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Evaluer la valeur de chaque opération. Jamais l’exercice n’a été aussi sensible, alors que le transport aérien traverse une grave crise. Pour Aviapartner, Keyrus a déployé la suite SAS Financial Management. Un cas exemplaire dans le sens où Aviapartner implique sa solution financière à l’opérationnel.
Aviapartner engage SAS Financial Management… dans l’opérationnel! 5.500 collaborateurs, des coûts composés à 80% par la masse salariale. Pour Aviapartner, qui opère sur 28 aéroports, l’affectation des ressources par type de mission est capitale. Sa rentabilité en dépend
“«Le transport aérien a évolué sous la pression des nouvelles compagnies low cost et par les difficultés des transporteurs traditionnels. Pour nous, chaque jour est un jour de crise tant nos marges sont étroites. Nous mesurons donc à sa juste valeur l’apport d’une solution qui nous donne instantanément des données actuelles tout en nous permettant d’anticiper.”
Quelque 400 compagnies aériennes clientes, une présence sur 28 aéroports répartis dans cinq pays, près de 300.000 vols et 33 millions de passagers traités chaque année avec leurs bagages. “Une entreprise créée autour d’une poignée de personnes voici un demi siècle et gérée -jusqu’en 2006- par son fondateur comme une affaire de famille, explique Jacques Aendekerk, Vice
President Information Technology, Aviapartner. Aujourd’hui entre les mains d’un groupe capitalistique, Aviapartner se devait de traduire de manière financière ses opérations, lui permettre d’assimiler exactement la valeur de chacune de nos opérations. Par exemple, comprendre à quoi correspond un temps d’escale, le traitement des bagages ou encore le push out d’un avion. Une nécessité d’autant plus grande que la crise affecte durement le transport aérien… “
Pilier de la solution, la suite SAS Financial Management et ses différents modules. Pour Aviapartner, Keyrus a donc installé un data warehouse et une solution BI/PM: la Business Intelligence pour analyser et le Performance Management pour comparer. Le besoin était grand lorsqu’on sait qu’Aviapartner opère trois lignes d’activités: le cargo (import, export et entreposage); le passager (vente de billets, check in, embarquement, bagages) et les opérations au sol (chargement, nettoyage des avions, transport des équipages, et push out des avions). “Dans un climat hautement concurrentiel, chaque action compte, note Jacques Aendekerk. Il est donc utile que nous puissions les comparer entre aéroports; savoir, par exemple,
Jacques Aendekerk Vice President Information Technology, Aviapartner
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si les temps de rotation entre l’arrivée à la porte d’un avion de tel type et son départ est le même à Bruxelles, Bordeaux ou Amsterdam. De même, il nous faut pouvoir mesurer constamment nos performances financières tant au niveau de chaque escale qu’à celui du groupe. »
L’architecture comprend une couche infrastructure, une couche intégration, une couche applicative et, au sommet, la solution BI/PM de SAS. Au nombre de six, chaque application couvre une mission précise: front line, passagers, cargo, outils de productivité, comptabilité et ressources humaines. Bref, n’importe quelle des 53 millions de données gérée actuellement est interconnectée à la solution SAS. Le principe est simple: des sources multiples vers un data warehouse pour une seule vérité! Toutes les informations de l’opérationnel sont injectées dans le data warehouse de manière à être réutilisées par les utilisateurs concernés. A la ligne Operational Flight Info, par exemple, on trouvera le nombre de vols par aéroport, les types d’appareils, les tâches à accomplir sur chaque vol, etc. Grâce au traitement de ces données, Aviapartner peut désormais prévoir précisément les ressources à affecter tout en optimisant les temps. L’approche est récurrente pour chaque groupe opérationnel. De quoi permettre à Aviapartner d’appréhender la réalité et le devenir de chaque opération: en prévoir les temps; comparer la prévision avec la réalité; gérer les qualifications des salariés en fonction du travail ou du type d’avion sur lequel ils presteront; savoir qui sera sur tel ou tel vol; enregistrer les temps réels de travail, la qualité de la prestation, le suivi des bagages; détailler et analyser la facturation, etc. Un travail facilité par SAS Portal le point d’accès unique, SAS FM Studio pour créer
Keyrus nv
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les rapports, gérer les entrées, octroyer les permissions et SAS Management console pour les définitions utilisateurs et la gestion. «En engageant étroitement sa solution financière dans l’opérationnel alors qu’en général la solution financière reste cantonnée à sa fonction initiale, Aviapartner est un cas exemplaire,
commente Rik Vanthuyne, Consulting Manager, SAS. Et ceci parce que nos modules permettent ce type d’échanges. » La concurrence exacerbée a conduit Aviapartner à franchir une étape supplémentaire en créant le projet Finix. «Notre budget est dressé sur une base annuelle, via des données introduites dans le data warehouse. Chaque nuit, des postes de travail essentiels importent des données du système afin de réaliser des comparaisons quotidiennes de la situation par rapport au budget prévu, question de savoir si nous allons toujours dans la bonne direction. Ici encore, le système est exploité au-delà du budget financier pour englober le budget opérationnel afin de suivre les prévisions et les évolutions», note Koen Dils, Finix Project
Manager, Aviapartner. L’approche est «user friendly». Chaque utilisateur se connectant en un seul point peut consulter ou déposer des rapports. La sécurité est assurée par un code d’accès en fonction de la tâche et de la responsabilité de l’utilisateur. Par exemple, le prix moyen par client et par avion est une donnée sensible pour la concurrence. «Il nous faut parfois connaître le nombre de vols par clients, par type d’avion, etc. Auparavant, cette requête prenait quatre heures; avec Finix, nous avons le résultat en dix secondes!» assure non sans
plaisir Koen Dils.
Si SAS supporte son produit, c’est Keyrus qui assure la vie de l’application. «Notre mission est d’assurer la continuité du système existant, appliquer des corrections préventives. Nous travaillons aussi à la maintenance adaptive en vue de garder la solution à la pointe de l’art et, enfin, surveillons son évolution via l’introduction de nouvelles fonctionnalités selon les besoins»,
explique Marc Stukkens, Managing Director, Keyrus. Et d’ajouter: «Notre rôle est important: si SAS connait son produit, en revanche, nous connaissons mieux la réalité professionnelle du client, les besoins du terrain. Le volet budget n’est que la partie visible de la solution d’Aviapartner. Là où la solution de SAS se distingue c’est au niveau du data warehouse, de l’évolutivité de l’architecture, de la prévision et, surtout, de la prédictivité -un chapitre plus important aujourd’hui que l’analyse du passé!»
Aujourd’hui, toute l’information est disponible au départ d’un seul point d’accès: un bouton pour tout… et, surtout, pour oublier Excel! Plus moyen, non plus, de manipuler les chiffres. Les temps de réaction sont réduits, l’analyse parfaite. Et les erreurs facilement retrouvées. Un élément capital lorsque, chaque jour, 5.500 collaborateurs entrent des informations différentes. Enfin, Aviapartner se félicite d’arriver à une définition consistante de chaque opération.
Avec Finix, Aviapartner est en mesure d’établir de multiples classements. De réaliser un «hit parade» de ses escales –par
jour, par mois ou par année. Et relater le tout sur un rapport très simple. «Nous savons ainsi où nous en sommes dans notre budget,
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nous voyons où ça coince, où est exactement le problème -coûts, temps, ressources? Nous voulons des rapports utiles, accessibles immédiatement, qui nous éclairent dans nos prévisions et nous donnent également une vue sur le futur… sans une diarrhée des chiffres!»
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