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Éviter les refus de l a facturation tributaire de l’inscription – II Michel Desrosiers

Le mois dernier, nous avons traité des situations qui peu­ au patient. Toutefois, advenant que le médecin modifie le vent mener à des refus lorsque vous facturez des mesures lieu de suivi plus de 90 jours après le service rendu, il ne liées à l’inscription de la clientèle. Les situations décrites pourra pas réclamer le forfait d’inscription en GMF s’il ne à ce jour surviennent du fait d’un écart entre les informa­ l’a pas déjà fait. Le médecin qui constate l’erreur de lieu tions transmises à la RAMQ et votre réalité. Cependant, parce que la RAMQ lui refuse la facturation de son forfait des problèmes peuvent aussi résulter d’erreurs lors de la d’inscription a 90 jours après la date du refus pour refac­ facturation ou d’une différence entre la transmission des turer le forfait, pourvu qu’il corrige le lieu de suivi durant informations relatives aux inscriptions cette période. et à votre facturation de services. Avant d’aborder ces derniers, terminons le sujet Notez que la modification du lieu de suivi Le médecin doit du numéro précédent, soit le problème peut s’effectuer « en bloc » lorsqu’un méde­ s’assurer que le lieu courant lié à l’information que possède la de suivi indiqué cin change de lieu de pratique ou encore RAMQ sur le lieu de suivi de votre clientèle. à la pièce. À défaut d’apporter les change­ à l’inscription du patient est le reflet ments lui-même, le médecin peut toujours s’adresser à l’admissibilité ou aux services Ne pas indiquer le bon lieu de la réalité, sans aux professionnels pour obtenir de l’aide de suivi d’un patient quoi il pourrait se ou pour demander que la RAMQ fasse les Le lieu de suivi habituel d’un patient est voir refuser la modifications en question. déterminant pour réclamer le forfait facturation du forfait an­nuel d’inscription en GMF, car l’inscrip­ d’inscription en Tant en GMF que hors GMF, il y a un autre tion se fait auprès du médecin et non du GMF ou les autres enjeu associé au lieu de l’inscription. En effet, GMF. C’est le lieu de suivi qui permet à la médecins de son RAMQ de rattacher ce patient au GMF. groupe (GMF ou non) le « partage » des suppléments à l’examen Des er­reurs semblent surtout survenir du patient vulnérable par l’entremise de pourraient se lorsque le médecin se joint à un GMF ou la pratique de groupe n’est possible qu’au voir refuser leur que le lieu dans lequel il exerce devient lieu de suivi régulier du patient. Lorsque facturation du un GMF. À moins de modifier le lieu de le lieu de suivi n’est pas inscrit correcte­ supplément à la suivi pour l’ensemble des patients visés, visite d’un patient ment, les autres médecins du groupe se le médecin se verra refuser la facturation feront refuser l’accès au supplément avec vulnérable du forfait annuel d’inscription en GMF le message explicatif 886 qui leur indique que le patient n’est pas inscrit à leur nom. avec le message 793 indiquant que le patient n’est pas inscrit dans ce lieu. Le médecin pourra Donc, tous les membres du GMF ont avantage à s’assurer toujours réclamer le supplément à la visite d’un patient que le lieu de suivi est inscrit correctement au dossier du vulnérable (qui est fonction du médecin et non du lieu), et patient auprès de la RAMQ. le montant sera celui qui prévaut selon le lieu où le service Si votre facturation est parfois refusée avec l’indication que est rendu. le patient n’est pas inscrit, vérifiez l’état de vos inscriptions En cas de doute sur le lieu associé aux inscriptions de ses et le lieu de suivi auprès de la RAMQ. Ne vous contentez patients, le médecin peut consulter la liste de ces dernières pas de regarder les données internes de votre logiciel de dans les services en ligne. Il verra alors aussi si le patient facturation. À défaut de corriger ces discordances, vous est inscrit en GMF ou non. S’il constate des écarts, il n’aura continuerez à vous voir refuser votre facturation et vous qu’à apporter les correctifs. À noter, des modifications vous priverez ainsi d’une partie de la rémunération à peuvent être faites sans égard à la date du dernier service laquelle vous avez droit.

Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat, est directeur des Affaires professionnelles à la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. lemedecinduquebec.org

Habitudes de facturation Vous pouvez subir des refus pour des raisons qui relèvent de vos habitudes de facturation, et non de l’intégrité des informations dans les banques de la RAMQ. C’est la

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chronologie de la transmission de l’inscription et de votre facturation ou encore la date indiquée sur l’inscription par rapport à la date du service qui pourrait alors poser des problèmes.

Erreur de dates Une première source possible d’erreur vient de la sépara­ tion du processus d’inscription de celui de la facturation des services. Lorsque deux personnes différentes assurent chaque fonction, il peut arriver que la date d’un service soit correctement indiquée sur la demande de paiement, mais que la personne qui procède à l’inscription inscrive par erreur une date plus tardive (comme celle de la trans­ mission de l’inscription). Par conséquent, la facturation à la date de l’examen en lien avec l’inscription du patient sera refusée, car, pour la RAMQ, le patient n’est pas encore inscrit auprès du médecin.

Afin de pouvoir appliquer correctement cette exclusion, lorsque la RAMQ reçoit la facturation d’un médecin, elle identifie les services comme étant associés à un patient inscrit ou non dès la réception. Si le médecin ne trans­ met pas les inscriptions avant sa facturation, la RAMQ ne « sait » pas qu’un nouveau patient est inscrit et ne peut donc exclure ces services de la comptabilité du plafond pour le trimestre en cause.

Un tel médecin pourrait donc faire l’objet d’une coupure non justifiée relative au dépassement du plafond. Une fois par année, la RAMQ révise après coup le calcul des pla­ fonds pour l’ensemble des médecins. Elle corrigera alors des erreurs de traitement provoquées par la transmission des inscriptions liée à l’acheminement de la facturation pertinente. Il s’agit d’un processus rétroactif qui cause attente et incertitude. C’est pourquoi il est plus simple de gérer sainement les inscriptions et la facturation en En plus de perdre l’éventuel supplément à l’examen du retenant pendant quelques jours la facturation afin de patient vulnérable, le médecin pourrait ainsi se voir refuser s’assurer que les inscriptions ont effectivement été trans­ le supplément accordé par la lettre d’en­ mises à la RAMQ et que cette information sera prise en compte lors du traitement de tente no 245 pour la prise en charge d’un la facturation. pa­­tient orphelin ou le supplément pour Le médecin qui un enfant de 0 à 5 ans. À moins de corriger ne bénéficie pas Lorsque le médecin n’est pas sujet aux l’erreur et de refacturer les suppléments, de l’exemption du pla­fonds, il n’a plus à prendre cette précau­ il ne pourra pas réclamer le supplément plafond trimestriel tion, mais il doit toujours transmettre les pour orphelin par la suite puisque le patient doit informer informations sur ses inscriptions moins est alors inscrit et n’est donc plus orphelin. la RAMQ de ses de 45 jours après avoir rendu le service, inscriptions avant question d’éviter des refus du fait que la Séquence de transmission de transmettre sa RAMQ ne retrouve pas d’inscription dans et plafonds trimestriels facturation afin ses banques de validation lors du traite­ Le médecin qui compte plus de 200 pa­ d’éviter les coupures tients inscrits actifs au 31 décembre de non justifiées. ment de la facturation. l’année précédente n’est pas sujet aux pla­ fonds trimestriels pendant une période Conclusion de douze mois commençant le 1er mars suivant. Plusieurs Le médecin doit donc s’assurer que la trans­mission de ses médecins ne se soucient donc pas des plafonds. Ceux qui inscriptions à la RAMQ est faite correctement et que les commencent à effectuer de la prise en charge et du suivi données de la RAMQ correspondent bien aux siennes. À de clientèle peuvent ne pas bénéficier immédiatement de défaut de repérer les erreurs d’inscription et de les corri­ cette exonération des plafonds. Leurs habitudes de factu­ ger, tant le médecin que les autres membres de son groupe ration et de transmission des inscriptions peuvent aggraver risquent de subir des refus de certaines mesures tribu­ leur situation. taires de l’inscription. Et il sera parfois difficile de trouver la source des problèmes. À cet égard, la prévention des L’Annexe IX qui fixe les plafonds prévoit que les services erreurs constitue un investissement rentable. rendus à un patient inscrit, tout comme les suppléments associés à l’inscription d’un patient, ne sont pas sujets Espérons que ces informations vous aideront à corriger aux plafonds. Le médecin qui entreprend une pratique de des problèmes de fonctionnement qui peuvent donner prise en charge et qui inscrira un grand nombre de nou­ lieu à des refus de votre facturation qui est tributaire de veaux patients ou de patients orphelins ne devrait donc l’inscription et qu’elles vous permettront de bénéficier pas avoir de problème avec les plafonds. Cependant, c’est pleinement des sommes auxquelles vous avez droit. Le sans compter sur des problèmes mécaniques lors du trai­ mois prochain, nous parlerons des codes de complexité applicables aux rapports d’évaluation médicale pour la tement de la facturation par la RAMQ. CSST. D’ici là, bonne facturation ! //

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Le Médecin du Québec, volume 49, numéro 7, juillet 2014