Outlook Connector 2 Association des outils de partage de Outlook et des fonctionnalités collaboratives gratuites de MDaemon 8.0+

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Table des matières INTRODUCTION................................................................................................................................................................. 3 LES NOUVEAUTES DE OUTLOOK CONNECTOR 2 .................................................................................................. 4 CONCEPTS........................................................................................................................................................................... 5 COUT ET VALEUR DES OUTILS COLLABORATIFS ................................................................................................................... 5 Une valeur sûre .............................................................................................................................................................. 5 Coût et qualité ................................................................................................................................................................ 5 AVANTAGES ET INCONVENIENTS DE OUTLOOK ET EXCHANGE ............................................................................................ 5 OUTLOOK CONNECTOR ET GROUPWARE .............................................................................................................................. 7 ARCHITECTURE DE OUTLOOK CONNECTOR 2 ...................................................................................................................... 8 INSTALLATION, CONFIGURATION DE OUTLOOK CONNECTOR ...................................................................... 9 COTE SERVEUR…................................................................................................................................................................ 9 Installation de Outlook Connector ................................................................................................................................. 9 Configuration de Outlook Connector........................................................................................................................... 12 Ajout d’un utilisateur dans les Informations de compte............................................................................................... 14 COTE CLIENT… ................................................................................................................................................................. 15 Installation du module Outlook Connector .................................................................................................................. 15 Configuration d’un profil de messagerie pour Outlook Connector ............................................................................. 16 Partage d’un dossier avec Outlook Connector ............................................................................................................ 20 Connexion via Outlook ou WorldClient ....................................................................................................................... 23

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Introduction L’un des premiers programmes dont les entreprises ont bénéficié pour remplacer Microsoft Exchange est le module MDaemon GroupWare développé par Alt-N Technologies. Destiné aux PME à la recherche d’outils collaboratifs, il active les fonctionnalités de partage de Microsoft Outlook. Associé à MDaemon, il élimine les contraintes matérielles, financières et humaines imposées par Exchange. MDaemon GroupWare a immédiatement convaincu les PME par son offre :
Des outils collaboratifs pour les dossiers Calendrier, Tâches et Rendez-vous dans Microsoft Outlook.
Un partage des dossiers de messagerie avec le protocole IMAP.
Un support serveur de messagerie professionnel sécurisé et simple d’utilisation.
Des tarifs de licence et de mise à jour économiques.

Le magazine Personal Computer World (PCW, www.pcw.co.uk) a récompensé Alt-N Technologies en nommant MDaemon GroupWare « Choix de la rédaction » dans son classement des alternatives à Exchange. PCW a déclaré que ce produit offrait « des outils collaboratifs complets » faisant de lui « un véritable remplaçant de Exchange et un modèle à suivre pour les autres solutions. » Alt-N a repoussé les limites en développant Outlook Connector 2, successeur de MDaemon GroupWare. La première amélioration est apportée par le changement de nom du produit. Avec la version 2.0, MDaemon GroupWare1 devient Outlook Connector. Ce nouveau nom décrit davantage le rôle du logiciel : connecter les utilisateurs Outlook en temps réel aux fonctionnalités collaboratives de Microsoft Outlook, en conservant MDaemon comme plate-forme de messagerie principale. Les utilisateurs Outlook peuvent ainsi partager leurs dossiers Journal, Calendrier, et Tâches sans la dépense ni l’expertise requises par Exchange. Pour répondre à la demande des utilisateurs, Outlook Connector 2 active désormais le partage des dossiers de messagerie, remplace les comptes POP et IMAP par le Compte Outlook Connector et élimine l’utilisation des fichiers PST de Microsoft souvent problématiques. Outlook Connector est également un client MAPI et une extension du client Exchange, optimisant son adéquation avec les outils de base de Outlook. Enfin, la nouvelle version corrige des problèmes de stabilité.

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Le terme « groupware » renvoie désormais aux fonctionnalités de partage intégrées dans le serveur MDaemon. Outlook Connector représente l’une des manières d’y accéder. WorldClient, l’interface Webmail de MDaemon, utilise ces mêmes fonctionnalités, notamment pour le calendrier, la planification de rendez-vous et la gestion des tâches.

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Les nouveautés de Outlook Connector 2 Les principales améliorations : Support des dossiers de messagerie Outlook pour une simplification du partage  Outlook Connector 2 autorise le partage des dossiers de messagerie Outlook. La première version prenait seulement en charge le partage des dossiers Calendrier, Journal, Contacts et d’autres objets Outlook. Dans cette première version, le traitement des messages se faisait en POP ou IMAP. Contrairement à POP, IMAP accepte le partage de dossiers contenant des emails. Outlook Connector 2 vient renforcer cette possibilité en simplifiant l’attribution des droits d’accès aux dossiers et sous-dossiers de messagerie de Outlook. Compte Outlook Connector : finie la confusion des boîtes aux lettres ! Un nouveau compte intitulé « Outlook Connector » est désormais créé. Il enregistre l’ensemble du courrier dans les dossiers et sous-dossiers de messagerie de Outlook. Dans la version précédente, la configuration de comptes de messagerie POP empêchait tout partage d’informations. La définition de comptes IMAP avait pour résultat la création de deux ensembles de dossiers de messagerie, chacun doté de sa boîte de réception. Ce système était parfois confus pour les utilisateurs. Avec Outlook Connector 2, le dossier de messagerie Outlook remplit la même fonction dans MDaemon comme dans Exchange à une différence près : MDaemon est plus sécurisé, plus simple à configurer et moins cher. Suppression des fichiers PST pour plus de stabilité  Outlook Connector 2 remplace les fichiers PST par un système de stockage local plus stable. Les fichiers PST sont conçus pour conserver les données Outlook en local. Cependant, en plus d’être lents, ces fichiers sont susceptibles d’engendrer des problèmes. Cette remarque se vérifie d’autant plus lorsqu’ils sont stockés sur des lecteurs réseau et non en local. MDaemon GroupWare effectuait une synchronisation des dossiers entre le serveur et les fichiers PST sur le client. Avec Outlook Connector 2, la synchronisation n’est plus nécessaire, d’où une meilleure stabilité du programme. Technologie MAPI pour une meilleure intégration dans Outlook  La version précédente du module était une extension du client Exchange. Outlook Connector 2 le reste, mais il utilise en outre la technologie MAPI pour plus de performance et de stabilité.

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Concepts Coût et valeur des outils collaboratifs Les logiciels de travail collaboratif (groupware) permettent à des utilisateurs de mettre des ressources en commun. Par exemple, ils activent le partage des dossiers Calendrier, Messages, Contacts, Tâches, Notes, etc.

Une valeur sûre L’expérience a montré la valeur ajoutée des outils collaboratifs. Ils permettent notamment de :
Partager des communications par e-mail
Partager des contacts
Programmer des projets et des réunions en groupe
Conserver un historique
Centraliser de la documentation
Maintenir une base de connaissances en temps réel sur les activités et les projets.

Les applications collaboratives favorisent la résolution de conflits, le rassemblement d’idées, la négociation, la planification, l’analyse et la conception.

Coût et qualité Auparavant, les applications collaboratives nécessitaient des installations matérielles poussées et l’intervention de professionnels expérimentés. Ces critères engendraient un coût que seules les grandes entreprises pouvaient supporter. Malgré leurs avantages, le rapport coût/bénéfice restait trop important pour les PME-PMI. Parmi les programmes collaboratifs mis en vente sur le marché, Microsoft Outlook et Exchange demeuraient la combinaison la plus fréquente, mais aussi la plus onéreuse en termes d’installation et de maintenance. Outlook Connector met fin à ces problèmes de complexité et de prix.

Avantages et inconvénients de Outlook et Exchange Outlook est un outil de gestion de données personnelles inclus dans le pack Microsoft Office. Il permet de gérer les messages, calendriers, contacts, notes et tâches des utilisateurs. Associé à Microsoft Exchange Server, il autorise le partage d’informations entre membres d’un ou de plusieurs groupes.

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Outlook est largement choisi pour ses fonctionnalités collaboratives, y compris pour la programmation de réunions collectives. Comme toute application de ce genre, il améliore la communication et les actions de planification.

L’inconvénient de Microsoft Outlook n’est autre que sa relation propriétaire avec Exchange en termes de fonctionnalités de partage. Certains utilisateurs déclarent même que la performance de Outlook n’est optimale que s’il est associé à Exchange Server. Cette relation propriétaire empêche d’utiliser d’autres outils de partage disponibles sur le marché. Beaucoup d’entreprises s’efforcent de trouver des solutions intermédiaires pour ne pas être soumises aux tarifs des licences, à la complexité, au niveau de formation, aux mises à jour onéreuses et régulières ainsi qu’au matériel qu’impose Exchange Server. Bon nombre d’entre elles choisissent un serveur de messagerie différent. Souvent, elles ont recours à des serveurs IMAP. Face à la popularité du client Outlook, Alt-N Technologies a choisi de développer Outlook Connector. Ce module active les fonctionnalités collaboratives de MDaemon pour les dossiers Calendrier, Journal et Tâches de Outlook. Outlook Connector 2 -6-

Outlook Connector et groupware MDaemon GroupWare étant désormais intitulé « Outlook Connector », le terme « groupware » est seulement employé pour désigner les fonctionnalités de partage intégrées dans le serveur de messagerie MDaemon. Elles portent sur les calendriers, contacts et contenus définis par les utilisateurs dans leurs dossiers de messagerie IMAP. Les PME non munies d’un département informatique peuvent maintenant avoir recours à des outils de partage. Ils sont disponibles dans WorldClient, interface Webmail de MDaemon.

Pour les personnes qui souhaitent continuer à utiliser Outlook, Outlook Connector associe les fonctionnalités de partage de Outlook à celles de MDaemon.

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Architecture de Outlook Connector 2 Outlook Connector partage des données, par exemple des calendriers, messages2, contacts, tâches, etc. à l’aide de dossiers publics IMAP et de l’extension du client Exchange. Le schéma ci-dessous illustre le concept.

Côté serveur, toutes les données Outlook sont stockées dans des dossiers IMAP. Outlook Connector envoie et reçoit des données via MDaemon, à l’aide des protocoles SMTP et IMAP. Le client Outlook se connecte à MDaemon à l’aide de l’extension du client Exchange. Cette extension convertit les données entre le protocole IMAP sur le serveur et le protocole MAPI dans Outlook. Outlook conserve une copie des données du serveur dans un fichier local. Les données principales restent sur le serveur et les données locales sont disponibles hors connexion. Sur le serveur, un dossier IMAP est créé pour chaque type de contenu Outlook : messages, calendrier, contacts, tâches, journal, etc. Dans Outlook, chaque titulaire de compte attribue des droits d’accès aux autres utilisateurs.

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La synchronisation des messages est une nouvelle fonctionnalité de Outlook Connector 2.

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Installation et configuration de Outlook Connector Ces instructions peuvent varier selon la version de Outlook choisie.

Côté serveur… Installation de Outlook Connector Pour installer le composant Outlook Connector dans MDaemon : 1.

Téléchargez la dernière version de Outlook Connector sur le site de votre distributeur/revendeur.

Attention : notez bien l’emplacement où vous enregistrez le programme d’installation.

2. Ouvrez le programme d’installation pour démarrer l’assistant. 3. Lisez les premières instructions puis cliquez sur Suivant. 4. Si vous acceptez les termes du contrat de licence, cliquez sur Suivant. 5. Entrez l’adresse Web du serveur WorldClient si vous souhaitez que MDaemon envoie un message à vos utilisateurs comprenant un lien de téléchargement du module Outlook Connector. Cliquez sur Suivant. 6. Cliquez sur Suivant pour installer le composant Outlook Connector.

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7. Dans le dernier écran, cochez les cases requises puis cliquez sur Terminer pour quitter le programme d’installation. 8. Le programme d’installation redémarre MDaemon en activant Outlook Connector.

9. Au même moment, le serveur de messagerie ouvre une boîte de dialogue dans laquelle il demande si vous souhaitez envoyer un message à tous les utilisateurs pour qu’ils téléchargent le module Outlook Connector à installer dans le client Outlook.

10. Pour vérifier l’installation, cliquez sur Outlook Connector dans le menu Configuration. 11. Si vous pouvez cocher la case Autoriser les utilisateurs à se connecter avec…, alors Outlook Connector est correctement installé. Outlook Connector 2 - 10 -

Remarque : le partage des dossiers IMAP personnels démarre avec l’activation de Outlook Connector.

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Configuration de Outlook Connector Un sous-menu vous permet de compléter la configuration de Outlook Connector dans MDaemon :

1. Dans le menu Configuration, cliquez sur Outlook Connector. La boîte de dialogue Outlook Connector s’ouvre sur l’onglet Options de Outlook Connector. 2. Si nécessaire, cochez la case Autoriser les utilisateurs à se connecter à Outlook Connector. 3. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs Outlook Connector.

4. Pour autoriser un utilisateur à accéder à Outlook Connector, sélectionnez une adresse dans la liste déroulante Nouvel utilisateur Outlook Connector puis cliquez sur Ajouter.

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5. Pour autoriser l’accès à tous les utilisateurs enregistrés sur le serveur, cliquez sur le bouton Autoriser tous les comptes à utiliser Outlook Connector.

6. Pour autoriser l’accès à un utilisateur sur demande, cochez la case Autoriser l’accès aux comptes dès leur première connexion… 7. Cliquez sur OK pour valider vos changements et fermer la boîte de dialogue.

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Ajout d’un utilisateur dans les Informations de compte Une case à cocher est disponible dans les Informations de compte pour activer le support Outlook Connector.

Pour ajouter un utilisateur Outlook Connector à partir du serveur MDaemon : 1. Dans le menu Comptes, cliquez sur Modifier un compte... 2. Sélectionnez un compte dans la liste puis cliquez sur OK. 3. Cliquez sur l’onglet Comptes s’il n’est pas déjà ouvert. 4. Cochez la case Activer le support Outlook Connector. 5. Cliquez sur OK pour valider vos changements et fermer la boîte de dialogue.

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Côté client… Installation du module Outlook Connector Vous pouvez télécharger le module Outlook Connector dans WorldClient, interface Webmail de MDaemon. Ce module s’installe dans Microsoft Outlook. Remarque : si votre compte de messagerie n’a pas accès à WorldClient, demandez une copie de Outlook Connector à votre administrateur. Pour installer le module Outlook Connector : 1. Ouvrez WordClient dans votre navigateur Web, entrez dans l’application puis cliquez sur le lien Options.

2. Cliquez sur Outlook Connector. 3. Cliquez sur le bouton Télécharger la dernière version de Outlook Connector. Attention : notez bien l’emplacement où vous enregistrez le programme d’installation. 4. Si Outlook fonctionne, fermez-le. 5. Démarrez le programme d’installation. 6. Lisez le premier écran puis cliquez sur Suivant. 7. Cliquez sur J’accepte si vous acceptez les termes du contrat de licence. 8. Cliquez sur Suivant pour installer le logiciel. 9. Cliquez sur Terminer pour quitter le programme d’installation. Outlook Connector 2 - 15 -

Configuration d’un profil de messagerie pour Outlook Connector Ces instructions indiquent comment configurer un nouveau profil pour Outlook Connector. Tout d’abord, double-cliquez sur Courrier dans le Panneau de configuration puis cliquez sur Afficher les profils…

1. Cliquez sur Ajouter… pour ouvrir la boîte de dialogue dans laquelle nommer le nouveau profil.

2. Entrez le nom du profil puis cliquez sur OK. 3. Cochez la case d’option Ajouter un nouveau compte de messagerie puis cliquez sur Suivant.

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4. Sélectionnez Types de serveurs supplémentaires puis cliquez sur Suivant. 5. Sélectionnez Outlook Connector dans la liste puis cliquez sur Suivant.

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6. Entrez les informations demandées. Après avoir saisi l’identifiant, le mot de passe et les données relatives au serveur, cliquez sur Tester les paramètres de compte. Si tout est correct, le programme affiche un message de type « Connexion réussie…. ».

En cas d’échec, vérifiez que toutes les informations saisies sont correctes. 7. Une fois le test réussi, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue. Cliquez ensuite sur OK pour quitter le Panneau de configuration. Outlook Connector doit maintenant être actif lorsque vous démarrez Outlook. Outlook Connector 2 - 19 -

Partage d’un dossier avec Outlook Connector Ces instructions indiquent comment partager un dossier avec Outlook Connector. d’abord, ouvrez Outlook.

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1. Sélectionnez le dossier à partager (dans cet exemple, le calendrier) et cliquez sur le bouton Dossier dans la barre d’outils Outlook Connector. Une boîte de dialogue s’ouvre pour définir les droits d’accès du dossier.

2. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue qui permet d’ajouter des adresses.

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3. Entrez une adresse électronique puis cliquez sur OK. Par défaut, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès « Invité ». Cliquez sur OK pour accepter ce droit d’accès. 4. D’autres niveaux d’accès sont disponibles dans la liste déroulante et vous pouvez également personnaliser vos permissions.

5. Cliquez sur le bouton Avancé pour personnaliser vos droits d’accès.

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Divers droits sont possibles : • Consultation—le dossier est visualisable par l’utilisateur. • Lecture—l’utilisateur peut lire le contenu du dossier. • Marquer comme “Lu”—l’indicateur d’état change après lecture du contenu • Écriture—l’utilisateur peut modifier l’indicateur d’état du message. • Insertion—l’utilisateur peut ajouter du contenu. • Envoi—l’utilisateur peut envoyer du contenu par e-mail. • Création—l’utilisateur peut créer des sous-dossiers. • Suppression—l’utilisateur peut supprimer des messages. • Administrateur—l’utilisateur peut modifier la liste d’accès. 6. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur OK. 7. Cliquez sur OK pour quitter.

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Connexion via Outlook ou WorldClient Une personne ayant accès à un élément partagé de Outlook peut également le visualiser à partir de WorldClient, interface Webmail de MDaemon. Cette caractéristique provient de la connexion de Outlook Connector et WorldClient via les fonctionnalités collaboratives de MDaemon. Cette illustration montre deux vues du Calendrier, l’une dans Outlook, l’autre dans WorldClient. La fenêtre Outlook est celle que visualise le propriétaire du calendrier. Celle de WorldClient est accessible aux utilisateurs munis d’un droit d’accès au calendrier.

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