Direction des Systèmes d’Information GUIDE D’UTILISATION DU PORTAIL SOFTWARE ONE
Le présent document a pour objet de présenter les conditions d’utilisation du portail mis à disposition des collaborateurs du CHUV par la société Software One, ainsi que des logiciels accessibles à travers ce portail.
Champ d’application. Le portail est accessible via l’URL ci-dessous : https://academic.softwareone.com/CENTREHOSPITALIERUNIVERSITAIREVAUDOIS Il est utilisable par l’ensemble des collaborateurs du CHUV, sa mise en œuvre résulte d’une collaboration entre la Direction des Systèmes d’Information du CHUV et la société Software One. L’accès au portail nécessite l’utilisation d’un compte utilisateur actif au sein du CHUV, ainsi que d’une adresse mail de type
[email protected]. Toute autre adresse mail sera rejetée. Par ailleurs l’accès au portail deviendra impossible pour un collaborateur lorsqu’il quittera l’institution et que son compte utilisateur CHUV sera désactivé.
Utilisation du portail. Une fois connecté, le menu de gauche permet d’accéder aux différentes options offertes par le portail : • • •
La section Produits permet d’accéder aux logiciels téléchargeables, gratuits ou non. La section Mon compte permet d’accéder au profil personnel de l’utilisateur : coordonnées, données de facturation, mot de passe, notifications, historique des commandes effectuées. La section Assistance fournit des informations en relation avec la société Software One et le fonctionnement du portail.
IMPORTANT : aucun support n’est fourni par le CHUV pour l’utilisation du portail ou l’acquisition des licences qui y sont proposées. Toutes les demandes d’aide et d’assistance doivent donc être transmises directement à la société Software One en utilisant l’adresse email
[email protected]
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Services accessibles et mode d’utilisation dans le cadre du CHUV. Différents logiciels sont téléchargeables sur le portail, avec ou sans frais, via la section Produits. Licences perpétuelles pouvant être achetées par les collaborateurs Produits Microsoft (Work at Home). Différents logiciels Microsoft peuvent être achetés à titre privé, les licences acquises sont des licences perpétuelles, elles sont donc définitivement la propriété de l’utilisateur, même si celui-ci est amené à quitter le CHUV. Produits Adobe ou provenant d’autres éditeurs. Différents logiciels Adobe ou provenant d’autres éditeurs peuvent être achetés à titre privé, les licences acquises sont des licences perpétuelles, elles sont donc définitivement la propriété de l’utilisateur, même si celui-ci est amené à quitter le CHUV. Licences gratuites mises à disposition des collaborateurs Office 365. Chaque collaborateur a la possibilité de télécharger librement et sans frais la suite logicielle Office 365 Pro Plus de Microsoft qui inclut l’utilisation, pour des besoins privés, durant 12 mois des logiciels Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Outlook, Publisher et Access, ainsi que les mises à jour éventuelles. La licence permet au collaborateur l’installation de tout ou partie de la suite logicielle sur 5 ordinateurs privés de type PC ou Mac, 5 tablettes privées de type iOS, Android ou Windows, ainsi que 5 smartphones privés. La licence est valable tant que le collaborateur reste employé par l’institution. Le téléchargement de cette suite nécessite une inscription sur le portail à l’aide de l’adresse email professionnelle ……
[email protected] du collaborateur. Toute tentative d’inscription avec une autre adresse email sera rejetée. Les informations personnelles du collaborateur (prénom, nom et adresse email) seront transmises à la société Software One lors de la première inscription. Software One garantit que ces données resteront confidentielles et ne seront pas transmises à l’extérieur (en particulier pas à Microsoft), et qu’elles ne seront pas utilisées à des fins publicitaires ou commerciales. Software One procédera automatiquement à la création d’un compte utilisateur sur le portail Microsoft Office, et ce afin de permettre l’accès à la suite logicielle correspondante. Le logiciel One Drive for Business est également accessible sur le portail, en complément de la suite logicielle Office 365 Pro Plus. Il permet à chaque collaborateur de bénéficier d’1 To de stockage dans le cloud Microsoft, utilisable pour stocker ses documents privés. Cet espace de stockage n’est pas fourni par le CHUV et n’est pas physiquement présent au sein de ses infrastructures informatiques. Il est donc strictement réservé au stockage de données personnelles, et ne doit en aucun cas être utilisé pour le stockage de données professionnelles, quelle que soit leur nature. En raison de possibles problèmes de compatibilité, il est déconseillé d’installer la suite logicielle Office 365 Pro Plus sur un équipement sur lequel se trouve déjà une autre version de la suite Office. La suite logicielle Office 365 Pro Plus n’est plus accessible si le collaborateur est amené à quitter l’institution, de même que l’espace de stockage mis à disposition gratuitement dans le Cloud Microsoft.
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