment de la relève le message n'est pas passé). On arrive alors à des incohérences entre le site local indépendant et le site local sur l’espace officiel, le site indépendant étant mis à jour et le site AVF ne l’est pas. Remède : un seul site : le site des AVF avec la solution proposée (espace AVF local affinitiz)
6. Si nous voulons d’un outil qui fonctionne, il est essentiel de donner accès à un calendrier pour y mettre leurs animations (trop d’AVF parlent encore d’activités) Remède : l’espace AVF local Affinitiz
7. le problème des photos est aussi récurrent. Attention cependant à ne pas déverser toutes les photos prises lors d’une visite, promenade, animation… L’illustration (si elle est bien choisie) donne de la vie aux pages et montre aussi la convivialité que l’on peut trouver dans les AVF. Le problème est le volume généré par leurs photos. Remède : l’ espace AVF local Affinitiz
AVF, seule association d’accueil des nouveaux arrivants de dimension nationale.
8. Les AVF aimeraient diffuser en interne des CR, CA, lettres du BR, …des documents destinés aux bénévoles, destinés aux adhérents. Le problème est complexe et dépend de la nature et de la destination du document : a. S’il est destiné aux bénévoles (strictement), il faut le transmettre par courriel b. S’il est destiné aux adhérents et aux bénévoles on pourra le publier dans la communauté (privé)
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Structure globale d’un AVF Jeunes actifs, jeunes parents, séniors, soirs et week-end… cohabitent harmonieusement dans une même structure au service du nouvel arrivant.
9. Les adhérents cherchent à rencontrer d’autres adhérents de la même tranche d’âge, qui ont des préoccupations communes. Il est donc normal que les jeunes actifs se retrouvent dans des rencontres spécifiques. On pourrait imaginer un groupe d’âge intermédiaire (jeunes parents par exemple). Ces groupes font néanmoins partie de l’AVF et doivent se mélanger aux autres adhérents. Ils ne doivent pas former une structure dans une structure. Comment ces groupes vont-ils fonctionner ensemble pour conserver l’âme de l’AVF, respecter les statuts et les recommandations communes, être informés des décisions prises par le CA, le travail des commissions ?… Les jeunes actifs font des blogs indépendants voire même des sites locaux. On en arrive à une multiplication des blogs, sites indépendants pour un même AVF. On disperse notre communication, Personne ne contrôle la cohérence, ni la conformité aux valeurs AVF. Il est urgent d’encadrer ce fonctionnement par des règles. Il faut se référer à l’article 2 des statuts, et à la page 62 du Tout savoir relations publiques. Remède : si on veut diversifier notre « clientèle » il faut leur laisser la possibilité de s’exprimer. Ceci pourra se faire dans l’ espace AVF local. Ils resteront alors dans la structure.
La marque AVF La marque AVF, Accueil des Villes françaises est la propriété de l’Union nationale qui concède un droit d’usage aux Unions régionales et aux AVF locaux.
Usage de la marque Statuts : Article 2 : Affiliation à l’union régionale AVF Du fait de son appartenance aux AVF, l’Association AVF (Ville) inscrit son action dans la limite des obligations résultant de son adhésion à l’Union Régionale des AVF de ________ ainsi qu’à la Charte des Accueils des Villes Françaises. Elle s’engage à se conformer à toutes directives ou documents contractuels émanant de l’Union Régionale ou de l’Union Nationale, régulièrement adoptés par leurs instances statutaires. L'AVF (Ville) s’engage, en particulier, à mettre en œuvre et à respecter les statuts et règlement intérieur types émanant de l’Union Nationale des AVF ainsi que la Charte des AVF…. Règlement
fixant l’utilisation de la marque ( Tout Savoir Relations Intérieures page 62) : Article 4 : La demande d’autorisation de la marque doit comporter notamment l’indication du ou des produits ou des services pour lesquels l’emploi de la marque est sollicité. Après examen du dossier, l’Association accorde ou refuse l’autorisation par écrit au demandeur. L’Association peut aussi, avant de donner une autorisation, ordonner une enquête supplémentaire …..
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Définitions et objectifs
Publication Une publication est un objet que l’on porte à la connaissance de tous, ou d’un groupe réduit de personnes.
Blog (public) nommé Espace public Journal virtuel sur Internet permettant d’afficher des publications à destination de tous les internautes, la cible étant le nouvel arrivant. Il doit donner envie d'adhérer et permettre de trouver les informations générales concernant l'AVF (Permanences, coordonnées de l'AVF, Comment adhérer, Les accueillantes, historique, actualités partenaires, Liens, congrès, fête des voisins, mois du nouvel arrivant ou de bienvenue….) Pour les animations régulières et les animations ponctuelles (conférences, visites, convivialité, sorties, sports...), jeunes actifs, soir et week-end.....il faudra présenter un "programme" succinct des animations pour montrer qu'il y a un véritable accompagnement du nouvel arrivant.
Public Accessible à tous les internautes du monde entier Espace public
Privé Seulement accessible aux adhérents d’un AVF local Espace Adhérent
Communauté (privé) nommée Espace Adhérent Journal virtuel permettant d’afficher des publications destinées à un public privé : les adhérents de l’association et les bénévoles. Quand le nouvel arrivant devient adhérent, il intègre la communauté qui sert de lieu d'échange entre adhérents. C'est là qu'on trouve les photos des animations, les coordonnées des animateurs (si on le désire, les sondages que l'on souhaite faire dans son AVF, les compte rendus et informations destinées à tous les adhérents, le détail des programmes (avec les RDV et les bulletins d'inscription en ligne) et les adresses utiles réservées aux adhérents (sinon ils n'ont plus besoin de nous), assurance, et discussion entre adhérents….
Avant de publier un article, Il faut donc toujours s’interroger pour connaitre la destination d’une publication : nouvel arrivant, partenaires, presse, média, internautes de façon générale ou bénévole, adhérent.
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Responsabilité sur les blogs Attention ! La responsabilité de l’AVF et celle de l’UNAVF sont engagées si : - des propos diffamatoires sont affichés (race, religion, sexe), -vous diffusez des photos de personnes sans leur autorisation (droit à l’image), - si vous publiez des photocopies d’articles de presse sans autorisation écrite (droit d’auteur), - si vous mettez des annonces ou des liens vers des professionnels de santé.
Mise en garde parue dans l’Ordinateur individuel Simples à créer et à utiliser, les blogs permettent de disposer d’une tribune susceptible d’être lue et commentée par les internautes. Une formidable liberté qui ne va pas sans contre partie. A la différence d’un journal intime sur papier (au caractère privé par essence), le but du blog est de faire partager un contenu à un public. Résultat, il tombe sous le coup de la loi sur la presse de 1881. Son auteur est donc responsable des propos qu’il publie et peut être attaqué en justice en cas d’injure, de diffamation, etc … Le créateur étant également considéré comme l’éditeur du site, sa responsabilité peut aussi être engagée pour des écrits laissés par d’autres internautes. Enfin, comme n’importe quelle autre publication, les blogs sont soumis aux règles du droit d’auteur. Mieux vaut donc ne pas y placer des photos ou des textes sans l’accord de leur auteur. Car même si, dans ce domaine, les actions en justice sont encore rares, elles ne manqueront pas de se multiplier avec l’explosion du nombre de blogs ouverts.
Environnement et intégration Depuis longtemps, de nombreux AVF ont deux souhaits : - Accéder directement aux pages de l’AVF depuis la page d’accueil du site AVF www.avf.asso.fr - Créer leurs pages eux-mêmes D’autres, ayant des structures plus petites, sont ravies d’exister sur le site www.avf.asso.fr sans avoir besoin de « recruter » un webmestre. Michèle Diemert a donc fait l’analyse des besoins, créé un site test (à partir d’éléments réels d’un AVF : toutes les rubriques dont pourrait avoir besoin un AVF ont été testées) pour vérifier l’adéquation du système aux besoins exprimés et choisi la solution Affinitiz qui pourra satisfaire ceux qui voulaient créer leurs propres pages. Chaque AVF pourra choisir entre deux solutions : -continuer à bénéficier des services du webmestre régional pour mettre à jour leurs pages locales -passer à la solution espace local AVF Affinitiz (blog+communauté) à condition de respecter le cadre d’application que nous sommes en charge de rédiger
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Comment ? La mise en place de la solution passe par une modification par Stockho de la page d’accueil du site. Nous allons donc demander à Stockho de nous faire une liste déroulante de tous les AVF qui mènera le visiteur directement à la page d’accueil locale -de l’espace AVF local - ou du site www.avf.asso.fr
Cadre d’utilisation 7
1 AVF = 1 espace public + 1
C’est le webmestre régional qui fera la mise à jour du lien dans la base de données (annuaire)
espace adhérents
7
Mots clé
9
Publications et rôles
12
Identification et invitation
12
Engagement : -Respect de la loi -Droit à l’image - Droit d’auteur
13
Commentaires
13
Bandeau AVF
14
Petites annonces
14
Rôle du webmestre régional
15
Volume disponible
15
Diffusion des documents
15
Annexes
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Cadre d’utilisation des espaces AVF locaux Affinitiz Les AVF ayant le choix entre deux solutions, des pages intégrées dans le site actuel www.avf.asso.fr (ce qui existe déjà donc nous ne traiterons pas de cela dans ce document ou l’espace AVF local Affinitiz (le ou étant exclusif, si l’on choisit l’espace blog, il n’y a plus moyen d’avoir des pages dans le site). Par cet espace AVF local Affinitiz, nous souhaitons donner un espace de liberté à chaque AVF local le désirant. L’Union nationale et les unions régionales n’ont pas vocation à faire de la censure sur le contenu tant que la responsabilité de l’entité ne peut pas être engagée (AVF, unions régionales et Union nationale). Nous souhaitons construire un outil de communication globale au service des adhérents et nouveaux arrivants et définir les règles qui régiront l’usage de cet outil pour la pérennité de notre association et des valeurs qui l’animent.
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ESPACE AVF LOCAL AFFINITIZ CADRE D’UTILISATION
1 AVF = 1 espace public +1 espace adhérent
Chaque AVF ayant choisi la solution Affinitiz devra créer un et un seul espace public au nom de son AVF (sous la forme avfmontpellier par exemple sans mettre de blanc, de point, de majuscule). Cet espace public sera la vitrine de son AVF dans le monde entier. Cet AVF pourra offrir un service plus à ses adhérents en les invitant à rejoindre un et un seul espace adhérent. Les adhérents pourront y publier des articles, reportages, et échanger avec les autres adhérents de l’association dans une communication privée interne à l’AVF xxx. Espace AVF local Affinitiz
La société Affinitiz est à notre écoute et travaille sur la présentation des Espaces AVF locaux, des espaces publics et des espaces adhérents des AVF locaux ).
Les dénominations « espace public de l’AVFxxx » et adhérent de l’AVF xxx » seront les dénominations officielles.
« espace
L’UNAVF autorise l’usage de la marque AVF par l’AVF xxx dans ce cadre à condition de respecter les mesures décrites dans ce document.
Aucun autre site, blog ou communauté ne pourra revendiquer l’usage de la marque AVF (article 2 des statuts et p 62 du Tout savoir Relations intérieures).
Mots clé
Un espace AVF local Affinitiz étant un journal, les publications s’empilent dans l’ordre d’arrivée, la plus récente se mettant au-dessus de la plus ancienne. On voit bien à quel point le contenu devient brouillon et à quel point il est difficile de retrouver un article précis sur un thème donné. Pour aider, Affinitiz prévoit l’utilisation de mots-clés qui facilitent la navigation sur les espaces public et a dhérents. A chaque publication est attaché un ou plusieurs mots clé permettant de la regrouper avec les autres publications utilisant le même mot-clé : exemple : Jeunes actifs permet de regrouper toutes les publications des Jeunes actifs.
Un même mot clé peut être utilisé aussi bien sur l’espace public que sur l’espace adhérent. On peut attribuer plusieurs mots clés pour une même publication. Les mots clé servent à la navigation sur le blog et sur les carnets interactifs. La liste présente permet de regrouper par thème et de sélectionner les articles que l’on souhaite publier ou lire. Il
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est indispensable de respecter l’orthographe (singulier ou pluriel) et les majuscules. La liste des mots clé à créer est la suivante :
Présentation Actualités Nouvel arrivant Permanences Adhésion Jeunes Actifs ou autre désignation pour ce sous groupe Soirs et week-end ou autre désignation pour ce sous groupe Jeunes mamans ou jeunes parents ou autre dénomination Accueillants Contacts (plutôt que Conseil d'administration pour être plus proche des adhérents et ne pas se mettre sur un piédestal) Historique Partenaires Liens Adresses utiles Congrès Fête des voisins Mois du nouvel arrivant Animations régulières Animations ponctuelles - conférences Animations ponctuelles - Visites et sorties Animations ponctuelles – convivialité (pots, petit déjeuners d’accueil….) Bons plans
N’étant pas un club ou une association de loisirs, les mots-clé suivants sont exclus :
Activité et activités Club Cours Voyage
Voici comment s’afficheront les mots clé dans l’espace public : le mot cl é le plus utilisé s’affiche en grands caractères. (c’est un exemple de test, les mots clé utilisés ne sont pas ceux de la liste). En cliquant sur un mot clé, on affiche toutes la publications contenat ce mot clé.
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Un AVF pourra créer d’autres mots clé selon ses besoins. On pourrait par exemple créer un mot clé par type d’animation, ce qui sera très pratique dans l’espace adhérents. Le nombre de mots clé n’est pas limité mais si l’on veut permettre une navigation facile il faut être raisonnable.
Publications et rôles
I.
Types de publications Les types de publications sont très variés et devraient pouvoir satisfaire les besoins des AVF. Les publications peuvent être :
II.
Variétés des publications
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simple mixte : combinaison de plusieurs publications simples : ex : nouvelle avec sondage… ou collection qui est un lot de plusieurs publications de même type : ex : albums photos, dossiers de fichiers….
Adresse : On saisit une adresse et on peut localiser l’adresse sur un plan Google. Très pratique pour localiser l’adresse de l’AVF dans la ville ainsi que les principaux services utiles au nouvel arrivant Article : Audio : Permet de mettre un fichier son en ligne. Attention au respect du droit d’auteur et à la SACEM Discussion : Evénement : Permet d’afficher un événement et de la visualiser sur un calendrier, on peut aussi demander l’affichage d’un formulaire d’inscription pour cet événement. Très pratique pour afficher le calendrier des animations avec formulaire d’inscription Favori : Fichier : Permet de mettre un fichier en ligne pour le télécharger Mailing : Nouvelle : Permet d’afficher des comptes rendus et toutes sortes de textes Opinion : permet de donner son avis Photo : permet d’afficher une photo (en jpeg) Sondage : Permet de poser des questions et de faire voter en ligne Tâche : Vidéo : Permet d’afficher des vidéos
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III.
IV.
Fonctions et rôles prévus dans Affinitz
Créateur de l’espace = webmaster régional peut accéder aux fonctionnalités d'administration, peut valider les inscriptions et refuser les publications/commentaires d'autres membres, peut publier des types de publication nécessitant un rôle auteur, modérateur ou administrateur, peut mettre en avant des publications sur l'accueil. seul le créateur de l'espace peut ajouter ou annuler des administrateurs.
Administrateur peut accéder aux fonctionnalités d'administration, peut valider les inscriptions et refuser les publications/commentaires d'autres membres, peut publier des types de publication nécessitant un rôle auteur, modérateur ou administrateur, peut mettre en avant des publications sur l'accueil.
Modérateur peut valider les inscriptions et refuser les publications/commentaires d'autres membres, peut publier des types de publication nécessitant un rôle auteur ou modérateur, peut mettre en avant des publications sur l'accueil.
Auteur peut publier des types de publication nécessitant un rôle auteur, peut mettre en avant des publications sur l'accueil.
Membre Peut ajouter un commentaire à une publication Peut mettre en ligne une des publications autorisées Organisation dans l’AVF
Chaque AVF devra nommer : - obligatoirement un administrateur (nommé par le CA mais pas forcément membre du CA), qui a le rôle le plus large au niveau de son AVF et qui sera l’interlocuteur du webmestre régional. - un modérateur : Cette fonction est moins large que celle de l'administrateur. Elle est facultative s'il y a déjà un administrateur, c'est lui qui fera le modérateur. Mais si les deux fonctions sont présentes ils pourront se partager les tâches au niveau du blog et de la communauté et se remplacer pour la veille pendant les absences. -un ou plusieurs auteurs choisis par l'AVF qui, bien sûr, seront sous le contrôle de l'administrateur. Ce sont eux qui écrivent et publient les articles sur le blog.
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-des membres de la communauté qui sont les adhérents (bien sûr ceux qui répondent à l'invitation, mais tous y sont invités même s'il n'y en a que 30% qui l'utilisent) Chaque AVF devra donc réfléchir aux habilitations et définir les rôles obligatoires pour chaque type de publication selon le tableau joint.
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Identification et invitation
Les espace adhérents doivent rester privés. Seuls les adhérents de l’association et les bénévoles peuvent accéder à ces espaces. Lors d’une adhésion, l’administrateur enverra donc une invitation au nouvel adhérent. Nous vous fournissons, en annexe, un modèle d’invitation dont la première partie n’est pas obligatoire, seule la partie concernant l’engagement à respecter les règles est obligatoire. L’adhérent sera alors invité à choisir un pseudo et un mot de passe connu de lui seul. Pour des raisons de convivialité entre adhérents et de gestion interne, (inscription en ligne aux ateliers et animations) il est recommandé que les adhérents choisissent un pseudo dont la forme est imposée : prénom.nom. Cela permettra à chaque adhérent de mieux faire connaissance avec les autres adhérents et facilitera ses relations qui ne sont pas que virtuelles. (Cela doit aussi nous démarquer de la démarche peuplade). Bien sûr, quand un adhérent quitte l’association, il faut le supprimer dans la liste des membres.
Engagement de l’adhérent sur : Respect de la loi Application du droit à l’image Application du droit d’auteur
L’AVF, l’UNAVF sont les éditeurs de ces espaces, ils sont donc responsables des propos tenus sur les blogs et carnets interactifs. Nous mettons la disposition de l’adhérent un moyen d’expression très libre, avec un accès pour tous les adhérents. En contrepartie de cette liberté, il a des devoirs et doit respecter certaines règles qui sont applicables par toute personne pouvant publier un article, des photos,….sur l’espace public ou sur l’espace adhérents. Quels sont les engagements ?
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La loi interdit de tenir des propos racistes, homophobes, sexistes (c’est un délit) Pas des commentaires touchant à la politique ou à la religion, nos statuts nous l’interdisent. Droit à l’image : On ne peut pas publier de photo d'une personne sans son autorisation écrite. Chaque adhérent pourra mettre en ligne des photos de groupe (c’est une forte demande dans les AVF) sur
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lesquelles figureront d’autres adhérents voir des tiers qui n’ont donné aucune autorisation (guides, accompagnateurs, enfants, formatrices, …). Droit d’auteur : De nombreux sites indépendants ou blogs inofficieux continuent à publier des photocopies d'articles de presse, ce qui est strictement interdit sans autorisation écrite. Tout ce qui peut être protégé (articles de presse, copie de photos sur internet ou dans des journaux, photocopies de livres, magazines, musiques, chansons...) ne soit pas reproduit sur les blogs et les communautés. Respect envers les autres membres et les bénévoles Courtoisie, politesse et respect sont de rigueur dans les échanges, le modérateur pouvant supprimer les messages discourtois. Aucun dérapage ne sera toléré.
Ces règles doivent être obligatoirement énoncées (voir annexe 2)., l’inscription à l’espace adhérents valant engagement
Commentaires
A chaque publication, on peut choisir d'autoriser la personne consultant la page à laisser un commentaire sur une publication. La jurisprudence peut condamner souvent l’hébergeur pour le contenu des pages affichées sur Internet même si ce n’est pas lui qui publie les articles. Les AVF et l’UNAVF, propriétaire de la marque peuvent donc être retenus pour responsables en cas de débordement. C’est pourquoi, toute publication publique (espace public) ne pourra pas contenir de possibilité de laisser un commentaire. L’espace adhérent étant le lieu d’échanges entre les adhérents conserveront cette possibilité. Le respect de la loi et de la personne et la politesse sont de rigueur dans les commentaires. Aucun dérapage ne sera toléré. Chaque AVF devra nommer un ou plusieurs modérateurs pour filtrer les échanges.
Usage du bandeau AVF
Chaque espace AVF local Affinitiz (espace public et espace adhérents) devra comporter le bandeau AVF selon le modèle fourni
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pour montrer l’appartenance de l’AVF au réseau. Le nom de l’AVF sera rajouté avec les caractéristiques suivantes :
police : Georgia Italic taille 20 pt. Pour les noms d’AVF à rallonge, on pourra exceptionnellement diminuer la taille de la police pour faire tenir le nom sur une ligne. couleur : 669933 Position : centré sur la ligne.
Les webmestres régionaux fourniront le bandeau personnalisé au nom de chaque AVF à chaque AVF de leur région.
Petites annonces
Nous vous demandons de ne pas accepter de petites annonces dans les espaces AVF locaux Affinitiz. C’est potentiellement une source importante de conflits et de litiges et ce n’est pas le rôle des AVF. Nous ne souhaitons pas non plus y trouver de publicités pour des services divers et encore moins pour les professions de santé.
Rôle du webmestre régional
Nous formons un réseau structuré, tous au service les uns des autres. Pour rester dans une communication globale AVF et par sécurité, les Unions régionales doivent conserver la possibilité d’intervenir en cas de carence d’un AVF local : cessation d’activité d’un responsable local, nouvelles équipes, fermeture d’un AVF,… de nombreux incidents imprévisibles émaillent la vie d’un AVF. Il ne faut pas que dans ce cas l’outil de communication global sur Internet soit altéré voire disparaisse. L’espace AVF local Affinitiz doit continuer et l’on doit pouvoir donner les habilitations nécessaires pour remettre l’outil à niveau ou le supprimer si un AVF disparaît. Nous souhaitons donc que le webmestre régional soit le créateur de tous les blogs et communautés. Il assurera le paramétrage du système et sera en charge de former l’administrateur désigné par l’AVF local, habilitera cet administrateur à qui il passera la main. Il continuera à être le conseil de l’administrateur et servira d’intermédiaire entre l’UNAVF et les AVF locaux. En résumé, le webmestre régional s’occupera pour chaque AVF de:
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Créer l’espace AVF local : espace public et espace adhérents Créer l’entête de l’espace Paramétrer l’espace (espace public et espace adhérents) Habiliter l’administrateur désigné par l’AVF local Former l’administrateur Conseiller Informer
Volume disponible
Chaque adhérent bénéficie de 50 Mo gratuits.
Diffusion de documents
Les AVF diffusent toutes sortes de documents sur Internet : CA, AG, Compte rendus internes…. Ces documents sont strictement réservés aux adhérents et bénévoles de l’association, ils n’ont pas leur place sur un espace public ou sur un site internet. Si vous souhaitez diffuser un document interne, vous ne pouvez le publier que dans l’espace adhérents (privé) s’il est destiné à tous les adhérents et par courriel s’il n’est destiné qu’aux bénévoles. Aucun compte rendu de CA ou d’AG ne devra être visible sur les espaces publics. Nous demanderons aux administrateurs, modérateurs d’être très vigilants.
Annexes
1. Charte d’engagement d’un AVF à respecter le cadre d’utilisation Affinitiz 2. Suggestion d’Invitation à rejoindre l’espace adhérent de l’AVFxxx avec engagement de l’adhérent et Comment se connecter à cet espace 3. Comment s’inscrire à l’espace adhérents de l’AVF xxx
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ESPACE AVF LOCAL AFFINITIZ CADRE D’UTILISATION
Annexe 1. Charte d’engagement d’un AVF à respecter le cadre d’utilisation Affinitiz L’AVF xxx accepte d’utiliser l’espace AVF local Affinitiz (espace public et espace adhérents) L’AVF xxx s’engage à respecter les règles définies par l’UNAVF dans le cadre d’utilisation des espaces AVF locaux Affinitiz et à transmettre ces recommandations lors de la relève. L’accès à ces espaces se fera par la page d’accueil du site www.avf.asso.fr afin que tous les adhérents aient accès en permanence à la vie de l’association.
En contrepartie de cet engagement, l’UNAVF autorise l’AVF xxx à utiliser la marque « AVF » sur cet espace AVF local Affinitiz Cette adhésion exclut l’utilisation du site version Baobaz.
Fait à …………………………….. , le………………………………………..
Le Président Signature
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ESPACE AVF LOCAL AFFINITIZ CADRE D’UTILISATION
Annexe 2. Suggestion d’Invitation à rejoindre l’espace adhérents Vous venez d’adhérer à l’AVF xxx. ( ou pour la première fois pour les anciens adhérents « Vous êtes adhérent à l’AVF xx »). Ensemble, nous allons nous retrouver lors de moments de convivialité : sorties, visites, conférences, animations en compagnie d’autres nouveaux arrivants pour vous permettre de construire votre nouvel environnement humain et lier de nouvelles connaissances ou de nouvelles amitiés. Ce sont les valeurs de l’AVF que nous sommes heureux de vous faire partager. Notre blog est notre vitrine ! Vous y trouverez toutes les informations générales dont vous pouvez avoir besoin : événements programmés, actualités, animations… Pour faciliter les rencontres, nous vous invitons à rejoindre l’espace adhérents de votre AVF. Cet espace est un espace privé réservé à l’échange entre bénévoles et adhérents. C’est le service « plus » que vous offre votre AVF ! Lors de vos rencontres vous ne verrez jamais tous les adhérents, c’est bien dommage : nous ne côtoyons pas toujours les mêmes animations, nous ne connaissons pas tout le monde,…Vous aurez alors la possibilité de « rencontrer virtuellement », dialoguer, échanger sur internet, voire repérer une personne ayant les mêmes affinités et ainsi favoriser la naissance d’une nouvelle amitié, approfondir vos relations. Vous y trouverez aussi les bons plans, des conseils, des adresses pour mieux apprivoiser votre nouvelle ville, ceux qu’on s’échange entre connaisseurs ! Bénévoles et adhérents ne sont pas avares de conseils ! Si vous avez découvert un « tuyau » intéressant, n’hésitez pas à le publier, les nouveaux arrivants vous en remercieront! C’est un formidable espace de liberté que nous mettons à votre disposition, mais cela ne va pas sans contrepartie. L’AVF et l’UNAVF sont les éditeurs du site AVF, espace AVF xxx (espace public et espace adhérent), ils sont donc responsables des propos qui y sont tenus. En vous inscrivant à l’espace adhérent de votre AVF, vous vous engagez implicitement à : Ne pas y tenir des propos racistes, homophobes ou sexistes. Ne pas y faire de commentaires touchant à la politique ou à la religion. Ne pas y publier de photos d’une personne sans son autorisation écrite (respect du droit à l’image). A respecter les droits d’auteur et à ne pas publier des photocopies d’articles de presse, de photos, de livres, magazines, musique. Faire preuve de courtoisie, de politesse et de respect dans tous les échanges et commentaires publiés.
Nous vous invitons à rejoindre l’espace adhérent et nous réjouissons de vous y retrouver pour mieux faire connaissance et encore mieux répondre à vos besoins.
10 octobre 2008
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Annexe 3. Comment s’inscrire à l’espace adhérents de l’AVFxxx 1. Lors de votre inscription, l’AVF vous enverra une invitation à rejoindre l’espace adhérents. 2. Voici le mail que vous recevrez. Vous devrez valider ce mail en cliquant sur cliquez ici
3. Vous accédez alors à l’espace adhérents de votre AVF. Sur la partie droite de votre écran vous trouverez le texte de l’invitation avec votre engagement à respecter les règles d’usage. Vous inscrire à l’espace adhérents, c’est accepter ces règles. Cliquez alors sur le bouton Accepter l’invitation
10 octobre 2008
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10 octobre 2008
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4. Cliquer sur Nouveau venu puis Créer un compte
Une fois inscrit, vous utiliserez la même procédure en choisissant le bouton déjà membre (vous saisirez votre pseudo et votre mot de passe) pour vous connecter à l’espace adhérent de l’AVFxxx 5. Les AVF vous proposent des contacts réels. Votre pseudo vous permettra de rencontrer les autres membres de cet espace, il vous donnera la possibilité de vous inscrire en ligne aux sorties et visites. Afin de pouvoir gérer efficacement votre participation, nous souhaiterions que vous choisissiez un pseudo sous la forme : prenom.nom, ce qui nous permettra de mieux vous reconnaitre. Il se peut que le prénom.nom soit déjà utilisé par un autre adhérent. Dans ce cas, vous pouvez utiliser votre 2ème prénom que vous rattacherez au premier. Vous pouvez vérifier la disponibilité de votre pseudo en cliquant sur le bouton vérifier la disponibilité. Vous choisissez un mot de passe qui n’est connu que de vous et confirmez votre mot de passe. Notez le nous ne pourrons pas vous le redonner si vous l’avez égaré, vous pourrez le changer ultérieurement.. Les renseignements (Nom, Prénom, adresse ( facultative), courriel( obligatoire), mobile(facultatif), photo) donnés lors de votre inscription restent confidentiels. Seuls les noms et prénom sont visibles mais uniquement dans l’espace adhérents de votre AVF.
10 octobre 2008
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Pseudo sous la forme prenom.nom en minuscule et sans accent. Notez votre mot de passe et conservez-le précieusement. Nous n’en avons pas connaissance et ne pourrons pas vous le redonner Email obligatoire. Cela permet de recevoir par mail toutes les modifications apportées sur l’espace public ou sur l’espace adhérents. Les nouvelles de votre AVF viennent à vous !
Quand tout est rempli, cliquer sur suivant
Ne pas oublier de cocher cette case qui vous permet toute discrétion au niveau de votre profil
Prénom Nom Date de naissance facultative
Quand tout est rempli, cliquer sur suivant 10 octobre 2008
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Si vous ne souhaitez pas saisir votre adresse, vous devez cocher la case désactivée pour la localisation.
S
Quand tout est rempli, cliquer sur suivant
Cliquez sur créer pour valider 10 octobre 2008
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Cliquez sur rejoindre pour valider Vous êtes alors connecté à l’espace adhérent de votre AVF. 6. Vous pourrez paramétrer votre compte en cliquant sur mon profil
7. pour rajouter une photo, personnaliser votre compte, gérer vos notifications et consulter vos statistiques
10 octobre 2008
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Pour retourner à l’espace AVF local Mettez votre photo, elle n’apparait que dans l’espace adhérents de l’AVFxxx. Lorsque vous viendrez dans l’AVF, vous serez reconnu. Une image sur un nom est un facteur d’accélération d’une relation conviviale Pour personnaliser votre compte Affinitiz A chaque publication, Affinitiz vous envoie un courriel. Ce n’est pas vous qui allez chercher l’information, c’est l’AVF qui vient à vous. Vous pouvez choisir la périodicité de ces messages. Vous pouvez voir vos statistiques d’accès.
10 octobre 2008
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