Direction des Systèmes d’Information REGLES D’UTILISATION DE L’ESPACE DE STOCKAGE DISPONIBLE A TITRE PRIVE DANS LE CLOUD MICROSOFT

Le présent document a pour objet de présenter les règles d’utilisation applicables par les collaborateurs du CHUV, en relation avec l’espace de stockage mis à disposition pour une utilisation privée dans le Cloud Microsoft.

Champ d’application La suite logicielle Office 365 Pro Plus de Microsoft est téléchargeable librement et sans frais par tout collaborateur de l’institution disposant d’une adresse email professionnelle ……@chuv.ch. En complément à cette suite, le logiciel One Drive For Business permet à chaque collaborateur de bénéficier sans frais supplémentaires d’1 To d’espace de stockage dans le Cloud Microsoft. Tous les collaborateurs du CHUV perdent le droit à l’utilisation de la suite logicielle Office 365 Pro Plus et de l’espace de stockage de 1 To dans le Cloud Microsoft lorsqu’ils quittent l’institution.

Stockage des données L’espace disponible dans le Cloud Microsoft n’est pas fourni par le CHUV et n’est pas physiquement présent au sein de ses infrastructures informatiques, il est donc strictement réservé au stockage de données personnelles, et ne doit en aucun cas être utilisé pour le stockage de données professionnelles, quelle que soit leur nature. Microsoft garantit que les données enregistrées par chaque utilisateur sont stockées dans des centres de données localisés dans l’Union Européenne, mais cette garantie ne suffit pas pour permettre d’assurer que la sécurité des données est conforme aux contraintes légales en vigueur et aux règles de l’institution. Il est donc interdit à tout utilisateur du CHUV de stocker des données professionnelles sur le Cloud Microsoft.

V1.2 du 16 décembre 2015

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Extrait des conditions d’utilisation des services en ligne garanties par Microsoft

Les conditions décrites ci-dessous quant au stockage des données et à leur utilisation éventuelle sont garanties par Microsoft dans le cadre du contrat CASA (CAmpus and School Agreement) établi avec le CHUV. Microsoft traite et utilise seulement vos données afin de vous fournir les services en ligne convenus. Microsoft n'utilise pas vos données clients à d'autres fins, ni pour la création ou la mise à disposition de publicité ou de services similaires. Microsoft s'engage à fournir les prestations de service Office 365 à partir de centres de données basés dans l'Union Européenne (UE). En relation avec les prestations de service Office 365, les données clients suivantes sont seulement enregistrées dans des centres de données dans l'UE : contenu de la boîte aux lettres Exchange Online (corps e-mail, entrées du calendrier et contenus de pièces jointes aux e-mails), contenus du site SharePoint Online et des fichiers qui y sont enregistrés. Microsoft s’engage à protéger la sécurité des informations du Client. Microsoft a adopté et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à protéger les Données Client contre tout(e) accès, divulgation, altération, perte ou destruction accidentel(le), non autorisé(e) ou illégal(e). Microsoft dispose de plans de secours et d’urgence pour les locaux qui contiennent des systèmes informatiques traitant des Données Client. Les systèmes de stockage redondants et les procédures de récupération de données de Microsoft sont conçus pour restaurer les Données Client dans l’état d’origine ou précédant leur perte ou destruction. Dans un délai maximum de 180 jours après l’expiration ou la résiliation de l’utilisation par le Client d’un Service en Ligne, Microsoft désactivera le compte et supprimera les Données Client du compte.

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