Manuel d’utilisation

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ALT-N TECHNOLOGIES, LTD.

RelayFax® Version 6.7 – Manuel d’utilisation

Alt-N Technologies, Ltd. 2550 S.W. Grapevine Parkway, Suite 150 Grapevine, Texas 76051 817.601.3222 Fax: 817.601.3223 http://www.relayfax.com/

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ACCORD DE LICENCE IMPORTANT – À LIRE ATTENTIVEMENT. Si vous êtes en désaccord avec les termes de ce contrat, veuillez renvoyer vos supports de distribution dans les plus brefs délais à l'endroit où vous les avez obtenus, afin de recevoir un remboursement intégral, ou supprimez votre version d’évaluation. CONTRAT DE LICENCE UTILISATEUR FINAL ALT-N TECHNOLOGIES Le présent Contrat de Licence Utilisateur Final ("CLUF") est un contrat légal entre vous ("Client" ou "Utilisateur") et Alt-N Technologies ("Fabriquant") portant sur les produits logiciels AltN Technologies que vous installez et qui incluent le logiciel informatique, la documentation "en ligne", et qui est susceptible de contenir des supports associés et des documents imprimés ("PRODUIT LOGICIEL" ou "LOGICIEL").

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PRODUIT LOGICIEL comme tel, en tenant compte du fait que vous pouvez : (a) effectuer une copie de sauvegarde uniquement à des fins de sauvegarde ou d'archivage (b) installer le PRODUIT LOGICIEL sur un seul ordinateur à condition de conserver l'original uniquement à des fins de sauvegarde ou d'archivage. Toute reproduction des supports imprimés qui accompagnent le PRODUIT LOGICIEL est interdite. MODALITÉS DE LICENCE DES COMPOSANTS TIERS Les utilitaires tiers, programmes d'applications, et/ou composants destinés à être intégrés au PRODUIT LOGICIEL sont assujettis aux termes de la licence régissant ces produits.

Vous n'êtes pas autorisé à décompiler ou désassembler le PRODUIT LOGICIEL, sauf dans la mesure où ces opérations seraient expressément permises par la réglementation En installant, copiant, ou en utilisant le PRODUIT LOGICIEL, applicable, nonobstant la présente limitation. vous reconnaissez être lié par les termes du présent CLUF. Si vous êtes en désaccord avec les termes de ce CLUF, veuillez EXCLUSION DE GARANTIE retourner le PRODUIT LOGICIEL non utilisé, dans son intégralité et dans les plus brefs délais, sans oublier d'y inclure toutes les AUCUNE GARANTIE. LE PRODUIT LOGICIEL EST FOURNI "EN MISES À JOUR souscrites que vous auriez pu recevoir comme L'ÉTAT" SANS AUCUNE GARANTIE. DANS TOUTE LA MESURE parties de l'ensemble du PRODUIT LOGICIEL, à l'endroit où PERMISE PAR LA RÉGLEMENTATION APPLICABLE, ALT-N vous les avez obtenus pour recevoir un remboursement intégral TECHNOLOGIES ET SES FOURNISSEURS EXCLUENT TOUTE AUTRE GARANTIE, EXPRESSE OU TACITE, Y COMPRIS, ET SANS et/ou supprimer tout fichier relatif à votre version de RESTRICTION AUCUNE, TOUTE GARANTIE TACITE DE QUALITE démonstration du PRODUIT LOGICIEL. MARCHANDE OU D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, DE LICENCE DE PRODUIT LOGICIEL ALT-N TECHNOLOGIES Ce PRODUIT LOGICIEL est protégé par les lois et traités internationaux en matière de droit d’auteur, ainsi que par les autres lois et traités en matière de propriété intellectuelle. Le PRODUIT LOGICIEL n’est pas vendu, mais concédé sous licence. Le PRODUIT LOGICIEL inclut la documentation produit, une application serveur, et des fichiers de support individuellement identifiés comme "COMPOSANT" et collectivement considérés comme le "LOGICIEL". CONCESSION DE LICENCE Alt-N Technologies vous concède une licence individuelle, personnelle, non exclusive, non cessible, vous autorisant à installer et à utiliser une copie du LOGICIEL sur un ordinateur unique ou plusieurs ordinateurs, à condition de ne pas utiliser simultanément deux copies ou plus du LOGICIEL à des fins d'évaluation des performances du PRODUIT LOGICIEL pour une période inférieure à 30 jours. Si, au delà de cette période d'essai, vous souhaitez continuer à utiliser le PRODUIT LOGICIEL, alors le PRODUIT LOGICIEL doit être enregistré auprès de Alt-N Technologies et est assujetti aux modalités décrites dans les informations d'enregistrement qui se trouvent dans la documentation accompagnant le PRODUIT LOGICIEL. Alt-N Technologies concède le droit à toute entité de désigner un individu au sein de son organisation pour utiliser et administrer le LOGICIEL. Cet individu sera assujetti aux mêmes obligations que celles imposées aux utilisateurs individuels. COPYRIGHT Tous les droits de propriétés et droits d'auteur relatifs au PRODUIT LOGICIEL appartiennent à Alt-N Technologies, à ses fournisseurs, ou à ses vendeurs de composants. Le PRODUIT LOGICIEL est protégé par les lois et les traités internationaux en matière de droit d'auteur. De ce fait, vous devez utiliser le

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CONTREFAÇON ET/OU D'EXACTITUDE DES INFORMATIONS. CETTE GARANTIE VOUS DONNE DES DROITS SPÉCIFIQUES, QUI PEUVENT ÊTRE RENFORCÉS PAR UNE LÉGISLATION LOCALE PARTICULIÈRE. RECOURS CLIENT EN AUCUN CAS, LA RESPONSABILITÉ DE ALT-N TECHNOLOGIES EN CAS DE DOMMAGES NE SAURAIT EXCÉDER LE MONTANT QUE VOUS AVEZ EFFECTIVEMENT PAYÉ POUR LA LICENCE D'UTILISATION DU LOGICIEL. DANS LES LIMITES FIXÉES PAR LA LOI, ALT-N TECHNOLOGIES ET SES FOURNISSEURS NE POURRONT EN AUCUN CAS ÊTRE TENUS POUR RESPONSABLES DE TOUT DOMMAGE DIRECT, INDIRECT, ACCESSOIRE OU CONSÉCUTIF DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT (NOTAMMENT LES PERTES DE BÉNÉFICES COMMERCIAUX OU INDUSTRIELS, PERTE D'EXPLOITATION, PERTE D'INFORMATIONS COMMERCIALES ET SIMILAIRES), DÉCOULANT DE L'UTILISATION OU DE L'IMPOSSIBILITÉ D'UTILISER LE PRODUIT, ET CE, MÊME SI ALT-N TECHNOLOGIES A ÉTÉ AVISÉ DE L'ÉVENTUALITÉ DE TELS DOMMAGES.

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Table des matières 1ère partie – Administration du serveur RelayFax CHAPITRE 1

RelayFax® v6.7 ______________________________________________________________ 10 Introduction_________________________________________________________________________________ 10 Fonctionnalités de RelayFax ___________________________________________________________________ 11 Nouvelles fonctionnalités de la version 6.7 ________________________________________________________ 11 Nouvelles fonctionnalités de la version 6.6 ________________________________________________________ 12 Nouvelles fonctionnalités de la version 6.5 ________________________________________________________ 12 Nouvelles fonctionnalités de la version 6.0.2 ______________________________________________________ 13 Nouvelles fonctionnalités de la version 6.0 ________________________________________________________ 13 Envoyer un fax______________________________________________________________________________ 14 Recevoir un fax _____________________________________________________________________________ 14 Principe de fonctionnement ____________________________________________________________________ 15 Installation__________________________________________________________________________________ 16 CHAPITRE 2

Interface principale de RelayFax ________________________________________________ 18 Barre de menus _____________________________________________________________________________ 18 Barre d’outils _______________________________________________________________________________ 19 Volet de gauche_____________________________________________________________________________ 20 Journal Événements – Fax ____________________________________________________________________ 21 Menu contextuel ___________________________________________________________________________ 22 Barre d’état ________________________________________________________________________________ 24 Analyse des ports ___________________________________________________________________________ 24 Ajout manuel de modem ______________________________________________________________________ 24 Propriétés du modem ________________________________________________________________________ 27 Périphérique fax ___________________________________________________________________________ 27 Profil du modem ___________________________________________________________________________ 30 Options __________________________________________________________________________________ 33 Numérotation _____________________________________________________________________________ 35 Journal __________________________________________________________________________________ 36 CHAPITRE 3

Propriétés de RelayFax ________________________________________________________37 Serveur de fax ______________________________________________________________________________ 37 Serveur de messagerie _______________________________________________________________________ 40 Mises à jour des clients _______________________________________________________________________ 42 Options ___________________________________________________________________________________ 44 Service____________________________________________________________________________________ 46 Journalisation ______________________________________________________________________________ 48 Débogage ________________________________________________________________________________ 49 4

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CHAPITRE 4

Sélection d’une imprimante ____________________________________________________50 Sélectionner une imprimante___________________________________________________________________ 50 Options ___________________________________________________________________________________ 51 Accès ressources réseau _____________________________________________________________________ 52 CHAPITRE 5

Serveur MDaemon____________________________________________________________54 Propriétés de MDaemon ______________________________________________________________________ 55 CHAPITRE 6

Options diverses & exports_____________________________________________________56 Pièces jointes ______________________________________________________________________________ 56 Conversion des images TIF en couleur et nuances de gris __________________________________________ 58 Exports ___________________________________________________________________________________ 60 Format des fichiers d’export ___________________________________________________________________ 61 Images ____________________________________________________________________________________ 66 Options OCR _______________________________________________________________________________ 69 Texte _____________________________________________________________________________________ 72 Support des appareils utilisant le protocole TWAIN _______________________________________________ 73 CHAPITRE 7

Boîtes aux lettres et règles _____________________________________________________74 Boîtes aux lettres____________________________________________________________________________ 74 Ajout d’une entrée _________________________________________________________________________ 75 Modification d’une entrée existante ____________________________________________________________ 75 Règles par défaut ___________________________________________________________________________ 76 Règles de sortie_____________________________________________________________________________ 78 Règles d’entrée _____________________________________________________________________________ 84 Routage CND (Calling Number Display) ________________________________________________________ 88 Fax indésirables ____________________________________________________________________________ 90 CHAPITRE 8

Programmateur d’évènements et numérotation ____________________________________ 91 Programmateur d’évènements _________________________________________________________________ 91 Paramètres d’accès distant ____________________________________________________________________ 94 CHAPITRE 9

Pages de garde_______________________________________________________________96 Pages de garde _____________________________________________________________________________ 96 Création et modification_______________________________________________________________________ 97 Création d’une page de garde ________________________________________________________________ 97 Propriétés _________________________________________________________________________________ 98 Modification d’une page de garde _____________________________________________________________ 99 CHAPITRE 10

Gestionnaire de contacts______________________________________________________ 100 5

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Importer des contacts d’autres carnets d’adresses _______________________________________________ 101 Support d’Outlook et autres logiciels de carnets d’adresses ________________________________________ 101 CHAPITRE 11

Paramètres de compte________________________________________________________ 102 Comptes _________________________________________________________________________________ 102 Options/Mot de passe _______________________________________________________________________ 105 CHAPITRE 12

Modèles et codes de facturation________________________________________________ 107 Création et modification de modèles ___________________________________________________________ 107 Modèles __________________________________________________________________________________ 108 Éditeur de modèles _________________________________________________________________________ 110 Description________________________________________________________________________________ 110 Propriétés ________________________________________________________________________________ 111 Options __________________________________________________________________________________ 113 Codes de facturation ________________________________________________________________________ 114 CHAPITRE 13

Assistant d’envoi en nombre___________________________________________________ 116 Support d’envoi en nombre dans le client SMTP de RelayFax________________________________________ 116 Envoi d’un fax en nombre ____________________________________________________________________ 117 Étape 1—Préparation de la liste des destinataires _______________________________________________ 117 Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre _____________________________________________ 117 Étape 3—Sélection d’une liste de destinataires ou création à partir d’une base de données _______________ 118 Étape 4—Sélection de l’image fax ou du document à envoyer ______________________________________ 119 Étape 5—Sélection d’une page de garde_______________________________________________________ 120 Étape 6—Sélection d’un modèle de fax ________________________________________________________ 121 Étape 7—Saisie des informations de l’expéditeur ________________________________________________ 122 Étape 8—Début de l’envoi en nombre _________________________________________________________ 123 Suspension d’un envoi en nombre _____________________________________________________________ 123 Annulation d‘un envoi en nombre ______________________________________________________________ 123 Assistant de sélection ODBC _________________________________________________________________ 124 Étape 1 —Préparation de la base de données __________________________________________________ 124 Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre _____________________________________________ 124 Étape 3-Ouverture de l’assistant de sélection ODBC _____________________________________________ 124 Étape 4—Sélection d’une source de données __________________________________________________ 124 Étape 5—Sélection d’une table ______________________________________________________________ 126 Étape 6—Sélection des colonnes_____________________________________________________________ 127 Étape 7—Suite de l’assistant d’envoi en nombre ________________________________________________ 127

2ème partie – Client SMTP RelayFax CHAPITRE 14

Client SMTP RelayFax _______________________________________________________ 129 Introduction _______________________________________________________________________________ 129 Fonctionnalités du client SMTP RelayFax ______________________________________________________ 129 6

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Utilisation du client SMTP RelayFax ___________________________________________________________ 131 Démarrage________________________________________________________________________________ 131 Fonctionnement____________________________________________________________________________ 131 CHAPITRE 15

Propriétés du client RelayFax__________________________________________________ 133 Serveur de messagerie ______________________________________________________________________ 133 Paramètres d’accès distant ___________________________________________________________________ 135 Paramètres personnels ______________________________________________________________________ 137 Paramètres client___________________________________________________________________________ 139 Paramètres du scanner ______________________________________________________________________ 141 Contacts _________________________________________________________________________________ 142 Support de Microsoft Outlook et autres logiciels de carnets d’adresses _______________________________ 143 CHAPITRE 16

Boîte de dialogue Composer un nouveau fax _____________________________________ 145 Envoyer un fax_____________________________________________________________________________ 145 Propriétés ________________________________________________________________________________ 146 Erreur de distribution ______________________________________________________________________ 147 Pages de garde ____________________________________________________________________________ 148 Programmation d’envoi ______________________________________________________________________ 150 Numérisation ______________________________________________________________________________ 151 Options de numérisation____________________________________________________________________ 153 Pièces jointes _____________________________________________________________________________ 155 Options avancées __________________________________________________________________________ 157 CHAPITRE 17

Informations pratiques _______________________________________________________ 159 Pilote d’impression RelayFax _________________________________________________________________ 159 Envoyer un fax depuis un client de messagerie __________________________________________________ 161 Ajouter des pièces jointes ____________________________________________________________________ 161 Consulter, imprimer et modifier les fax _________________________________________________________ 162 Applications tierces _________________________________________________________________________ 163 Utilisation de l’assistant d’envoi en nombre _____________________________________________________ 164 Envoi d’un fax en nombre ____________________________________________________________________ 165 Étape 1—Préparation de la liste des destinataires _______________________________________________ 165 Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre _____________________________________________ 165 Étape 3— Sélection d’une liste de destinataires ou création à partir d’une base de données ______________ 166 Étape 4— Sélection de l’image fax ou du document à envoyer______________________________________ 167 Étape 5— Sélection d’une page de garde ______________________________________________________ 168 Étape 6— Saisie des informations de l’expéditeur________________________________________________ 169 Étape 7— Début de l’envoi en nombre_________________________________________________________ 170 Assistant de sélection ODBC _________________________________________________________________ 171 Étape 1— Préparation de la base de données __________________________________________________ 171 Étape 2— Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre ____________________________________________ 171 Étape 3- Ouverture de l’assistant de sélection ODBC _____________________________________________ 171

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Étape 4—Sélection d’une source de données ___________________________________________________ 171 Étape 5—Sélection d’une table ______________________________________________________________ 173 Étape 6—Sélection des colonnes_____________________________________________________________ 174 Étape 7— Suite de l’assistant d’envoi en nombre ________________________________________________ 174

Annexe A – Macros et fichiers de données _______________________________________ 175 Macros pour les e-mails _____________________________________________________________________ 175 Macros pour les règles de sortie _______________________________________________________________ 178 Macros pour les fichiers .DAT _________________________________________________________________ 179 Fichiers de données RelayFax ________________________________________________________________ 180

Annexe B – Compatibilité du modem ___________________________________________ 183 Compatibilité du modem _____________________________________________________________________ 183 Contrôle de flux __________________________________________________________________________ 183

Annexe C – Correspondance d’expressions régulières______________________________ 184 Règles générales___________________________________________________________________________ 184 Expressions régulières portant sur un caractère___________________________________________________ 184 Expressions régulières multicaractères__________________________________________________________ 185 Correspondance au début et à la fin d’une ligne___________________________________________________ 185

Annexe D – Dépannage ______________________________________________________ 186 Dépannage _______________________________________________________________________________ 186 Contrôle de flux __________________________________________________________________________ 186

Index______________________________________________________________________ 187

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1 è r e partie RELAYFAX® VERSION 6.7

Administration du serveur RelayFax

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RelayFax® v6.7

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Chapitre

Utilitaire de fax pour Windows

Introduction

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elayFax est un puissant serveur de fax qui automatise l'envoi, la réception et la gestion de télécopies et intègre l’ensemble de ces fonctionnalités directement dans votre système de messagerie. Vous pouvez paramétrer un nombre illimité de comptes POP sur un ou plusieurs serveurs. RelayFax se connecte à ces serveurs à des intervalles prédéfinis, collecte les messages, puis les transmet par fax, par e-mail, ou les imprime en fonction des paramètres choisis. Il peut également se connecter régulièrement à votre FAI (fournisseur d’accès Internet) afin de collecter le courrier si vous ne souhaitez pas rester connecté en permanence.

Avec les pilotes d’impression pour Windows 9x/NT/2000/XP vous imprimez directement à partir de n’importe quelle application de Windows et faxez le document ainsi obtenu à la personne de votre choix. Le client SMTP RelayFax vous permet même d’envoyer des fax par le biais du serveur depuis votre domicile ou lorsque vous êtes en déplacement. Son utilisation est très simple : il suffit de glisser/déposer un document ou de le coller sur son icône pour l’envoyer. RelayFax est également compatible avec les appareils photo numériques et scanners utilisant le protocole TWAIN. Ses fonctionnalités permettent de scanner et d’envoyer un document en quelques clics. Le module client assurant le support des scanners, cet outil est disponible aussi bien en local qu’à distance. Vous disposez d’une liberté totale : il n’est pas obligatoire d’utiliser le client RelayFax pour envoyer des télécopies : vous pouvez le faire à l’aide de votre client de messagerie. Il suffit pour cela d’inclure des macros spécifiques dans les messages et de les envoyer à l’adresse électronique de RelayFax. De plus, il est possible d’extraire automatiquement les pièces jointes des messages et de les convertir afin de les envoyer par fax. En outre, RelayFax est pourvu des technologies OCR (Optical Character Recognition, reconnaissance optique de caractères) les plus récentes. Cela permet au logiciel de « lire » les télécopies reçues et de les classer en fonction de leur contenu. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez indiquer des mots ou groupes de mots à rechercher et appliquer des règles spécifiques en fonction du résultat. Enfin, les fichiers OCR sont enregistrés dans des formats courants : les fax reçus sont aussitôt transformés en documents facilement exploitables. Les administrateurs disposent de règles applicables aux fax entrants et sortants qui facilitent la gestion du trafic. Par exemple, les utilisateurs peuvent envoyer des fax sans connaître le numéro du destinataire (l’envoi est défini à l’aide des critères spécifiques). Appliquées aux messages entrants, ces règles les 1 0

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transfèrent automatiquement à l’emplacement choisi. Les administrateurs peuvent aussi définir diverses actions : imprimer à l’aide d’une imprimante prédéfinie, choisir une page de garde, des modèles de fax, et même envoyer simultanément un fax à plusieurs destinataires. RelayFax répondra à tous vos besoins en matière de télécopie. Fonctionnalités de RelayFax ƒ

Extraction et envoi automatique des documents envoyés au serveur en pièce jointe.

ƒ

Possibilité d’utiliser un nombre illimité de comptes POP sur un nombre de serveurs illimité.

ƒ

Support des connexions commutées (DUN) et accès distants (RAS) pour la collecte du courrier sur des serveurs de messagerie.

ƒ

Collecte du courrier entièrement programmable.

ƒ

Détection automatique des modems fax disponibles.

ƒ

Configuration individuelle des modems pour l’envoi et la réception de télécopies.

ƒ

S’exécute en tant que service sous Windows NT/2000/XP.

ƒ

Création de règles pour l’envoi d’un message par fax ou par e-mail à un ou plusieurs destinataires, l’envoi de messages sans connaître le numéro du destinataire, le choix de la page de garde, et bien plus encore.

ƒ

Envoi simultané du même fax à plusieurs destinataires.

ƒ

Support intégré de l’Éditeur de pages de garde Microsoft™.

ƒ

Support LCR (least-cost routing). Des messages sont envoyés à l’aide du protocole SMTP vers d’autres serveurs afin d’être faxés.

ƒ

Règles de routage applicables aux messages entrants.

ƒ

Impression automatique des fax entrants et/ou sortants.

ƒ

Pilote d’impression pour Windows 9x/NT/2000/XP permettant d’envoyer un document à RelayFax depuis n’importe quelle application

ƒ

Envoi des données du pilote d’impression à l’aide du client vers le serveur.

ƒ

Partage des contacts sur tout le réseau.

Nouvelles fonctionnalités de la version 6.7 ƒ

Moteur BrookTrout natif— Ajout d'un moteur BrookTrout natif pour toutes les cartes BrookTrout. Il s'installe à l'aide du fichier rfbt670_en.exe, qui contient les derniers pilotes BrookTrout ainsi que le moteur natif.

ƒ

Programmation « globale » pour les envois de fax normaux et en nombre — Le programmateur d’événements contient de nouvelles options permettant de choisir les heures auxquelles les fax seront/ne seront pas envoyés. Ces périodes peuvent être différentes selon le type d’envoi (normal ou en nombre).

ƒ

Amélioration des contacts dans le client— Le bouton Contacts vous donne accès aux contacts RelayFax ou à vos contacts MDaemon/Outlook (selon le client de messagerie par défaut). Dans les paramètres, une nouvelle option permet d’obtenir tous vos dossiers de contacts WorldClient (requiert MDaemon 9.0).

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Ajout d’une colonne au fichier d’export — Elle contient la durée, en secondes, de chaque tentative de renvoi. Par exemple, pour un envoi ayant nécessité trois tentatives, les valeurs « 30,20,40 » indiquent que leur durée était respectivement de 30, 20, et 40 secondes.

Nouvelles fonctionnalités de la version 6.6 ƒ

Renvoi des pages non envoyées uniquement — Ajout d'une option qui renvoie par défaut uniquement les pages qui n'ont pas pu être envoyées. Elle s'active/se désactive à l'aide du paramètre ResendPartialFaxes dans la partie[FaxServer] du fichier RelayFax.ini.

ƒ Détection DTMF pour les modems vocaux et périphériques CAPI — Les modems vocaux peuvent à présent détecter les tonalités DTMF (Dual Tone Multi Frequency). Cette fonctionnalité s'active dans l'onglet Options des propriétés du modem. Les tonalités DTMF reçues sont converties en SDA pour le routage. Si vous utilisez le moteur de fax Black Ice, vous devez préciser le nombre de chiffres à écouter. Avec le moteur Alt-N, cela n'est pas nécessaire : il écoute la ligne pendant 10 secondes ou jusqu'à réception d'une tonalité de fax. Le délai de déconnexion se configure à l'aide du paramètre VoiceAnswerTimeout dans la partie [FaxServer] du fichier RelayFax.ini. Pour envoyer une tonalité DTMF, utilisez le caractère « x » ou « @ » pour séparer le numéro de téléphone des caractères DTMF. Par exemple, si vous indiquez : 1234567@1234, RelayFax numérote 1234567, attend un silence (pas de retour d'appel), puis transmet les caractères DTMF et démarre la transmission du fax. L’emploi du caractère « x » permet d’utiliser le format : « [email protected] ». Veuillez toutefois noter que même si RelayFax affiche les caractères DTMF après le « x », il envoie « @ »au modem. Pour plus d'informations concernant les paramètres spécifiques au caractère « @ », consultez le manuel d'utilisation de votre modem, dans la rubrique concernant la commande D. Pour les périphériques CAPI, la section[CAPI] du fichier RelayFax.ini contient plusieurs options qui contrôlent le délai à inclure avant et après les caractères DTMF, la longueur de chaque caractère et l’espace entre les caractères en millisecondes.

Nouvelles fonctionnalités de la version 6.5 ƒ

Pilote d’impression OCR — Lors de l’installation du client ou du serveur RelayFax, vous pouvez choisir d’installer le pilote d’impression OCR, qui extrait automatiquement les numéros contenus dans des documents. Il suffit d’imprimer le document contenant les coordonnées du destinataire à l’aide de ce pilote. Le client utilise ces informations afin de déterminer le numéro du destinataire, son nom, le sujet du fax, etc. Dans ce cas, le client ne s’ouvre pas car les données proviennent du document imprimé.

ƒ

Support des règles de numérotation Windows — Cette option a été ajoutée à l’onglet Numérotation, dans les propriétés du modem. Les règles de numérotation de Windows configurent les indicatifs régionaux et de pays qui ne peuvent l’être par les Règles de sortie. Lorsque l’option Utiliser les règles de numérotation de Windows est activée, les numéros canoniques du type « + (indicatif régional) » sont traités automatiquement (par ex. : +1 (616) 555 1212). S’il s’agit d’un appel international le signe « + » est converti en « 011 ». La partie « + » n’est pas obligatoire mais il est nécessaire d’employer des parenthèses. De plus, si le numéro ne commence pas par « + », un préfixe est automatiquement ajouté. Veuillez noter que les Règles de sortie s’appliquent avant les règles de numérotation de Windows. Remarque : les numéros ne correspondant pas à ce format seront composés sans être modifiés.

ƒ

Moteur de fax en code source libre à 33.6 Ko/s —RelayFax inclut un moteur de fax de classe 1.0 V.34 (jusqu’à 33,600 o/s) pour les modems MultiTech MT5634ZBA.

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Nouveau format d’adresse électronique —Ajout d’un nouveau format d’adresse : “nom,société”

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Pour utiliser ce format dans MDaemon, créez une passerelle (par exemple, « fax.domaine.com ») et redirigez tout le courrier vers votre compte RelayFax. Exemple : Ancien format : “5551212,John,Acme” Nouveau format : “John,Acme” ƒ

Nouvelles options d’impression et Rapport de transmission — La fenêtre des propriétés de l’imprimante choisie contient à présent un onglet Options permettant d’en configurer les paramètres : taille du papier, alimentation, nombre maximum d’images par page et nombre maximum de pages imprimées par fax. Vous pouvez également choisir d’imprimer un rapport de transmission avec le fax, ou même de n’imprimer que le rapport.

ƒ

Modification de l’ordre de la liste des modems fax — En effectuant un clic droit sur l’un des moteurs de fax, vous pouvez modifier l’ordre de priorité. Les télécopies en attente d’envoi sont attribuées aux fax disponibles selon l’ordre de la liste.

Nouvelles fonctionnalités de la version 6.0.2 ƒ

Publication du moteur de RelayFax en code source libre (Open Source) — Alt-N a publié le moteur utilisé par RelayFax en code source libre. Plus d’informations sont disponibles à l’adresse suivante (en anglais) : http://sourceforge.net/projects/relayfaxosproj/ Ce projet a pour but d’aider au développement des moteurs de fax et d’apporter une contribution à la communauté du logiciel libre. Remarque : le logiciel RelayFax est toujours un produit commercial. Seul le code source du moteur est disponible.

ƒ

Amélioration du carnet d’adresses — Avec le carnet d’adresses de RelayFax vous pouvez désormais accéder à vos contacts WorldClient et Outlook Connector à partir du client. Les contacts Outlook et Exchange sont également disponibles.

Nouvelles fonctionnalités de la version 6.0 ƒ

Nouveau moteur de fax — RelayFax est équipé d’un nouveau moteur compatible avec un grand nombre de modems fax, le mode ECM (mode de correction d’erreurs) et bien plus encore. L’interface graphique de RelayFax intègre de nouvelles commandes : taux de baud pour le port COM, contrôle du flux, taux de baud pour les fax, volume des haut-parleurs...

ƒ

Support CAPI 2.0— RelayFax est compatible avec les périphériques CAPI 2.0 (RNIS). Il fonctionne avec des cartes RNIS à simples et à doubles canaux.

ƒ

Support de routage SDA (Sélection directe à l’arrivée) — De nouvelles commandes dans l’éditeur de compte permettent d’associer des extensions de numéros de téléphone SDA à des utilisateurs. De plus, une nouvelle règle de routage pour le flux entrant permet de gérer les fax en fonction de leurs propriétés SDA. Enfin, une option ajoutée dans les propriétés du compte utilisateur oblige RelayFax à n’accepter que les appels adressés aux numéros inscrits dans la colonne SDA des comptes. Les autres appels sont ignorés.

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Nouveaux pilotes d’impression — RelayFax est équipé de pilotes d’impression capables de convertir des documents en fax. Ils offrent davantage d’options et de possibilités de configuration.

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Support de Terminal Services — RelayFax accepte les opérations effectuées dans un environnement Terminal Services. Cette nouveauté est valable tant pour l’interface d’administration que le client SMTP et les pilotes d’impression.

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Support de nombreuses cartes — RelayFax est désormais compatible avec les cartes Brooktrout, Gammalink, Bicom, Dialogic, et NMS. Tous les modèles n’ont pas été testés mais les premiers essais se sont montrés très concluants.

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Amélioration de la mise en forme des pages de garde — vous pouvez modifier vos pages de garde au format *.COV sous Windows 2000/XP à l’aide de l’Éditeur de pages de garde Microsoft (inclus dans Windows 2000/XP). L’ancien format (*.CPE) est toujours supporté.

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Sonneries multiples — Chaque modem peut utiliser plusieurs sonneries distinctes. Les codes RING1, RING2, et/ou RING3 s’activent dans les propriétés du modem.

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Base de données plus flexible et plus rapide — La base de données utilisée par RelayFax pour le stockage et la gestion des informations relatives aux fax envoyés et reçus repose désormais sur le langage XML et offre une vitesse d’exécution plus rapide.

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Meilleure extraction des numéros — RelayFax est doté d’un système de reconnaissance optique de caractères (OCR), capable de « lire » les documents à envoyer. Il peut donc rechercher les numéros de fax qu’ils contiennent.

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Support des documents aux formats PDF et PNG — les fax reçus aux formats PDF et PNG peuvent à présent être distribués.

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Amélioration du traitement des fichiers TIFF— vous disposez de plusieurs formats de compression (Group 3 1D ou 2D et Group 4 2D) pour tous les fax et fichiers TIFF. Vous pouvez également configurer la taille par défaut d’une page. Cette option détermine la taille des images TIFF insérées dans le texte, mais elle peut aussi servir à imposer une taille standard pour toutes les pages.

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Journalisation améliorée — Le renouvellement des fichiers journaux peut être effectué une fois par jour ou par semaine, et il est possible d’en créer un pour chaque service. De plus, ces fichiers sont à présent créés dans le répertoire \Logs\ et non\App\. Enfin, une option de journalisation spécifique au débogage est également disponible. Pour en savoir plus, voir Journalisation (page 48).

Pour une liste complète des modifications et correctifs apportés à la version en cours, consultez le fichier RelNotes.txt situé dans le dossier \RelayFax\Docs\. Envoyer un fax

Avec RelayFax, envoyer des télécopies devient un jeu d’enfant. Il existe plusieurs méthodes : ƒ

Effectuez un glisser/déposer ou collez un document sur l’icône du client.

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Rédigez un courrier électronique et indiquez le numéro de fax du destinataire dans le champ « A: ».

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Rédigez un courrier électronique et laissez les règles de RelayFax déterminer la façon dont il doit être envoyé.

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Imprimez en utilisant le pilote d’impression RelayFax à partir de n’importe quelle application de Windows.

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Envoyez uniquement la page de garde en y ajoutant un message à l’aide du client SMTP.

Recevoir un fax

Cela est également très simple. En effet, RelayFax détecte et active tous les modems fax dès le démarrage. De plus, vous pouvez configurer chaque modem individuellement.

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Lorsqu’il reçoit une télécopie, RelayFax compare le CSID (identifiant) de l’émetteur à vos règles d’entrée. Le message est ensuite inclus dans un e-mail au format MIME puis envoyé aux destinataires définis dans les règles ou bien à une adresse par défaut. Il est également possible d’appliquer des règles de routage en fonction du port COM du modem ayant reçu le fax, des résultats de l’analyse OCR., ou bien de la présence de certains mots-clés. Principe de fonctionnement

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Installation Conditions requises pour l’installation du serveur RelayFax sous Windows: ‰

Microsoft Windows 9x ou Windows NT4/2000/XP, au moins 256 Mo de mémoire (512 Mo recommandés) et un processeur Pentium II 450 MHz (ou supérieur). L’espace disque généralement requis est 30 Mo (cela n’inclut pas l’espace nécessaire pour conserver les e-mails et télécopies). Remarque

Il n’est pas nécessaire de réserver un ordinateur pour RelayFax. Il peut être exécuté en même temps que d’autres programmes (votre serveur de messagerie par exemple). Cela est même recommandé si vous utilisez MDaemon ou WorldClient ‰

Accès à un serveur de messagerie SMTP/POP3 standard. Il n’est pas obligatoire que ce serveur soit installé sur votre réseau. Avec les options de connexion de RelayFax, vous pouvez utiliser le serveur de votre FAI ou bien celui de votre choix.

‰

Un ou plusieurs modems fax, de préférence de bonne qualité et compatible(s) classe 2.0. RelayFax accepte les modems de classe 2, mais ces derniers ont des capacités limitées et sont peu fiables. Il est donc recommandé d’utiliser des modems de classe 1 ou 2.0.

Avant de commencer

Au cours de l’installation, vous devrez répondre à diverses questions nécessaires à la configuration du logiciel. Même s’il possible de modifier ces paramètres par la suite, il est préférable d’y répondre dès l’installation. Ainsi, votre serveur est immédiatement opérationnel. Vous devez indiquer : ‰ ‰ ‰

Le lecteur et le répertoire d’installation de RelayFax (par défaut : C:\RelayFax). Le nom de l’utilisateur et de l’entreprise. Les composants que vous souhaitez installer (serveur et fichiers d’aide, utilitaire de création de pages de garde, pilote et client pour Windows 95/98, et/ou serveur et client pour Windows NT/2000.)

Pour le serveur

Vous devez indiquer : ‰

Le nom de votre entreprise.

‰

Le CSID (identifiant) que vous souhaitez attribuer à votre modem fax (il s’agit en général du nom de l’entreprise). Dans certains pays, cette information est obligatoire.

‰

Vos numéros de fax et de téléphone.

‰

Le nom de domaine ou l’adresse IP de votre serveur de messagerie.

‰

L’identifiant et le mot de passe du compte RelayFax sur votre serveur de messagerie. 1 6

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Pour le client

Vous devez indiquer : ‰

Le nom de domaine ou l’adresse IP de votre serveur de messagerie.

‰

Votre adresse e-mail.

‰

L’adresse e-mail du compte RelayFax.

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Interface principale de RelayFax

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interface principale de RelayFax permet d’accéder rapidement à l’ensemble des fonctionnalités du serveur ainsi qu’aux journaux d’activité des télécopies envoyées et reçues. Cette section se divise en sept parties : barre de menus, barre d’outils, volet de gauche, journal Événements – fax, option Analyse des ports, boîtes de dialogue Propriétés du modem et Ajout manuel de modem.

Barre de menus

La barre de menus est située en dessous de la barre de titre de l’interface principale de RelayFax. Elle contient plusieurs menus déroulants donnant accès à l’ensemble des boîtes de dialogue du programme. Vous pouvez également vous servir de raccourcis clavier pour accéder aux principales fonctions de RelayFax et accomplir vos tâches habituelles très rapidement. Ces raccourcis sont signalés par une lettre 1 8

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soulignée dans le nom d’un menu, d’un menu déroulant ou dans l’intitulé d’une option de boîte de dialogue. Pour utiliser un raccourci clavier, appuyez sur la touche Alt puis sur la lettre soulignée de la commande requise. S’il s’agit d’une option de menu déroulant, il est inutile d’appuyer préalablement sur la touche Alt. Barre d’outils

La barre d’outils mobile de RelayFax permet d’accéder à la plupart des boîtes de dialogue du programme. Initialement disposée en dessous de la barre de menus, vous pouvez la placer à n’importe quel endroit de la fenêtre principale ou du Bureau de Windows. Pour la déplacer, cliquez en dessous ou au-dessus des boutons et faites-la glisser vers l’emplacement voulu. Vous pouvez alors la redimensionner en plaçant le curseur sur le bord et en le faisant glisser jusqu’à obtention de la taille requise. Lorsque vous survolez un bouton, une infobulle apparaît pour vous indiquer sa fonction.

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Volet de gauche

Le volet de gauche propose une arborescence des fonctionnalités disponibles dans RelayFax. Double-cliquez sur un élément de la liste pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante, ou effectuez un clic droit sur cet élément et sélectionnez Propriétés. Chaque arborescence s’ouvre en cliquant sur le signe « + » qui précède l’élément racine de la liste (et vice versa). Remarque

Pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés du modem à partir du volet de gauche, procédez comme suit : double-cliquez sur le nom d’un modem ou effectuez un clic droit sur le nom et sélectionnez Propriétés. Dans cette boîte, vous pouvez réinitialiser le modem, le supprimer ou modifier son classement dans la liste (les télécopies en attente sont attribuées aux périphériques disponibles selon leur ordre dans la liste.) Si aucun modem n’est proposé, cliquez sur Analyse des ports pour obtenir la liste des modems installés. Vous pouvez ajouter des modems manuellement dans la section Ajout manuel.

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Journal Événements – Fax

Le journal Événements - Fax est un rapport détaillé, mis à jour en temps réel, qui répertorie l’ensemble des événements de télécopie et des sessions POP/SMTP de RelayFax. Il permet de retrouver rapidement une information dans l’activité récente de RelayFax, et d’établir des diagnostics immédiats en reportant toutes les erreurs de traitement. Les six premiers onglets du journal correspondent à la partie « Événements ». Ils présentent l’activité du système et du moteur de fax, notamment le comportement du modem, les activités d’analyse, les e-mails envoyés et reçus, etc. Les cinq onglets suivants correspondent à la partie « Fax » : ils traitent des télécopies envoyées et reçues par RelayFax, de celles qui sont en attente et de celles qui n’ont pas pu être envoyées. Diverses informations sont également fournies : expéditeur, destinataire, date et heure du fax, ID du périphérique de télécopie, etc. L’onglet Tous les fax regroupe le contenu des cinq onglets de la partie « Fax ».

Dans chaque onglet de la partie « Fax », un menu contextuel s’ouvre en cliquant sur l’une des entrées à l’aide du bouton droit de la souris. L’action commandée à partir de ce menu s’applique à l’ensemble des entrées sélectionnées dans l’onglet.

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Remarque

Le nombre de télécopies en attente est déterminé par le paramètre “MaxPendingFaxCount=” dans le fichier RelayFax.ini (section “[FaxServer]”). Par défaut, la valeur est fixée à « 5 ». Si RelayFax fonctionne avec plusieurs modems, nous vous recommandons d’accroître cette valeur de 5 pour chaque modem supplémentaire. Exemple : 5 pour un modem, 10 pour deux, 15 pour trois, etc. Ce paramètre permet de répartir le traitement de la file d’attente.

Menu contextuel

Dix-sept commandes sont disponibles : Sélectionner tout, Rapport simple, Rapport détaillé, Exporter, Envoyer à, Utiliser le port, Renvoyer le fax, Renvoyer le fax à, Donner la priorité à, Supprimer, Annuler, Ajouter une règle, Afficher/modifier, Analyser, Imprimer, Propriétés et Fermer. La commande Sélectionner tout permet d’exécuter des actions simultanées telles que la suppression d’éléments ou la création de rapports pour l’ensemble des entrées de la fenêtre, le tout en effectuant une seule manipulation. La fonction Rapport simple offre un compte-rendu succinct pour chaque entrée sélectionnée. Ce rapport peut être enregistré en tant que fichier ou imprimé. La fonction Rapport détaillé offre un compte-rendu complet pour chaque entrée sélectionnée, reprenant l’ensemble des informations existantes ainsi que l’activité du serveur. Ce rapport peut être enregistré en tant que fichier ou imprimé. Nous vous recommandons d’utiliser régulièrement la fonctionnalité Rapport détaillé et de supprimer les entrées des onglets de la partie « Fax » afin d’optimiser les ressources de votre ordinateur. La commande Exporter permet de transférer les fax sélectionnés au format TIF et de créer des fichiers csv (délimités par des virgules). Ces fichiers d’exportation sont compatibles avec les bases de données et tableurs capables d’importer des données délimitées par des virgules. Pour plus d’informations sur les fichiers d’exportation, reportez-vous aux sections : Exports —page 60 Format des fichiers d’export —page 61 L’option Envoyer à permet d’envoyer un fax sous forme d’image par e-mail, à l’adresse indiquée (une adresse vous sera demandée).

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L’option Utiliser le port permet d’indiquer le port sur lequel les fax en attente doivent être envoyés. La commande Renvoyer le fax permet d’envoyer à nouveau un fax déjà expédié ou dont l’envoi a échoué. La commande Renvoyer le fax à est semblable à la commande précédemment décrite à une différence près : un numéro de fax vous est demandé et vous pouvez, en option, ajouter des informations supplémentaires à celles du fax d’origine (ex. : nom de la société, etc.). La commande Donner la priorité à ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez modifier la priorité d’envoi des messages en attente. Remarque

Seule la priorité des fax « en attente » est modifiable. En cliquant sur Supprimer, toutes les entrées sélectionnées sont effacées de la fenêtre « Fax » et du répertoire de stockage du fichier de télécopies. Les images fax ou les fichiers de travail qui consomment de l’espace disque sont également supprimés. La commande Annuler permet d’abandonner le traitement des fax. Elle doit être activée avant de supprimer un fax en cours d’exécution. La commande Ajouter une règle sert, pour toute télécopie reçue, à ouvrir l’éditeur de règle en reportant l’ID du fax distant dans le champ « Ce texte ». Elle permet d’économiser du temps lorsque vous configurez des règles de routage pour les fax entrants. La commande Afficher/modifier ouvre la télécopie sélectionnée dans l’éditeur par défaut. Cliquez sur Analyser pour que le module OCR analyse le fax sélectionné. Dans la boîte de dialogue s’ouvre, nommez le fichier et choisissez son format d’enregistrement. En cliquant sur Imprimer, une boîte de dialogue s’ouvre pour que vous puissiez sélectionner votre imprimante. La commande Propriétés, donne accès à la page d’informations (données et statistiques) du fax sélectionné. Le bouton « Visualiser » affiche le fax correspondant à la page. Remarque

La page des propriétés des fax entrants contient moins d’informations que celle des fax sortants. La commande Fermer permet de sortir du menu contextuel sans exécuter aucune commande.

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Remarque

Si, dans la boîte de dialogue Options d’image, vous avez choisi de supprimer les télécopies du disque après leur envoi, il vous sera impossible d’utiliser certaines de ces commandes. Barre d’état

La barre d’état se situe juste en dessous du journal Événements – Fax et reflète l’activité du serveur : nombre d’entrées du journal (Journal : ), envoi en nombre (EN :), nombre de messages en attente de téléchargement vers le serveur de messagerie (SM :), nombre de fax en attente (A :), nombre de fax envoyés (E :) et reçus (R :). Les deux éléments du compteur « E : » correspondent d’une part au nombre de fax en cours de traitement (nombre à gauche de la barre oblique) et, d’autre part, au nombre de modems disponibles prêts à envoyer des fax (nombre à droite de la barre oblique). La zone suivante affiche le nombre de fax reçus et transmis depuis minuit. Enfin, la dernière zone correspond au temps total d’activité du serveur depuis sa dernière interruption. Analyse des ports

Cliquez sur le bouton de la barre d’outils ou sur l’icône de la section Périphériques fax du volet de gauche pour analyser le port COM local et rechercher les modems installés. RelayFax détectera alors automatiquement l’ensemble des périphériques accessibles depuis le serveur. Cette fonctionnalité peut servir après le démarrage de RelayFax ou à la suite d’une erreur. Si le serveur ne parvient pas à détecter votre modem, servez-vous de la fonction Ajout manuel de modem pour entrer vos informations. Ajout manuel de modem

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Cette boîte de dialogue permet d’ajouter les modems que RelayFax n’a pas détectés avec la fonction Analyse des ports. Une fois l’entrée du modem créée, vous pouvez procéder à une configuration normale dans la boîte de dialogue Propriétés du modem (cf. page 27). Remarque

La boîte de dialogue Ajout manuel de modem s’ouvre uniquement à partir du volet de gauche : dans la section Périphériques fax, double-cliquez sur Ajout manuel ou cliquez sur l’icône à l’aide du bouton droit de la souris puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Propriétés du modem

Configurer le modem sur le port

Sélectionnez le port sur lequel le périphérique doit être installé. Type de modem

Sélectionnez une entrée dans la zone de liste déroulante. Description du modem

Dans cette zone de saisie, vous pouvez décrire votre modem (ex. : « modem XYZ », « Modem pour la réception de fax », etc.). Cette description figurera dans la section Périphériques fax du volet de gauche de l’interface principale de RelayFax. Identifiant CSID du port

Chaque périphérique de fax est associé à un identifiant CSID (Call Subscriber Identification) unique qui permet aux autres périphériques de le reconnaître lorsqu’il se connecte. En général, cet identifiant correspond au nom de votre entreprise ou à votre numéro de fax. Remplissez ce champ ou gardez la valeur pour utiliser l’identifiant CSID déjà configuré. Remarque : l’identifiant CSID saisi dans ce champ servira pour l’ensemble des télécopies entrantes et sortantes et prévaudra sur les autres identifiants configurés dans le logiciel (ex. : dans l’onglet Serveur de fax des propriétés de RelayFax ou dans l’onglet Modèles de fax). Si vous souhaitez créer un identifiant CSID dynamique à partir de modèles et de règles, vous devez laisser la valeur dans le champ. Envoyer une alerte à [adresse électronique] au bout de XX erreurs consécutives

Cochez la case, entrez l’adresse électronique du destinataire et précisez le nombre d’erreurs de connexion au bout duquel le message doit être envoyé. Cette fonctionnalité permet de prévenir l’administrateur d’un problème de connexion au niveau du serveur et d’anticiper les défaillances au niveau du modem ou de la ligne téléphonique. …et arrêter le modem

Cochez cette case si vous souhaitez que le modem soit arrêté lorsque le nombre d’erreurs consécutives est atteint. Cette fonctionnalité est utile pour la répartition de la charge des télécopies sur plusieurs modems : lorsqu’un modem est défectueux, il est arrêté automatiquement et la charge est transférée sur d’autres modems en attendant que l’erreur soit réparée. Utiliser ce modem pour envoyer des fax

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser ce modem pour l’envoi des télécopies. 2 5

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Utiliser ce modem pour recevoir des fax

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser ce modem pour la réception des télécopies. Label “Numéro”CND

Entrez le label qui sera placé avant les données CND (Caller Number Display) par votre modem. Ce label correspond au numéro de fax qui a émis l’appel (ex. “NUMB=”, “CALLER NUMBER:”, etc.). Vous le retrouvez dans l’interface principale de RelayFax pendant le traitement d’un appel entrant. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section « Routage CND » (page 88). Label ”Nom” CND

Entrez le label qui sera placé avant les données CND (Caller Number Display) par votre modem. Ce label correspond au nom associé au numéro de fax qui a émis l’appel (ex. : “NAME=”, “CALLER NAME:”, etc.). Vous le retrouvez dans l’interface principale de RelayFax pendant le traitement d’un appel entrant. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Routage CND (page 88). Répondre aux appels après ce nombre de tonalités

Entrez le nombre de tonalités au bout duquel RelayFax doit répondre. Pour les périphériques CAPI, la longueur de chaque sonnerie est définie dans la section [CAPI] du fichier RelayFax.ini. Le paramètre par défaut est 6 secondes. Remarque

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités CND de RelayFax, la valeur saisie dans ce champ doit être au minimum « 2 » car les données CND sont transmises entre la première et la seconde sonnerie.

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Propriétés du modem Périphérique fax

Dans la boîte de dialogue Propriétés du modem, vous configurez chaque périphérique fax installé sur votre système. Remarque

La boîte de dialogue Propriétés du modem s’ouvre uniquement à partir du volet de gauche : dans la section Périphériques fax, double-cliquez sur l’un des modems énumérés, ou effectuez un clic droit sur un nom puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Si la liste ne comporte aucun modem, cliquez sur Analyse des ports pour que RelayFax détecte les modems installés. Si aucun modem n’est trouvé, servez-vous de la fonction Ajout manuel pour configurer vos modems par vous-même. En haut de la boîte de dialogue figurent plusieurs informations : statut, port du périphérique, modèle, type de modem.

Description du modem

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Dans ce champ, décrivez votre modem (ex. : “modem XYZ”, “Modem pour la réception des fax”, etc.). Cette information apparaîtra dans la section Périphériques fax du volet de gauche de RelayFax. Identifiant CSID du port

Chaque périphérique de fax est associé à un identifiant CSID (Call Subscriber Identification) unique qui permet aux autres périphériques de le reconnaître lorsqu’il se connecte. En général, cet identifiant correspond au nom de l’entreprise ou au numéro de fax. Remplissez ce champ ou gardez la valeur pour utiliser l’identifiant CSID déjà configuré dans RelayFax. Remarque : l’identifiant CSID saisi dans ce champ servira pour l’ensemble des télécopies entrantes et sortantes et prévaudra sur les autres identifiants configurés dans le logiciel (ex. : dans l’onglet Serveur de fax des propriétés de RelayFax ou dans l’onglet Modèles. Si vous souhaitez créer un identifiant CSID dynamique à partir de modèles et de règles, laissez la valeur dans le champ. Envoyer une alerte à [adresse électronique] au bout de XX erreurs consécutives

Cochez la case, entrez l’adresse électronique du destinataire et précisez le nombre d’erreurs de connexion au bout duquel le message doit être envoyé. Cette fonctionnalité permet de prévenir l’administrateur d’un problème de connexion au niveau du serveur et d’anticiper les défaillances du modem ou de la ligne téléphonique. …et arrêter le modem

Cochez cette case si vous souhaitez que le modem soit arrêté lorsque le nombre d’erreurs consécutives est atteint. Cette fonctionnalité est utile pour la répartition de la charge des télécopies sur plusieurs modems : lorsqu’un modem est défectueux, il est arrêté automatiquement et la charge est transférée sur d’autres modems en attendant que l’erreur soit réparée. Utiliser ce modem pour envoyer des fax

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser ce modem pour l’envoi des télécopies. Utiliser ce modem pour recevoir des fax

Cochez cette case si vous souhaitez utiliser ce modem pour la réception des télécopies. Label “Numéro” CND

Entrez le label qui sera placé avant les données CND (Caller Number Display) par votre modem. Ce label correspond au numéro de fax qui a émis l’appel (ex. “NUMB=”, “CALLER NUMBER:”, etc.). Vous le retrouvez dans l’interface principale de RelayFax pendant le traitement d’un appel entrant. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section « Routage CND » (page 88). Label “Nom” CND

Entrez le label qui sera placé avant les données CND (Caller Number Display) par votre modem. Ce label correspond au nom associé au numéro de fax qui a émis l’appel (ex. : “NAME=”, “CALLER NAME:”, etc.). Vous le retrouvez dans l’interface principale de RelayFax pendant le traitement d’un appel entrant. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section « Routage CND » (page 88). Répondre à l’appel après ce nombre de tonalités

Indiquez le nombre de tonalités au bout duquel RelayFax doit répondre.

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Remarque

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités CND de RelayFax, la valeur saisie dans ce champ doit être au minimum « 2 » car les données CND sont transmises entre la première et la seconde sonnerie.

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Profil du modem

Profil :

Ce champ indique le profil du périphérique de fax. En sélectionnant un profil différent dans le menu déroulant, vous modifiez l’ensemble des autres paramètres de la boîte. Si certains de ces paramètres sont grisés ou indisponibles et que vous souhaitez les modifier, cliquez sur Nouveau pour les copier dans un nouveau profil et effectuer vos changements. Classe EIA du modem

Ce champ indique la norme EIA prise en charge par le périphérique. Chaîne INIT du modem

Dans ce champ figure la chaîne d’initialisation du modem détectée lorsque le périphérique est demandé par RelayFax. La modification du profil de votre périphérique de fax peut altérer cette chaîne.

, Attention Même si RelayFax autorise la modification de la valeur INIT, soyez prudent. Une erreur de changement de la chaîne INIT peut entraîner un dysfonctionnement du modem. Pour plus d’informations sur les chaînes d’initialisation, reportez-vous à la documentation de votre modem.

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Taux de baud du port COM

Il s’agit du nombre maximal de bits de données transférés par seconde (bps) entre un programme (ex. : RelayFax) et le périphérique fax. Attention : il ne s’agit pas du taux représentant la vitesse de communication d’un périphérique fax à un autre (Ce taux figure dans l’onglet Options). Taille d’un octet

Elle représente le nombre de bits utilisé pour chaque caractère transmis ou reçu par le modem. Cette valeur doit être identique à celle du modem avec lequel vous communiquez. Souvent, elle est définie à « 8 ». Ne modifiez cette valeur que si c’est vraiment nécessaire. Parité

Le contrôle de parité est un système de détection des erreurs : un bit supplémentaire est transmis avec chaque caractère afin que le nombre de bits envoyé soit pair ou impair. Les paramètres « Marque » et « Espace » jouent un rôle important : avec le premier, le bit de parité est toujours ajouté tandis qu’avec le second, il est toujours effacé. Chaque modem (d’envoi et de réception) doit appliquer le même paramètre de parité. Actuellement, la plupart des connexions par modem utilisent des méthodes de plus en plus fiables et sophistiquées de vérification des erreurs ; par conséquent le paramètre généralement défini est « Aucun ». Bits d’arrêt

Nombre de bits d’arrêt envoyés pour indiquer la fin de chaque caractère transmis. La valeur généralement définie est 1. Contrôle de flux

Le contrôle de flux est un outil conçu pour compenser la différence entre la vitesse d’acheminement des données vers le périphérique et la vitesse de traitement et de transmission de ces données par le périphérique lui-même. L’envoi des données étant souvent plus rapide que le traitement, le contrôle de flux évite la perte d’informations en demandant au périphérique expéditeur de marquer une pause. Logiciel (XON/XOFF)

Cochez cette case pour activer le contrôle de flux logiciel : un caractère de contrôle de type ASCII est envoyé par le modem pour indiquer à l’autre modem d’arrêter ou de reprendre la transmission de données. Le contrôle de flux logiciel est moins recommandé que le contrôle de flux matériel ; cependant tous les périphériques n’en sont pas équipés. Matériel (DSR)

Cochez cette case pour activer le contrôle de flux matériel DSR (Data Set Ready) pour les données transmises entre le modem et le terminal ou l’ordinateur. Matériel (CTS)

Cochez cette case pour activer le contrôle de flux matériel CTS (Clear to Send) pour les données transmises entre le modem et le terminal ou l’ordinateur. Nouveau

Si les paramètres de cet onglet sont grisés ou indisponibles et que vous souhaitez les modifier, cliquez sur Nouveau pour définir un nouveau profil. Après avoir cliqué sur le bouton, vous devez nommer le profil et cliquer sur OK. Supprimer

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En cliquant sur ce bouton, le profil sera supprimé (s’il s’agit d’un profil que vous avez créé) et les paramètres par défaut de l’onglet, restaurés.

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Options

Canaux

Le premier élément de cet onglet correspond au nombre de canaux téléphoniques utilisés par le modem. Vitesse d’envoi (bps)

Taux maximal de bits par seconde (bps) appliqué par le périphérique pour l’envoi des fax. Vitesse de réception (bps)

Taux maximal de bits par seconde (bps) appliqué par le périphérique pour la réception des fax. Activer le mode de correction d’erreur (ECM)

Cochez cette case pour activer le mode de correction d’erreur. Les périphériques récepteurs compatibles avec ECM peuvent par exemple demander qu’une partie d’une image fax soit renvoyée parce qu’elle contient des erreurs. Types de sonneries

Cette section permet de définir les types de sonneries auxquels le périphérique va répondre. Si le code de sonnerie d’un appel entrant n’est pas activé dans ce menu, RelayFax ignore l’appel (il ne répond pas). Mode du haut-parleur

Dans cette section, vous indiquez si le haut-parleur du modem est actif ou inactif lorsque le modem fonctionne. Une autre possibilité consiste à activer le haut-parleur jusqu’à la connexion du modem (ex. : pendant la numérotation et la tentative de connexion au fax). 3 3

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Volume du haut-parleur

Dans cette section, vous réglez le volume du haut-parleur du modem. Activer la détection DTMF

Cochez cette option pour permettre aux modems vocaux d’écouter les signaux DTMF (Dual Tone Multifrequency, multifréquence à double tonalité) lorsqu’ils reçoivent des appels. RelayFax convertit les signaux DTMF reçus en SDA pour le routage. Le support DTMF est également disponible pour les périphériques CAPI. Dans ce cas, les signaux DTMF seront aussi utilisés pour le routage SDA, mais uniquement si aucun numéro n’est reçu. Sinon, ils seront ajoutés au numéro de fax et séparés par le caractère « x ». Les paramètres SDA du compte devront alors être sous la forme « 1234567x1234 » afin que le fax soit routé correctement. Nbre de chiffres

Si vous utilisez le moteur Black Ice, vous devez indiquer le nombre de chiffres à écouter dans l’onglet Options des propriétés du modem. Avec le moteur Alt-N ou un périphérique CAPI cela n’est pas nécessaire : le modem écoute la ligne pendant dix secondes ou bien jusqu’à réception d’une tonalité. Il est possible de modifier cette durée à l’aide du paramètre VoiceAnswerTimeout situé dans la partie [FaxServer] du fichier RelayFax.ini. Remarque

Pour envoyer des chiffres DTMF avec un modem vocal ou un périphérique CAPI, vous devez les séparer du numéro de fax à l’aide du caractère « @ » ou « x ». Par exemple, si vous indiquez :1234567@1234, RelayFax numérote 1234567, attend un silence (pas de retour d'appel), puis transmet les caractères DTMF et démarre la transmission du fax. L’emploi du caractère « x » permet d’utiliser le format : « [email protected] ». Veuillez toutefois noter que même si RelayFax affiche les caractères DTMF après le « x », il envoie « @ » au modem. Pour plus d'informations concernant les paramètres spécifiques au caractère « @ », consultez le manuel d'utilisation de votre modem, dans la rubrique concernant la commande D. Pour les périphériques CAPI, la section[CAPI]du fichier RelayFax.ini contient plusieurs options qui contrôlent le délai à inclure avant et après les caractères DTMF, la longueur de chaque caractère et l’espace entre les caractères en millisecondes.

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Numérotation

Règles de numérotation

RelayFax prend en charge les règles de numérotation de Windows. Les critères pays/région de ces règles ne peuvent pas être appliqués si vous avez défini des règles d’entrée dans RelayFax. En cochant la case Utiliser les règles de numérotation de Windows, vous déclenchez le traitement automatique des numéros « canoniques » de type « + (code région) » (ex. : +1 (616) 555 1212). Le signe « + » est automatiquement remplacé par « 011» si l’appel est international, et le préfixe « 1 » est ajouté s’il s’agit d’un appel longue distance à l’intérieur d’une région. Facultative, la partie « + » doit être mise entre parenthèses. Le code pays par défaut est automatiquement ajouté aux numéros qui ne commencent pas par « +». Les règles de numérotation de Windows convertissent les numéros canoniques en chaînes à composer selon les options configurées. Remarque : les règles de sortie et les préfixes s’appliquent avant l’exécution des règles de numérotation de Windows. Les numéros de fax qui ne sont pas corrects sont composés comme tels.

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Journal

Cet onglet reporte l’activité récente du périphérique de fax. Un journal détaillé des fax entrants, sortants et des erreurs y est temporairement enregistré avant d’être associé aux journaux principaux.

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Propriétés de RelayFax

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Chapitre

Cette fenêtre s’affiche en cliquant sur Fichier, Propriétés de RelayFax. Serveur de fax

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l contient les paramètres par défaut du serveur RelayFax : la page de garde, la tête de page , le nom de l’entreprise, l’identifiant du télécopieur, ainsi que les numéros de fax et de téléphone.

Paramètres du serveur

Page de garde

Indiquez le chemin d’accès de la page de garde à inclure avec les fax envoyés. Il est possible de définir une page différente dans les Règles ou les Modèles. 3 7

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Tête de page

RelayFax insère automatiquement une tête de page en haut de chaque page, dont vous pouvez modifier le contenu. Vous disposez de diverses variables (voir liste ci-dessous) permettant d’ajouter la date et l’heure, le nombre total de pages, le nom du destinataire ou de l’expéditeur, l’identifiant du télécopieur, etc. La longueur de la tête de page n’est pas limitée, mais une seule ligne s’affiche. Elle est divisée en trois parties, séparées par le signe « | ». La première est alignée à gauche, la deuxième centrée et la troisième alignée à droite. Prenez garde : la longueur n’étant pas limitée, les parties trop longues risquent de se chevaucher.

Remarque

Laissez ce champ vide si vous ne souhaitez pas inclure de tête de page. Cela est toutefois recommandé, et même obligatoire dans certains pays. Variables disponibles

ƒ

%d = date (format court)

ƒ

%D = date (format long)

ƒ

%t = heure d’envoi (au format 24 heures)

ƒ

%p = nombre total de pages dans le fax

ƒ

%c = page actuelle

_______

ƒ

%r = nom du destinataire

ƒ

%y = entreprise du destinataire

ƒ

%s = nom de l’expéditeur

ƒ

%m = entreprise de l’expéditeur

ƒ

%i = identifiant du fax de l’expéditeur

ƒ

%u = objet du fax

ƒ

%f = numéro de fax du destinataire

ƒ

%o = commentaires

ƒ

%x = numéro de fax de l’expéditeur

ƒ

%h = numéro de téléphone de l’expéditeur

ƒ

%T = numéro de suivi

CSID par défaut

Le CSID (Call Subscriber Identification) est un identifiant propre à chaque télécopieur. En règle générale, on utilise le nom de l’entreprise ou bien son numéro de fax. Il permet aux télécopieurs de se « reconnaître » entre eux. 3 8

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Remarque

Cette information est obligatoire dans certains pays. Nom de l’entreprise

Indiquez ici le nom de votre entreprise. Il est recommandé de ne pas laisser ce champ vide, car cette information apparaît sur la page de garde des fax envoyés. Adresse, Ville, Département et Code postal

Indiquez votre adresse dans ces champs. Il est possible d’inclure ces informations dans les pages de garde. Numéro de fax

Votre numéro de fax. Numéro de téléphone

Votre numéro de téléphone. Remarque

Les informations saisies dans les champs Numéro de fax et Numéro de téléphone s’affichent sur les pages de garde.

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Serveur de messagerie

Précisez ici à quel serveur de messagerie RelayFax doit se connecter pour distribuer les fax reçus. Ce serveur sera également utilisé pour la distribution des messages de confirmation et de notification d’échec. Vous devez aussi indiquer une adresse e-mail par défaut ainsi que d’autres paramètres. Propriétés du serveur

Transférer les fax reçus vers ce serveur

Les fax reçus sont inclus dans un message électronique et transmis au serveur indiqué afin de les distribuer à leurs destinataires. Les messages de confirmation et notifications d’échec générés par RelayFax sont également transmis à ce serveur. Utiliser le port TCP :

Numéro du port utilisé pour transmettre les données au serveur de messagerie. (Par défaut : 25). Authentification requise

Pour plus de sécurité, il est parfois nécessaire de s’authentifier avant de pouvoir utiliser un serveur pour l’envoi ou la réception de courrier. Si tel est le cas, cochez et remplissez les champs Compte et Mot de passe. Cette option est compatible avec les protocoles ESMTP AUTH, LOGIN et CRAM-MD5. Compte

Si votre serveur de messagerie exige une authentification, saisissez ici votre identifiant. 4 0

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Mot de passe

Mot de passe correspondant. Enveloppe SMTP

Adresse utilisée dans la commande SMTP MAIL FROM lorsque RelayFax transmet des données au serveur de messagerie. Elle figure également dans les en-têtes FROM et ReplyTo des messages générés par RelayFax. Assurez-vous que l’adresse indiquée soit valide. En effet, si elle ne l’est pas RelayFax ne recevra pas les messages des utilisateurs souhaitant lui envoyer une réponse (pour recommencer un envoi échoué par exemple). Les commandes contenues dans ces messages ne pourront donc pas être exécutées. Nom du champ FROM

Remplissez ce champ si vous souhaitez préciser un nom dans l’en-tête FROM des messages générés par RelayFax. La valeur par défaut est « RelayFax Server ». Adresse e-mail par défaut

Adresse à laquelle les fax reçus sont transmis lorsque RelayFax ignore l’identité du destinataire.

, Attention Afin d’éviter les boucles de courrier, cette adresse doit être différente de celle du compte de RelayFax. Identification HELO

Lorsqu’il transmet un fax au serveur de messagerie, RelayFax s’identifie en tant que membre du domaine indiqué. Exemple : HELO altn.com

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Mises à jour des clients

Lorsque l’on effectue un clic droit sur l’icône du client RelayFax dans la zone de notification, le menu contextuel contient une option appelée Mettre à jour le client RelayFax. Si un utilisateur clique sur cette option, une requête de mise à jour est envoyée au serveur. L’onglet Mises à jour des clients contrôle la façon dont RelayFax répond à ces requêtes. Si vous choisissez de répondre aux requêtes, RelayFax envoie un e-mail à l’utilisateur avec le contenu du fichier UPDATE.DAT. Ce fichier se trouve dans le dossier RelayFax\app\ et peut être modifié à l’aide de n’importe quel éditeur de texte (le Bloc-notes par exemple). Vous pouvez y accéder directement en cliquant sur le bouton Modifier UPDATE.DAT. Il est également possible d’envoyer automatiquement un message aux utilisateurs qui se connectent à RelayFax avec une ancienne version du client. Ainsi, ils ne sont pas obligés de vérifier régulièrement si de nouvelles mises à jour sont disponibles. Mises à jour des clients

Exécuter les requêtes de mise à jour des clients

Cochez cette case si vous souhaitez envoyer le contenu du fichier UPDATE.DAT aux utilisateurs ayant émis une requête de mise à jour.

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Remarque

Si cette option n’est pas cochée RelayFax supprime ces requêtes sans y répondre. Informer les utilisateurs lorsqu’une nouvelle version du client est disponible

Lorsque cette option est activée, RelayFax envoie automatiquement un message aux utilisateurs qui se connectent avec une ancienne version du client. Modifier UPDATE.DAT

Ouvre le fichier UPDATE.DAT dans votre éditeur de texte par défaut. Vous pouvez adapter son contenu au destinataire à l’aide de trois macros : $CURRENTVERSION$ : numéro de la version actuelle du client SMTP RelayFax. $YOURVERSION$ : numéro de la version du logiciel que possède cet utilisateur. $ATTACHMENT$ : ajoute une pièce jointe au message. Par exemple : $ATTACHMENT$. Afin d’économiser la bande passante, il est recommandé de ne pas inclure le programme d’installation dans le message. Insérez plutôt un lien permettant aux utilisateurs de le télécharger. Pour voir un exemple de message, consultez le fichier UPDATE.DAT. Mise à jour du serveur

Rechercher automatiquement les mises à jour

Cochez cette option pour que RelayFax recherche automatiquement les mises à jour tous les soirs à minuit. Si une nouvelle version est disponible, un message d’information sera envoyé à l’adresse indiquée dans les propriétés de RelayFax (champ Adresse par défaut dans l’onglet Serveur de messagerie). Remarque

Si votre période de garantie de mise à jour a expiré, ce champ apparaît en grisé et n’est pas accessible. Pour bénéficier à nouveau de cette fonctionnalité, vous devez renouveler votre garantie de mise à jour. Vous pouvez également les rechercher manuellement à tout moment en cliquant sur Aide, Rechercher les mises à jour.

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Options

Vous pouvez configurer divers paramètres tels que le nombre de tentatives d’envoi des messages échoués, choisir d’imprimer les messages, exécuter les requêtes de confirmation, etc. Fax

Attendre une réponse pendant (en sec.)

Indiquez combien de temps RelayFax doit attendre avant de répéter la tentative de connexion si le numéro demandé ne répond pas. Nombre de tentatives d’envoi en cas d’échec

Nombre maximum de tentatives d’envoi en cas d’échec. Si l’envoi n’a pas abouti après le nombre de tentatives imparti, RelayFax informe l’expéditeur que le message n’a pas pu être envoyé. Délai (en sec.) entre chaque tentative

Indiquez le délai à respecter entre chaque tentative d’envoi. Longueur des lignes des pages de garde

Cette option permet d’insérer automatiquement des retours à la ligne sur la partie des pages de garde réservée aux commentaires. Si vous indiquez « 0 », le texte s’affiche tel qu’il a été saisi par l’utilisateur. Toutefois, si ce texte ne comporte pas de retour à la ligne il risque de ne pas s’afficher entièrement. Délai (en sec.) entre chaque envoi de fax 4 4

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Indiquez le délai à respecter après l’envoi d’un fax avant d’envoyer le suivant. Masquer les sessions SMTP en cours

Lorsque RelayFax se connecte à un autre serveur, il est possible d’afficher une fenêtre indiquant les étapes des processus de connexion et de distribution. Cette fenêtre est masquée par défaut. Décochez cette option si vous souhaitez voir la fenêtre. Exécuter les requêtes de messages de confirmation

Lorsque cette option est activée, il est possible de transmettre un message de confirmation aux utilisateurs ayant envoyé un fax à l’aide du client SMTP RelayFax ou d’un client de messagerie. Remarque

Le message de confirmation n’est envoyé que si le client SMTP RelayFax a émis une requête spécifique, ou si le message contient l’en-tête Return-Receipt-To. Abandonner l’envoi si la réponse est ‘NO CONNECT’

Cochez cette option pour que RelayFax abandonne immédiatement l’envoi d’un fax s’il reçoit la réponse ‘NO CONNECT’. En effet, cela signifie généralement qu’une personne ou un répondeur (et non un télécopieur) a reçu l’appel. Il est donc probable que le numéro soit erroné. Imprimer tous les fax sortants

Imprime tous les documents envoyés à l’aide de l’imprimante de votre choix. Cliquez sur Imprimante pour en sélectionner une. Imprimer tous les fax entrants

Imprime tous les documents reçus à l’aide de l’imprimante de votre choix. Cliquez sur Imprimante pour en sélectionner une. Imprimante

Cliquez sur ce bouton pour désigner l’imprimante à utiliser et en configurer les paramètres. Pour plus d’informations, voir : Sélection d’une imprimante – page 50 Numérotation

Ajouter aux numéros comprenant plus de X chiffres le préfixe...

Indiquez le préfixe nécessaire. Remarque

Lorsque vous indiquez un numéro de téléphone à composer, vous pouvez utiliser le caractère « w » (ou « W ») pour que RelayFax attende la tonalité suivante. Par exemple, avec le numéro : « 0w0102030405 » RelayFax compose le « 0 », puis attend la tonalité suivante

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avant de composer la suite. De même, le caractère « % » insère une pause. La longueur de la pause est déterminée dans les paramètres du registre S du modem. Service

Indiquez ici si RelayFax doit fonctionner en tant que service de Windows 95, 98, NT, 2000. Lorsqu’un programme est exécuté en tant que service, il n’est pas nécessaire qu’un utilisateur soit connecté pour qu’il fonctionne. Toutefois les capacités des services sont plus limitées sous Windows 95/98 que Windows NT/2000. Options du service

Exécuter RelayFax en tant que service de Windows 9x/NT/2000

Lorsque RelayFax est exécuté en tant que service, il fonctionne même si aucun utilisateur n’est connecté. Les services de Windows NT/2000/XP possèdent divers paramètres, tels que les dépendances et les options de démarrage qui ne sont pas disponibles sous Windows 95/98. Par conséquent, si RelayFax est installé sous Windows 95 ou 98, cet onglet ne contient que les options Exécuter RelayFax en tant que service de Windows 95/98 et Nom du Service.

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Nom du service (ne pas utiliser les caractères / et \)

Indiquez le nom du service. Dépendances

Dépendances

Indiquez ici les services devant être démarrés avant RelayFax. Remarque

Pour plus d’informations concernant les services et dépendances, consultez l’aide ou la documentation de Windows NT/2000. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer une dépendance de la liste. Nouvelle dépendance

Indiquez le nom du service dont RelayFax doit dépendre puis cliquez sur Ajouter. Ajouter

Cliquez ici pour ajouter le service choisi à la liste. Démarrage

Automatique – le service démarre en même temps que Windows. Manuel – le service doit être démarré par un utilisateur. Désactivé – le service est désactivé. Installer le service/Supprimer le service

Cliquez sur ce bouton pour installer ou supprimer le service RelayFax. Remarque

Pour plus d’informations concernant les services, consultez l’aide ou la documentation de Windows NT/2000.

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Journalisation

RelayFax possède un fichier journal très détaillé des évènements concernant les télécopies et les sessions POP. Fichier journal du serveur

Nom du fichier

Nom du fichier journal (par défaut : RELAYFAX.LOG). Options de journalisation

Créer des fichiers journaux standard

Option sélectionnée par défaut.

Créer tous les jours de nouveaux fichiers

Sélectionnez cette option pour renouveler les fichiers journaux de façon quotidienne. Le nom du fichier correspond alors à sa date de création. Créer des fichiers pour chaque jour de la semaine

Lorsque cette option est sélectionnée, un fichier journal est créé pour chaque jour de la semaine. Le nom du fichier correspond au jour (lundi, mardi, mercredi ...) de sa création. Enregistrer l’activité des sessions SMTP

Cochez cette option pour enregistrer l’activité des sessions SMTP avec vos serveurs de messagerie. 4 8

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Enregistrer l’activité des sessions POP

Cochez cette option pour enregistrer l’activité des sessions POP avec vos serveurs de messagerie. Créer un fichier journal pour chaque service

Dans ce cas, l’activité de chaque service est enregistrée dans un fichier spécifique. Si cette option est désactivée, tout est conservé dans le même fichier. Taille max. des fichiers : [xx] octets

Indiquez la taille maximum autorisée des fichiers journaux. Lorsqu’un fichier atteint la taille indiquée, son extension devient : *.OLD, et un nouveau fichier *.Log de même nom est créé. Puis, dès que le nouveau fichier atteint la limite, il est à son tour enregistré en tant que *.OLD,et remplace le *.OLD existant. Si vous souhaitez conserver tous vos fichiers *.OLD, vous devez les renommer avant qu’ils ne soient remplacés. Si vous indiquez la valeur « 0 » pour cette option, les fichiers journaux ne seront jamais renouvelés. Toutefois, selon la densité du trafic, les fichiers risquent d’être rapidement très volumineux.

Débogage

RelayFax est pourvu d’une fonctionnalité de journalisation spécifique au débogage. Pour l’activer, modifiez le fichier RelayFax.ini dans le Bloc-notes comme suit : [Special] DebugLogging=Yes (default No)

Utilisez l’application FAXSPY.EXE (dans le répertoire \RelayFax\App) pour consulter les fichiers ainsi obtenus.

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SÉLECTION D’UNE IMPRIMANTE

Sélection d’une imprimante

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Chapitre

Sélectionner une imprimante

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ans cette boîte de dialogue, vous déterminez le périphérique qui servira à imprimer les fax entrants et sortants.

Imprimantes disponibles

Cette zone contient les imprimantes qui peuvent être reliées à RelayFax s’il est configuré pour imprimer les télécopies entrantes et sortantes. Pour choisir une imprimante, sélectionnez une entrée de la liste et cliquez sur OK ou appuyez sur Entrée. Imprimante actuellement sélectionnée

Cette zone indique le nom de l’imprimante actuellement associée à RelayFax.

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Options

Dans cet onglet, vous définissez les paramètres de l’imprimante sélectionnée : Taille du papier, Source, Images fax par page, Nombre maximal de pages, etc. Le menu déroulant Rapport de transmission sert à indiquer si un rapport de transmission doit être créé pour chaque fax imprimé. Vous pouvez également choisir d’imprimer seulement le rapport de transmission.

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Accès ressources réseau

Remarque

Cette boîte de dialogue est disponible avec Windows NT/2000/XP seulement. Pour ouvrir la boîte de dialogue, cliquez sur Accès ressources réseau dans le menu Fichier. Si vous exécutez RelayFax en tant que service NT/2000 et que vous souhaitez utiliser une imprimante reliée au réseau, vous devez définir un identifiant d’accès. Généralement, RelayFax est exécuté en tant que service avec un compte \”LocalSystem\”. Comme ce compte ne possède ni identifiant ni de mot de passe, il n’est pas autorisé à accéder aux périphériques réseau tels que les imprimantes. Pour qu’il le soit, il est nécessaire de définir un identifiant et un mot de passe de compte NT/2000. Une fois ces éléments définis, RelayFax ne se connectera plus en tant que compte \”LocalSystem\”. Identifiant

Entrez le nom d’un compte NT/2000/XP autorisé à accéder aux imprimantes du réseau. Mot de passe

Entrez le mot de passe du compte. Domaine

Indiquez le domaine NT/2000 qui permettra d’authentifier le compte. En laissant le champ vide, RelayFax prendra pour référence le domaine défini par défaut.

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S É L E C T I O N

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Remarque

Le système d’impression est parfois difficile à mettre en place avec un réseau Windows. Il est indispensable de s’assurer que l’imprimante que vous tentez d’utiliser autorise l’accès à RelayFax. Souvent, il suffit d’autoriser l’accès à tous les membres du groupe “EVERYONE” pour éviter le problème. Parmi ces membres figure le compte \”LocalSystem\”, qui fonctionne alors si RelayFax est configuré en tant que service système NT.

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M D A E M O N

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Chapitre

Serveur MDaemon

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elayFax peut être associé à n’importe quel serveur de messagerie. Toutefois, il a été conçu pour une utilisation optimale avec le serveur MDaemon de Alt-N Technologies. Il est possible d’installer ces deux logiciels sur le même poste et de leur attribuer le même modem. Pour mettre en place cette configuration, cliquez sur Fichier, Propriétés de MDaemon.

Juste avant d’effectuer la numérotation, MDaemon crée un fichier appelé PREDIAL.SEM, puis un fichier appelé POSTDIAL.SEM lorsque la connexion est terminée. Avant d’utiliser le modem, RelayFax recherche ces fichiers afin de s’assurer que MDaemon n’est pas déjà en ligne.

, Attention Cela ne fonctionnera que si vous configurez les paramètres de connexion de MDaemon pour qu’il effectue au moins deux tentatives (menu Configuration, Connexion /déconnexion RAS).

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S E R V E U R

M D A E M O N

Propriétés de MDaemon

Paramètres de MDaemon

Ecouter les signaux de partage de port de MDaemon

Cochez cette option si vous souhaitez que RelayFax partage un port COM avec MDaemon. Lorsque MDaemon se connecte, vérifier que le port [xx] soit libre

Lorsque RelayFax détecte que MDaemon essaie de se connecter, il libère le port indiqué. Si nécessaire, il arrête même de transmettre des fax tant que le port est utilisé par MDaemon.

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Options diverses & exports

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Chapitre

Pièces jointes, envoi de rapports automatiques, options des images et options OCR Pièces jointes

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elayFax est capable d’extraire automatiquement les pièces jointes qui lui sont transmises et de les inclure dans les télécopies. Par exemple, si vous lui envoyez un e-mail avec un document Excel ou Word en pièce jointe ; il extrait ce document, l’imprime depuis l’application correspondante, puis ferme l’application et transmet par fax le résultat obtenu. Vous pouvez ainsi envoyer autant de pièces jointes que vous le souhaitez. De plus, cette méthode respecte les sauts de page. L’onglet Pièces jointes contient divers paramètres d’envoi. Lorsqu’une pièce jointe est extraite d’un message, elle doit être convertie dans un format d’image pouvant être envoyé par télécopie. Pour cela, RelayFax fait appel à l’application associée à la commande « imprimer » du document. Par exemple, les fichiers dont l’extension est « .doc » sont associés avec Microsoft Word™. Lorsqu’un fichier « .doc » est extrait d’un message, il est imprimé depuis Microsoft Word™ à l’aide d’un pilote spécifique : le Redirecteur d’impression RelayFax. Installé en même temps que RelayFax, cet utilitaire convertit les documents dans un format d’image pouvant être envoyé par télécopie. Remarque

Le Redirecteur d’impression RelayFax doit être défini en tant qu’imprimante par défaut, car RelayFax ne fait appel qu’aux applications utilisant l’imprimante par défaut.

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, Attention Tous les documents imprimés à l’aide de ce pilote doivent avoir une résolution de 204 x 196 dpi. Pour modifier la résolution par défaut : (1) Dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Imprimantes et télécopieurs. (2) Windows 95/98 : modifiez les propriétés du pilote et sélectionnez une résolution de 204x196 dpi. Windows NT/2000 : effectuez un clic droit sur le Redirecteur d’impression RelayFax et sélectionnez Options d’impression… Indiquez ensuite la résolution souhaitée.

Par défaut, la résolution est correctement configurée. Si vous modifiez les paramètres du pilote, veillez à ne pas changer ces valeurs car les images envoyées seraient mal dimensionnées ou déformées. Pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle, vous devez posséder les applications associées au format du document (Microsoft Word™ pour l’exemple ci-dessus). RelayFax ne peut pas convertir les documents s’il n’y a pas d’application capable de les imprimer à l’aide du Redirecteur d’impression. Il est donc recommandé d’installer Microsoft Office™ sur le même poste que le serveur. RelayFax utilise ces programmes de façon dynamique : il n’est pas nécessaire qu’ils soient ouverts pour que la conversion fonctionne. 5 7

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, Attention Soyez prudent si vous exécutez des macros lors de l’impression avec Microsoft Office™ et autres types de logiciels. La sécurité dépend entièrement de l’administrateur et des programmes utilisés.

Il est également possible d’envoyer en pièce jointe des URL ou des fichiers HTM. RelayFax fait alors appel à Netscape ou Internet Explorer afin de les convertir. Toutefois, les bogues suivants ont été constatés lors des tests : NETSCAPE : lorsque Netscape Communicator 4 fournit une URL, il transmet deux fois le document HTML obtenu, ce qui entraîne une erreur au niveau du Redirecteur d’impression RelayFax. INTERNET EXPLORER : lors du transfert d’un fichier HTM, IE4 déclenche parfois le pilote, ce qui oblige RelayFax à attendre une intervention de l’utilisateur avant de continuer le traitement des télécopies.

, Attention L’envoi d’URL ou de fichiers HTM peut s’avérer dangereux car les documents HTML sont susceptibles de contenir des applets Java, du JavaScript, ou autres, exécutés lorsque le navigateur fournit la page requise.

L’activité du Redirecteur d’impression RelayFax est enregistrée dans le fichier REDIRECT.LOG, situé dans le dossier RelayFax\app\. Lorsque vous envoyez des pièces jointes à RelayFax, assurez-vous que toutes les opérations s’effectuent correctement : ouverture de l’application requise, impression à l’aide du Redirecteur d’impression et fermeture de l’application. Tout cela doit fonctionner sans aucune intervention de l’utilisateur. Il est donc recommandé d’effectuer autant de tests que possible, en utilisant des fichiers de formats différents. Conversion des images TIF en couleur et nuances de gris

Les images TIF à deux couleurs (noir et blanc) représentent un format natif de télécopie. Par conséquent, aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire pour la prise en charge de ces fichiers. Par contre, si vous souhaitez envoyer des fichiers TIF en couleur ou nuances de gris, ils doivent être convertis en images en noir et blanc. Pour cela, vous devez activer l’option d’envoi de pièces jointes et ajouter le format TIF à la liste des extensions. Convertir et envoyer les pièces jointes reçues

Active la fonctionnalité d’envoi des pièces jointes. Si cette option n’est pas cochée, les pièces jointes reçues ne seront pas incluses dans les télécopies. Rejeter le fax si la conversion de la pièce jointe entraîne une erreur

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Lorsque la conversion de l’une des pages échoue, cette option annule l’envoi et transmet un message d’erreur à l’expéditeur. Si cette option n’est pas activée, les pages ayant pu être converties seront tout de même envoyées. Fermer les applications ouvertes pour l’impression après (en min.)

Si une application ouverte par le pilote d’impression ne se ferme pas automatiquement, RelayFax force la fermeture après la durée indiquée. En effet, il peut arriver que les programmes ne répondent pas, par exemple s’ils attendent une réponse de l’utilisateur. Remarque : si l’application ne se referme pas, cela signifie qu’une erreur est probablement survenue lors de l’impression et que le document ne sera donc pas faxé. Types de documents

Seuls les documents dont l’extension figure dans cette liste seront convertis et faxés. Les fichiers DCX, TXT et TIF en noir et blanc sont des formats natifs de RelayFax. Il n’est donc pas nécessaire de les ajouter à la liste. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer une extension de la liste. Ajouter une extension

Indiquez dans ce champ le nom de l’extension souhaitée puis cliquez sur Ajouter.

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Exports

Les informations concernant les télécopies peuvent être exportées dans des fichiers au format délimité par des virgules. Il est ensuite possible de les consulter à l’aide de toute application compatible avec ce format (Microsoft™ Excel™ ou Access™ par exemple). L’exportation de ces données facilite la gestion des ressources du serveur. En effet, chaque entrée du journal Evènements-Fax (fenêtre principale) utilisant des ressources, il est préférable de supprimer régulièrement les plus anciennes. Avec les options d’export, vous pouvez effectuer cette opération de façon automatique. Cela optimise les performances de RelayFax, tout en conservant une base de données détaillée sur son activité ainsi qu’une archive de tous les fichiers images. Les données exportées sont enregistrées dans le dossier EXPORTS du répertoire de RelayFax. Les fichiers CSV créés sont nommés en fonction de la date et l’heure de création, et placés dans un sousdossier dont le nom correspond à la date de création. Par exemple, si un export à lieu le 10 septembre 2005 à 11:55:00, le fichier « 2005-09-10-11-55-00.csv » sera enregistré dans un sous-dossier appelé 200509-10. Si plusieurs exports sont effectués au cours de la même journée, les fichiers correspondants seront enregistrés dans le même sous-dossier. Alertes

Envoyer un message d’alerte à 6 0

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Saisissez l’adresse à laquelle les messages d’alerte doivent être envoyés. Vous pouvez en indiquer plusieurs en les séparant par des virgules. … lorsque le journal contient [xx] entrées ou plus

Lorsque le nombre spécifié est atteint, RelayFax envoie un message d’alerte à l’adresse indiquée ci-dessus. Résumé de l’activité

Envoyer un rapport à ...

Lorsque cette option est activée, RelayFax envoie à l’adresse indiquée un e-mail contenant un résumé de l’activité du logiciel. Ce rapport est beaucoup plus succinct que les fichiers .csv. Il est envoyé chaque fois qu’un export à lieu, et chaque soir juste avant minuit. Export vers Excel™ et autres applications

Exporter les entrées du journal Fax (fenêtre principale)

Cochez cette option pour créer automatiquement des fichiers d’export. … lorsqu’il contient plus de [xx] entrées

Lorsque la valeur indiquée est atteinte, RelayFax exporte les entrées du journal. Exporter les entrées datant de plus de [xx] jours tous les soirs à minuit

Les télécopies ayant été créées depuis le nombre de jours indiqué sont exportées tous les jours à minuit. Exporter des images dans des fichiers TIF

Lorsque cette option est activée, des images TIF sont créées pour chaque fax envoyé et enregistrées dans le dossier EXPORT. Chaque fax possède un numéro de suivi unique. Le nom des images enregistrées correspond au numéro de suivi du fax (par exemple : 5254.TIF, 6523.TIF). Ce numéro permet en outre d’associer une image à une entrée du fichier CSV. Supprimer du journal les entrées exportées

Supprime automatiquement les entrées exportées, ce qui permet d’optimiser les performances du serveur en libérant de l’espace disque et des ressources. Remarque

Si vous désactivez cette option, les entrées du journal Fax (fenêtre principale) ne sont pas supprimées après l’export. Par conséquent, elles seront à nouveau incluses dans le prochain export. Il est donc recommandé de les supprimer au fur et à mesure, que ce soit de façon manuelle, ou bien automatique (à l’aide de l’option ci-dessus). Envoyer les fichiers exportés à

Si vous activez cette option, le contenu de chaque fichier CSV est inclus dans un e-mail et envoyé à l’adresse indiquée. Vous pouvez préciser plusieurs adresses en les séparant par des virgules. Format des fichiers d’export

Les fichiers d’export se présentent sous la forme suivante : 6 1

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TNUMBER

Numéro de suivi unique attribué à la télécopie. Si des fichiers images ont également été exportés, ce numéro est aussi le nom du fichier image correspondant.

FSTATUS

Statut 4 = ENVOYÉ, 8 = ÉCHOUÉ, 16 = REÇU

PRIORITY

Niveau de priorité attribué à cette télécopie. Par défaut, tous les fax entrants ont une valeur de 50. Vous pouvez choisir un niveau de priorité compris entre 0 et 100 pour les messages sortants.

RNAME

Nom du destinataire (s’il est connu).

FAXNUMBER

Numéro du destinataire, s’il s’agit d’un fax envoyé.

SUBJECT

Objet éventuel du fax.

FROMLINE

Nom ou adresse e-mail de l’expéditeur.

BANNER

En-tête utilisé lors de l’envoi du fax.

COVERPAGE

Chemin de la page de garde utilisée.

SCOMPANY

Nom de l’entreprise de l’expéditeur (indiqué dans les propriétés des modèles).

RCOMPANY

Nom de l’entreprise du destinataire (s’il est connu).

SFNUMBER

Numéro de fax de l’expéditeur (indiqué dans les propriétés des modèles).

SVNUMBER

Numéro de téléphone de l’expéditeur (indiqué dans les propriétés des modèles).

LFAXID

Identifiant du télécopieur (s’il est connu).

STIMEOUT

Délai de déconnexion utilisé lors de l’envoi.

MAXRETRIES

Nombre maximum de tentatives d’envoi autorisées.

RETRYDELAY

Délai (en secondes) entre chaque envoi.

SSCHFAXY

Année de programmation d’envoi du fax.

SSCHFAXMO

Mois de programmation d’envoi du fax.

SSCHFAXD

Jour de programmation d’envoi du fax.

SSCHFAXH

Heure de programmation d’envoi du fax.

SSCHFAXMI

Minute de programmation d’envoi du fax.

SSCHFAXS

Seconde de programmation d’envoi du fax.

SSENDFAXY

Année d’envoi du fax.

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SSENDFAXMO

Mois d’envoi du fax.

SSENDFAXD

Jour d’envoi du fax.

SSENDFAXH

Heure d’envoi du fax.

SSENDFAXMI

Minute d’envoi du fax.

SSENDFAXS

Seconde d’envoi du fax.

SENDRES

Résolution employée lors de l’envoi - 0=FAIBLE, 1=ÉLEVÉE

RFAXID

Identifiant du télécopieur destinataire.

SPEED

Taux de baud de la connexion (ex. : 9600, 14400, etc.)

RCVRES

Résolution des fax reçus - 1=FAIBLE, 2=ÉLEVÉE

TOTPAGES

Nombre total de pages du fax.

PAGESSENT

Nombre total de pages envoyées.

HANGCODE

Code +FHNG obtenu après un transfert. La signification de ce code dépend du type de modem utilisé.

PORT

Port utilisé pour le transfert erroné.

RETRIESUSED

Nombre de tentatives d’envoi d’une télécopie.

DURATION

Durée (en secondes) du transfert. Si l’envoi a nécessité plusieurs tentatives, les valeurs s’ajoutent.

CLASS

Classe du télécopieur – 1=CLASSE 1, 2=CLASSE 2, 3=CLASSE 2.0

ERRORCODE

Code d’erreur ou de résultat du transfert 0 = PAS D’ERREUR 1 = COMMANDE NON RECONNUE PAR OK 2 = MODEM NON COMPATIBLE AVEC LES OPÉRATIONS DE TÉLÉCOPIE 3 = ERREUR LORS DE L’INITIALISATION DU MODEM FAX 4 = PARAMETRES FDIS ERRONÉS 5 = ERREUR LORS DE LA CONFIGURATION DE L’IDENTIFIANT DU TÉLÉCOPIEUR 6 = ERREUR LORS DE LA NUMÉROTATION 7 = ERREUR LORS DE LA CONNEXION AU TÉLÉCOPIEUR DISTANT

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8 = CHAINE FCSI ERRONÉE 9 = ERREUR LORS DE LA RÉCEPTION DU CODE +FDIS 10 = ACTION EFFECTUÉE AU MAUVAIS MOMENT 11 = LIGNE OCCUPÉE 12 = PAS DE TONALITÉ LORS DE LA NUMÉROTATION 13 = PAS DE MESSAGE « CONNECTÉ » 14 = ANNULATION DE L’UTILISATEUR 15 = FPTS MANQUANT OU ERRONÉ 16 = CODE DE FIN FHNG MANQUANT OU ERRONÉ 17 = +FDCS MANQUANT 18 = ERREURS DIVERSES DU MODEM FAX 19 = FICHIER INVALIDE 20 = VERSION DLL/SERVEUR INCOMPATIBLE 21 = COMMANDE EXPIRÉE 22 = PAS DE REPONSE AU MPS APRÈS 3 TENTATIVES 23 = PAS DE REPONSE AU EOP APRÈS 3 TENTATIVES 24 = IMPOSSIBLE DE JOINDRE LE SYSTÈME DISTANT STREET1

Adresse (rue) de l’expéditeur.

STREET2

Complément d’adresse.

CITY

Ville de l’expéditeur.

STATE

Département de l’expéditeur.

ZIP

Code postal de l’expéditeur.

HOMEPHONE

Numéro de téléphone personnel de l’expéditeur.

HOMEFAX

Numéro de fax personnel de l’expéditeur.

BUSPHONE

Numéro de téléphone professionnel de l’expéditeur.

BUSFAX

Numéro de fax professionnel de l’expéditeur.

BILLINGCODE

Code de facturation de l’expéditeur.

6 4

O P T I O N S

IMAGESIZE

Taille (en octets) du fichier image du fax.

COUNTER

Contient toujours une valeur égale à « 1 ».

EXPORTIMAGE

0 = IMAGE DU FAX NON EXPORTÉE

D I V E R S E S

E T

1 = IMAGE DU FAX EXPORTÉE DID

Numéro SDA.

ERRORSTRING

Contient une description de l’erreur. Si le code d’erreur est égal à 0, la colonne est vide.

RETRYDURATIO NS

Durée, en secondes, de chaque tentative d’envoi d’un fax. Par exemple, pour un envoi nécessitant trois tentatives, les valeurs « 30,20,40 » indiquent que leur durée était respectivement de 30, 20, et 40 secondes.

6 5

E X P O R T S

C H A P I T R E

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Images

Cet onglet contient diverses options concernant la gestion des images : possibilité de les supprimer du disque après l’envoi, d’utiliser une résolution élevée, choix du format ... Options des images

Supprimer du disque les images envoyées

Supprime du disque les images transmises à leurs destinataires. Certaines images étant parfois volumineuses, cela peut s’avérer utile si vous disposez d’un espace disque limité.

, Attention La présence de l’image sur le disque est nécessaire au fonctionnement de nombreuses options (par exemple, pour consulter l’image dans le journal Fax, sur la fenêtre principale). Par conséquent, si vous supprimez les images ces options ne seront plus disponibles. Utiliser une résolution élevée

Envoie les images avec une résolution élevée. La qualité des images est meilleure mais cela nécessite davantage d’espace disque et de temps de transmission.

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O P T I O N S

D I V E R S E S

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E X P O R T S

Gestion des images

Transférer les fax reçus à leurs destinataires dans...

Remarque

Vous ne pouvez choisir qu’une seule des options ci-dessous. Ce format sera utilisé pour transmettre tous les fax à leurs destinataires sous forme de pièces jointes. Un seul fichier TIF (image/tif, option par défaut)

Option sélectionnée par défaut. Un seul fichier TIF comprenant plusieurs pages est joint au message. Plusieurs fichiers TIF (image/tif, 1 image par page faxée)

Un fichier TIF est ajouté pour chaque page du fax. En effet, certains utilitaires ne supportent pas l’affichage des fichiers TIF comprenant plusieurs pages. Plusieurs fichiers JPG (image/jpg, 1 image par page faxée)

Un fichier JPEG est ajouté pour chaque page.

Plusieurs fichiers GIF (image/gif, 1 image par page faxée)

Un fichier GIF est ajouté pour chaque page. Plusieurs fichiers BMP (image/bmp, 1 image par page faxée)

Un fichier BMP est ajouté pour chaque page. Plusieurs fichiers PNG (image/png, 1 image par page faxée)

Un fichier PNG est ajouté pour chaque page. Un seul document PDF (image/pdf)

Les images sont incluses dans un seul fichier PDF. RelayFax permet également de crypter des fichiers au format PDF. Pour cela, cochez l’option ci-dessus et ajoutez les paramètres suivants au fichier RelayFax.ini : [PDF] Encrypt=Yes OwnerPassword=

(Recommandé) Mot de passe de l’auteur. Donne un accès complet au document. Si vous n’en indiquez aucun, n’importe qui peut changer les droits d’accès.

UserPassword= ouvrir

Mot de passe utilisateur. Si vous indiquez un mot de passe il sera nécessaire pour le document.

Permissions=-44

« -64 » empêche toute opération : impression, édition, copie, etc. « -44 » permet d’imprimer et de copier, mais pas de modifier le contenu et les annotations. « -4 » autorise tout. Pour en savoir plus, consultez le chapitre 3 de la spécification Adobe PDF (en anglais) à l’adresse : http://partners.adobe.com/public/developer/pdf/index_reference.html

6 7

C H A P I T R E

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Remarque

Si vous avez choisi « Un seul fichier TIF », les options suivantes ne sont pas disponibles. Toujours créer des images avec cette extension

Utilisez cette option si vous souhaitez que l’extension des images soit différente de celle indiquée audessus. Redimensionner l’image à [xx] pourcent de sa taille actuelle

Vous pouvez indiquer des valeurs comprises entre 10% et 200%. Convertir les images noir et blanc en 16 couleurs (gris) avec l’anticrénelage

Convertit les images noir en blanc en nuances de gris 16 couleurs. Remarque

Cette fonctionnalité améliore de façon significative la qualité des images, en particulier lorsqu’elles ont été redimensionnées.

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Options OCR

RelayFax est pourvu d’un moteur OCR (reconnaissance optique de caractères), qui analyse le texte des télécopies reçues et les redirige en fonction de leur contenu. Avec les règles d’entrée (page 84) vous pouvez préciser le texte à rechercher et les critères qui s’y appliquent. Cette fonctionnalité comprend de nombreuses options, modifiables dans cet onglet : nombre de pages à analyser, enregistrement des fichiers OCR, redirection automatique ... De plus, la reconnaissance de caractères ne s’applique pas uniquement aux télécopies. Il est également possible d’analyser le fichier de votre choix en cliquant sur Fichier|Analyser. Remarque

Cet outil ne fonctionne que pour les documents dactylographiés, il ne reconnaît pas les caractères écrits à la main.

Moteur OCR

Le moteur OCR est inclus dans un module additionnel gratuit. Si celui-ci n’est pas installé, les options suivantes sont grisées. 6 9

C H A P I T R E

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Options OCR

Analyser tous les fax reçus

Cochez cette case si vous souhaitez que tous les fax reçus soient analysés par le module OCR. Inclure le texte analysé dans le corps des messages

Inclut le résultat de l’analyse OCR dans le corps des e-mails. Cette option est indépendante de la macro $ATTACHOCRFILE$ (voir Annexe A). Si vous utilisez cette option en même temps que la macro, les fichiers OCR seront quand même joints au message. Analyser uniquement les [xx] premières pages

Par défaut, seule la première page est analysée. Indiquez la valeur « 0 » si vous souhaitez que toutes les pages soient analysées. Les documents sont écrits en ...

Le moteur OCR est capable de reconnaître dix langues différentes. Sélectionnez celle de votre choix dans le menu déroulant. Enregistrer les fichiers OCR au format

Par défaut, les résultats de l’analyse OCR sont supprimés une fois l’opération terminée. Cochez cette option si vous souhaitez les conserver pour une utilisation ultérieure. Vous disposez par ailleurs d’un grand nombre de formats d’enregistrement : Microsoft Word, Microsoft Excel, WordPerfect, Adobe Acrobat, HTML, Lotus, texte avec des sauts de ligne, etc. Les fichiers sont enregistrés dans le dossier RelayFax\Faxfile\ avec le fichier TIFF associé. Quel que soit le format choisi, ces fichiers auront pour extension « .ocr ». Vous serez donc parfois amené à les renommer car certains logiciels ne reconnaissent que quelques extensions spécifiques. Si vous analysez un document extérieur (Fichier|Analyse OCR…), vous disposez des mêmes formats d’enregistrement. Remarque

La technologie OCR n’est pas infaillible. Des erreurs peuvent survenir si le document contient des caractères très similaires, une police inhabituelle ou si le texte est flou. Mais en règle générale, il suffit de quelques modifications pour les corriger. Transférer automatiquement les fax destinés à des comptes connus

Lorsque le moteur OCR identifie dans un fax le nom d’un utilisateur correspondant à un compte RelayFax, il est possible de le lui transférer automatiquement. Par exemple, si Bernard Dupond possède un compte sur votre serveur ; avec cette option, tous les fax contenant « Frank Thomas » lui seront automatiquement distribués, sans devoir créer de règle spécifique. Transférer automatiquement les fax destinés à des adresses inconnues

Lorsque cette option est activée, le fax est transféré à la première adresse détectée par le moteur OCR, même si celle-ci ne correspond pas à un compte RelayFax. Afin d’identifier les adresses, RelayFax utilise les correspondances des expressions régulières. La syntaxe des expressions régulières est définie dans le fichier RelayFax.ini de la façon suivante : [OCR] LinePattern=[Tt][Oo]?:[a-zA-Z0-9\.]+@[a-zA-Z0-9\.]+ EmailPattern=[a-zA-Z0-9\.]+@[a-zA-Z0-9\.]+ 7 0

O P T I O N S

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E X P O R T S

La valeur « LinePattern= » extrait la ligne contenant l’adresse e-mail. Puis, l’adresse est à son tour extraite de cette ligne à l’aide de la valeur « EmailPattern= », ce qui assure un résultat suffisamment fiable. Vous pouvez modifier ces entrées afin de les ajuster à votre situation. Pour plus d’informations concernant la syntaxe des expressions régulières, consultez l’Annexe C – Correspondances des expressions régulières (page 184).

, Attention Si vous activez cette option, RelayFax devient une passerelle ouverte à toute utilisateur. Prenez garde que cela n’aille pas à l’encontre de la politique de votre réseau local.

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C H A P I T R E

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Texte

Options TIF

Compression CCITT

Compression appliquée à tous les fax et fichiers TIF créés. En règle générale, le Groupe 3 1D (groupe 3 1 dimension) est suffisant, mais vous disposez d’un menu déroulant contenant d’autres options. Remarque : certains modems ne sont pas compatibles avec tous les types de compression. Taille des pages par défaut

Précisez les dimensions par défaut des images TIF créées lors de la conversion d’un document en image de fax. Cette option fait partie des paramètres pouvant être configurés lors de l’installation. Conserver la taille de l’image source

Si cette option est cochée, l’image ne sera pas redimensionnée lors de la conversion. Appliquer la largeur par défaut

Modifie la largeur des images en appliquant automatiquement la valeur indiquée dans l’option Taille des images par défaut ci-dessus. Appliquer une largeur de [xx] pixels et une hauteur de [xx] pixels

L’image sera redimensionnée en fonction des valeurs indiquées. 7 2

O P T I O N S

D I V E R S E S

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E X P O R T S

Têtes de page

Marge X : [xx] pixels

Marge (en pixels) située à droite et à gauche de la tête de page. Marge Y : [xx] pixels

Marge (en pixels) située au-dessus de la tête de page. Police

Cliquez sur ce bouton pour choisir la police. Conversion en TIF

Marge X : [xx] pixels

Marge située à droite et à gauche de l’image lors de la conversion d’un document. Marge Y : [xx] pixels

Marge située au-dessus de l’image lors de la conversion d’un document. Police

Cliquez sur ce bouton pour choisir la police à utiliser lors de la conversion d’un texte en image.

Support des appareils utilisant le protocole TWAIN RelayFax est compatible avec les appareils photo numériques, scanners, etc., utilisant le protocole TWAIN. Vous pouvez importer directement vos documents dans RelayFax et les envoyer à leurs destinataires en quelques clics. Il est possible d’importer un document depuis l’interface du serveur en cliquant sur Fichier|Sélectionner la source..., et Fichier|Acquérir... Les fonctionnalités liées aux scanners se trouvant essentiellement dans le client SMTP, elles sont décrites dans la partie du manuel qui lui est consacrée. Voir : Scanner —page 151 Options du scanner —page 153

7 3

BOÎTES AUX LETTRES ET RÈGLES

Boîtes aux lettres et règles

7

Chapitre

Boîtes aux lettres

C

et onglet regroupe les boîtes aux lettres POP3 dans lesquelles RelayFax va collecter le courrier à envoyer par fax.

Boîtes aux lettres

Dans cet onglet, vous définissez les boîtes aux lettres dans lesquelles RelayFax collectera les e-mails à convertir en fax. Serveur

Indiquez le serveur sur lequel RelayFax doit collecter le courrier. 7 4

B O Î T E S

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L E T T R E S

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R È G L E S

Identifiant

Entrez le nom d’utilisateur ou l’identifiant d’accès au compte RelayFax sur le serveur. Mot de passe

Entrez le mot de passe d’accès au compte RelayFax sur le serveur. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer les entrées sélectionnées dans la liste. Activer/Désactiver

En cliquant sur ce bouton, vous inversez l’état des entrées sélectionnées. Ainsi, vous décidez si RelayFax doit prendre en compte une boîte aux lettres lors de la collecte ou si, au contraire, il doit l’ignorer. Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour ajouter une entrée à la liste des serveurs sur lesquels RelayFax doit collecter le courrier. Remplacer

Lorsque vous sélectionnez une entrée dans la liste, vous pouvez la modifier puis cliquer sur Remplacer pour valider vos changements. Supprimer le courrier téléchargé du serveur

En cochant cette case, RelayFax supprimera le courrier du serveur après l’avoir téléchargé. Ajout d’une entrée

Pour ajouter une entrée dans la liste, remplissez les divers champs de la boîte de dialogue et cliquez sur Ajouter. RelayFax collectera ensuite le courrier sur l’ensemble des entrées activées aux intervalles de traitement définis. Modification d’une entrée existante

Pour modifier une entrée existante, il suffit de la sélectionner, de modifier les champs requis et de cliquer sur Remplacer. Les anciens paramètres sont alors remplacés par les nouveaux. Remarque

Vous devez cliquer sur Remplacer et non sur Ajouter pour modifier une entrée existante.

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C H A P I T R E

7

Règles par défaut

Lorsque RelayFax reçoit un document à envoyer par fax (ou un fax entrant), sa première action est d’appliquer les règles d’entrées et de sorties définies dans cette boîte de dialogue. Si aucune règle ne s’applique, RelayFax exécute les règles par défaut définies dans cet onglet. Fax sortants

Extraire les numéros de fax de l’en-tête TO ou SUBJECT

En cochant cette case, RelayFax tente d’extraire un numéro de fax de l’en-tête TO: si aucun numéro n’est attribué par la règle de sortie ou si le fax n’est pas routé vers une adresse électronique. Lorsque l’en-tête TO: (ou CC:) ne contient aucune donnée numérique, l’en-tête SUBJECT: est analysé. Si aucune règle ne peut être appliquée au message et que cette option n’est pas activée (ou que les en-têtes ne contiennent pas de numéros de fax), RelayFax envoie un message à l’expéditeur pour lui indiquer que le message ne peut pas être envoyé. Extraire également les numéros de fax de l’en-tête CC :

Si RelayFax est configuré pour extraire les numéros de fax des en-têtes TO:, cocher cette case permettra de les extraire également des en-têtes CC. Un numéro de fax doit contenir au moins [XX] chiffres pour être valide

Entrez le nombre minimal de chiffres que doit contenir un numéro de fax extrait.

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B O Î T E S

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Un numéro de fax ne doit pas contenir plus de [XX] chiffres pour être valide

Entrez le nombre maximal de chiffres que doit contenir un numéro de fax extrait. Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez interdire les envois longue distance aux utilisateurs. Fax entrants

Par défaut, envoyer par e-mail à [adresse]

Si aucune règle d’entrée ne s’applique, le fax est envoyé par e-mail à l’adresse indiquée. Vous pouvez entrer plusieurs adresses en les séparant par des virgules. Diriger automatiquement le fax vers une imprimante par défaut

Cette option permet d’imprimer automatiquement les fax entrants qui ne répondent à aucune règle. Cochez cette case puis cliquez sur le bouton Imprimante pour ouvrir la boîte de dialogue contenant la liste des périphériques disponibles. Imprimante

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner une imprimante et effectuer votre choix. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section :

Sélection d’une imprimante – page 50

7 7

C H A P I T R E

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Règles de sortie

Les Règles de sortie sont les règles appliquées par RelayFax pour chaque e-mail reçu. En établissant ces règles judicieusement, vous bénéficiez d’un serveur de fax flexible et performant. Les règles s’exécutent selon un ordre établi et sont cumulables. Par exemple, si RelayFax reçoit un message de [email protected], que les règles « Si [FROM] contient “Utilisateur”, envoyer par fax au {555-5555} » et « Si [FROM] contient “RelayFax.com”, envoyer par fax au {555-1234} » sont définies, les deux règles sont appliquées et le message est envoyé aux deux numéros. Remarque

RelayFax prévoit les actions Passer la règle suivante et Arrêter l’exécution des règles si vous refusez d’appliquer des règles à certains messages. Dans l’exemple ci-dessus, pour que seule la première règle soit appliquée aux messages contenant « Utilisateur », il suffit de créer cette règle à la suite de la première : « Si [FROM] contient « Utilisateur » alors arrêter le traitement des règles ». Ainsi, la règle “Si [FROM] contient ‘RelayFax.com’ envoyer par fax au…” n’est pas appliquée. Règles actuelles

Cette section présente les règles actuellement appliquées. 7 8

B O Î T E S

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Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer les règles existantes sélectionnées. Effacer tout

En cliquant sur ce bouton, vous supprimez les règles actuelles. Modifier

En cliquant sur ce bouton, le fichier OUTRULES.DAT s’ouvre dans le Bloc-notes pour que vous puissiez modifier les règles de sortie manuellement.

, Attention Veillez à respecter la syntaxe du fichier OUTRULES.DAT.

Nouvelle règle Routage par en-tête

Si l’en-tête [HEADER] du message ...

Cochez cette case pour router le message d’après le contenu de l’un de ces en-têtes. Routage par corps de message

Si le corps du message ...

Cochez cette case pour router le message d’après le texte du corps. Routage par numéro de fax

Si le numéro de fax destinataire

Cochez cette case pour router le message d’après le numéro de fax auquel il est envoyé. Routage par macro

Si la macro [XX] du message...

Cochez cette case pour router le message d’après les macros incluses dans le corps du message. Vous pouvez sélectionner une macro dans la zone de liste déroulante (Utilisez les flèches de direction Haut et Bas du clavier). Pour plus d’informations sur les macros, reportez-vous aux sections : Envoi d’un fax à partir d’un client de messagerie—page 161 Macros pour les e-mails—page 175 Critères de recherche

Est égal, n’est pas égal, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par

Ces options indiquent le type de relation entre la partie du message analysée et la valeur entrée dans le champ “Ce texte”. Ce texte : 7 9

C H A P I T R E

7

Dans ce champ, vous indiquez le texte recherché par RelayFax pour exécuter la règle. Alors :

Cette zone contient l’ensemble des actions qu’il est possible d’exécuter lorsqu’un message reçu répond aux critères des règles de sortie :

Add text to end of fax number (Ajouter du texte à la fin du numéro de fax) – Sélectionnez cette action pour ajouter du texte à la fin du numéro de fax s’il remplit les critères de la règle. Après avoir sélectionné l’action, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue dans laquelle saisir votre texte. Cette action est seulement disponible avec la méthode de routage par numéro de fax. Add text to start of fax number (Ajouter du texte au début du numéro de fax) – Sélectionnez

cette action pour ajouter du texte au début du numéro de fax s’il remplit les critères de la règle. Après avoir sélectionné l’action, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue dans laquelle saisir votre texte. Cette action est seulement disponible avec la méthode de routage par numéro de fax.

Replace text within fax number (Remplacer le texte dans le numéro de fax) – Sélectionnez cette action pour remplacer le texte du numéro de fax par un autre texte. Après avoir sélectionné l’action, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue dans laquelle saisir votre texte. Cette action est seulement disponible avec la méthode de routage par numéro de fax. Apply template to outbound fax (Appliquer un modèle au fax sortant) – Sélectionnez cette

option pour appliquer un modèle au message s’il remplit les critères de la règle. Les modèles de fax permettent d’utiliser diverses têtes de page, pages de garde, etc. Pour créer la règle, sélectionnez l’entête, le critère de recherche et entrez le texte à rechercher. Sélectionnez l’action Appliquer un modèle au fax sortant, puis cliquez sur Ajouter. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le fichier du modèle à associer à la règle (*.TP) et cliquez sur Ouvrir.

Assign Billing Code (Ajouter un code de facturation) – Ajoute le code de facturation de votre

choix au message. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, une boîte de dialogue s’affiche, dans laquelle vous pouvez choisir un code ou en créer un nouveau. Remarque

Vous devez créer le modèle avant de créer la règle qui exécutera l’action. Pour plus d’informations sur les modèles, reportez-vous à la section : Modèles _ page 108

Attach specific cover page (Joindre une page de garde) – Sélectionnez cette action si vous

souhaitez qu’une page de garde particulière soit associée au message lorsqu’il remplit les critères de la règle. Pour créer la règle, sélectionnez l’en-tête, le critère de recherche puis tapez le texte à rechercher. Sélectionnez l’action Joindre une page de garde puis cliquez sur Ajouter. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le fichier de la page de garde à associer à la règle et cliquez sur Ouvrir.

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Remarque

Vous devez créer la page de garde avant de créer la règle qui exécutera l’action. Pour plus d’informations sur les pages de garde, reportez-vous à la section : Pages de garde – page 96

Do not attach cover page (Ne pas joindre de page de garde) – Les télécopies répondant au critère seront envoyées sans page de garde.

Delete fax (Supprimer le fax) – Sélectionnez cette action pour supprimer les messages qui répondent aux critères de la règle. Email fax to sender (Envoyer à l’expéditeur) – Envoie par e-mail une copie du fax à son expéditeur.

Email fax to specific user(s)(Envoyer le message par e-mail à) – Sélectionnez l’action, cliquez

sur Ajouter, entrez une ou plusieurs adresses électroniques dans la boîte de dialogue qui s’ouvre (n’oubliez pas de cliquer sur Ajouter après chaque adresse saisie) puis cliquez sur OK. RelayFax transférera le message à l’adresse indiquée s’il répond aux critères de la règle. Plusieurs macros de mise en forme sont possibles pour la saisie des adresses électroniques. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Macros pour les e-mails (page 175).

Print fax to specific printer (Imprimer le fax avec) – Sélectionnez l’action puis cliquez sur

Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez votre imprimante et cliquez sur OK. Les fax sortants qui répondent aux critères de la règle seront transférés vers l’imprimante sélectionnée. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section : Sélectionner une imprimante – page 50

Send fax at specific day and time (Envoyer le fax à un jour et une heure spécifiques) –

Sélectionnez cette action et cliquez sur Ajouter. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez envoyer le fax.

Cliquez sur l’icône

pour ouvrir le calendrier et sélectionner votre date. 8 1

C H A P I T R E

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Send fax to numbers found in text file (Envoyer le fax aux numéros du fichier texte) – Sélectionnez l’action, cliquez sur Ajouter puis sélectionnez le fichier texte qui contient votre liste de numéros de fax. Lorsque la règle est déclenchée, RelayFax envoie le message à l’ensemble des numéros de fax présents dans le fichier. Ce fichier ne doit pas contenir plus d’un numéro par ligne mais chaque ligne peut inclure le nom du destinataire et des informations sur l’entreprise. Les lignes qui commencent par “#” ou “;” sont prévues pour insérer des commentaires. Exemple : 555-1212 555-1212, 555-1212, 555-1212, 555-1212,

Arvel Hathcock Arvel Hathcock, Alt-N Technologies Arvel Hathcock, “Alt-N Tech, LTD.” , Alt-N Technologies

; seul le numéro de fax est indiqué ; le numéro de fax et le nom du destinataire sont indiqués ; le numéro de fax, le nom et l’entreprise sont indiqués ; paramètres fax avec virgules s’ils sont entre guillemets ; seuls le numéro de fax et l’entreprise sont indiqués

Remarque

En théorie, un fichier texte peut contenir un nombre de fax illimité. Cependant, RelayFax fixe ce nombre à 100 pour éviter d’encombrer les ressources de l’ordinateur. Si cette limite est trop basse, vous pouvez en définir une autre dans le fichier RelayFax.ini en modifiant manuellement la clé suivante : [Special] MaxNumbersFromFile=100

En remplaçant cette valeur par « 0 », aucune limite n’est imposée.

Send fax to specific number(s)(Envoyer le fax à ce(s) numéro(s)) – Sélectionnez l’action et cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, entrez un ou plusieurs numéros de fax (n’oubliez pas de cliquer sur Ajouter après chaque numéro saisi) et cliquez sur OK. Les messages qui répondent aux critères de la règle seront envoyés au(x) numéro(s) de fax indiqué(s). Lors de la création de la règle, vous pouvez également mentionner le nom et l’entreprise du destinataire. Set the priority level for this fax (Définir la priorité du fax) – Sélectionnez l’action, cliquez sur Ajouter et définissez la priorité du fax : « 0 » correspond à la plus forte et « 100 » à la plus faible. Les fax sont toujours envoyés selon leur niveau de priorité. Send fax using a specific fax port (Envoyer le fax sur ce port) – Sélectionnez l’action et cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez un port. RelayFax enverra les fax qui remplissent les critères de la règle sur ce port COM. Strip text from fax number(s) (Extraire le texte des numéros de fax)– Cette action est seulement

disponible avec la méthode de routage par numéro de fax. Elle extrait le texte demandé des numéros de fax avant l’envoi. Avec le critère de recherche « contient », le texte est retiré partout où il apparaît. Avec « commence par », il est uniquement supprimé au début des numéros de fax. Vous pouvez par exemple utiliser cette action avec le critère « commence par » pour effacer des codes de zone au début des numéros de fax.

Skip next rule (Passer la règle suivante) – Appliquez cette règle pour ignorer la règle suivante. Exemple 8 2

B O Î T E S

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Supposez que ces deux règles soient configurées : “Si From contient “RelayFax.com” alors envoyer à [email protected] » “Si Subject contient “Private” alors envoyer à [email protected] »

Si un message arrive pour « [email protected] », il correspondra à la première règle. Si son sujet contient « Private », il correspondra également à la seconde. Le fax sera donc envoyé à deux personnes différentes (UserA et UserB). Supposez maintenant que vous insériez une nouvelle règle entre les deux premières : “Si From contient “RelayFax.com” alors envoyer à [email protected] » “Si From contient “RelayFax.com” alors ignorer la règle suivante “Si Subject contient “Private” alors envoyer à [email protected] »

Dans ce cas, le message n’est pas envoyé à l’utilisateur B s’il provient de “relayfax.com”

Stop processing rules (Arrêter l’exécution des règles) –Activez cette règle pour interrompre le

traitement des règles qui suivent. Remarque

Pour créer la règle, vous devez double-cliquer sur une entrée de la liste, ou la sélectionner et cliquer sur Ajouter. Ajouter

Après avoir sélectionné une action dans la zone Alors, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer la règle.

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C H A P I T R E

7

Règles d’entrée

Les règles d’entrée indiquent à RelayFax comment gérer les fax entrants. Lorsqu’un fax est reçu, l’ID du périphérique émetteur, le port sur lequel le fax a été transmis et les résultats de l’analyse OCR sont comparés à la liste des règles d’entrée. Le fax est ensuite routé selon la règle à laquelle il correspond. Sinon, il est traité selon les paramètres définis dans l’onglet Règles par défaut. Règles actuelles

Cette section présente les règles actuellement appliquées. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer l’ensemble des règles sélectionnées dans la section Règles actuelles. Effacer tout

Ce bouton sert à supprimer toutes les règles existantes. Modifier

En cliquant sur ce bouton, le fichier INRULES.DAT s’ouvre dans le Bloc-notes pour que vous puissiez modifier les règles d’entrée manuellement.

, Attention 8 4

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Veillez à respecter la syntaxe du fichier INRULES.DAT. Nouvelle règle Routage par port

Si le fax arrive sur le port xx

Cochez cette case pour indiquer le port COM d’arrivée du fax. Vous pouvez utiliser le caractère joker « * ». Routage CSID

Si la chaîne FAX MACHINE ID de l’expéditeur

Cochez cette case pour exécuter la règle à partir de l’identifiant CSID du périphérique expéditeur du fax. Routage OCR

Si le texte du fax...

Cochez cette case pour appliquer la règle d’après les résultats de la reconnaissance optique de caractères. RelayFax va « reconnaître » le document et le comparer aux règles d’entrée définies. Par exemple, si vous avez créé la règle “...Si OCR trouve “gagner de l’argent aujourd’hui” alors supprimer le fax”, tous les fax entrants qui contiennent cette phrase seront supprimés. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Options OCR, page 69 Routage CND

Si l’information CND (Caller ID)...

Cochez cette case si vous souhaitez appliquer la règle d’après l’information CND entrante. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Routage CND, page 88. Routage SDA

Si l’information SDA...

Cochez cette case si votre système prend en charge la Sélection directe à l’arrivée (SDA) et que vous souhaitez appliquer la règle d’après le numéro composé par le télécopieur expéditeur. Critères de recherche

Est égal à, n’est pas égal à, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par

Les entrées de ce menu indiquent la relation entre la partie du message analysée et la valeur entrée dans le champ Ce texte. Exemple : si vous avez choisi l’option Si le texte du fax... (Routage OCR), sélectionné contient et saisi “Compte-rendu des ventes” dans Ce texte, RelayFax exécutera l’action choisie dans la zone Alors si le résultat de l’analyse OCR remplit les critères de la règle. Ce texte :

Dans ce champ, vous indiquez le texte sur lequel repose la règle.

8 5

C H A P I T R E

7

Alors

Cette section présente les actions qui peuvent être exécutées lorsqu’un fax entrant remplit les critères de la règle :

Assign billing code (Attribuer un code de facturation) – Sélectionnez cette action pour associer

un code de facturation au fax entrant s’il répond aux critères de la règle.

Copy fax to folder (Copier le fax dans un dossier) – Sélectionnez cette action si vous souhaitez copier le fax dans un dossier spécial.

Delete Fax (Supprimer le fax) – Activez cette action pour supprimer les fax entrants. Email fax to specific user(s) (Envoyer par e-mail à ce(s) utilisateur(s)) – Sélectionnez l’action et

cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, entrez une ou plusieurs adresses électroniques (en n’oubliant pas de cliquer sur Ajouter après chaque adresse saisie) et cliquez sur OK. RelayFax enverra, par e-mail et à l’adresse indiquée, les fax entrants qui répondent aux critères de la règle. Une règle de ce type sera automatiquement créée dès qu’un utilisateur clique sur le lien Transférer les futurs fax de [expéditeur] à... inclus par défaut dans les télécopies redirigées par RelayFax. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Macros pour les fichiers .DAT (page 179).

Hide fax from specific user(s) (Masquer les fax de certains utilisateurs) – Avec cette action, les

fax qui répondent aux critères de la règle ne sont pas distribués à l’utilisateur indiqué. Cette règle est créée automatiquement lorsque l’utilisateur clique sur le lien Ignorer les futurs fax de [expéditeur]... inclus par défaut dans les télécopies acheminées par RelayFax. Pour plus d’informations, reportezvous à la section Macros pour les fichiers .DAT (page 179).

Mark fax as SPAM (junk) (Marquer le fax comme spam) – Avec cette action, les fax entrants

sont marqués comme spams (fax indésirables). Configurez les options de l’onglet Fax indésirables pour définir le traitement de ces télécopies. Cette règle sera créée automatiquement dès qu’un utilisateur clique sur le lien Marquer les futurs fax de [expéditeur] comme fax indésirables inclus dans la télécopie acheminée par RelayFax. Pour plus d’informations, consultez la section Macros pour les fichiers .DAT (page 179).

Print message to specific printer (Imprimer le message avec) – Sélectionnez l’action et cliquez

sur Ajouter. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez une imprimante et cliquez sur OK. Les fax entrants qui répondent aux critères de la règle seront dirigés vers l’imprimante sélectionnée. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section : Sélectionner une imprimante – page 50

Skip next rule (Passer la règle suivante) – Activez cette option pour ignorer la règle qui suit. Exemple Supposez que ces deux règles soient configurées : “Si ID contient “123”, envoyer le fax à [email protected] 8 6

B O Î T E S

A U X

L E T T R E S

E T

R È G L E S

“Si ID contient “456”, envoyer le fax à [email protected]

Si un fax entrant provient d’un périphérique dont l’ID est « 123456”, il sera envoyé à deux personnes différentes (UserA et UserB). Imaginez maintenant qu’une nouvelle règle soit insérée entre les deux : “Si ID contient “123”, envoyer le fax à [email protected] « Si ID contient « 123 », passer la règle suivante “Si ID contient “456”, envoyer le fax à [email protected]

Dans ce cas, le fax n’est pas envoyé à l’utilisateur B s’il provient du numéro « 123456 ».

Stop processing rules (Arrêter l’exécution des règles) – Activez cette action pour interrompre le

traitement des règles.

Use specific OCR language (Configurer la langue du moteur OCR) – Activez cette action si vous souhaitez que le moteur OCR emploie une langue spécifique lorsque les critères de la règle sont remplis. Par exemple, le moteur OCR peut utiliser le suédois pour les fax entrants provenant de la Suède. Remarque

Pour créer la règle, vous devez double-cliquer sur une entrée de la liste, ou la sélectionner et cliquer sur Ajouter. Ajouter

Après avoir choisi votre action dans la section “Alors”, cliquez sur Ajouter pour créer la règle.

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C H A P I T R E

7

Routage CND (Calling Number Display)

RelayFax dispose d’un support de routage des fax entrants basé sur l’information CND (Calling Number Display, communément appelée “Caller ID”). La configuration de ce support s’effectue dans l’éditeur des Règles d’entrée : vous créez des règles en indiquant le texte à rechercher ainsi que les actions à exécuter en fonction du résultat. Plusieurs conditions doivent être remplies pour pouvoir router les fax selon l’information CND. Tout d’abord, le service CND doit être actif sur la ligne téléphonique qui reçoit les fax (Ce service est fourni par votre compagnie de téléphone en échange d’un paiement mensuel.) Le modem fax récepteur doit être capable de détecter et de conserver l’information CND pour RelayFax. Sur la plupart des modems, le support CND n’est pas activé par défaut ; vous devez alors ajouter la commande nécessaire dans la chaîne d’initialisation de RelayFax. Reportez-vous au manuel d’utilisation de votre modem pour connaître la chaîne d’activation du support CND. Si vous ne disposez d’aucune documentation, visitez le site : www.modemhelp.com. Pour en savoir plus sur la modification de la chaîne d’initialisation, reportezvous à la section Propriétés du modem, page 27. Remarque

La plupart des modems bon marché ne sont pas équipés du support CND. L’information CND est transmise de la compagnie de téléphone à votre modem sous forme de paquets entre la première et la seconde sonnerie. Par conséquent, votre modem doit accepter au moins deux sonneries avant de répondre à l’appel. Ce paramètre se configure dans la boîte de dialogue Propriétés du modem. RelayFax peut recevoir l’information CND sous divers formats : flux d’octets bruts, format simple message, format multi-message. Pour profiter de l’ensemble des possibilités de routage CND de RelayFax, activez le format multi-message dans les propriétés du modem. Reportez-vous au manuel d’utilisation de votre modem pour définir la chaîne d’initialisation requise (Exemple : +VCID=1). Avec le format multimessage, la plupart des modems rajoutent des « labels » dans l’information CND brute pour en simplifier la lecture. Comme il n’existe aucun label standard, chaque modem utilise souvent un label différent pour chaque information CND. Par exemple, l’un ajoutera « NUMB= » devant le numéro CND tandis que l’autre utilisera « CALLER NUMBER: ». RelayFax doit connaître les labels utilisés par votre modem pour pouvoir détecter le numéro et le nom dans l’information CND. Il est donc indispensable de les définir dans la boîte de dialogue Propriétés du modem. Vous pouvez prendre exemple sur ceux qui apparaissent dans la fenêtre principale de RelayFax lorsqu’un appel entrant est traité. D’un point de vue technique, RelayFax devrait être capable de traiter l’information CND au format brut (c’est-à-dire sans label) mais l’expérience a montré que certains modems modifient les données brutes avant même de les transmettre. En plus des actions normales associées aux règles d’entrée, il existe une action spécialement conçue pour le routage CND (comme la détection CND s’effectue avant de répondre à l’appel) : Ne pas répondre à l’appel entrant. Avec cette action, l’appel reste sans réponse et la sonnerie retentit jusqu’à l’abandon de l’appel par le périphérique distant. Pendant que le téléphone sonne, plusieurs messages d’erreur peuvent apparaître : erreur : modem non spécifié, expiration pendant l’envoi/réception du fax. Ces messages d’erreur ne sont pas très importants puisqu’ils n'altèrent pas la performance du programme. 8 8

B O Î T E S

A U X

L E T T R E S

E T

R È G L E S

Pour plus d’informations sur les macros CND, consultez la section « Macros pour les fichiers .DAT » (page 179).

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C H A P I T R E

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Fax indésirables

Les options de cet onglet permettent de définir le traitement des messages marqués comme spam. Traitement des fax indésirables

Supprimer les fax marqués comme spam

Cochez cette case si vous souhaitez que les messages marqués comme spams soient supprimés après l’exécution de la règle. Déplacer les fax marqués comme spam dans ce dossier

Cochez cette case et précisez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les fax indésirables.

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P R O G R A M M A T E U R

D ’ E V E N E M E N T S

E T

N U M E R O T A T I O N

Programmateur d’évènements et numérotation

8

Chapitre

Programmateur d’évènements

R

elayFax possède un système de programmation permettant de choisir à quel moment et à quelle fréquence les messages doivent être collectés et/ou distribués.

Il existe deux méthodes de gestion du courrier : la Programmation simple et les Evènements réguliers. Programmation simple

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C H A P I T R E

8

Traiter le courrier dès qu’un fax est reçu

Lorsque cette option est activée, RelayFax se connecte au serveur de messagerie dès la réception d’un nouveau fax. Les fax sont ainsi immédiatement distribués. Attendre [xx] minutes entre chaque vérification

RelayFax traite le courrier dès que le nombre de minutes indiqué est écoulé. Le décompte est remis à zéro à la fin de chaque opération de traitement du courrier, quel que soit l’évènement qui l’ait déclenché. Remarque

Pour que cette option fonctionne, la liste des Evènements réguliers doit comporter au moins une entrée. Exemple : Vous souhaitez que le courrier soit traité toutes les 45 minutes, mais uniquement du lundi au vendredi. Vous devez pour cela activer l’option ci-dessus, et indiquer une valeur de 45 minutes ; puis programmer au moins un évènement pour chaque jour (du lundi au vendredi). Dans ce cas, aucun évènement n’étant programmé pour le samedi et le dimanche, la programmation simple ne fonctionnera pas non plus. L’heure spécifiée n’a pas d’importance. La programmation simple ne fait que vérifier si un évènement est planifié pour une journée spécifique.

Evènements réguliers

Cette méthode permet de choisir à quel moment précis RelayFax doit traiter le courrier. Jour

Jour où le courrier doit être traité. Heure

Heure souhaitée. Minute

Minute souhaitée. Supprimer

Pour supprimer une entrée de la liste, sélectionnez-la et cliquez sur ce bouton. Ajouter

Après avoir programmé le jour, l’heure et la minute, cliquez sur ce bouton pour ajouter l’évènement à la liste. Vider

Supprime toutes les entrées de la liste. Programmation de fax

Ces options permettent de programmer de façon globale l’envoi des télécopies. 9 2

P R O G R A M M A T E U R

D ’ E V E N E M E N T S

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N U M E R O T A T I O N

Envoyer les fax simples à ces horaires

Cochez cette option pour programmer l’envoi des fax normaux. Si vous sélectionnez send dans le premier menu déroulant, RelayFax envoie les télécopies pendant la plage horaire indiquée. Á l’inverse, si vous sélectionnez don’t send, cela empêche l’envoi. Après avoir déterminé les heures de début et de fin, choisissez every day si vous souhaitez appliquer cette règle à tous les jours de la semaine, ou week days pour ne l’appliquer que du lundi au vendredi. Envoyer les fax en nombre à ces horaires

Cochez cette option pour programmer l’envoi des fax en nombre. Les paramètres sont identiques à ceux de l’option précédente.

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C H A P I T R E

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Paramètres d’accès distant

RelayFax peut se connecter automatiquement à votre FAI afin de recevoir et d’envoyer le courrier à votre serveur de messagerie. Contrôle d’accès distant

Activer la connexion/déconnexion du moteur RAS

Active/désactive cette fonctionnalité. Vérifier que le port [xx] soit libre avant la numérotation

RelayFax peut arrêter temporairement d’écouter les connexions sur ce port afin de l’utiliser pour la numérotation. Cela permet d’éviter les conflits matériels. Tentatives de numérotation

Nombre maximum de tentatives

Nombre maximum de tentatives de connexion à l’hôte distant. Délai d’attente (en sec.) d’une connexion valide

Indiquez combien de temps RelayFax doit attendre la réponse de l’ordinateur distant afin d’établir la connexion. Profil de connexion 9 4

P R O G R A M M A T E U R

D ’ E V E N E M E N T S

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Identifiant

Identifiant communiqué à l’hôte distant au cours du processus d’authentification. Mot de passe

Mot de passe communiqué à l’hôte distant au cours du processus d’authentification. Utiliser ce profil

Ce menu déroulant contient les profils définis dans les paramètres de l’Accès réseau à distance ou du Service d’accès distant de Windows. Nouveau profil

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau profil. Modifier

Pour modifier un profil, sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton. Persistance de la connexion

Ne pas interrompre les sessions établies par RelayFax

Par défaut, RelayFax interrompt la session dès que les processus de traitement du courrier sont terminés. Cochez cette option pour que les sessions restent actives. Conserver les sessions pendant [xx] minutes

Les sessions ne seront interrompues qu’après le nombre de minutes indiqué. Si vous saisissez « 0 » dans ce champ, les connexions seront interrompues dès la fin du traitement du courrier. Raccrocher

Cliquez sur ce bouton pour interrompre la connexion avec le FAI. Il ne fonctionne que si la connexion a été établie par RelayFax.

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P A G E S

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G A R D E

Pages de garde

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Chapitre

Pages de garde

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elayFax est compatible avec l’Éditeur de page de garde de Microsoft (inclus dans Windows), qui offre de nombreux outils de création et de mise en page.

Remarque

La version de l’Éditeur de page de garde fournie avec Windows 2000/XP utilise le format *.COV au lieu du format *.CPE plus ancien. RelayFax prend en charge les deux formats. Si l’Éditeur de page de garde n’est pas installé, procédez comme suit : dans Panneau de 9 6

P A G E S

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G A R D E

configuration, cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. Dans la partie de gauche, cliquez sur Ajouter ou supprimer des composants Windows, puis cochez la case Services de télécopie. Si vous utilisez Windows NT, vous devez reprendre une ancienne version de l’Éditeur sur un disque d’installation de Windows 9.x. Avec le CD-ROM de Windows 98, vous trouverez le programme d’installation en tapant ce chemin : \tools\oldwin95\message\us\AWFAX.EXE. Sinon, vous devez vous procurer les fichiers suivants : FAXCOVER.EXE, MFC30.DLL, MFCO30.DLL, MFCUIA32.DLL, MFCANS32.DLL.

Pages de garde

Cette zone contient les pages de garde que vous avez créées. Retirer

Sélectionnez votre page de garde puis cliquez sur Retirer. RelayFax vous demandera de confirmer votre choix avant de procéder à la suppression. Édition

Sélectionnez une entrée de la zone « Pages de garde » puis cliquez sur Édition. La page de garde sera chargée dans l’Éditeur de page de garde. Nouveau

Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle page de garde. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, entrez son nom et vos commentaires. Fichier :

Ce champ contient le chemin du fichier de page de garde. Commentaire :

Vous pouvez saisir un commentaire pour chaque page de garde créée. Il apparaîtra dans cette zone dès que vous sélectionnez la page mais il ne s’affichera pas sur la page elle-même. Création et modification

RelayFax peut associer une page de garde par défaut ou personnalisée à chaque fax envoyé. Pour créer ou modifier une page de garde, ouvrez la boîte de dialogue Pages de gardes à partir du menu Outils ou de la barre d’outils de RelayFax. Création d’une page de garde

Dans la boîte de dialogue « Pages de garde », cliquez sur Nouveau. Entrez le nom de la page, vos commentaires et cliquez sur OK. Une information du logiciel s’ouvre alors pour vous indiquer que la page de garde a été créée avec succès et que vous pouvez la personnaliser dans l’Éditeur. La nouvelle page de garde démarre en tant que copie de GENERIC.CPE. Vous êtes néanmoins libre d’y ajouter ou d’y enlever des éléments. 9 7

C H A P I T R E

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Propriétés

Description de la page de garde

Nom de la page de garde

Dans ce champ, entrez le nom de la page. Il peut s’agir d’une description telle que « Page de garde de Jean Dupont ». Commentaires

Dans cette zone, vous pouvez entrer un commentaire de 255 caractères maximum destiné à identifier plus facilement la page. Cette fonction est utile si vous définissez des règles de sorties qui attribuent des pages de garde différentes. Le commentaire apparaît dans la zone lorsque la page de garde est sélectionnée. Remarque

Ces commentaires sont enregistrés dans le fichier “CoverPageName.cmt” de votre dossier de pages de garde.

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P A G E S

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G A R D E

Modification d’une page de garde

Remarque

L’Éditeur de Microsoft est nécessaire pour modifier les pages de garde. Cette application est compatible avec Windows 95 et 98. Malheureusement, Microsoft n’a pas autorisé Alt-N à intégrer les fichiers de l’Éditeur dans son installation. Si vous êtes un utilisateur Windows NT/2000 et que vous ne parvenez pas à retrouver l’application sur votre système, cela signifie qu’il vous manque les fichiers suivants : FAXCOVER.EXE, MFC30.DLL, MFCO30.DLL, MFCUIA32.DLL et MFCANS32.DLL.

Une archive d’installation de ces fichiers est disponible sur le CD-ROM de Windows 98 en entrant le chemin suivant : \tools\oldwin95\message\us\AWFAX.EXE. Le nouvel outil d’édition de page de garde inclus avec Windows 2000 n’est pas compatible avec RelayFax. Néanmoins, les anciennes versions fonctionnent très bien.

Pour modifier une page de garde, sélectionnez une entrée de la liste puis cliquez sur Édition.

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G E S T I O N N A I R E

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C O N T A C T S

Gestionnaire de contacts

Chapitre

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L

e serveur et le client SMTP RelayFax sont tous deux pourvus d’un système complet de gestion des contacts. Vous pouvez y organiser vos contacts et enregistrer une grande quantité d’informations pour chacun d’entre eux. Cette fonctionnalité offre des possibilités multiples : ajouter jusqu’à 50 champs pour chaque contact, inclure un contact dans un groupe, ajouter des commentaires, classer par champ, lancer votre navigateur, votre composeur ou client de messagerie... (Pour plus d’informations concernant le Gestionnaire de contacts, consultez son aide en ligne.)

De plus, cet outil s’utilise aussi bien en tant que carnet d’adresses global que personnel. En effet, vous gérez simultanément un nombre illimité de fichiers de données, et plusieurs utilisateurs peuvent les partager et les consulter. Si un utilisateur souhaite importer des contacts, il lui suffit de cliquer sur Ouvrir et de sélectionner le fichier *.adx contenant les données partagées pour que celui-ci soit inclus dans son Gestionnaire de contacts. En outre, ces fichiers *.adx peuvent être envoyés par e-mail aux utilisateurs externes au réseau local afin de leur donner accès aux contacts partagés.

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G E S T I O N N A I R E

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C O N T A C T S

Importer des contacts d’autres carnets d’adresses

Avec le Gestionnaire de contacts, il est possible d’importer des fichiers provenant d’autres applications. Si le format n’est pas reconnu par le Gestionnaire, vous devez d’abord l’exporter depuis votre application dans un fichier au format délimité par des virgules (CSV) ou des tabulations (TSV). La plupart des logiciels de carnets d’adresses sont compatibles avec ce format. Pour importer un fichier CSV ou TSV, procédez comme suit : 1. Ouvrez le Gestionnaire en cliquant sur OutilsÆContacts… ou sur son icône dans le volet de gauche. 2. Dans le Gestionnaire, cliquez sur FichierÆImporterÆFichier texte 3. Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Ouvrir. 4. Cliquez sur Suivant. 5. Décochez les champs que vous ne souhaitez pas importer. 6. Cochez la case Rechercher les doublons si vous souhaitez être informé lorsqu’une des entrées importées est identique à une entrée déjà existante. 7. Cliquez sur Suivant. 8. Cliquez sur OK. Support d’Outlook et autres logiciels de carnets d’adresses

Le Gestionnaire de contacts de RelayFax offre un accès direct aux contacts provenant d’autres logiciels comme Microsoft Outlook, sans devoir les importer. Pour cela : 1. Ouvrez le Gestionnaire en cliquant sur OutilsÆContacts… ou sur son icône dans le volet de gauche. 2. Les fichiers auxquels vous avez accès figurent dans le volet de gauche du Gestionnaire. 3. Si vous souhaitez accéder à un fichier qui ne figure pas dans la liste (par exemple, un carnet d’adresses de Windows ou des données se trouvant sur un autre ordinateur du réseau) effectuez un clic droit sur le type de fichier et sélectionnez Ouvrir.

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P A R A M E T R E S

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Paramètres de compte

Chapitre

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Comptes

Liste des comptes

Cette liste indique le nom et l’adresse électronique des utilisateurs autorisés à envoyer des télécopies avec RelayFax. Elle inclut également une version cryptée du mot de passe de chaque utilisateur (le champ contient la valeur « » si aucun mot de passe n’est configuré. Le nombre d’entrées de la liste dépend du type de licence utilisé. La liste peut être triée en fonction des champs Nom réel, E-mail et Mot de passe. Il suffit pour cela de cliquer sur l’en-tête correspondant. En cliquant de nouveau sur cet en-tête, vous inversez l’ordre de la liste (croissant ou décroissant).

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P A R A M E T R E S

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C O M P T E

Comptes utilisés :

Il s’agit du nombre d’adresses autorisées à utiliser RelayFax. Comptes restants :

Il s’agit du nombre d’adresses encore disponibles avec votre licence RelayFax. Supprimer

Sélectionnez une entrée dans la liste des comptes puis cliquez sur Supprimer pour l’effacer. Nom réel

Entrez le nom réel de l’utilisateur dans ce champ. E-mail

Tapez l’adresse électronique de l’utilisateur. Le message de l’utilisateur doit être envoyé avec cette adresse ou le fax ne partira pas. Mot de passe

Vous pouvez obliger l’utilisateur à fournir un mot de passe pour l’envoi de son message. Une commande spéciale est prévue dans le client SMTP de RelayFax mais avec un client de messagerie normal, vous pouvez inclure la macro « FAXPASSWORD:pass » dans le corps du message. En laissant le champ vide, le mot de passe par défaut s’applique. Si aucun mot de passe n’a été défini dans l’onglet Options|Mot de passe, alors aucun mot de passe ne sera demandé dans les messages. Si un mot de passe est créé, l’utilisateur doit l’insérer pour chaque message. SDA

Dans ce champ, entrez le numéro de fax SDA (Sélection directe à l’arrivée) attribué à l’utilisateur. Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour ajouter un utilisateur à la liste une fois les champs remplis. Remplacer

Lorsque vous cliquez sur une entrée de la liste, ses informations apparaissent dans les champs qui suivent. Vous pouvez modifier ces informations puis cliquez sur Remplacer pour valider vos changements. Import MD

Si vous utilisez le serveur de messagerie MDaemon, cliquez sur ce bouton pour importer les utilisateurs de MDaemon automatiquement dans RelayFax. Import RF 2.x

Les versions 3 et supérieures de RelayFax utilisent des formats de liste différents de ceux des versions précédentes. Cliquez sur ce bouton pour importer la liste des utilisateurs d’une version 2.x de RelayFax. Options

Ajouter automatiquement les comptes des fax reçus

Lorsque cette action est activée, RelayFax ajoute automatiquement l’adresse de laquelle il reçoit un fax à la liste. Cela permet de créer une liste d’utilisateurs dynamiquement.

, Attention 1 0 3

C H A P I T R E

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Avec cette fonctionnalité, RelayFax accepte les messages des utilisateurs jusqu’à ce que le nombre maximal de comptes soit atteint. Nous vous recommandons de ne pas l’utiliser si vous souhaitez limiter ou contrôler l’accès de votre serveur RelayFax (dans ce cas, il est préférable de décocher la case et d’entrer les adresses manuellement).

Remarque

Cette fonctionnalité s’active/se désactive seulement les 60 premiers jours de l’installation du serveur RelayFax ; ensuite, elle est en permanence désactivée. En dessous de l’option, le nombre de jours restants vous est donné. Seule la version illimitée propose cette fonctionnalité en permanence. ...ajouter seulement mes utilisateurs MDaemon

Si MDaemon est votre serveur de messagerie local, cochez cette case pour enregistrer les comptes MDaemon seulement. Les autres utilisateurs ne seront pas ajoutés. Lors d’une nouvelle installation, il n’est pas nécessaire de dupliquer les utilisateurs MDaemon : RelayFax reprend la base de données de comptes du serveur jusqu’à obtention du nombre maximal d’utilisateurs autorisé par la licence.

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P A R A M E T R E S

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Options/Mot de passe

Dans l’onglet Options/Mot de passe de la boîte de dialogue Paramètres de compte, vous définissez les actions exécutées par RelayFax lorsqu’un message provient d’une adresse qui ne figure pas dans la liste de l’onglet Comptes. Ces actions sont également exécutées si vous obligez vos utilisateurs à fournir un mot de passe dans leurs messages et que ce mot de passe est incorrect ou absent. Remarque

Ces options ne s’appliquent que si l’option Ajouter automatiquement les comptes des fax reçus (onglet Comptes) est désactivée ou si le nombre maximal de comptes est atteint. Utilisateurs sans licence

Lorsqu’un message ne provient pas d’une adresse listée dans l’onglet Comptes ou s’il ne contient pas de mot de passe valide, RelayFax le supprime et propose d’exécuter deux actions (vous pouvez en exécuter une, deux ou aucune).

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Informer l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé

Lorsque cette case est cochée, RelayFax insère le contenu du fichier NOACCESS.DAT (situé dans le répertoire…\RelayFax\app) dans un e-mail qu’il envoie à l’utilisateur sans licence. Informer [adresse] de l’incident

En cochant cette case, RelayFax envoie un message à l’adresse indiquée pour prévenir qu’un utilisateur non autorisé a tenté de se servir de RelayFax. Le message complet de l’utilisateur non autorisé est mis en pièce jointe dans le message de notification. Remarque

Si aucune de ces options n’est activée, RelayFax supprime simplement le message de l’utilisateur non autorisé.

Mot de passe par défaut

Les messages dont le mot de passe n’est pas correct ne sont pas traités si le mot de passe est un élément obligatoire. Cette mesure de sécurité vise à empêcher les personnes non autorisées d’utiliser votre serveur. Même si RelayFax prévoit la configuration de mots de passe particuliers pour chacun de vos utilisateurs, vous êtes libre de créer un mot de passe par défaut. Les comptes sans mot de passe doivent utiliser la valeur par défaut

Cochez cette case pour que les utilisateurs intègrent le mot de passe par défaut dans leurs messages si leur compte n’est associé à aucun mot de passe spécifique. Mot de passe par défaut

Indiquez le mot de passe à utiliser lorsque le compte n’est pas associé à un mot de passe spécifique. Routage SDA

Router les fax entrants d’après le numéro SDA

Si vous utilisez le support SDA (Sélection directe à l’arrivée), cochez cette case pour que RelayFax dirige automatiquement les fax selon le numéro SDA configuré dans leurs paramètres de compte. Répondre seulement aux appels pour des numéros SDA

Cochez cette case pour que RelayFax réponde seulement aux appels entrants destinés à des numéros SDA spécifiés dans les paramètres de compte. RelayFax ne répondra pas si l’appel est s’adresse à un numéro SDA inconnu.

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Modèles et codes de facturation

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es modèles servent à appliquer diverses variables aux fax sortants. Ils s’utilisent à l’aide des règles de sortie et permettent d’effectuer de nombreuses actions : joindre une page de garde ou un texte de tête de page différent, modifier le nom de l’expéditeur, de l’entreprise, l’identifiant du télécopieur, etc. Avec cette fonctionnalité, RelayFax peut envoyer les fax comme s’ils provenaient d’un télécopieur différent pour chaque entreprise ou département. Associés aux règles et paramètres d’export, les codes de facturation conservent une trace des dépenses et du temps passé à utiliser RelayFax pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Il est également possible d’exiger un code de facturation pour chaque fax envoyé et d’appliquer les règles de votre choix à certains d’entre eux. De plus, le fichier d’export contient un champ pour les codes de facturation et peut donc être employé afin de conserver une trace de l’utilisation de RelayFax. Pour en savoir plus sur les codes de facturation, voir page 114.

Création et modification de modèles Pour créer ou modifier un modèle, cliquez sur OutilsÆModèles... Créer un nouveau modèle

Cliquez sur Nouveau dans l’onglet Modèles de la fenêtre Modèles et codes de facturation. Indiquez les informations souhaitées dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite (voir détails ci-dessous) puis cliquez sur OK. Modifier un modèle existant

Sélectionnez-le dans la liste Modèles existants de l’onglet Modèles et cliquez sur Modifier. Effectuez les modifications souhaitées (voir détails ci-dessous) puis cliquez sur OK.

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Modèles

Pour en savoir sur l’application des modèles par le biais des règles de sortie, voir : Règles de sortie – page 78 Modèles existants

Cette liste contient tous les modèles dont vous disposez. Supprimer

Pour supprimer un modèle de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton. Modifier

Pour modifier un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton, ou bien effectuez un double clic sur le modèle souhaité. Nouveau

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau modèle. Fichier 1 0 8

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Chemin du fichier correspondant au modèle sélectionné. Description

Vous avez la possibilité d’inclure des commentaires ou des remarques à titre informatif. Ces commentaires sont uniquement pour votre usage personnel et n’apparaîtront pas sur les pages imprimées ou faxées. Remarque

Pour appliquer un modèle à un fax sortant, vous devez en premier lieu définir le modèle, puis créer une règle qui l’attribue à certains messages, selon les critères de votre choix. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces règles, voir : Règles de sortie – page 78

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Éditeur de modèles Description

Description

Nom

Indiquez dans ce champ le nom de votre choix. Commentaires

Vous pouvez indiquer jusqu’à 255 caractères, afin d’identifier plus facilement le modèle dont il s’agit.

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Propriétés

Indiquez ici les paramètres qui doivent être différents de ceux indiqués dans l’onglet Serveur de fax des propriétés de RelayFax. Tous ces éléments s’afficheront sur la page de garde des télécopies auxquelles le modèle s’applique. Propriétés

Page de garde

Chemin de la page de garde par défaut. Pour en savoir plus sur les pages de garde, voir : Pages de garde – page 96 Tête de page

Cette ligne est insérée en haut de chaque page envoyée. Il est possible d’en personnaliser le format et d’inclure automatiquement : la date, l’heure, le nombre total de pages, le nom du destinataire ou de l’expéditeur, l’identifiant du télécopieur ... Plus d’informations sur les têtes de page ainsi que la liste complète des variables sont disponibles page 38. 1 1 1

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Identifiant

Le CSID (Call Subscriber Identification) est un identifiant propre à chaque télécopieur. En règle générale, on utilise le nom de l’entreprise ou bien son numéro de fax. Il permet aux télécopieurs de se « reconnaître » entre eux. Remarque

Dans certains pays, cette information est obligatoire. Nom de l’entreprise

Indiquez ici le nom de votre entreprise tel que vous souhaitez qu’il apparaisse sur la page de garde. Il est recommandé de ne pas laisser ce champ vide. Adresse, Ville, Département, Code postal

Indiquez votre adresse dans ces champs. Il est possible d’inclure ces informations dans les pages de garde. Numéro de fax

Votre numéro de fax. Numéro de téléphone

Votre numéro de téléphone.

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Options

Indiquez ici les paramètres qui doivent être différents de ceux indiqués dans les diverses options de RelayFax. Ils ne s’appliqueront qu’aux messages envoyés à l’aide du modèle correspondant. Fax

Attendre une réponse pendant (en sec.)

Indiquez combien de temps RelayFax doit attendre avant de répéter la tentative de connexion si le numéro demandé ne répond pas. Nombre de tentatives d’envoi en cas d’échec

Nombre maximum de tentatives d’envoi en cas d’échec. Si l’envoi n’a pas abouti après le nombre de tentatives imparti, RelayFax informe l’expéditeur que le message n’a pas pu être envoyé. Délai (en sec.) entre chaque tentative

Indiquez le délai à respecter entre chaque tentative d’envoi. Longueur des lignes des pages de garde

Cette option permet d’insérer automatiquement des retours à la ligne sur la partie des pages de garde réservée aux commentaires. Si vous indiquez « 0 », le texte s’affiche tel qu’il a été saisi par l’utilisateur. Toutefois, si ce texte ne comporte pas de retour à la ligne il risque de ne pas s’afficher entièrement. Priorité (0 = max., 50 = moyenne, 100 = min.)

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Indiquez la priorité attribuée aux fax utilisant ce modèle. Port

Utiliser le port suivant pour envoyer les fax

Vous pouvez obliger les fax envoyés avec ce modèle à n’utiliser qu’un seul port spécifique. Numérotation

Ajouter aux numéros comprenant plus de X chiffres le préfixe...

Indiquez le préfixe nécessaire. Remarque

Lorsque vous indiquez un numéro de téléphone à composer, vous pouvez utiliser le caractère « w » (ou « W ») pour que RelayFax attende la tonalité suivante. Par exemple, avec le numéro : « 0w0102030405 » RelayFax compose le « 0 », puis attend la tonalité suivante avant de composer la suite. De même, le caractère « % » insère une pause. La longueur de la pause est déterminée dans les paramètres du registre S du modem. Codes de facturation

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Associés aux règles et paramètres d’export, les codes de facturation conservent une trace des dépenses et du temps passé à utiliser RelayFax pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Il est également possible d’exiger un code de facturation pour chaque fax envoyé et d’appliquer les règles de votre choix à certains d’entre eux. Le fichier d’export contient un champ pour les codes de facturation et peut donc être employé afin de conserver une trace de l’utilisation de RelayFax. Codes de facturation

Les fax envoyés doivent comporter un code valide

Cochez cette option si vous souhaitez que tous les utilisateurs indiquent un code de facturation valide dans les fax à envoyer. Codes valides

Contient la liste de tous les codes valides que vous avez créés. Supprimer

Pour supprimer un code de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton. Ajouter un code

Pour créer un nouveau code, remplissez ce champ et cliquez sur le bouton Ajouter.

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Assistant d’envoi en nombre

Chapitre

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Envoi d’un fax à plusieurs destinataires par l’intermédiaire d’une liste de diffusion ou d’une base de données.

L’

assistant d’envoi en nombre de RelayFax simplifie l’envoi de télécopies à plusieurs destinataires ou à une liste de diffusion. Étape par étape, en remplissant les divers champs de l’assistant, vous pouvez envoyer un fax à un nombre de destinataires illimité (énumérés dans un fichier texte que vous avez créé ou sélectionné à partir du Gestionnaire de contacts ou d’une base de données ODBC. Dans l’assistant : vous sélectionnez le fichier texte contenant les destinataires, l’image fax à envoyer, la page de garde et le modèle à utiliser, vous choisissez d’imprimer ou non la « page de garde seulement », vous entrez les informations de l’expéditeur. Si vous souhaitez créer la liste des destinataires à partir d’une base de données ODBC au lieu d’un fichier texte, suivez les étapes de l’assistant proposé. Une fois la diffusion du fax commencée, certaines télécopies sont enregistrées dans le journal pour que vous puissiez suivre leur état à tout moment. RelayFax surveille la progression de l’envoi (il mémorise les fax qui ont été envoyés). Si la diffusion est interrompue par une coupure de courant ou l’arrêt du serveur, la diffusion du fax reprend là où elle s’est arrêtée lors du redémarrage de RelayFax. Remarque : une fois la diffusion terminée, vous pouvez associer la fonctionnalité d’exportation de RelayFax à votre base de données ou tableur afin d’établir la liste des numéros qui n’ont pas reçu le fax. Ces informations servent ensuite à actualiser la base de données ou à renvoyer le fax à ces numéros seulement. Support d’envoi en nombre dans le client SMTP de RelayFax

Vous pouvez effectuer un envoi en nombre à partir du client SMTP de RelayFax. De même, vous pouvez activer cette fonctionnalité pour l’ensemble des clients en configurant le paramètre suivant dans le fichier RelayFax.ini : [Special] AllowClientBroadcasts=Yes

Il est indispensable de configurer cette clé pour autoriser la diffusion. Vous pouvez également modifier le fichier BCastPerm.dat qui contient la liste des adresses autorisées à envoyer des fax en nombre. Il n’est pas possible d’utiliser des modèles pour l’envoi de fax en nombre à partir du client SMTP, tout simplement parce que le client ignore les modèles qui sont disponibles sur le serveur. De même, le client 1 1 6

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ne connaît pas les codes de facturation configurés sur le serveur ; ces codes ne sont donc pas pré-remplis dans l’assistant de d’envoi en nombre.

Envoi d’un fax en nombre Étape 1—Préparation de la liste des destinataires

Vous devez créer un fichier texte, une liste de contacts ou une base de données qui contient les numéros de fax et les noms auxquels vous souhaitez envoyer votre télécopie. Mémorisez bien son emplacement. Pour les fichiers texte, procédez comme suit : Le fichier ne doit pas contenir plus d’un numéro de fax par ligne mais chaque ligne peut inclure le nom du destinataire et des informations sur l’entreprise. Les lignes qui commencent par “#” ou “;” servent à insérer des commentaires. Exemple : 555-1212 555-1212, 555-1212, 555-1212, 555-1212,

Arvel Hathcock Arvel Hathcock, Alt-N Technologies Arvel Hathcock, “Alt-N Tech, LTD.” , Alt-N Technologies

; numéro de fax seulement ; numéro de fax et nom du destinataire ; numéro de fax, nom du destinataire et entreprise ; virgules acceptées si l’intitulé est placé entre guillemets ; numéro de fax et entreprise

Pour pouvoir créer cette liste automatiquement à partir d’une base de données, la base doit être enregistrée dans l’Administrateur de sources de données ODBC de Windows (Menu Démarrer|Panneau de configuration |Outils d’administration | Sources de données (ODBC)). Si vous créez la liste à partir des contacts fax ou du carnet d’adresses, vous choisissez votre liste de destinataires durant l’étape 3.

Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre

Pour ouvrir l’assistant, procédez comme suit : cliquez sur Envoi en nombre dans le menu Outils de RelayFax, ou cliquez sur l’icône correspondante dans la barre d’outils.

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Étape 3—Sélection d’une liste de destinataires ou création à partir d’une base de données

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier texte contenant les numéros de fax. Si vous souhaitez créer une liste à partir d’une base de données, cliquez sur le bouton Source de données ODBC pour ouvrir l’assistant (Cf. page 124). Une fois cette étape terminée, RelayFax affiche les entrées auxquelles le fax sera envoyé. Cliquez sur Suivant.

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Étape 4—Sélection de l’image fax ou du document à envoyer

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l’image fax ou le document à envoyer. Si vous souhaitez simplement envoyer la page de garde, cochez la case Cet envoi se compose d’une page de garde uniquement (la page de garde sera sélectionnée lors de l’étape suivante). Cliquez sur Suivant.

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Étape 5—Sélection d’une page de garde

Sélectionnez la page de garde du fax. Si vous souhaitez créer une nouvelle page ou modifier un fichier existant, cliquez sur le bouton Avancé pour ouvrir la boîte de dialogue Pages de gardes (cf. page 96). Si vous préférez ne pas inclure de page de garde dans l’envoi en nombre, cochez la case Je ne souhaite pas utiliser une page de garde. Cliquez sur Suivant.

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Étape 6—Sélection d’un modèle de fax

Sélectionnez un modèle de fax. Si vous souhaitez créer un nouveau modèle ou modifier un fichier existant, cliquez sur le bouton Avancé pour ouvrir la boîte de dialogue Modèles (page 108). Si vous préférez ne pas utiliser de modèle, cochez la case Je ne souhaite pas utiliser un modèle de fax. Dans ce cas, les paramètres par défaut de RelayFax s’appliquent. Cliquez sur Suivant.

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Étape 7—Saisie des informations de l’expéditeur

1. Entrez le nom de l’expéditeur. 2. Entrez l’adresse. RelayFax y enverra les messages système et les messages. 3. Entrez le code de facturation de l’envoi en nombre (cf. page 114). 4. Indiquez la priorité sur une échelle de « 0 » à « 100 », en sachant que « 0 » correspond à la priorité la plus haute et « 100 », la plus basse. La valeur d’un fax normal est « 50 ». La valeur par défaut des fax envoyés en nombre est « 80 ». Si vous souhaitez que les fax normaux soient envoyés avant les fax en nombre, entrez une valeur supérieure à 50 dans le champ. Par ailleurs, si vous ne voulez pas inclure les fax en nombre dans la valeur “MaxPendingFaxCount=” du fichier RelayFax.ini, vous devez définir un niveau de priorité compris entre 80 et 100. 5. Cliquez sur Suivant.

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Étape 8—Début de l’envoi en nombre

Cliquez sur Terminer pour démarrer l’envoi en nombre.

Suspension d’un envoi en nombre

Vous pouvez interrompre la diffusion d’un fax en cliquant sur le bouton Suspendre l’envoi dans la barre d’outils. Si RelayFax est en train d’envoyer un fax au moment où vous cliquez sur le bouton, il terminera son envoi avant de suspendre le traitement. Aucun fax ne sera envoyé tant que vous ne cliquerez pas de nouveau sur le bouton. Annulation d‘un envoi en nombre

Vous pouvez annuler un envoi en nombre à tout moment en cliquant sur le bouton dans la barre d’outils. Dès lors que vous cliquez, RelayFax ne met plus aucun fax dans la file d’attente. Néanmoins, les fax en attente dans la fenêtre Journal sont envoyés normalement. Ce bouton sera estompé une fois l’envoi en nombre stoppé.

, Attention Il est impossible de reprendre le traitement d’un envoi en nombre qui vient d’être annulé.

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Assistant de sélection ODBC Si vous souhaitez créer une liste de destinataires à partir d’une base de données au lieu d’un fichier texte, procédez comme suit : Étape 1 —Préparation de la base de données

Préparez votre base de données en vérifiant que votre tableau contienne bien les champs nécessaires : numéro de fax, nom du destinataire, entreprise. Ajoutez cette base de données dans l’Administrateur de sources de données ODBC de Windows. (Dans le menu démarrer, cliquez sur Paramètres | Panneau de configuration | Outils d’administration | Sources de données (ODBC)). Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre

Pour ouvrir l’assistant, cliquez sur Envoi en nombre dans le menu Outils de RelayFax, ou cliquez sur l’icône correspondante dans la barre d’outils. Étape 3-Ouverture de l’assistant de sélection ODBC

Cliquez sur Source ODBC pour ouvrir l’assistant de sélection.

Étape 4—Sélection d’une source de données

Cette boîte de dialogue énumère les sources de données ODBC incluses dans l’Administrateur. Cliquez sur la source qui servira à la création de votre liste. Un identifiant et un mot de passe d’accès pourront vous être demandés. Cliquez sur Suivant.

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Étape 5—Sélection d’une table

Cette boîte de dialogue présente les tables disponibles pour la base de données choisie. Cliquez sur la table comportant les champs requis de votre liste de destinataires. Cliquez sur Suivant (Next).

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Étape 6—Sélection des colonnes

Dans les menus déroulants, sélectionnez les colonnes correspondant au numéro de fax, au nom et à l’entreprise du destinataire. Les champs Nom 2 (Name field 2) et Nom 3 (Name field 3) sont facultatifs. Si votre base de données contient une seule colonne pour le nom, remplissez le champ Nom 1 (Name filed 1) et laissez les autres vides. Cette boîte de dialogue contient également une commande qui permet d’entrer une clause « WHERE » pour l’instruction SQL SELECT en cas de besoin. Cliquez sur Suivant (Next). La liste des destinataires est créée et vous êtes redirigé(e) dans l’assistant d’envoi en nombre.

Étape 7—Suite de l’assistant d’envoi en nombre

Continuez les étapes de l’assistant.

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2 è m e partie RELAYFAX® VERSION 6.7

Client SMTP RelayFax

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Client SMTP RelayFax

Chapitre

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Introduction

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elayFax s’accompagne d’un utilitaire appelé le client SMTP RelayFax. Il peut être installé sur chaque poste de votre réseau local ainsi que sur des ordinateurs distants.

Avec le client SMTP, le pilote d’impression et le module OCR (Optical Character Recognition) RelayFax, vous pouvez directement faxer tous les documents scannés ou imprimés. Le client envoie les documents au serveur par e-mail (en pièce jointe), qui les transmet à leurs destinataires en fonction de leur contenu ou bien des règles de sortie. Ce client contient également une option permettant d’envoyer uniquement la page de garde (pour les messages courts). Lorsque vous scannez ou imprimez un document à l’aide du pilote d’impression, le client SMTP s’ouvre automatiquement. Il suffit alors d’indiquer le nom du destinataire (manuellement ou bien à l’aide du Gestionnaire de contacts) et de configurer les options souhaitées. Le document est ensuite envoyé au serveur par e-mail puis faxé à son destinataire. Si vous utilisez le module OCR, ce dernier analyse le contenu des documents afin d’identifier le nom et le numéro de fax du destinataire, l’objet du message, etc. Les documents sont ensuite transférés au serveur sans avoir recours au client car les informations nécessaires à l’envoi sont collectées au cours de l’analyse. Enfin, vous pouvez accéder au client et aux pilotes RelayFax depuis vos applications personnelles. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, voir : Applications tierces – page 162

Fonctionnalités du client SMTP RelayFax ‰

Envoi immédiat de télécopies à partir de n’importe quelle application à l’aide du pilote d’impression.

‰

Possibilité d’envoyer de courts messages contenant uniquement une page de garde.

‰

Support des appareils utilisant le protocole TWAIN.

‰

Option « Numérisation rapide » permettant de scanner un document et de l’envoyer par fax en un clic de souris ou en appuyant simplement sur un bouton de votre scanner.

‰

Partage des contacts sur tout le réseau avec le Gestionnaire de contacts.

‰

Requêtes de confirmation : le serveur informe l’expéditeur lorsque le message a été correctement transféré.

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‰

Numérotation automatique lorsque le client est utilisé à distance.

‰

Possibilité d’ajouter des informations supplémentaires sur la page de garde : nom et entreprise du destinataire, nom de l’expéditeur, code de facturation et bien plus encore.

‰

Transfert direct des messages aux destinataires par e-mail sans passer par le serveur.

‰

Option de programmation d’envoi des télécopies.

‰

Accès direct au client et au pilote pour les applications tierces, ce qui permet d’envoyer des télécopies de façon automatique.

‰

Personnalisation des pages de garde.

‰

Possibilité d’envoyer des pièces jointes au serveur.

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Utilisation du client SMTP RelayFax Démarrage

Pour lancer le client SMTP, il suffit de double-cliquer sur son icône (il est également accessible dans le menu démarrer). Il s’ouvre automatiquement si vous imprimez un document à l’aide du pilote d’impression RelayFax, ou si vous lancez votre scanner. Fonctionnement

Lorsque le client fonctionne une icône s’affiche dans la zone de notification. Si vous cliquez sur cette icône avec le bouton droit de la souris, un menu contextuel s’affiche, proposant un accès rapide aux fonctionnalités suivantes : Á propos de RelayFax – Affiche des informations relatives aux droits d’auteur et à l’éditeur de ce logiciel. Á propos d’Alt-N Technologies – Affiche des informations concernant Alt-N Technologies, l’éditeur de RelayFax. Mettre à jour le client RelayFax – Vérifie s’il n’existe pas une version du client SMTP plus récente que celle que vous possédez en envoyant une requête de mise à jour au serveur. Avant d’envoyer cette requête, assurez-vous que les informations indiquées dans les onglets Serveur de messagerie et Paramètres d’accès distant soient correctes (sinon, la requête ne pourra être envoyée). REMARQUE : certains serveurs peuvent être paramétrés afin de ne pas exécuter ces requêtes. Si tel est le cas, vous ne recevrez pas de réponse. Numériser et faxer – Si votre ordinateur a accès à un scanner, le client SMTP numérise le document et ouvre la fenêtre de rédaction. Numériser et enregistrer– Numérise et enregistre le document sur votre disque dur, dans le dossier de votre choix. Numériser et envoyer par e-mail – Numérise le document puis l’envoie par e-mail. Vous devez d’abord indiquer l’adresse du destinataire (manuellement ou en cliquant sur Contacts). Remplissez ensuite les champs comme pour tout envoi de fax. Le bouton numériser du scanner lance le client RelayFax – Certains appareils sont munis d’un bouton « Numériser » permettant de scanner directement les documents. Avec cette option, le client s’ouvre automatiquement lorsque l’on appuie sur ce bouton. Activer la numérisation rapide – Le client importe les documents en utilisant les paramètres par défaut du scanner au lieu d’afficher les options de numérisation. Lorsque cette option est activée, elle est précédée du signe 9. Quitter en envoyant/fermant – Activez cette option si vous souhaitez que le client SMTP RelayFax soit arrêté après l’envoi d’une télécopie ou lorsque l’on clique sur « Annuler » : le programme est fermé et

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l’icône de la zone de notification disparaît. Si cette option est désactivée, la fenêtre se ferme mais l’icône est toujours présente. Envoyer un fax en masse – Lance l’assistant d’envoi de fax en masse. Envoyer un fax – Ouvre la fenêtre contenant les options d’envoi. Arrêter le client RelayFax – Arrête le client. Toutes les fenêtres sont fermées et l’icône de la zone de notification ne s’affiche plus. Propriétés – Ouvre la fenêtre contenant les propriétés de RelayFax.

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Propriétés du client RelayFax

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Serveur de messagerie

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onfigurez ici les paramètres du serveur de messagerie utilisé pour transmettre les messages au serveur RelayFax.

Propriétés du serveur de messagerie

Nom de domaine ou adresse IP du serveur

Nom de domaine ou adresse IP de votre serveur de messagerie. Utiliser le port TCP :

Port utilisé pour l’envoi des messages. Contrôler le transfert des données vers le serveur 1 3 3

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Par défaut, le transfert des données s’effectue de façon invisible. Cochez cette option si vous souhaitez pouvoir consulter ces transferts et les contrôler. Authentification requise

Pour plus de sécurité, il est parfois nécessaire de s’authentifier avant de pouvoir utiliser un serveur pour l’envoi ou la réception de courrier. Si tel est le cas, cochez et remplissez les champs Nom de compte et Mot de passe. Cette option est compatible avec les protocoles ESMTP AUTH, LOGIN et CRAM-MD5. Identifiant

Si votre serveur de messagerie exige une authentification, saisissez ici votre identifiant. Mot de passe

Mot de passe correspondant. Chemin d’accès au répertoire RFC822 du serveur RelayFax

Si le serveur et le client sont installés sur le même poste ou le même réseau local, il est possible d’envoyer directement les télécopies à RelayFax sans passer par le serveur de messagerie. Pour cela, indiquez ici le chemin d’accès au répertoire RFC822 (par ex. : « C:\RelayFax\Rfc822 »). Propriétés du serveur RelayFax

Adresse du compte RelayFax

Adresse du serveur RelayFax, à laquelle les télécopies sont envoyées.

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Paramètres d’accès distant

Contrôle d’accès distant

Activer le composeur

Cochez cette option pour activer le composeur. Nombre maximum de tentatives

Nombre maximum de tentatives de connexion à l’hôte distant. Délai d’attente (en sec.) d’une connexion valide

Indiquez combien de temps RelayFax doit attendre avant de répéter la tentative de connexion si le numéro demandé ne répond pas. Profil de connexion

Identifiant

Identifiant communiqué à l’hôte distant au cours du processus d’authentification. Mot de passe

Mot de passe communiqué à l’hôte distant au cours du processus d’authentification. Utiliser ce profil 1 3 5

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Ce menu déroulant contient les profils définis dans les paramètres de l’Accès réseau à distance ou du Service d’accès distant de Windows. Nouveau profil

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau profil. Edition du profil

Pour modifier un profil, sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton. Connexion persistante

Ne pas interrompre les sessions établies par RelayFax

Par défaut, RelayFax interrompt la session dès que les processus de traitement du courrier sont terminés. Cochez cette option pour que les sessions restent actives. Conserver les sessions pendant [xx] minutes

Les sessions ne seront interrompues qu’après le nombre de minutes indiqué. Si vous saisissez « 0 » dans ce champ, les connexions seront interrompues dès la fin du traitement du courrier. Raccrocher

Cliquez sur ce bouton pour interrompre la connexion avec le FAI. Il ne fonctionne que si la connexion a été établie par RelayFax.

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Paramètres personnels

Cet onglet contient vos informations personnelles. Selon la politique de sécurité appliquée sur votre réseau, ces champs sont parfois obligatoires. Ces données peuvent être utilisées pour la création des pages de garde et/ou à des fins d’audit. Remarque

Toutes les informations indiquées dans ces champs n’apparaissent pas systématiquement sur les pages de garde. Leur contenu dépend de la façon dont elles ont été paramétrées.

Mes informations personnelles

Nom réel

Indiquez votre nom. E-mail

Les messages de confirmation et d’erreur seront envoyés à cette adresse.

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Remarque

L’adresse doit correspondre à un compte RelayFax valide. Pour en savoir plus sur les comptes RelayFax, voir :: Comptes – page 102. Adresse

Indiquez votre adresse. Ville

Indiquez votre ville. Département

Indiquez votre département. Code postal

Indiquez votre code postal. Société

Indiquez le nom de votre société. Téléphone domicile

Votre numéro de téléphone personnel. Fax domicile

Votre numéro de fax personnel. Téléphone bureau

Votre numéro de téléphone professionnel. Fax bureau

Votre numéro de fax professionnel. Code de facturation

Si vous devez fournir un code de facturation, saisissez-le dans ce champ. Mot de passe fax

Si votre serveur RelayFax exige un mot de passe, indiquez-le ici.

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Paramètres client

Options du client SMTP RelayFax

Enregistrer les paramètres actuels en vue du prochain envoi

Cochez cette option si vous souhaitez que les paramètres définis soient conservés après la fermeture du client. Les informations concernant le destinataire seront également enregistrées. Toutefois, la liste des destinataires ne le sera pas. Enregistrer également l’objet du message

Cette option n’est disponible que si la précédente est activée. Elle conserve le sujet du message en vue des prochains envois. Fermer le client après envoi/annulation

Activez cette option si vous souhaitez que le client soit arrêté après l’envoi d’une télécopie ou lorsque l’on clique sur Annuler. Dans ce cas, le programme est fermé et l’icône de la zone de notification disparaît. Si cette option est désactivée, la fenêtre se ferme mais l’icône est toujours présente. Options du module OCR

Utilisez les paramètres suivants pour permettre au module d’analyse OCR d’identifier le numéro et l’objet du message, le nom du destinataire ...

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Rechercher les numéros de fax après le texte suivant :

Lorsque le module rencontre le texte indiqué, les caractères suivants seront considérés comme étant un numéro de fax. Rechercher les adresses e-mail après :

Indique que les caractères suivants forment une adresse e-mail. Une copie du fax sera alors envoyée à l’adresse trouvée. Rechercher les noms de destinataires après le texte suivant :

Indique que les caractères suivants forment le nom du destinataire. Rechercher les entreprises destinataires après le texte suivant

Indique que les caractères suivants forment le nom de l’entreprise du destinataire. Rechercher le sujet après le texte suivant :

Indique que les caractères suivants forment le sujet du fax. Rechercher le fichier de commentaires après le texte suivant :

Indique que les caractères suivants sont la référence du fichier texte contenant les commentaires. Ce dernier doit se trouver dans le dossier \RelayFax\App\. Chaque page est un nouveau fax

Cochez cette case si vous souhaitez que chaque page analysée soit considérée comme un nouveau fax. Si vous utilisez cette option, veillez à inclure l’un des en-têtes des options ci-dessus (par ex. : FAXTO: ou EMAILTO:) sur chaque page du document. Remarque

Cette fonctionnalité permet également d’inclure plusieurs pages consécutives d’un document dans un même fax. Les pages qui ne contiennent pas FAXTO: ou EMAILTO: sont incluses et un nouveau fax commence dès qu’un de ces en-têtes est à nouveau présent. Par exemple, si la page 1 et la page 6 contiennent FAXTO:, les pages 1 à 5 seront envoyées dans un premier message, et les pages 6 et suivantes dans un autre message.

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Paramètres du scanner

Options de numérisation

Le bouton “Numériser” du scanner lance le client

Cochez cette option si vous souhaitez que le client s’ouvre automatiquement lorsque l’on appuie sur ce bouton. Activer la numérisation rapide

Le client importe les documents en utilisant les paramètres par défaut du scanner au lieu d’afficher les options de numérisation. Lorsque cette option est activée, elle est précédée du signe 9. Utiliser le chargement automatique

Si votre scanner est muni d’un dispositif de chargement automatique, cochez cette option pour l’utiliser dans RelayFax.

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Contacts

Le client SMTP RelayFax est pourvu d’un système complet de gestion des contacts. Vous pouvez y organiser vos contacts et enregistrer une grande quantité d’informations pour chacun d’entre eux. Cette fonctionnalité offre des possibilités multiples : ajouter jusqu’à 50 champs pour chaque contact, inclure un contact dans un groupe, ajouter des commentaires, classer par champ, lancer votre navigateur, votre composeur ou client de messagerie... (Pour plus d’informations concernant le Gestionnaire de contacts, consultez son aide en ligne.) De plus, cet outil s’utilise aussi bien en tant que carnet d’adresses global que personnel. En effet, vous gérez simultanément un nombre illimité de fichiers de données, et plusieurs utilisateurs peuvent les partager et les consulter. Si un utilisateur souhaite importer des contacts, il lui suffit de cliquer sur Ouvrir et de sélectionner le fichier *.adx contenant les données partagées pour que celui-ci soit inclus dans son Gestionnaire de contacts. En outre, ces fichiers *.adx peuvent être envoyés par e-mail aux utilisateurs externes au réseau local afin de leur donner accès aux contacts partagés.

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Support de Microsoft Outlook et autres logiciels de carnets d’adresses

Le Gestionnaire de contacts de RelayFax offre un accès direct aux contacts provenant d’autres logiciels comme Microsoft Outlook, sans devoir les importer. Pour cela : 1. Ouvrez le client SMTP RelayFax. 2. Cliquez sur Contacts dans l’onglet Propriétés Fax pour ouvrir le Gestionnaire. 3. Les fichiers auxquels vous avez accès figurent dans le volet de gauche. 4. Si vous souhaitez accéder à un fichier qui ne figure pas dans la liste (par exemple, un carnet d’adresses de Windows ou des données se trouvant sur un autre ordinateur du réseau) effectuez un clic droit sur le type de fichier et sélectionnez Ouvrir. Par exemple : Pour ouvrir un carnet d’adresses d’Outlook : 1. Effectuez un clic droit sur l’icône d’Outlook dans le volet de gauche.

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2. Cliquez sur Ouvrir dans le menu contextuel. 3. Sélectionnez le fichier souhaité. 4. Cliquez sur Ouvrir. 5. Le fichier apparaît alors sous l’icône d’Outlook.

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Boîte de dialogue Composer un nouveau fax

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ans cette boîte de dialogue, vous saisissez les informations relatives au nouveau fax. Pour l’ouvrir, cliquez sur Composer un nouveau fax ou sur l’une des options disponibles dans le menu de la zone de notification (page 131). Elle apparaîtra automatiquement chaque fois que vous imprimerez une télécopie à l’aide du pilote d’impression de RelayFax.

Envoyer un fax

Cette boîte de dialogue comporte six onglets : ‰

Propriétés – Dans cet onglet, entrez le numéro, le nom et l’entreprise du destinataire, le sujet du fax ainsi que les commentaires qui doivent apparaître sur la page de garde.

‰

Pages de garde – Sélectionnez la page de garde à associer aux fax sortants.

‰

Programmation d’envoi– Indiquez la date et l’heure d’envoi du fax.

‰

Numérisation – Dans cet onglet, vous pouvez numériser un document à partir d’un scanner ou d’un périphérique TWAIN pour l’envoyer par fax. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’onglet Paramètres Scanner de la boîte de dialogue Propriétés.

‰

Pièces jointes– Dans cet onglet, vous sélectionnez les pièces jointes du fax sortant.

‰

Options avancées – Dans cet onglet, vous définissez la priorité d’envoi de votre fax. Vous pouvez également activer une confirmation d’envoi.

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Propriétés

Détails du fax

Numéro de fax

Entrez le numéro du destinataire du fax et cliquez sur Ajouter pour le faire apparaître dans la Liste des destinataires. Le contenu des autres champs sera également ajouté dans la liste. Nom du destinataire

Entrez le nom du destinataire dans ce champ. Société du destinataire

Dans ce champ, entrez le nom de l’entreprise du destinataire. Objet du fax / mot-clé

Dans ce champ, tapez le sujet du fax. Vous pouvez également entrer les mots-clés qui seront recherchés si vous configurez des règles sur le serveur RelayFax. Code de facturation

Dans ce champ s’affiche le code de facturation que vous avez défini dans l’onglet Paramètres personnels (boîte de dialogue Propriétés). Vous pouvez remplacer cette valeur par une autre pour le fax en cours.

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Ajouter

Ce bouton sert à ajouter le contenu des champs Numéro fax, Nom du destinataire et Société du destinataire dans la liste des destinataires. Contacts

Vous pouvez constituer votre liste à l’aide du Gestionnaire de contacts ou de vos contacts MDaemon/Outlook. Cliquez sur le bouton Contacts et choisissez Contacts RelayFax ou Contacts MDaemon/Outlook. Pour en sélectionner plusieurs en même temps, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée pendant que vous cliquez sur vos éléments. Cliquez sur OK pour ajouter l’ensemble des entrées sélectionnées. Destinataires e-mail

Si vous souhaitez envoyer une copie du fax par e-mail, cliquez sur ce bouton pour indiquer l’adresse du destinataire. Liste des destinataires

Liste des utilisateurs qui vont recevoir une copie du fax. Elle doit contenir au moins une entrée. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer les entrées sélectionnées dans la liste des destinataires. Commentaire pour la page de garde

Cette zone contient les commentaires que vous souhaitez voir apparaître dans la page de garde. Vous pouvez utiliser jusqu’à 1000 caractères mais il est possible que cela dépasse l’espace réservé sur la page. Dans ce cas, la fin du texte sera coupée. Envoyer

Cliquez sur ce bouton une fois les champs remplis. Le client SMTP RelayFax convertit le fax en courrier électronique et le transmet au serveur. La liste des destinataires doit contenir au moins une entrée pour que ce bouton soit activé. Erreur de distribution

Après avoir cliqué sur Envoyer fax, il est possible qu’un message d’alerte s’ouvre pour vous informer que le client n’a pas pu distribuer le message à l’adresse IP indiquée. Cela provient généralement d’une erreur de configuration dans les propriétés du client. Cliquez sur le bouton Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue contenant les paramètres de numérotation et du serveur de messagerie. Ces paramètres doivent être corrects pour que le client puisse distribuer les messages. Dans l’onglet Paramètres du serveur, vérifiez que l’adresse IP et le nom de domaine du serveur sont corrects ; dans l’onglet Paramètres de numérotation, contrôlez les informations de compte du FAI. 1 4 7

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Pages de garde

Ne pas joindre de page de garde à ce fax

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas utiliser de page de garde. Dans ce cas, seuls les documents imprimés seront faxés. Cette fonctionnalité permet d’associer une page de garde personnalisée à votre document (au lieu d’une page de RelayFax). Créez votre page de garde (selon la méthode désirée) et placez-la en tant que première page du document. Imprimez le document à l’aide du pilote d’impression de RelayFax et vérifiez que la case Ne pas joindre de page de garde à ce fax est décochée avant d’envoyer le fax. Remarque

Les informations habituellement incluses dans les pages de garde par le serveur RelayFax ne seront pas ajoutées si cette option est cochée. Une tête de page sera bien créée.

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Remarque

Cette option est désactivée si vous choisissez d’envoyer une page de garde seulement. Laisser le serveur RelayFax sélectionner la page de garde

Cochez cette case pour que le serveur RelayFax associe une page de garde au fax. La page de garde ajoutée dépend du modèle appliqué et des règles d’entrées auxquelles le fax correspond. Joindre une de mes pages de garde personnelles

Cochez cette case et sélectionnez la page de garde à utiliser dans la liste du dessous.

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Programmation d’envoi

Dans cet onglet, vous pouvez programmer l’heure et la date d’envoi du fax. Programmation de l’envoi du fax

Envoyer immédiatement

Cochez cette case si vous souhaitez que RelayFax envoie le fax dès que le premier modem est disponible. Programmer l’envoi

Cochez cette case si vous souhaitez programmer la date et l’heure d’envoi de votre fax. Sélectionnez une date d’envoi

Entrez la date d’envoi du fax. La date doit être au format : mm/jj/aaaa. Vous pouvez également cliquer pour ouvrir le calendrier et sélectionner une date. sur l’icône Sélectionnez une heure d’envoi

Configurez l’heure d’envoi à l’aide des menus déroulants.

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Numérisation

Le client SMTP RelayFax est compatible avec les périphériques TWAIN (scanners, appareils photos numériques, etc..). Le support de scanner vous permet d’utiliser le client comme un télécopieur normal. Vous numérisez votre document en appuyant sur un bouton, vous entrez le numéro de fax et cliquez sur le bouton Envoyer fax. Numériser image

Source

Cliquez sur le bouton Source pour ouvrir la boîte de dialogue contenant les périphériques TWAIN configurés sur votre ordinateur. Sélectionnez un périphérique et cliquez sur Suivant. Ce périphérique devient la source par défaut. Acquérir

Cliquez sur ce bouton pour acquérir un document à partir de la source sélectionnée. La boîte de dialogue Options de numérisation s’ouvre si vous n’avez pas activé la fonction de Numérisation rapide dans le menu de lancement rapide du client ou dans l’onglet Paramètres scanner de la boîte de dialogue Propriétés.

Fichier image fax actuel 1 5 1

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Si le document à acquérir provient d’un périphérique TWAIN, le chemin du fichier sera indiqué dans ce champ. Remarque

Le champ ne peut contenir qu’un seul fichier. Si vous numérisez plusieurs pages, la première sera indiquée dans le champ et les autres figureront dans l’onglet Documents joints. Aperçu

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le fichier inscrit dans le champ.

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Options de numérisation

Options de numérisation

Nombre de pages à numériser [xx]

Entrez une valeur dans ce champ si vous envoyez une télécopie de plusieurs pages (page de garde incluse). Un message vous demandera si la page est prête avant chaque numérisation. Selon le matériel utilisé, une interface utilisateur spécifique vous est proposée. Si vous activez le système d’alimentation automatique en documents (ADF) sur votre scanner, entrez la valeur « 0 » pour que toutes les pages chargées soient numérisées. Utiliser le chargement automatique de document

Cochez cette case si votre scanner est équipé d’un système d’alimentation automatique en documents.

, Attention Nous vous recommandons de ne pas cocher la case si votre scanner n’est pas équipé d’un système d’alimentation automatique en documents. Cela pourrait provoquer des erreurs ou une instabilité du système. Résolution

Dans le menu déroulant, sélectionnez la résolution à appliquer aux documents numérisés. Luminosité

Faites glisser le curseur pour ajuster la luminosité. Contraste

Faites glisser le curseur pour ajuster le contraste.

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Remarque

Tous les scanners ne sont pas compatibles avec les paramètres de résolution, de luminosité et de contraste de RelayFax. Vous devrez probablement redéfinir ces paramètres une fois l’interface utilisateur du pilote de scanner chargée.

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Pièces jointes

Utilisez les paramètres de cet onglet pour joindre des documents à votre fax. Chaque document joint est converti en image à faxer et envoyé en tant que page supplémentaire.

Liste des pièces jointes à inclure

Cette zone de liste présente les documents joints au fax. Supprimer

Cliquez sur ce bouton pour supprimer les entrées sélectionnées dans la liste. Ouvrir

Sélectionnez un fichier dans la liste et cliquez sur ce bouton pour l’ouvrir. Ajouter ce document

Tapez le chemin du document à joindre au fax. Acquérir

Cliquez sur ce bouton pour acquérir un document à partir de votre périphérique TWAIN par défaut.

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Parcourir

Cliquez sur ce bouton pour sélectionner le document à joindre à votre fax. Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour joindre le document à la liste. Convertir les documents au format TIFF avant de les envoyer

Cochez cette case si vous souhaitez que le client convertisse vos documents avant de les envoyer.

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Options avancées

Options Fax

Je souhaite recevoir une confirmation d’envoi

Cochez cette case si vous souhaitez que RelayFax vous envoie une confirmation lorsque le fax a été transmis avec succès. D’ordinaire, RelayFax vous envoie seulement un message lorsqu’il n’est pas parvenu à envoyer votre fax. Remarque

Cette fonctionnalité est possible seulement si le serveur RelayFax a été configuré pour honorer ces requêtes. Inclure une copie du fax dans le message de confirmation

Cochez cette case si vous souhaitez que le message de confirmation inclue une copie du message en pièce jointe. Cette option n’est disponible que si la fonctionnalité Je souhaite recevoir la confirmation que ce fax a été correctement envoyé est activée.

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Priorité d’envoi (0-100)

Cette option permet de définir la priorité d’envoi du fax (0 étant la plus forte et 100 la plus faible. Avec la priorité la plus forte, le fax est envoyé le premier. Si le champ est vide, RelayFax applique une priorité d’envoi normale (50).

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Informations pratiques

Chapitre

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Pilote d’impression RelayFax

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vec le pilote d’impression RelayFax, vous envoyez directement les documents depuis l’application utilisée pour les créer. Lorsqu’un document est imprimé à l’aide de ce pilote, le client s’ouvre automatiquement afin de configurer les divers paramètres du fax.

Pour en savoir plus, voir : Composer un nouveau fax– page 145

,Attention Par défaut, la résolution est correctement configurée. Si vous modifiez les paramètres du pilote, veillez à ne pas changer ces valeurs car les images envoyées seraient mal dimensionnées ou déformées.

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P R A T I Q U E S

Envoyer un fax depuis un client de messagerie En règle générale, les messages sont créés dans une application de Windows et imprimés à l’aide du pilote RelayFax. Toutefois, il est également possible de rédiger une télécopie depuis votre client de messagerie. Le message doit être envoyé à l’adresse du serveur RelayFax (par exemple : [email protected]), pour que celui-ci le transmette à son destinataire. Remarques : Lors de l’envoi du message, vous pouvez insérer le numéro de fax dans le champ « A » : “555-1212”

Vous pouvez également indiquer le nom du destinataire et de sa société : “555-1212, Pierre Martin, Société Y”

Les informations doivent être séparées par des virgules, comme suit : [Guillemets ouvrants]NUMÉRO DE FAX[Virgule]NOM DU DESTINATAIRE[Virgule]NOM DE LA SOCIÉTÉ [Guillemets fermants]

Les virgules servant à séparer les informations, vous devez mettre en guillemets les éléments qui en contiennent. Par exemple : “555-1212, “Martin, Pierre”, “Société Y, SA.””

Enfin, si vous souhaitez n’indiquer que le numéro de fax et le nom de l’entreprise, procédez comme suit : “555-1212, , “Société Y, SA.”” < [email protected] >

Ajouter des pièces jointes

RelayFax est capable d’extraire automatiquement les pièces jointes qui lui sont transmises et de les inclure dans les télécopies. Par exemple, si vous lui envoyez un e-mail avec un document Excel ou Word en pièce jointe ; il extrait ce document, l’imprime depuis l’application correspondante, puis ferme l’application et transmet par fax le résultat obtenu. Vous pouvez ainsi envoyer autant de pièces jointes que vous le souhaitez. De plus, cette méthode respecte les sauts de page. Pour en savoir plus, voir : Pièces jointes – page 56

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Remarque

Si vous envoyez un fax depuis un client de messagerie, le contenu ne figure sur la page de garde que si le texte n’excède pas 1000 caractères. Toutefois, les sauts de page sont respectés. Dans ce cas, un fax de plusieurs pages est créé.

Consulter, imprimer et modifier les fax Le client SMTP RelayFax contient un utilitaire (dans le dossier RelayFax/App) permettant de consulter et d’imprimer les télécopies. Les extensions nécessaires à l’ouverture des fichiers TIF lui sont associées. Si un logiciel est déjà associé à l’extension TIF, l’entrée du registre sera enregistrée sous la commande « modifier ».

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P R A T I Q U E S

Applications tierces Vous avez la possibilité d’utiliser RelayFax depuis vos applications personnelles. Pour cela, insérez les paramètres suivants dans la partie [FAXPARMS] du fichier FAXCLNT.INI. LastFaxNumber=555-1212

Numéro de fax.

LastRecipientName=Arvel Hathcock

Nom du destinataire.

LastRecipientCompany=Alt-N Tech

Société du destinataire.

LastFaxSubject=Sample Subject

Objet du message..

LastComments=This is%ea comment

Commentaires de la page de garde (%e = saut de ligne).

[email protected] Adresse e-mail du serveur RelayFax. ConfirmSend=Yes(or No)

Requête de confirmation d’envoi. (Yes=requête, No=pas de requête).

NoCoverPage=Yes(or No)

Page de garde. Yes= page de garde non incluse, No=page de garde incluse.

DefaultCoverPage=Yes(or No)

Yes=inclure la page de page par défaut, No=ne pas inclure la page de garde par défaut..

SpecificCoverPage=Yes(or No)

Yes=utiliser une page de garde spécifique, No=ne pas utiliser une page de garde spécifique.

LastCoverPage=FILENAME

Nom du fichier de page de garde à utiliser.

VerifyTransfer=Yes(or No)

Yes=contrôler le transfert des données, No=ne pas contrôler le transfert des données.

Une fois ces paramètres inclus, activez l’envoi automatique de télécopies comme suit : AutoFax=Yes. Ainsi, dès qu’un document est imprimé avec le pilote d’impression RelayFax, le client le transmet automatiquement. Aucune intervention de l’utilisateur n’est nécessaire. Dès que cette opération est effectuée, la valeur « AutoFax » est à nouveau configurée sur « No ». Remarques : Pour la valeur « LastCoverPage », n’indiquez pas le chemin d’accès au fichier, mais uniquement son nom. Le client présume qu’il se trouve dans le dossier des pages de garde. Les valeurs « NoCoverPage », « DefaultCoverPage » et « SpecificCoverPage » sont complémentaires : vous ne pouvez indiquer « Yes » que pour une seule d’entre elles. Si vous indiquez « Yes » pour plusieurs valeurs, cela provoquera des erreurs.

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Utilisation de l’assistant d’envoi en nombre L’assistant d’envoi en nombre de RelayFax simplifie l’envoi de télécopies à plusieurs destinataires ou à une liste de diffusion. Étape par étape, en remplissant les divers champs de l’assistant, vous pouvez envoyer un fax à un nombre de destinataires illimité (énumérés dans un fichier texte que vous avez créé ou sélectionné à partir du Gestionnaire de contacts ou d’une base de données ODBC). Dans l’assistant : vous sélectionnez le fichier texte contenant les destinataires, l’image fax à envoyer, la page de garde et le modèle à utiliser, vous choisissez d’imprimer ou non uniquement la page de garde, vous entrez les informations de l’expéditeur. Si vous souhaitez créer la liste des destinataires à partir d’une base de données ODBC au lieu d’un fichier texte, suivez les étapes de l’assistant proposé. Remarque

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre administrateur vous a accordé le droit d’utiliser l’assistant dans le client.

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Envoi d’un fax en nombre Étape 1—Préparation de la liste des destinataires

Vous devez créer un fichier texte, une liste de contacts ou une base de données qui contient les numéros de fax et les noms auxquels vous souhaitez envoyer votre télécopie et mémoriser son emplacement. Pour les fichiers texte, procédez comme suit : Le fichier ne doit pas contenir plus d’un numéro de fax par ligne mais chaque ligne peut inclure le nom du destinataire et des informations sur l’entreprise. Les lignes qui commencent par “#” ou “;” sont ignorées, ce qui vous permet d’inclure des commentaires. Exemple : 555-1212 555-1212, 555-1212, 555-1212, 555-1212,

Arvel Hathcock Arvel Hathcock, Alt-N Technologies Arvel Hathcock, “Alt-N Tech, LTD.” , Alt-N Technologies

; numéro de fax seulement ; numéro de fax et nom du destinataire ; numéro de fax, nom du destinataire et entreprise ; virgules acceptées si l’intitulé est placé entre guillemets ; numéro de fax et entreprise

Pour pouvoir créer cette liste automatiquement à partir d’une base de données, la base doit être enregistrée dans l’Administrateur de sources de données ODBC de Windows (Menu démarrer|Panneau de configuration |Outils d’administration | Sources de données (ODBC)). Si vous créez la liste à partir des contacts fax ou du carnet d’adresses, vous choisissez votre liste de destinataires durant l’étape 3. Étape 2—Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre

Effectuez un clic droit sur l’icône du client SMTP RelayFax dans la zone de notification et sélectionnez Envoyer un fax en nombre.

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Étape 3— Sélection d’une liste de destinataires ou création à partir d’une base de données

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier texte contenant les numéros de fax. Si vous souhaitez créer une liste à partir d’une base de données, cliquez sur le bouton Source de données ODBC pour ouvrir l’assistant. Une fois cette étape terminée, RelayFax affiche les entrées auxquelles le fax sera envoyé. Cliquez sur Suivant.

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Étape 4— Sélection de l’image fax ou du document à envoyer

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l’image fax ou le document à envoyer. Si vous souhaitez simplement envoyer la page de garde, cochez la case Cet envoi en masse se compose d’une page de garde uniquement (la page de garde sera sélectionnée lors de l’étape suivante). Cochez la case Convertir ce document au format TIF avant de l’envoyer si vous souhaitez qu’il soit converti par le client plutôt que par le serveur, puis cliquez sur Suivant.

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Étape 5— Sélection d’une page de garde

Sélectionnez la page de garde du fax. Si vous souhaitez créer une nouvelle page ou modifier un fichier existant, cliquez sur le bouton Avancé. Si vous préférez ne pas inclure de page de garde dans l’envoi en nombre, cochez la case Je ne souhaite pas utiliser une page de garde puis cliquez sur Suivant.

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Étape 6— Saisie des informations de l’expéditeur

1. Entrez le nom de l’expéditeur. 2. Entrez l’adresse de l’expéditeur. RelayFax enverra les messages système et les messages d’erreur relatifs à l’envoi en nombre à cette adresse. 3. Entrez le code de facturation de l’envoi en nombre (pour plus d’informations sur les codes de facturation, voir page 114). 4. Indiquez la priorité sur une échelle de « 0 » à « 100 », en sachant que « 0 » correspond à la priorité la plus haute et « 100 », la plus basse. La valeur d’un fax normal est « 50 ». La valeur par défaut des fax envoyés en nombre est « 80 ». Si vous souhaitez que les fax normaux soient envoyés avant les fax en nombre, entrez une valeur supérieure à 50 dans ce champ. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas inclure les fax en nombre dans la valeur “MaxPendingFaxCount=” du fichier RelayFax.ini, vous devez définir un niveau de priorité compris entre 80 et 100. 5. Cliquez sur Suivant.

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Étape 7— Début de l’envoi en nombre

Cliquez sur Terminer pour démarrer l’envoi en nombre.

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Assistant de sélection ODBC Si vous souhaitez créer votre liste de destinataires à partir d’une base de données au lieu d’un fichier texte, procédez comme suit : Étape 1— Préparation de la base de données

Préparez votre base de données en vérifiant que votre tableau contienne bien les champs nécessaires : numéro de fax, nom du destinataire, entreprise. Ajoutez cette base de données dans l’Administrateur de sources de données ODBC de Windows. (Dans le menu démarrer, cliquez sur Paramètres | Panneau de configuration | Outils d’administration | Sources de données (ODBC)). Étape 2— Ouverture de l’assistant d’envoi en nombre

Effectuez un clic droit sur l’icône du client SMTP RelayFax dans la zone de notification et sélectionnez Envoyer un fax en masse. Étape 3- Ouverture de l’assistant de sélection ODBC

Cliquez sur Source de données ODBC pour ouvrir l’assistant de sélection.

Étape 4—Sélection d’une source de données

Cette boîte de dialogue énumère les sources de données ODBC incluses dans l’Administrateur. Cliquez sur la source qui servira à la création de votre liste. Un identifiant et un mot de passe d’accès pourront vous être demandés. Cliquez sur Suivant.

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Étape 5—Sélection d’une table

Cette boîte de dialogue présente les tables disponibles pour la base de données choisie. Cliquez sur la table comportant les champs requis pour votre liste de destinataires, puis cliquez sur Suivant.

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Étape 6—Sélection des colonnes

Dans les menus déroulants, sélectionnez les colonnes correspondant au numéro de fax, au nom et à l’entreprise du destinataire. Les champs Nom 2 et Nom 3 sont facultatifs. Si votre base de données contient une seule colonne pour le nom, remplissez le champ Nom 1 et laissez les autres vides. Cette boîte de dialogue contient également une commande qui permet d’entrer une clause « WHERE » pour l’instruction SQL SELECT en cas de besoin. Cliquez sur Suivant. La liste des destinataires est créée et vous êtes redirigé(e) dans l’assistant d’envoi en nombre.

Étape 7— Suite de l’assistant d’envoi en nombre

Suivez les étapes de l’assistant d’envoi en nombre (la procédure reprend à l’étape n°3).

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Annexe A – Macros et fichiers de données Macros pour les e-mails

En règle générale, lorsque le message à faxer est envoyé par e-mail à RelayFax, les informations concernant l’expéditeur et le destinataire sont indiquées dans le champ « A: ». Toutefois, il est possible d’inclure des informations spécifiques dans le corps du message à l’aide des macros ci-dessous. Elles doivent figurer au-dessus du corps du message. Une macro par ligne. FAXPASSWORD: Motdepasse

Si votre serveur RelayFax exige un mot de passe, vous devez l’inclure dans vos e-mails à l’aide de cette macro.

FAXID: Texte

Identifiant du télécopieur à utiliser lors de l’envoi. Cette information est transmise au télécopieur destinataire.

FAXSUBJECT: Texte

Objet du fax (figure sur la page de garde).

FROMNAME: Texte

Nom réel de l’expéditeur.

FROMLINE: Texte -ouFROMADDRESS: Texte

Ces deux macros servent à indiquer l’adresse électronique de l’expéditeur. La valeur indiquée doit donc être une adresse valide.

FAXNUMBER: Paramètres

Destinataire. Vous pouvez indiquer uniquement le numéro de fax ou bien le numéro de fax, le nom et la société. Ex. : 555-1212 Ou 555-1212, Jerry Donald, Alt-N Tech Ou 555-1212, “Hathcock, Arvel”, “Alt-N Tech, LTD.”

CCNUMBER: Paramètres

Permet d’ajouter des destinataires supplémentaires. Vous pouvez utiliser cette macro autant de fois que nécessaire, mais vous ne devez indiquez qu’un destinataire à la fois. Vous pouvez indiquer uniquement le numéro de fax ou bien le numéro de fax, le nom et la société. Ex. : 555-1212 Ou 555-1212, Jerry Donald, Alt-N Tech Ou 555-1212, “Hathcock, Arvel”, “Alt-N Tech, LTD.”

PORT: Numéro

Numéro du port sur lequel le fax doit être envoyé. Assurez-vous que le port choisi soit libre.

FROMCOMPANY: Texte

Nom de la société de l’expéditeur.

FROMPHONE: Texte

Numéro de téléphone de l’expéditeur. Cette valeur doit être identique à celle indiquée dans les modèles.

FROMFAX: Texte

Numéro de fax de l’expéditeur (en règle générale il s’agit du numéro du serveur RelayFax).

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STREET1:Texte

Adresse de l’expéditeur.

STREET2:Texte

Complément de l’adresse de l’expéditeur.

CITY:Texte

Ville de l’expéditeur.

STATE:Texte

Département de l’expéditeur.

ZIP:Texte

Code postal de l’expéditeur.

HOMEPHONE:Texte

Numéro de téléphone personnel de l’expéditeur.

HOMEFAX:Texte

Numéro de fax personnel de l’expéditeur.

BUSPHONE:Texte

Numéro de téléphone professionnel de l’expéditeur.

BUSFAX:Texte

Numéro de fax professionnel de l’expéditeur.

BILLINGCODE:Texte

Code de facturation.

CONFIRMSEND: true

Insérez cette macro si vous souhaitez recevoir un message de confirmation d’envoi. Elle doit être suivie de « true ».

ATTACHMENT: Chemin d’accès

Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, indiquez le chemin d’accès après cette macro. Le fichier doit se trouver dans un répertoire accessible au serveur.

COVERPAGE: Chemin d’accès

Chemin d’accès de la page de garde à utiliser. Le fichier doit se trouver dans un répertoire accessible au serveur.

PREFIX: Texte

Ajoute un préfixe (comme “*70” ou “9,”) au numéro de fax

IGNOREBODY:

Empêche RelayFax d’inclure le corps du message dans les commentaires. Les macros qu’il contient seront tout de même prises en compte.

COMMENTS: Texte

Texte à inclure dans la partie COMMENTAIRES de la page de garde. Vous pouvez insérer des sauts de ligne à l’aide de la balise “%e”.

SCHEDULE: mm/dd/yyyy ##:## am/pm

Date et heure d’envoi du fax. Exemple : SCHEDULE: 01/01/2001 05:30 PM Remarque : La date et l’heure doivent contenir deux caractères : 01, 02, etc. L’année doit en contenir quatre. L’heure se compose de valeurs allant de 01 à 12, suivies de « AM » ou « PM ».

PRIORITY: 00-100

Priorité du fax, « 00 » étant la plus élevée et « 100 », la plus faible. Les messages sont toujours faxés selon leur niveau de priorité. Si aucun niveau n’est défini, la priorité « normale » s’applique (50).

WAITFORANSWER: Number

Temps d’attente de RelayFax avant que le périphérique récepteur ne réponde. Cette valeur est en secondes.

RETRYATTEMPTS: Number

Nombre de tentatives de renvoi d’un fax en cas d’échec.

RETRYDELAY: Number

Délai d’attente en secondes de RelayFax entre chaque tentative d’envoi.

NOCOVERPAGE: true

Empêche RelayFax de créer une page de garde dynamique et de l’envoyer avec le fax. Cette macro est

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utile si vous ne souhaitez pas utiliser de page de garde ou si préférez que la première page imprimée du document serve de page de garde au fax. BANNERTEXT: Text

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Texte apparaissant en haut de chaque page envoyée par fax. Vous pouvez utiliser les caractères spécialement conçus pour les têtes de page.

L ’ E X E M P L E - - -

F R A N K @ T H O M A S . C O M

To: “555-1212, “Eddie Filewood”, “Forest Park Lane , Front Desk” Subject: This is a sample email message FROMNAME: Frank Thomas FROMCOMPANY: Forest Park Lanes, Inc. NOCOVERPAGE: true COMMENTS: Hit me in! %e Tell me I’m a lyin’. Say, this is the fax I wanted to send to you. F R A N K

---Fin de l’exemple---

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Macros pour les règles de sortie

Les macros suivantes sont utilisables avec les règles de sortie :

, Attention Ces macros doivent être en lettres majuscules. $RECIPIENTNAME$ $RECIPIENTCOMPANY$ $FAXNUMBER$ $FROMADDRESS$ $FROMMAILBOX$ $FROMDOMAIN$ $SUBJECT$ $MESSAGEID$ $DATESTAMP$ $HEADER:VALUE$

Nom du destinataire du fax. Nom de l’entreprise du destinataire du fax. Numéro auquel le fax a été envoyé. Adresse e-mail de l’expéditeur du fax. Boîte aux lettres de l’expéditeur du fax (Partie à gauche du symbole « @ » dans l’adresse e-mail). Domaine de l’expéditeur du fax (Partie à droite du symbole « @ » dans l’adresse e-mail). Sujet du courrier électronique. Chaîne message-id du courrier électronique. Date du courrier électronique. Valeur de l’en-tête indiqué à droite des deux points. Exemple : $HEADER: FROM$ donnera la valeur de l’en-tête FROM du courrier électronique.

Exemple : [email protected]

Pour plus d’informations sur les règles de sortie, consultez : Règles de sorties – page 78

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Macros pour les fichiers .DAT

Les macros suivantes sont destinées aux fichiers *.DAT de RelayFax. Certaines ne s’appliquent pas à l’ensemble des fichiers. Consultez la section Fichiers de données RelayFax – page 180 pour obtenir une liste complète des fichiers compatibles. $TRACKINGNUMBER$

$RECIPIENTNAME$ $RECIPIENTCOMPANY$ $RECIPIENTFAX$ $FAXNUMBER$ $FAXSUBJECT$ $FROMLINE$ -or$FROMADDRESS$ $FROMNAME$ $FROMCOMPANY$ $FROMFAX$ $FROMPHONE$

Chaque fax est associé à un numéro de suivi unique. La macro renvoie ce numéro et permet de retracer l’événement fax dans le fichier journal. Nom du destinataire du fax. Nom de l’entreprise du destinataire du fax. Numéro du destinataire de la télécopie. Numéro auquel le fax a été envoyé. Sujet du fax. Adresse électronique de l’expéditeur du fax.

$STREET1$

Nom de l’expéditeur du fax. Nom de l’entreprise à laquelle le fax a été envoyé. Numéro de fax de l’expéditeur (numéro de fax du serveur RelayFax). Numéro de téléphone de l’expéditeur du fax. Cette macro correspond au paramètre « Numéro de tél. » des fichiers de modèle de RelayFax. Rue ligne 1 ou adresse principale de l’expéditeur.

$STREET2$

Rue ligne 2 ou adresse secondaire de l’expéditeur.

$CITY$

Ville de l’expéditeur.

$STATE$

Département de l’expéditeur.

$ZIP$

Code postal de l’expéditeur.

$HOMEPHONE$

Numéro de téléphone du domicile de l’expéditeur.

$HOMEFAX$

Numéro de fax du domicile de l’expéditeur.

$BUSPHONE$

Numéro de téléphone professionnel de l’expéditeur.

$BUSFAX$

Numéro de fax professionnel de l’expéditeur.

$BILLINGCODE$

Code de facturation de l’expéditeur.

$REPLYLINE$

En-tête Reply-To de l’e-mail généré pour envoyer les fax reçus aux bons destinataires. Si la machine expéditrice transmet un « ID fax » à RelayFax, alors cette valeur est reprise dans le champ Reply-To. Cela permet au destinataire d’un fax de cliquer sur Répondre dans son client de messagerie et de retourner le fax à l’expéditeur. Si aucun « ID fax » n’est fourni, un message indique au destinataire de l’e-mail de ne pas générer de réponse. Si l’ID fax ne contient pas de numéro de fax, une règle doit être définie pour que cette option fonctionne correctement. Cette macro s’applique seulement aux fichiers NEWFAX.DAT et PARTFAX.DAT. ID machine du périphérique local qui envoie le fax. ID machine du périphérique distant qui accepte le fax. Texte décrivant les raisons de l’échec de traitement du fax. Cette macro s’applique seulement au fichier FAILURE.DAT. Nom de chemin de la page de garde utilisée pour le fax. Tête de page utilisée sur chaque page de fax. Commentaires inscrits sur la page de garde. Vitesse de la connexion.

$LOCALID$ $REMOTEID$ $REASONSTRING$ $COVERPAGE$ $BANNERTEXT$ $COMMENTS$ $SPEED$

1 7 9

A N N E X E

A

$PAGECOUNT$ $PAGESSENT$ $RETRYCOUNT$ $RESOLUTION$ $FAXCLASS$ $DURATION$ $PORT$ $SENDYEAR$ $SENDMONTH$ $SENDDAY$ $SENDHOUR$ $SENDMINUTE$ $SENDSECOND$ $TIMESTAMP$ $CURRENTVERSION$ $YOURVERSION$

Nombre total de pages du fax. Nombre de pages faxées. Nombre de tentatives de distribution. Valeur égale à 0 pour la basse résolution et 1 pour la haute. CLASS_1, CLASS_2 ou CLASS_20 Nombre de secondes pour l’envoi ou la réception du fax. Port d’envoi du fax. Année d’envoi ou de réception du fax. Mois d’envoi ou de réception du fax. Jour d’envoi ou de réception du fax. Heure d’envoi ou de réception du fax. Minute d’envoi ou de réception du fax. Seconde d’envoi ou de réception du fax. Chaîne indiquant la date et l’heure d’envoi/de réception du fax. Version active de RelayFax. Numéro de version du client SMTP de RelayFax. REMARQUE : cette macro s’applique seulement au fichier UPDATE.DAT.

$ATTACHMENT:path$ $ATTACHFAXFILE$ $ATTACHOCRFILE$ $FAXFILE$ $INCLUDEURL$

Joint le fichier dont le chemin est indiqué au message. RelayFax joint le fichier de l’image fax à chaque message généré. Joint le fichier OCR correspondant au fax. Nom du fichier de l’image fax stocké sur le disque. En utilisant cette macro avec les fichiers NEWFAX.DAT et PARTFAX.DAT, les URL seront incluses dans les messages construits à partir de ces fichiers. Les utilisateurs pourront ainsi marquer les messages provenant du même numéro comme spam, empêcher toute nouvelle arrivée de ce type de fax ou les transférer vers d’autres adresses. Renvoie les données CND fournies à RelayFax par votre modem. Le caractère « | » remplace les sauts de ligne. Renvoie le nom CND. Cette macro fonctionnera correctement seulement si le label Nom CND a bien été configuré dans la boîte de dialogue Propriétés du modem. Renvoie le numéro CND. Cette macro fonctionnera correctement seulement si le label Numéro CND a bien été configuré dans la boîte de dialogue Propriétés du modem.

$CNDDATA$ $CNDNAME$

$CNDNUMBER$

Fichiers de données RelayFax

Les fichiers suivants sont utilisés par RelayFax pour exécuter les fonctions décrites ci-après. Hormis ACCT3X.DAT, vous pouvez modifier l’ensemble des fichiers à partir de votre éditeur de texte et les personnaliser à votre gré. Pour plus de simplicité, la plupart de ces fichiers s’ouvrent directement à partir du menu Fichier de RelayFax. FAILURE.DAT

CONFIRM.DAT

NEWFAX.DAT

1 8 0

Fichier renvoyé à l’expéditeur du fax lors d’une erreur d’envoi. TOUTES LES MACROS DE TRAITEMENT DE FICHIERS .DAT SONT ACCEPTÉES. Fichier renvoyé aux utilisateurs ayant demandé une confirmation d’envoi. TOUTES LES MACROS DE TRAITEMENT DE FICHIERS .DAT SONT ACCEPTÉES. Lorsqu’un fax est reçu, il peut être intégré dans un e-mail puis envoyé à un ou plusieurs destinataires. Ce fichier correspond au corps de message de l’email.

M A C R O S

PARTFAX.DAT

UPDATE.DAT

POPHOSTS.DAT

NOTO.DAT

NOCOVER.DAT

EXT.DAT SMTPFAIL.DAT

NOACCESS.DAT

OUTRULES.DAT INRULES.DAT FAXBOOK.DAT

ACCT3X.DAT

UIDL.DAT

MSGID.DAT

SCHEDULE.DAT

E T

F I C H I E R S

D E

Macros acceptées : $TRACKINGNUMBER$, $REMOTEID$, $SPEED$, $REPLYLINE$, $PAGECOUNT$, $RESOLUTION$, $PORT$, $SENDYEAR$, $SENDMONTH$, $SENDDAY$, $SENDHOUR$, $SENDMINUTE$, $SENDSECOND$, $TIMESTAMP$, $DURATION$, $FAXCLASS$, $ATTACHFAXFILE$, $ATTACHOCRFILE$ et $INCLUDEURL$. Lorsqu’un fax est partiellement reçu, il peut être intégré dans un e-mail et envoyé à un ou plusieurs destinataires. Ce fichier correspond au corps du message. Macros acceptées : $TRACKINGNUMBER$, $REMOTEID$, $SPEED$, $REPLYLINE$, $PAGECOUNT$, $RESOLUTION$, $PORT$, $SENDYEAR$, $SENDMONTH$, $SENDDAY$, $SENDHOUR$, $SENDMINUTE$, $SENDSECOND$, $TIMESTAMP$, $DURATION$, $FAXCLASS$, $ATTACHFAXFILE$ et $INCLUDEURL$. Le contenu de ce fichier est envoyé par e-mail aux utilisateurs qui demandent la mise à jour du client ou qui envoient des messages à l’aide d’un client obsolète (si RelayFax a été configuré pour ce type d’envoi). Macros acceptées : $CURRENTVERSION$, $YOURVERSION$, $ATTACHMENT:path$ Ce fichier contient la liste des serveurs POP et des identifiants et des hôtes de connexion associés à RelayFax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Si RelayFax reçoit une demande d’envoi de fax et qu’aucun numéro n’est trouvé, alors ce fichier est envoyé à la personne qui a tenté d’envoyer le fax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Fichier envoyé lorsqu’il est impossible de joindre la page de garde demandée au fax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER Extensions de fichiers qui seront converties par RelayFax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Fichier envoyé lorsqu’un e-mail ne peut pas être envoyé en raison d’une erreur SMTP. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Message envoyé aux utilisateurs qui, selon RelayFax, ne possèdent pas de licence (le fax n’est dans ce cas pas envoyé). AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Règles de traitement des fax sortants. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Règles de traitement des fax entrants. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Liste des contacts fax. Ce fichier peut être partagé par tous les utilisateurs du réseau. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Liste des adresses électroniques, noms réels et mots de passe des comptes utilisateurs RelayFax. Pour plus de sécurité, ces entrées sont cryptées. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Liste des valeurs UIDL des messages stockés sur serveur de messagerie. Ce fichier permet de s’assurer que RelayFax ne duplique pas les fax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Liste des valeurs « Message-ID » des courriers stockés sur serveur. Ce fichier permet de s’assurer que RelayFax ne duplique pas les fax. AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER. Liste des paramètres de temps et de programmation utilisés par RelayFax pour la collecte des e-mails à faxer. 1 8 1

D O N N É E S

A N N E X E

A

AUCUNE MACRO N’EST UTILISÉE DANS CE FICHIER.

1 8 2

M O D E M

C O M P A T I B I L I T Y

Annexe B – Compatibilité du modem Compatibilité du modem

RelayFax est compatible avec la plupart des modems Class 1, Class 2 et Class 2.0. Cependant, l’utilisation des modems « Class 2 » est déconseillée car elle entraîne des problèmes de connexion, de traitement des fax, etc. Ces problèmes ne dépendent pas directement de RelayFax ; Ils sont dus à la qualité de votre connexion, de votre modem, à la lenteur de la connexion, etc. Pour plus de performance, il est donc préférable d’utiliser les modems « Class 2.0 ». Par ailleurs, les modems « Class 1 » sont plus fiables que les modems « Class 2 ». Contrôle de flux

Pour que RelayFax fonctionne de manière optimale, une chaîne d’initialisation activant le contrôle de flux logiciel et matériel du modem doit être définie dans la boîte de dialogue Propriétés du modem (page 27). Les valeurs des chaînes INIT et RESET doivent être modifiées avec prudence : en cas d’erreur, le modem risque de ne pas fonctionner correctement. Consultez la documentation de votre modem pour plus d’informations ou visitez le site www.modemhelp.com.

1 8 3

A N N E X E

C

Annexe C – Correspondance d’expressions régulières Les expressions régulières utilisent les caractères spéciaux suivants : . [ ] - ^ * ? + $ Règles générales

Les caractères normaux restent les mêmes. Exemple : “ordinateur” correspond à « ordinateur ». Une barre oblique inverse (\) suivie d’un caractère spécial indique que la recherche inclut le caractère spécial lui-même. Exemple : “Pardon\?” correspond à “Pardon?”. Exemples de changements de codes : \b

espacement arrière

\e

Échap

\f

alimentation papier

\n

nouvelle ligne

\r

retour chariot

\t

onglet

\xddd

numéro hexadécimal 0xddd

\^x

x correspond à un code de contrôle (exemple : \^c, \^c)

Expressions régulières portant sur un caractère

. []

Remplace un caractère unique sauf les caractères de nouvelle ligne. Par exemple, « .ive » correspond à « jive » ou « five ». Remplace l’un des caractères inclus entre crochets. Par exemple, « [aeiou] » correspond à « a », « e », « i », « o » ou « u ».

-

Caractère spécial utilisé entre [ ] pour indiquer une plage de recherche. Par exemple, l’expression « [a-z] » recherchera toute lettre minuscule comprise entre a et z.

^

Caractère spécial indiquant que la recherche porte sur tous les caractères sauf ceux indiqués. Par exemple, l’expression « [^g-v] » correspond à toute lettre minuscule non comprise entre « g » et « v ».

1 8 4

R E G U L A R

E X P R E S S I O N

M A T C H I N G

Expressions régulières multicaractères

*

Caractère placé à la suite de l’expression régulière. Résultat correspondant à zéro ou plusieurs occurrences de l’expression. Par exemple, « [a-z]* » correspond à zéro ou plusieurs occurrences des lettres minuscules de l’alphabet.

+

Caractère placé à la suite de l’expression régulière. Résultat correspondant à une ou plusieurs occurrences de l’expression. Par exemple, « [0-9]+ » correspond à une ou plusieurs occurrences des chiffres compris entre 0 et 9.

?

Caractère spécial indiquant que le caractère suivant est facultatif. Par exemple, « xy?z» correspond à « xy» ou « xyz».

Les expressions régulières peuvent s’enchaîner. Par exemple, « [A-Z][a-z]* » correspond aux lettres majuscules. Correspondance au début et à la fin d’une ligne

Si le caractère spécial ^ se situe au début d’une expression régulière, la correspondance a lieu seulement si la chaîne est en début de ligne. Par exemple, « ^[A-Z][a-z]* » correspond aux lettres majuscules en début de ligne. Si le caractère spécial $ se situe à la fin d’une expression régulière, la correspondance a lieu seulement si la chaîne est à la fin de la ligne. Par exemple, « [A-Z][a-z]*$ » correspond aux lettres majuscules à la fin de la ligne.

1 8 5

A N N E X E

D

Annexe D – Dépannage Dépannage

Cette section présente des problèmes récurrents et vous donne des solutions. JE SOUHAITE PERSONNALISER MES PAGES DE GARDE MAIS L’EDITEUR DE PAGE DE GARDE DE MICROSOFT N’EST PAS INSTALLE SUR MON ORDINATEUR. COMMENT PUIS-JE L’OBTENIR ?

L’outil de création et d’édition de page de garde de Microsoft n’est plus inclus dans Windows NT/2000. Il n’est pas non plus installé par défaut dans certaines plates-formes Windows 95. Microsoft n’a pas autorisé Alt-N Technologies à intégrer cette application dans l’installation de RelayFax. Ce refus est d’autant plus dommage qu’il s’agit d’un outil performant souvent utilisé comme format natif. Il est cependant disponible dans les outils de télécopie de Microsoft ainsi que sur le CD-ROM de Windows 98, dans le répertoire \tools\oldwin95\message\us (fichier AWFAX.EXE). MON IMPRIMANTE REFUSE D’IMPRIMER MON FAX.

Diverses raisons peuvent expliquer ce problème : 1. Si RelayFax ne parvient pas à imprimer un fax partiellement reçu, cela signifie peut-être que le nombre d’éléments est insuffisant pour pouvoir être imprimé. 2. Si RelayFax ne parvient pas à imprimer un fax correctement reçu, vérifiez que l’imprimante autorise l’accès au groupe EVERYONE (s’il s’agit d’un partage NT). Par ailleurs, si l’imprimante est située sur un autre ordinateur du réseau, vérifiez que RelayFax dispose d’un accès à cette imprimante. Des restrictions d’accès peuvent empêcher RelayFax d’accéder à l’imprimante du réseau. Si RelayFax fonctionne en tant que service, vous devrez peut-être fournir un identifiant de connexion pour que RelayFax puisse accéder à des périphériques réseau tels que l’imprimante. Pour plus d’informations, consultez la rubrique SELECTION D’UNE IMPRIMANTE. MON IMPRIMANTE N’APPARAIT PAS DANS LA ZONE DE SELECTION.

Vous devez installer un pilote d’impression en local. Seules les imprimantes listées dans Panneau de configuration | Imprimantes peuvent être utilisées par RelayFax. JE RENCONTRE DES PROBLEMES D’EXPIRATION, ETC. AU NIVEAU DU MODEM

RelayFax est compatible avec la plupart des modems Class 1, Class 2 et Class 2.0. Cependant, l’utilisation des modems « Class 2 » est déconseillée car elle entraîne des problèmes de connexion, de traitement des fax, etc. Ces problèmes ne dépendent pas directement de RelayFax ; Ils sont dus à la qualité de votre connexion, de votre modem, à la lenteur de la connexion, etc. Pour plus de performance, il est donc préférable d’utiliser les modems « Class 2.0 ». Par ailleurs, les modems « Class 1 » sont plus fiables que les modems « Class 2 ». Contrôle de flux

Pour que RelayFax fonctionne de manière optimale, une chaîne d’initialisation activant le contrôle de flux logiciel et matériel du modem doit être définie dans la boîte de dialogue Propriétés du modem (page 27). Les valeurs des chaînes INIT et RESET doivent être modifiées avec prudence : en cas d’erreur, le modem risque de ne pas fonctionner correctement. Consultez la documentation de votre modem pour plus d’informations ou visitez le site www.modemhelp.com.

1 8 6

I N D E X

Index A

C

Accès distant/commuté ...................................94

Caractères spéciaux ........................................38

Accès imprimante réseau ................................52

Carnet d’adresses...........................................100

Accès réseau....................................................52

Chaîne INIT.......................................................24

ACCTINFO.DAT ...............................................180

Chaîne RESET ...................................................24

Acheminement des fax vers l’imprimante .......76

Client

129

Activer le composeur .......................................94

Adresse IP du serveur.................................133

Adresse du compte.........................................133

Boîte de dialogue Composer un nouveau fax145

Adresse e-mail..................................................40

Commentaires pour la page de garde ........146

Adresse e-mail par défaut ................................40

Composer un nouveau fax ..................145, 146

Ajout

Confirmation de l’envoi d’un fax .................157

Comptes ......................................................102

Démarrage...................................................131

Ajout de boîtes aux lettres...............................74

Documents joints ........................................155

Ajout manuel de modem.............................20, 24

Envoi de fax ................................................145

Ajouter des pièces jointes .............................161

Fonctionnalités ...........................................129

Analyse des ports .............................................24

Introduction ................................................129

Appliquer un modèle au fax sortant.................80

Joindre des fichiers à un fax ......................155

Archivage des images ......................................60

Joindre des pages de garde personnalisées148

Arrêter l’exécution des règles .........................83

Nom de domaine du serveur .......................133

B

Options ........................................................157

Barre d’outils ....................................................19

Pages de garde ...........................................148

Barre de menus ................................................18

Paramètres de numérotation......................135

Bases de données ..................................116, 164

Pilote d’impression .....................................159

Bases de données ODBC ........................116, 164

Propriétés............................................133, 146

Boîte de dialogue Composer un fax

Propriétés Fax.............................................146

Options avancées .......................................157 Boîte de dialogue composer un nouveau fax Envoi de fax ................................................145 Boîte de dialogue Composer un nouveau fax 145

Options avancées .......................................157

Serveur de messagerie ...............................133 Utilisation....................................................131 Version ........................................................157 Client SMTP

Documents joints ........................................155

Confirmation de l’envoi d’un fax .................157

Envoi programmé ........................................150

Documents joints ........................................155

Numériser image.........................................151

Joindre des fichiers à un fax ......................155

Pages de garde ...........................................148

Joindre des pages de garde personnalisées148

Présentation................................................145

Options ........................................................157

Propriétés fax .............................................146

Options avancées .......................................157

Boîtes aux lettres .............................................74

Pages de garde ...........................................148

Activation/désactivation...............................74

Version ........................................................157

Ajout..............................................................74

Client SMTP RelayFax ....................................129

Collecte .........................................................74

Confirmation de l’envoi d’un fax .................157

Modification ..................................................74

Documents joints ........................................155

Suppression ..................................................74

Joindre des fichiers à un fax ......................155

Boîtes aux lettres et Règles ............................74

Joindre des pages de garde personnalisées148

Boîtes aux lettres POP3 ...................................74

Options ........................................................157 Options avancées .......................................157 Pages de garde ...........................................148

1 8 7

I N D E X

Pilote d’impression .....................................159

Envoyer un fax depuis un client de messagerie161

Version ........................................................157

Exporter les images dans des fichiers TIF ......60

Code de facturation..........................................86

Exports 60

Collecte du courrier pour envoi par fax ...........74

Extraction des numéros dans TO ou SUBJECT76

Commentaires pour la page de garde ............146 Composeur......................................................135

F

Comptes

Fax

Ajout............................................................102 Création automatique .................................102

Impression automatique................................................76 Envoi par e-mail à l’utilisateur par défaut...................76 Règles par défaut ............................................................76

Importation à partir de RelayFax 1.0..........102

Règles d’entrée .......................................84, 90

Création ......................................................102

Liste des adresses ......................................102

Règles de sortie ............................................78

Numéro restant ...........................................102

faxer une image numérisée............................151

Numéro utilisé.............................................102

Fenêtre Outils...................................................20

Paramètres..................................................102

Fichier journaux ...............................................48

Suppression ................................................102

Fichier mdaemon.ini .........................................54

Utilisateurs .................................................102

Fichier POSTDIAL.SEM .....................................54

Configuration des modems ..............................24

Fichier PREDIAL.SEM .......................................54

Confirmation de l’envoi d’un fax.....................157

Fichiers au format délimité par des virgules ...60

Contacts .........................................................100

Fichiers de données ...............................179, 180

Conversion automatique des pièces jointes....56

Fichiers de données RelayFax ...............179, 180

Copier le fax dans un dossier...........................86

G

Création Comptes ......................................................102 Création de fichiers au format délimité par des virgules...............................................60 Création et modification de pages de garde ...97

Gestionnaire de contacts...............................100

H Hôtes de courrier POP3

Créer une tête de page.....................................38

Activation/désactivation...............................74

D

Ajout..............................................................74

Définir la priorité du fax ...................................82

Modification ..................................................74

Dépendances ....................................................46

Suppression ..................................................74

Collecte .........................................................74

Description des modèles................................110 Diffusion d’un fax....................................116, 164

I

Distribution des fax entrants ...........................40

Identifiant du télécopieur.........................37, 111

Documents joints............................................155

Identification HELO ..........................................40

E

Importation de comptes à partir de RelayFax 1.0 102

Entreprise du destinataire .............................146

Impression automatique des fax......................76

Enveloppe SMTP ...............................................40

Imprimante

Importer des contacts....................................100

Envoi automatique de rapports ........................60

Sélection .......................................................50

Envoi d’un fax à plusieurs destinataires 116, 164

Imprimantes disponibles ..................................50

Envoi de fax ....................................................146

Imprimantes sélectionnées..............................50

Envoi de messages d’alerte .............................60

Imprimer le message avec ...............................86

Envoi en nombre .....................................116, 164

Imprimer les fax envoyés .................................44

Envoi programmé............................................150

Imprimer les fax reçus .....................................44

Envoyer l’image fax par e-mail à ....................157

Imprimer les messages envoyés......................42

Envoyer le fax à ce(s) numéro(s) .....................82

Imprimer les messages reçus ..........................42

Envoyer le fax à un jour et une heure spécifiques 81

Informations du compte du FAI................94, 135

Envoyer le fax aux numéros du fichier texte ...82

Installation .......................................................16

Envoyer le fax sur ce port ................................82

Interface principale de RelayFax .....................18

Envoyer le message par e-mail à .....................81

Introduction ..............................................10, 129

Envoyer les exports par e-mail.........................60 Envoyer par e-mail à ce(s) utilisateur(s)..........86 1 8 8

I N D E X

Numéro de téléphone .......................................37

J

Numérotation..................................................135

Joindre des fichiers à un fax..........................155

Délai d’attente ............................................135

Joindre des pages de garde personnalisées .148

Fermeture de la session .......................94, 135

Joindre une page de garde...............................80

Identifiant......................................................94

Journalisation

Libérer les ports............................................94

Activité des sessions POP ............................48

Mot de passe.................................................94

Activité des sessions SMTP .........................48

Nombre de tentatives ...................................94

Taille maximum des fichiers ........................48

Paramètres..................................................135 Persistance de la connexion ................94, 135

L

Profils ....................................................94, 135

Liste d’adresses .............................................102

Raccrocher............................................94, 135

Liste d’adresses de l’utilisateur .....................102

SDA................................................................94

Liste des variables ...........................................38

Temps d’attente pour la connexion..............94

M

Tentatives de distribution ..........................135

O

Macros

Options 42, 44

traitement des fichiers .DAT ......................179 Macros de traitement des fichiers .DAT ........179

Divers ......................................................42, 44

Macros pour les e-mails .................................175

Fax ..........................................................42, 44

Marquer le message comme spam ..................86

Numérotation ..........................................42, 44

Masquer les fax de certains utilisateurs .........86

Options de journalisation .................................48

Masquer les sessions SMTP .......................42, 44

Options des modèles ......................................113

MDaemon

Options OCR .....................................................69

Partage des ports .........................................54

P

Utilisation avec RelayFax.............................54 Messages d’alerte ............................................60

Pages de garde .......................................111, 148

Messages de confirmation .........................42, 44

Création ........................................................97

Modèles 107, 108, 110

Création et modification ...............................97

Compte........................................................107

Description....................................................97

Créer ...................................................107, 108

Modification ..................................................97

Description..........................................108, 110

Propriétés......................................................97

Fichier .................................................107, 108

Paramètres .......................................................37

Identifiant du télécopieur ...........................111

Fichiers journaux ..........................................48

Modifier ...............................................107, 108

Options ....................................................42, 44

Numéro de fax.............................................111

Serveur ..........................................................37

Numéro de téléphone .................................111

Serveur de messagerie .................................40 Service ..........................................................46

Options ........................................................113

Paramètres de compte

Options de numérotation ............................113 Page de garde .............................................111

Comptes ......................................................102

Port..............................................................113

Modèles .......................................................108

Propriétés....................................................111

Options ........................................................105

Société ........................................................111

Paramètres de numérotation ...........................94

Supprimer............................................107, 108

Paramètres de Relay Fax .................................37

Tête de page ...............................................111

Paramètres du modem .....................................24

Module OCR ......................................................69

Paramètres du modem fax ...............................24

Mots-clés ........................................................146

Paramètres MDaemon ......................................54

N

Partage des ports avec MDaemon ...................54 Passer la règle suivante.............................82, 86

Nom de l’entreprise ..........................................37

Persistance de la connexion ....................94, 135

Nom du destinataire .......................................146

Pièces jointes ...................................................56

Nombre maximal de fax en attente .......116, 164

Pilote d’impression .........................................129

Numériser .......................................................151

Pilote d’impression RelayFax .........................159

Numéro de fax ..................................................37

Port du modem .................................................24 1 8 9

I N D E X

Ports

Règles de sortie ...............................................78

Analyse .........................................................24

Règles de sortie par défaut ..............................76

Libérer un port pour MDaemon .....................54

RelayFax ...........................................................10

Modem...........................................................24

Résolution élevée .............................................66

TCP................................................................40

Résumé 10

Postmaster .....................................................105 Préfixes 42, 44

S

Présentation .....................................................10

Sécurité 105

Profils

Sélectionner une imprimante ......... 42, 44, 50, 52

Numérotation ........................................94, 135

Serveur de fax ..................................................37

Programmateur d’évènements .........................91

Serveur de messagerie.....................................40

Programmation .................................................91

Serveur RelayFax

Programmation des fax ..................................150

pour Windows................................................10

Programmation simple .....................................91

Serveurs POP3 ..................................................74

Programmer ....................................................150

Service 46

Propriétés

Service système ...............................................46

Fichiers journaux ..........................................48

SMTP

Modèles .......................................................111

Sources de courrier ..........................................74

129

OCR ...............................................................69

Support TWAIN ...............................................151

Options ....................................................42, 44

Suppression

Serveur ..........................................................37

Comptes ......................................................102

Serveur de messagerie .................................40

Suppression de boîtes aux lettres ...................74

Service ..........................................................46

Supprimer le fax .........................................81, 86

Propriétés des modèles..................................110

Supprimer les images du disque ......................66

Propriétés du modem .......................................20

T

Propriétés du serveur de messagerie ..............40

R

Temporisateurs ..........................................42, 44

Raccrocher ...............................................94, 135

Tentatives de numérotation .............................94

Reconnaissance optique de caractères ..........85

Tête de page...............................................37, 38

Redirecteur d’impression RelayFax .................56

Texte de tête de page ......................................37

Règles

Traiter le courrier immédiatement...................91

Tentatives de distribution ..........................42, 44

Fax entrants..................................................90

Troubleshooting .............................................186

Fax entrantS .................................................84 Fax sortants ..................................................78

U

Par défaut......................................................76

Utilisateurs sans licence ...............................105

Par défaut à l’entrée .....................................76

V

Par défaut à la sortie ....................................76 Règles d’entrée ..........................................84, 90

Variables...........................................................38

Règles d’entrée par défaut...............................76

Variables des têtes de page ............................38

Règles de fax par défaut ..................................76

1 9 0